PLANEJAMENTO E ORGANIZAO DE EVENTOS Patricia Quitero Conceitos

PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS Patricia Quitero

Conceitos, objetivos e justificativas • Conceituação São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços. Eventos especiais • Conceituação São apresentações, rituais ou celebrações específicas, planejadas e criadas para marcar ocasiões especiais ou para atingir metas e objetivos específicos de cunho social, cultural ou corporativo. Os atributos que lhe propiciam uma atmosfera especial são: a singularidade, o espírito festivo, a qualidade, a autenticidade, a tradição, a temática e o simbolismo, entre outros. ( Conf. In Allen, Johnny et allii, Organização e gestão de eventos, 2003).

Conceitos, objetivos e justificativas Questões importantes para o processo de desenvolvimento da organização de um evento. • Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. • Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. • Quando o evento será realizado? • Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. • Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

AS FASES DE UM EVENTO

O desenvolvimento de um evento Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de três fases distintas: a. Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas. b. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais. c. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho. • Todos os eventos são concebidos por: 1. Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. 2. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.

O desenvolvimento de um evento a. Pré-evento Contratação da organizadora de eventos: • Definição de critérios de avaliação e seleção. 1. Idoneidade, tradição no mercado e área de atuação; 2. Estrutura administrativa e recursos técnicos; 3. Espaço físico; 4. Situação econômica; 5. Recursos auxiliares; • Responsabilidades e atividades da organizadora de eventos: 1. Coordenação e planejamento das atividades; 2. Elaboração, aprovação e controle de execução do orçamento; 3. Contratação, coordenação e controle dos fornecedores; 4. Elaboração da logística e infra-estruturas necessárias; 5. Seleção, treinamento, e contratação de mão-de-obra; 6. Definição e contratação de palestrantes, apoios e patrocinadores;

O desenvolvimento de um evento 7. Confirmação de convidados; 8. Banco de dados; 9. Documentação oficial; 10. Inscrições e adesões, entre outros. • Processo de escolha por licitação ou indicação. Contratos 1. Parceria ou risco: Neste tipo de contrato organizadores e clientes são parceiros, uma vez que a remuneração dos organizadores será por percentual, definido previamente entre as partes, incidindo sobre despesa ou receita total do evento. A organizadora propõe contrato para eventos considerados seguros. 2. Remuneração fixa: Aqui a organizadora propõe valor fixo para cobrir suas atividades no evento. É usado em eventos de curta e média duração.

O desenvolvimento de um evento • Misto: Constitui-se cobrança de honorários fixos e variáveis, num mesmo contrato, utilizados em eventos mais complexos e de longa duração. O pagamento fixo dedica-se à remuneração de despesas fixas, e o variável oferece incentivo à participação de resultados financeiros alcançados no evento. Comissão organizadora: É quem define o evento. São as pessoas provenientes da entidade contratante. 1. Composição básica da comissão organizadora: Marketing, finanças, vendas, técnica, cerimonial e protocolo e segurança.

O desenvolvimento de um evento O pré-projeto: Definição do bem ideal para um evento. Coleta de informações para construção de cenário: 1. Históricos de eventos realizados; 2. Quem é o seu cliente? ; 3. Que se espera do evento? O projeto: Objetivos e justificativas: os objetivos deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento e indicar como serão avaliados seus resultados.

O desenvolvimento de um evento Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos: 1. O que? 2. Como? 3. Quando? 4. Quanto? A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento. Os objetivos também definem o motivo porque acontecerá o evento. A definição dos serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros. Tipologia e título do evento: O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.

O desenvolvimento de um evento A cidade: Deve ser escolhida com critérios que facilitem e estimulem a participação do públicoalvo, são eles: a. Infra-estrutura: hospedagem, alimentação, entretenimento, entre outros; b. Local: capacidade, custos, qualidade das instalações, equipamentos; c. Acessibilidade: à cidade escolhida e ao local do evento, transportes disponíveis; d. Eventos paralelos e serviços auxiliares; e. Atrações turísticas; f. Conveniências dos patrocinadores; g. Proximidade da região de maior concentração de público-alvo; h. Órgão públicos: apoios pertinentes.

O desenvolvimento de um evento O local: Deve haver capacidade e infra-estrutura adequada para o evento proposto: salas, salões, estacionamentos, espaços para eventos paralelos, áreas de circulação, luz, sanitários, telecomunicações, ar condicionado, entre outros. Deve haver compatibilidade entre a capacidade total de participantes prevista, o conforto, a acomodação e a realização de todas as atividades propostas. Além de acesso à infra-estrutura turística local: hospedagem, aeroportos, rodoviárias, entretenimento, entre outros. Tipos de estruturas mais significativas • Hotel – Flat : 43, 7%, • Teatro – Auditório: 25, 5% • Clube- Estádio: 8, 1% • Centro de convenções: 5, 4% • Buffet – Restaurantes: 4, 3% • Hotel de lazer: 4, 8% • Pavilhão de exposições: 2, 8% • Business Center: 2, 1% • Casa noturna: 1, 4% • Outros: 1, 9%

O desenvolvimento de um evento Data e duração do evento Deve-se estar atento à proximidade de eventos de qualquer natureza: esportivos, religiosos, cívicos, entre outros, ou de alcance: local, municipal, estadual, nacional ou internacional que possam comprometer a adesão do público-alvo. Cada tipologia tem sua duração pré-determinada. Público-alvo Entende-se por público-alvo toda pessoa física ou jurídica que se pretende atingir. (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

O desenvolvimento de um evento Tipos de usuários finais 1. Convidado: pessoa física que recebe gratuidade, inscrição, passagem aérea, hospedagem, entre outros, para comparecer ao evento; 2. Palestrante: convidado para realizar palestra ou uma apresentação durante o evento; 3. Expositor: quem expõe numa feira de negócios, 31% da renda de eventos é proveniente da comercialização de estandes; 4. Participante: quem paga pela participação. A ele dirige-se toda a divulgação e os esforços de venda; 5. Acompanhante: usuário final que não participa de todo o evento. Tem potencialidade para adquirir vários produtos opcionais enquanto o evento acontece.

O desenvolvimento de um evento Tipos de acesso ao evento O credenciamento oferece diferentes tipos de acesso. Os participantes podem ser: 1. Convidados oficiais: possuem conotação política, envolvendo representantes do governo, entidades de classe, Câmaras de Comércio, imprensa, entre outros; 2. Operacional: destinados a funcionários da empresa, da montadora e fornecedores; 3. VIP: destinam-se a autoridades e personalidades importantes para o sucesso do evento; 4. Passaportes ou credenciais simples: são entregues a todos os demais visitantes.

O desenvolvimento de um evento Justificativa Descrever a identificação e credenciais do promotor do evento que o qualificam para o desempenho de suas funções. É indispensável o detalhamento dos motivos e a importância do evento que justifiquem sua realização. Temário, programação e formato Juntos definem a realização do evento. 1. Temário – para defini-lo deve-se partir de um tema central, no qual serão definidos os demais assuntos a serem abordados. Deve ser claro, atual e de interesse do público-alvo. 2. Programação – descrição organizada, seqüencial das atividades que acontecerão no evento. A programação é definida para facilitar a compreensão do temário escolhido.

O desenvolvimento de um evento 3. Formato – a escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada. Estudo de viabilidade econômica Os eventos devem ser lucrativos ou pelo menos empatar receitas e despesas, como os filantrópicos ou os de finalidade institucional. Os estudos de viabilidade econômica devem permitir: 1. Conhecer a origem dos recursos e seu destino; 2. Identificar qual percentagem de recursos derivados e de que áreas; 3. Analisar onde a organização está gastando e onde as despesas estão altas; 4. Determinar onde pode haver flexibilidade para aumentar os recursos.

FASES DE UM EVENTO • Receitas – deve-se identificar a origem financeira para viabilizar e realizar o evento, são elas: 1. Caixa inicial ou saldo anterior – refere-se ao saldo remanescente da edição anterior ou aporte inicial feito pela comissão organizadora, ou pelo dono do evento para cobrir despesas iniciais. 2. Inscrições – critério de adesão ou admissão (taxa de inscrição ou ingresso), com valores estipulados baseados em: categorias, valores das taxas, prazos e formas de pagamentos. 3. Comercialização do evento – podem ser obtidas como parte de cota de patrocínio ou apoio, comercialização de itens separados, como: credenciamento, material do participante, estandes, wellcome coffee, coffee break, eventos sociais, culturais, paralelos turísticos, salas especiais ou de hospitalidade, brainstorming, zepelim promocional, banners, uniformes, entre outros.

FASES DE UM EVENTO 4. Doações- fornecimento de produtos e/ou serviços gratuitos; 5. Auxílios governamentais – podem vir da esfera local, estadual ou federal, como forma de incentivos fiscais ou na cessão de infra-estrutura, anais do evento, entre outros; 6. Merchandising – gerado da comercialização de qualquer objeto relacionado ao evento; 7. Anúncios – receita advinda de anúncios e/ou marcas de produtos de empresas durante o evento ou do material promocional e/ou institucional do evento; 8. Cotas de patrocínio, apoio ou permuta – apoio: cessão da força e credibilidade da marca, infra-estrutura; permuta: troca de produtos e/ou serviços de interesse do evento, os objetos de troca são baseados em valores de mercado; patrocínio: valor pago à Comissão Organizadora por pessoa física ou jurídica na forma de verbas ou cotas.

FASES DE UM EVENTO As cotas podem ser divididas em tipos, como: Prata, Ouro, Diamante, cada uma delas oferece aos futuros patrocinadores diferentes opções, formatando diferente tipos de ganhos. • Despesas – referências obtidas em eventos anteriores similares, ou edições passadas. Devem-se observar proporções percentuais e absolutas entre as despesas. 1. Estratégia de comunicação e marketing – definição da estratégia de comunicação e marketing são orientadas por briefing dado pelo promotor do evento. Definição e formato das mensagens, mídias, entre outros, com a motivação de alcançar o público-alvo.

FASES DE UM EVENTO 2. Recursos Materiais – garantem a operacionalização do evento, devem ser padronizados nas suas cores e visualização. Eles são agrupados em: ð Audiovisuais - equipamentos que permitem a comunicação durante o evento, são eles: microfone, gravador, filmadora, som, data show, painéis, quadro negro ou branco, entre outros; ð Expediente – todo o tipo de papéis e instrumentos usados pela secretaria e Comissão Organizadora: material de papelaria e escritório; ð Participante – reúne tudo o que será usado pelo participante, desde crachá a refeições e estacionamento; ð Divulgação - todo o material utilizado na divulgação e promoção do evento; ð Equipamentos – todo e qualquer equipamento eletrônico usado no préevento, durante o evento e no pós evento, como computadores, fax, telefones, impressora, microfones, entre outros.

FASES DE UM EVENTO ð Diversos – inclui várias despesas como: correios, comunicações, jornais, troféus, entre outros. 3. Recursos Humanos – relaciona os profissionais necessários para desenvolver o evento, como programação, atividades, infra-estrutura, entre outros. São eles: profissionais, uniformes, palestrantes, alimentação, treinamento. 4. Serviços e fornecedores oficiais – devem estar cientes dos objetivos do evento, metas, padrão de qualidade e atendimento.

FASES DE UM EVENTO 5. Infra-estrutura interna – refere-se a toda infra-estrutura logística e operacional necessária: ð Infra-estrutura física: inclui todos os locais para realização do evento, como: salas, salões, auditórios, ar condicionado, bares, área de armazenagem de material, horários disponíveis para o serviço, entre outros; ð Equipamentos e mobiliários – devem estar dispostos corretamente para a realização do evento: cadeiras, púlpitos, palcos, etc; ð Material de secretaria - deve abranger o que é necessário para o funcionamento da secretaria, durante todo o processo de feitura do evento; ð Programação social, cultural e artística – considerar os serviços de reservas para o cumprimento da programação sugerida; ð Alimentos e bebidas – inclui todas as opções de refeições oferecidas durante o evento; ð Comunicação visual – sistema de sinalização adotado durante o evento: localização, identificação e circulação; ð Limpeza e segurança.

FASES DE UM EVENTO 6. Infra-estrutura externa – abrange os serviços ou equipamentos necessários para o funcionamento do evento fora dos limites físicos de onde será realizado. ð Infra-estrutura física, wellcome desk (composto de recepcionistas e coordenador uniformizados com crachás de identificação, usado para recepcionar pessoas no aeroporto); ð Posto de atendimento em hotéis; ð Transporte local. 7. Eventos paralelos. 8. Avaliação do evento por parte dos : clientes, participantes, expositores, convidados, fornecedores, patrocinadores, entre outros. 9. Tributos, impostos e taxas. 10. Comissões – Pagamento devido a pessoas físicas e jurídicas. 11. Administrativo e logístico. (Conf. In Martin, Vanessa, Manual Prático de Eventos, 2003).

O uso do checking list • Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. a. Checking list de atividades Atividades Responsável Data de entrega Apresentação da proposta ao cliente Diretoria Jul/2007 Aprovação da proposta Cliente Ago/2007 Preparação da campanha Marketing Set/2007 Contrato com fornecedores Operações Set/2007 Contratação de palestrantes Operações Out/2007 Status

O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Tamanho do grupo Nº de pessoas Dia e horário Cidade Local Decoração Tema Elementos da decoração Quant Descrição Status

O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Cardápio Pratos Serviço Equipamentos Microfone Sonorização Púlpito Palco Quant Descrição Status

O uso do checking list Conceito: é a lista de checagem, pormenorizada de atitudes, providências, tarefas, materiais ou necessidades do evento numa mesma relação. b. Checking list de alimentos e bebidas A&B Mesas Tamanhos Formatos Localização Recursos Humanos Garçons Maître Recepcionistas Quant Descrição Status

O uso do cronograma Cronograma: é a representação gráfica da previsão e realização de um trabalho, onde são indicados os prazos de execução. • Cronograma a. Temporal b. Responsabilidade c. Atividade

Estratégias de Comunicação e Marketing “Uma organização deve empenhar seus esforço em satisfazer seus consumidores”. Mc. Carthy & Perault. “. . . é o processo total do negócio, sendo formado de esforço firmemente integrado, no sentido de descobrir, criar, estimular e satisfazer as necessidades dos consumidores. ” Theodore Levitt. • Na gestão de marketing de eventos devem-se : a. Analisar as necessidades do mercado–alvo, para definir os componentes apropriados ao evento; b. Estabelecer padrões exclusivos; c. Prever o público que o assistirá; d. Calcular o valor que o público está disposto a pagar; e. Determinar as atividades promocionais usadas para comunicar ao mercado-alvo sobre o evento; f. Definir a venda de ingressos.

Estratégias de Comunicação e Marketing • Satisfazer as expectativas do consumidor, originadas por: a. Boca a boca; b. Experiência prévia de outros eventos; c. Combinação de mensagens de marketing do organizador; d. Imagem da marca do evento. Mix de Marketing “As variáveis controláveis que a companhia reúne para satisfazer o grupo-alvo. ” Mc. Carthy & Perault Os 4 Ps de Marketing Produto - Características: localização, produção, mix de entretenimento, A&B, filas, capacidade de assentos, decoração, temática e iluminação. Componentes do serviço: número de funcionários em ação, treinamentos, qualidade apresentada e uniformes. Marca: importância do nome do evento e seu significado para o público. Reputação / posicionamento: onde se posiciona o evento em termos de demanda do consumidor.

Estratégias de Comunicação e Marketing b. Preço - Tempo de consumo: descontos em épocas de baixa demanda, preços especiais para determinados mercados-alvo; c. Promoção - anúncios, promoção de vendas, merchandising, RP, folhetos, brochuras, vendas pessoais; d. Ponto - canais de distribuição. • Os 7 Ps de Marketing a. Produto b. Preço c. Promoção d. Ponto e. Pessoas f. Padrão Visual (decoração do local, som, entre outros) g. Processo (envolvimento do consumidor com os serviços)

Estratégias de Comunicação e Marketing • Os 8 Ps de Marketing Por Getz a. Produto b. Preço c. Promoção d. Ponto e. Pessoas f. Programação g. Pacote apresentado (venda e distribuição de ingressos) h. Participações (parceiros na produção do evento) (Conf. in ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp. 110 -115. )

Estratégias de Comunicação e Marketing Processo de decisão do consumidor e as implicações para o marketing ETAPAS NO PROCESSO DE TOMADA DE DECISÃO DO CONSUMIDOR IMPLICAÇÕES PARA AS ESTRATÉGIAS DE MARKETING DECISÕES DE MARKETING Reconhecimento da necessidade Seleção do mercado-alvo apropriado Qual o mercado? De massa ou específico? Busca de informação Variáveis do mix promocional Mala direta, publicidade, anúncios, entre outros. Avaliação das alternativas Desenho dos componentes do evento. Mensagem promocional Mudar o produto ou o mix promocional? Escolha do ponto de venda De fácil acesso Qual serão os incentivos para os vendedores? Avaliação da atividade de lazer Qualidade do serviço Que tipo de pesquisa pós-evento será proposta? Como será monitorada satisfação do consumidor? (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 118)

Estratégias de Comunicação e Marketing Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos NECESSIDADES E MOTIVOS Físicos – necessidades fisiológicas motivam a necessidade de: • Comer e beber; • Exercitar-se; • Relaxar; • Segurança; • Satisfação sexual Socias/interpessoais – necessidades de inclusão, amizade e amor motivam: • Socialização; • Romance; • Ligações com raízes culturais e étnicas; • Expressões da comunidade e de nacionalismo; • Busca de reconhecimento por ações notáveis BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES OFERECIDOS PELOS EVENTOS • Comer e beber itens diferentes, • Participar de atividades esportivas; • Entretenimento relaxante; • Diversão em ambiente seguro; • Conhecer pessoas • Compartilhar ambiente novo; • Conhecer pessoas; • Renovar laços com grupos étnicos e culturais; • Compartilhar o uso de símbolos e rituais específicos; • Obter prestígio através do evento.

Estratégias de Comunicação e Marketing Necessidades, motivos e benefícios oferecidos pelos eventos NECESSIDADES E MOTIVOS Pessoais – necessidade da compreensão, julgamento estético, crescimento e auto aperfeiçoamento motivam: • Busca do conhecimento; • Criatividade; • Procura de novas atividades; • Realização de aspiração BENEFÍCIOS E OPORTUNIDADES CORRESPONDENTES OFERECIDOS PELOS EVENTOS • Aprendizado formal / informal; • Programas exclusivos; • Participação em projetos artísticos; • Participação em ações exclusivas e pessoais (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, p. 120) Fatores sociais de influência no comportamento de lazer: a. Influências familiares, grupos de referência e formadores de opinião; b. Personalidade; c. Cultura

Estratégias de Comunicação e Marketing Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE ASSISTIR A Classe média alta Profissionais de alto nível de gerência, advogados, médicos, altos funcionários públicos, etc Eventos beneficentes, culturais e esportivos de alto nível B Classe média Profissionais de médio nível de gerência, entre outros Eventos beneficente, culturais e esportivo C Classe média baixa Profissionais de níveis juniores, entre outros Eventos culturais mais populares, festivais comunitários e esportivos

Estratégias de Comunicação e Marketing Classificação de segmentos socioeconômicos de mercado para eventos CLASSE GRUPO SOCIOECONÔMICO EXEMPLOS OCUPACIONAIS TIPOS DE EVENTOS QUE O GRUPO TEM PROBABILIDADE DE ASSISTIR D Classe trabalhadora especializada Trabalhadores especializados: construtores, encanadores, policiais, etc Festivais comunitários, eventos esportivos, etc E Classe trabalhadora Trabalhadores não especializados: trabalhadores da construção civil, faxineiros, etc Festivais comunitários, eventos esportivos, etc F Previdência Social Trabalhadores com nível baixo de subsistência Eventos com entrada franca (Conf In ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos, pp 124 - 125. )

Estratégias de Comunicação e Marketing Promoção de Eventos A promoção cria conscientização do evento, desejo por participação e sentimento de que todo o investimento de tempo e dinheiro vale os benefícios oferecidos. a. Exemplos de premiações: homenagens, premiações, sorteios, exibições de vídeos, competições, concursos, entre outros. b. Questões para desenvolvimento das estratégias promocionais: 1. Por quê? 2. Quem? 3. Quando? 4. Onde? 5. O quê?

Estratégias de Comunicação e Marketing c. Ferramentas promocionais: cartas, flyers, livretos, malas diretas, propaganda, cartazes, demonstrações, comerciais de rádio e tv, comércio eletrônico, serviços de listas, busdoor, entre outros. d. Propaganda: uso de mídia de comunicação de massa como, rádio, tv, Internet, banners, entre outros. Devem ser considerados demográficos e psicográficos. e. Relações públicas: capta o que sua audiência pensa da sua empresa, produto ou serviço. Promove a participação da empresa, analisa tendências, desenvolvem estratégias, estabelecem metas de participação de mercado, entre outros. f. Materiais impressos: press releases, kit para imprensa. (Conf In HOYLE Jr. , Leonard H. ; Marketing de eventos: como promover com sucesso eventos, festivais, convenções e exposições. São Paulo: Editora Atlas, 2003. )

Orçamento • Conceito: é uma declaração quantificada de planos, e inclui custos, receita e alocação de recursos financeiros. a. Fluxo de caixa b. Custos c. Receitas: 1. Recursos próprios do promotor 2. Inscrição dos participantes 3. Apoios, patrocínios e permutas 4. Venda de espaço para divulgação de produtos de terceiros 5. Atividades paralelas 6. Venda de produtos próprios

Orçamento genérico RECEITA QUANTIA DESPESA Dotações Administração Doações Publicidade Patrocínio Custos do local Vendas de ingresso Equipamento Cachês Salários Programas especiais Seguro Descontos Autorizações Segurança Contabilidade Limpeza QUANTIA

Orçamento genérico RECEITA QUANTIA DESPESA Viagem Acomodação Documentação Hospitalidade Grupos comunitários Voluntários Contingências Total QUANTIA

Custos projetados ADMINISTRAÇÃO QUANTIA MARKETING Aluguel do escritório Arte Fax/Fotocópia Impressão Computadores Panfletagens Impressoras Kit da imprensa Telefones Preparação da campanha Papelaria Pesquisa Recursos Humanos Lançamento do evento Tarifas postais Recursos Humanos Subtotal Total QUANTIA

Custos projetados ADMINISTRAÇÃO QUANTIA LICENÇAS Comunicação Bebidas alcoólicas Primeiros socorros Alimentos Tendas Recreação infantil Mesas e cadeiras Estacionamento Geradores Outros Uniformes Estacionamento Outros Total QUANTIA

Custos projetados LOCAL QUANTIA SEGURO Aluguel Incêndio Ambientação Indenização dos trabalhadores Infra-estrutura Outros SALÁRIOS QUANTIA SALÁRIOS Coordenador Consultores Artistas Equipe de produção Trabalhadores Outros Subtotal Total QUANTIA

Custos projetados SEGURANÇA QUANTIA CONTABILIDADE Checagem de segurança Formas de pagamento Equipamento Auditoria Recursos Humanos Outros Total LIMPEZA QUANTIA VIAGEM Antes Staff Durante Convidados Depois Carga Total QUANTIA

Custos projetados ACOMODAÇÃO QUANTIA DOCUMENTAÇÃO Meios de hospedagem Documentação necessária para realização do evento Total QUANTIA

Custos projetados RECEITA Total QUANTIA DESPESA QUANTIA

COORDENAÇÃO E DESENVOLVIMENTO

Coordenação e desenvolvimento • Logística: é o planejamento, implementação, controle de fluxo, armazenamento de produtos, e as informações desde a produção até e consumo. a. Suprimentos b. Transporte c. Operação d. Controle de fluxo e. Rede de informações.

Elaboração de estratégias • Planejamento Estratégico: a. Missão b. Visão c. Valores d. Metas e. Objetivos f. Análise da situação g. Parceiros no evento h. Identificação de estratégias alternativas i. Avaliação e seleção de estratégia j. Desenvolvimento de planos operacionais e controles k. Avaliação do evento e feedback

Recursos Humanos Estratégias e objetivos dos recursos humanos: a. Melhoria da qualidade b. Eficácia organizacional c. Melhoria do desempenho - responsabilidades sociais e d. Formação de pessoal: 1. Análise da função 2. Descrições da função 3. Especificações de função 4. Políticas e procedimentos 5. Recrutamento e seleção 6. Entrevistas 7. Treinamento e aperfeiçoamento profissional 8. Supervisão e avaliação legais

ORGANIZAÇÃO: MOMENTO DE VERIFICAÇÃO E CHECAGEM

Verificação e checagem • É fundamental que haja a verificação e checagem de todos os elementos da montagem, como: a. Local b. Audiência e convidados c. Palco d. Energia elétrica e. Luzes f. Som g. Audiovisuais e efeitos especiais h. Objetos cenográficos i. Decoração

Verificação e checagem a. Serviço de A&B b. Artistas c. Equipe d. Hospitalidade e. Cronograma da produção

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes • Disposição de mesas e cadeiras: é importante a disposição ou distribuição adequada das mesas e cadeiras de acordo com a característica do evento. São e elas: a. Mesa em I 1. Imperial ou francesa 2. Inglesa: b. Mesa em T c. Mesa em U d. Mesa em E e. Mesa em V f. Mesa em leque ou espinha de peixe g. Outras formações de disposição das mesas h. Mesa redonda

Disposição de mesas, cadeiras e dos participantes • Disposição das cadeiras • Decoração da mesa principal • Enxoval de mesa: a. Toalhas b. Guardanapos c. Plissês para carrinho ou balcão; d. e. a. Saias de mesa; Cobre-manchas; Tecidos de proteção

PÓS-EVENTO: O QUE REALIZAR?

Pós-Evento • Pós-evento: a. Pontualidade do evento b. Local c. Ingresso e entrada d. Montagem e. Padrão de atuação f. Número de pessoal e desempenho de tarefas g. Segurança h. Comunicações i. Informação e sinalização j. Transporte k. Estacionamento l. A&B

Pós-Evento • Toaletes • Atendimento médico • Presença do patrocinador ou apoiador • Decoração • Divulgação • Agradecimentos • Envio de material de registro do evento, book, entre outros.

MESTRE DE CERIMÔNIAS

Mestre de cerimônias • Função • postura • preparação Anterior • Exercícios de relaxamento

Bibliografia • ALLEN, Johnny. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2003. • Cesca, Cleuza G. Gimenes, Organização de eventos, 1997. • MARTIN, Vanessa. Manual prático de eventos. São Paulo: Atlas, 2003.