PLAN STRATEGIK PUSAT SUMBER SEKOLAH OLEH Azmi Bin

PLAN STRATEGIK PUSAT SUMBER SEKOLAH OLEH Azmi Bin Bohari SMK Dato’ Harun, Tanjong Karang

PERANCANGAN STRATEGIK Definisi Strategik Kamus Dewan: Kebolehan dalam mengurus sesuatu dan mempunyai hala tuju yang jelas. “Strategia”: perkataan Greek yang membawa maksud seni seorang general.

DEFINISI PERANCANGAN Perancangan merupakan satu tatacara atau aturan bekerja untuk mendapat hasil yang dapat dinyatakan dengan jelas dan tersusun dalam satu sistem membuat keputusan yang bersepadu. Berfikir tentang masa hadapan dan berusaha untuk mengawal masa depan merupakan satu komponen penting dalam perancangan. (Mintzberg, 1994 p. 12).

Definisi Perancangan Strategik n Satu proses yang kompleks dan berterusan untuk perubahan sesuatu organisasi. Bidang –bidang di bawah apabila dicantumkan membolehkan perancangan strategik didefinisikan dengan lebih komprehensif.

Definisi Perancangan Strategik - samb n Berorientasikan masa depan, dan berfokus tentang jangkaan masa depan. n Ianya melihat bagaimana organisasi akan berubah dalam masa 5 tahun dari sekarang. Ia mensasarkan dalam penciptaan masa depan dan bagaimana masa depan itu dilihat.

Definisi Perancangan Strategik - samb n Ianya berdasarkan analisis sesuatu kejadian atau ramalan arah atau trend dan senario masa depan yang munasabah, dan juga menganalisa data luaran dalaman.

Definisi Perancangan Strategik - samb n Satu yang fleksible dan berorientasikan gambar besar. n Ia menjajarkan organisasi dengan persekitaran, membangunkan konteks untuk pencapaian matlamat, dan menyediakan satu kerangka kerja dan halatuju untuk mencapai hasrat masa depan organisasi.

Definisi Perancangan Strategik - samb Membina satu kerangka untuk mencapai kelebihan yang kompetetif melalui penganalisaan organisasi, persekitaran dalaman dan luaran dan juga potensinya. n Ini membolehkan ia bergerak balas terhadap trend-trend, peristiwa-peristiwa, cabaran-cabaran dan peluang-peluang yang baru timbul dalam kerangka kerja visi dan misi yang dibangunkan melalui proses perancangan strategik. n

Definisi Perancangan Strategik - samb n “Membolehkan organisasi berfokus, kerana ianya merupakan proses yang dinamik, aktiviti yang berterusan berasaskan analisis kendiri” (Doerle, 1991, in Rowley, 1997, p. 37). n Ia mensasarkan untuk mengubah cara organisasi berfikir dan beroperasi, dan membina satu proses pembelajaran organisasi.

Definisi Perancangan Strategik n n Apabila berjaya, ia akan mempengaruhi semua pengoperasian dan menjadikan falsafah dan budaya organisasi. A strategic plan addresses four questions: Where are we now? Where do we want to be? How do we get there? How do we measure our progress? (Thompson & Strickland 2001 dan Gibson, 1993)

PENGURUSAN STRATEGIK… n Satu proses formulasi, implementasi, dan penilaian tindakan-tindakan yang akan memastikan organisasi berupaya mencapai objektifnya. (David, 1986)

PENGURUSAN STRATEGIK… - samb n Pengurusan strategik boleh dianggap sebagai otak manakala perancangan strategik merupakan tulang belakang kepada pengurusan strategik. (Steiner, 1979)

n Strategi dalam pengurusan sekolah merujuk kepada cara sekolah menjelmakan dan menterjemahkan keinginannya untuk mencapai matlamat dengan mengenalpasti ancaman dan peluang dalam persekitaran, serta kekuatan dan kelemahan dalam sekolah. (IAB)

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 1. VISI DAN MISI n Mengenalpasti visi dan misi organisasi adalah langkah pertama dalam mana-mana proses perancangan strategik.

Pembinaan Visi Ciri-ciri Visi Yang Unggul n Ringkas, padat, tepat, menarik dan tidak melebihi 20 perkataan. n Menjawab persoalan APA, UNTUK SIAPA dan BILA. n Difahami dan menjadi sebutan semua warga sekolah. (dibudayakan)

Pembinaan Visi n Contoh: “PUSAT SUMBER SEKOLAH KEBANGSAAN BATU BARU AKAN MENJADI PSS CEMERLANG DALAM DAERAH KUALA SELANGOR PADA 2014”. PSS SEKOLAH KEBANGSAAN BATU BARU: menjawab persoalan UNTUK SIAPA n PSS CEMERLANG: menjawab persoalan APA. n PADA 2014: menjawab persoalan BILA. n

MISI MERUPAKAN SATU DEKLARASI SESEBUAH ORGANISASI YANG BERKAITAN DENGAN TUJUAN KEPADA SATU PENCAPAIAN YANG DIINGINKAN. Menjawab persoalan “Bagaimana PSS SK Batu Baru akan menjadi PSS cemerlang dalam daerah Kuala Selangor pada 2014? ” n

Panduan Penyediaan Misi Contoh misi bagi menjawab persoalan tersebut: Merangkumi lima bidang utama sekolah 1. Pengurusan 2. Kurikulum 3. Prasarana 4. Permuafakatan

CONTOH PSS SK BATU BARU BERAZAM UNTUK : memimpin , mengurus dan mentadbir sekolah dengan cekap dan berkesan n mempertingkatkan kecemerlangan pelajar dalam kurikulum. n

- samb memupuk sahsiah mulia dan minat belajar di kalangan pelajar. n mewujudkan prasarana yang paling selamat, kondusif dan ceria untuk pembelajaran. n menjalin hubungan baik dengan ibu bapa dan komuniti ke arah kecemerlangan akademik. n

MENGENALPASTI MISI ORGANISASI kenalpasti persekitaran dalam dan luar melalui analisis SWOT n boleh memahami dengan jelas core business dan nature of business n memusatkan kepuasan dan kehendak pelanggan n mendefinisikan tugas/kerja n mudah difahami n

MENGENALPASTI MISI ORGANISASI - samb n n n isi disusun dengan struktur ayat yang mudah dan padat merupakan pernyataan untuk kejayaan jangka panjang penyertaan semua ahli organisasi penglibatan dan restu semua pihak terutama pengurusan utama mudah dan senang diingat oleh semua warga

CIRI-CIRI MISI YANG BAIK Dinyatakan dalam bentuk point form. n Jawapan kepada soalan bagaimana. n Biasanya tidak melebihi 25 perkataan. n Mesti dibudayakan dikongsi bersama. n Boleh direalisasikan secara komited oleh semua pihak termasuk pihak atasan n

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 2. q q ANALISIS PERSEKITARAN DALAMAN DAN LUARAN (ENVIRONMENTAL SCAN) Menggunakan analisis SWOT Menganalisis maklumat tentang persekitaran dalaman dan luaran organisasi. (faktor dalaman – stail kepimpinan, keupayaan guru, murid, sumber, teknologi, kemudahan fizikal, budaya organisasi, perhubungan interpersonal, sikap dan motivasi ) (faktor luaran – ekonomi, waris, politik, budaya, teknologi dsb) Menggunakan analisis SWOT

ANALISIS PERSEKITARAN DALAMAN DAN LUARAN (ENVIRONMENTAL SCAN) n Kaedah yang boleh diguna pakai ialah – sumbangsaran – soal selidik – pemerhatian – imbasan pengalaman – tulang ikan Ishikawa.

CONTOH ANALISIS SWOT KEKUATAN (S) WEAKNESS(W) S 1. 90 % guru adalah W 1. 40 % murid tidak terlatih dan komited. bermotivasi. W 2. 40 % murid masih lemah dalam BI (penulisan dan lisan). PELUANG (O) P 1. ANCAMAN (T) T 1.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 3. ANALISIS JURANG (GAP ANALYSIS) n n Organisasi menilai perbezaan antara kedudukan semasa dengan apa yang diinginkan pada masa hadapan. ( Data NILAM ). Hasilnya organisasi dapat membina strategi yang spesifik dan memperuntukkan sumber untuk merapatkan jurang. Untuk menentukan TOV dan ETR.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 4. PENANDA ARASAN n Mengukur dan membandingkan operasi, amalan dan pelaksanaan dengan orang lain adalah berguna untuk mengenalpasti sesuatu yang boleh dijadikan amalan terbaik. Melalui penanda arasan yang sistematik organisasi dapat membina matlamat dan sasarannya.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 5. PENJANAAN MATLAMAT STRATEGIK n Menentukan isu-isu strategik berasaskan (dan konsisten dengan) visi dan misi dalam kerangka persekitaran dan analisis yang lain. n Matlamat strategik juga dipanggil taktik untuk mencapai misi organisasi.

Ciri-Ciri Matlamat Strategik Menyatakan apa yang ingin dilakukan untuk mencapai misi. n Mempunyai ruang yang agak panjang untuk melaksanakannya (5 tahun). n Mengambilkira analisis SWOT. n Dipersetujui oleh semua yang terlibat dengan perancangan. n

Contoh: n MISI KEDUA: MENGHASILKAN PELAJAR YANG CEMERLANG DALAM KURIKULUM Matlamat Strategik: n n n Memastikan guru-guru mempunyai kemahiran pengajaran dan pembelajaran. Memantau P&P bagi meningkatkan kualiti Memastikan sukatan pelajaran kelas peperiksaan dihabiskan dalam bulan Jun.

n n Berusaha mengindahkan bilik khas supaya kondusif untuk pembelajaran. Menggalakkan penyertaan waris dan komuniti dalam membimbing murid dalam mata pelajaran yang lemah.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 6. Menjana Strategi ialah satu rangka aktiviti atau program yang tersusun dan sistematik untuk mencapai matlamat strategik yang ditetapkan oleh organisasi. n Apabila matlamat strategi dicapai ia akan menjuruskan organisasi kepada pencapaian misi dan visi. n

n Strategi dijana setelah melalui proses analisis SWOT dan ianya boleh dibahagikan kepada beberapa kategori. n Strategi Pertumbuhan: - digunakan apabila merancang untuk peningkatan setiap tahun. . ada jaminan untuk jangka panjang. berisiko rendah. 1. 2. 3.

n 1. 2. 3. 4. Strategi Pertumbuhan Setara: Apa yang dirancang sama dengan tahun-tahun lalu. Apabila sudah berada pada tahap kecemerlangan yang tinggi. Memerlukan sedikit perubahan sahaja. Tiada ancaman perubahan persekitaran

n 1. 2. Strategi Pemulihan: digunakan apabila berada paras yang mengecewakan. Mengalami keadaan kritikal dan memerlukan tindakan segera.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN STRATEGIK 7. Penjanaan Objektif Khusus Bagi Matlamat Strategik. n Objektif Khusus merupakan langkah spesifik bagaimana mencapai matlamat strategik. Ia menjawab persoalan bagaimana (how) untuk merealisasikan matlamat strategik. Objektif Khusus seharusnya SMART. n

Contoh: n MISI: MENGHASILKAN PELAJAR YANG CEMERLANG DALAM KURIKULUM n MATLAMAT STRATEGIK: Memastikan guru-guru dan pelajar menggunakan Pusat sumber dalam proses pengajaran dan pembelajaran.

n OBJEKTIF KHUSUS: Pada akhir tahun 2006, semua guru telah mengikuti kursus P&P sekurang-kurangnya sekali. n n n Spesifik: Measureable: Achievable: Realistik: Tempoh Masa: Kursus P&P Semua guru Boleh kerana sekali sahaja. Guru boleh menghadirinya. Pada akhir tahun 2006

TIP-TIP UNTUK KEJAYAAN PERANCANGAN STRATEGIK • Tip #1. Fokus kepada persoalan yang paling penting. n • Tip #2. Hasilkan satu dokumen. n Tip #3. Jangkaan masa untuk menyelesaikannya. n

ISU-ISU DALAM PERLAKSANAAN PERANCANGAN STRATEGIK n n n Kepimpinan – kurang kepakaran instruksional leadership Penyebaran / kempen yang kurang berkesan Visi dan misi gagal dikongsi bersama/ kabur / tidak realistik Strategi tidak strategik – analisis SWOT tidak serius Pengurusan perubahan kurang berjaya Kegagalan menyerap ancaman/peluang baru

KESILAPAN-KESILAPAN PIHAK PENGURUSAN n n Mendeligasikan fungsi perancangan kepada perancang semata-mata Terlalu mengutamakan kepada masalah-masalah semasa bukan melakukan perancangan jangkamasa panjang Gagal membina visi dan misi organisasi yang sesuai dan baik sebagai asas bagi pembinaan perancangan jangka panjang Gagal mengenalpasti personel-personel yang perlu terlibat dalam proses perancangan

SEKIAN TERIMA KASIH SELAMAT MERANCANG SEMOGA BERJAYA

BENGKEL Sediakan satu visi bagi setiap situasi sekolah berikut n Sekolah cemerlang n Sekolah sederhana n Sekolah berprestasi rendah

BENGKEL Sediakan dua misi bagi setiap situasi sekolah berikut n Sekolah cemerlang n Sekolah sederhana n Sekolah berprestasi rendah berdasarkan visi yang telah dinyatakan sebelum ini.