PLAN DE CALIDAD 0405 PL02 Revisin 06 Junio

PLAN DE CALIDAD 0405 -PL-02 Revisión 06 Junio 2013 Servicios Generales y Eventos Especiales Control de Entrega de Correspondencia. Nombre del Proceso Objetivo del Proceso PROCESO ENTRADA ACTIVIDAD INICIO Recibir la correspondencia para su entrega. • Reglamento del Gobierno RESPONSABLE Elaborar libros de correspondencia Auxiliar Administrativo D Solicitar que registren la Correspondencia que desean Repartir las dependencias Usuarios Distribuir a los repartidores la correspondencia en Horarios establecidos Jefe de Servicios Cumplir con la entrega de Correspondencia que nos solicitan las áreas internas en un plazo no mayor de 1 hora para las internas y 3 horas para las externas. SALIDA VINCULACIÓN (Resultado, Registros generados) Libro de Registro de Correspondencia 0405 -RG-02 Dependencias del H. Ayuntamiento de Colima Interna Destino De la correspondencia Intendentes Área internas • Verificar A Insumos requeridos Computadora, papel, bandejas, motocicleta, personal que sepa Manejar motocicleta. Mochila. A Correspondencia interna entregada en un plazo no mayor de una hora/ Correspondencia registrada CRITERIOS DE ACEPTACIÓN VERIFICACIÓN Y/O CONTROL Externa Entregar la correspondencia Y Solicitar firma de recibida INDICADOR DE MEDICIÓN Correspondencia externa entregada en un plazo no mayor de 3 horas/ Correspondencia registrada Municipal de Colima Sistema de Gestión de Calidad Norma ISO 900|-. 2008 CONTROL Entregar la correspondencia Y solicitar la firma de recibido Personal de motocicleta Entregar los acuses a la auxiliar administrativo D para que los resguarde, una vez entregada la correspondencia Personal de S. Generales Libro de Registro de Correspondencia 0405 -RG-02, Llenar los Apartados que aplican que la correspondencia se entregue en los horarios de: 11: 30, 13: 30 y 17: 30 horas. Se verifica en libro de registro 0405 -RG-02 la dirección a donde se lleva la correspondencia y la hora en que esta registrado la correspondencia. Una vez pasando 48 horas no nos hacemos responsable del acuse. B Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento de Colima, por lo Página 1

PLAN DE CALIDAD 0405 -PL-02 Revisión 06 Junio 2013 Servicios Generales y Eventos Especiales Nombre del Proceso ENTRADA Control de Entrega de Correspondencia. ACTIVIDAD Objetivo del Proceso Cumplir con la entrega de Correspondencia que nos solicitan las áreas internas en un plazo no mayor de 1 hora para las internas y 3 horas para las externas. PROCESO SALIDA RESPONSABLE (Resultado, Registros generados) VINCULACIÓN CONTROL INDICADOR DE MEDICIÓN B Horario de atención Lunes a viernes De 8: 30 a 15: 00 hrs. Domicilio Gregorio Torres Quintero #85 Col. Centro Teléfono: 31 6 3840 Resguardar Los acuses en la carpeta de Acuses Solicitar la firma del usuario En el libro de correspondencia Cuando se entregue el acuse Entregar acuses Correspondencia interna entregada en un plazo no mayor de una hora/ Correspondencia registrada Auxiliar Administrativo D Dependencias del H. Ayuntamiento de Colima Libro de Registro de Correspondencia 0405 -RG-02 FIN Correspondencia externa entregada en un plazo no mayor de 3 horas/ Correspondencia registrada CRITERIOS DE ACEPTACIÓN VERIFICACIÓN Y/O CONTROL • Verificar que la correspondencia se entregue en los horarios de: 11: 30, 13: 30 y 17: 30 horas. Se verifica en libro de registro 0405 -RG-02 la dirección a donde se lleva la correspondencia y la hora en que esta registrado la correspondencia Una vez pasando 48 horas no nos hacemos responsable del acuse. 4 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento de Colima, por lo Página

PLAN DE CALIDAD 0405 -PL-02 Revisión 06 Junio 2013 Servicios Generales y Eventos Especiales Control de entrega de correspondencia Objetivo del Proceso Cumplir con la entrega de Correspondencia que nos solicitan las áreas internas en un plazo no mayor de 1 hora para las internas y 3 horas para las externas. IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD IDENTIFICACIÓN DEL SERVICIO TRAZABILIDAD Libro de Registro de Correspondencia 0405 -RG-02 Acuse de recibido RESPONSABLE Auxiliar Administrativo “D” PRESERVACIÓN DEL SERVICIO Y/O PRODUCTO ACTIVIDAD MANEJO Resguardar el documento en fólder para evitar se maltrate. Verificar se firme y selle el documento de recibido por la dependencia receptora. TRANSPORTACIÓN Y/O ALMACENAMIENTO Carpeta, bandeja, mochila, motocicleta Manual RETROALIMENTACIÓN CON EL USUARIO INSTRUMENTO Encuesta de Proveedores Internos FRECUENCIA RESPONSABLE META trimestral Calidad y Mejora Continua 85% de la satisfacción obtenida de las encuestas aplicadas en el mes. 4 Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento de Colima, por lo Página

PLAN DE CALIDAD Servicios Generales y Eventos Especiales 0405 -PL-02 Revisión 06 Junio 2013 AUXILIAR ADMINISTRATIVO “D” AUDITOR INTERNO JEFE DE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES Y EVENTOS ESPECIALES EMITIÓ REVISÓ APROBÓ Este documento es propiedad del H. Ayuntamiento de Colima, por lo Página