PKTI 1 C Computer in Society PKTI 1

PK&TI 1 C (Computer in Society) PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 1

Pengertian Otomatisasi Perkantoran z Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh manusia. z Otomatisasi Perkantoran (office automation/ OA), mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 2

Latar Belakang z Awalnya, Otomatisasi Perkantoran dimaksudkan untuk membantu pekerja sekretarial dan administratif (clerical) dengan kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. z Dengan tujuan utama meningkatkan produktifitas mereka. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 3

Tujuan Otomatisasi Perkantoran z Selama tahun-tahun pertama, Otomatisasi Perkantoran dianggap sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik dan tampilan yang lebih menarik. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata dan pengolah angka untuk menyiapkan surat, memo dan laporan. z Selanjutnya ternyata para manajer dan profesional juga dapat memanfaatkannya. Otomatisasi Perkantoran memberikan kemampuan di antara para manager untuk saling berkomu-nikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik, dan lebih cepat. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 4

Pemakai Otomatisasi Perkantoran z Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai : y Manager y Profesional y Sekretaris y Pegawai Administrasi z Istilah “Knowledge Worker” diterapkan pada manager dan profesional, yaitu orang-orang yang memberikan sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas perusahaan. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 5

Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Perkantoran z z z PKTI 1 C Pengolahan kata (word proceessing) Surat elektronik (electronic mail) Voice mail Kalender elektronik (electronic calendaring) Konferensi audio (audio conferencing) Konferensi video (video conferencing) Konferensi komputer (computer conferencing) Transmisi faxsimili (facsimile transmission) Videotext Image Storage and Retrieval Dekstop publishing (DTP) Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 6

Pengolah Kata (Word Processing) z Pengolah Kata (Word Processing) adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan bebe-rapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen yang diketik atau yang dicetak. z Word Processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada Manager untuk berkomunikasi tertulis yang lebih efektif yang diberikan kepada anggota lainnya. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 7

Surat Elektonik (E-mail) Surat Elektronik (surel) dikenal sebagai E-mail, adalah peng-gunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pema-kai mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengn menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 8

Voice Mail z Hampir sama dengan surat elektronik, tetapi pesan yang akan dikirim diucapkan ke dalam telepon. z Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan yang telah dikirimkan. z Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. z Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 9

Kalender Elektronik z Adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengatur kalender pertemuan manager. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manager atau sekretaris dapat memasukkan jadwal pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. z Perangkat kerasnya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 10

Konferensi Audio (Audio Conferencing) z Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. z Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. z Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 11

Konferensi Audio (Audio Conferencing) Keuntungan konferensi audio : z Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan. z Orang-orang merasa santai berbicara di telepon. z Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 12

Konferensi Video (Video Conferencing) z Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis. z Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan komputer. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 13

Konferensi Video (Video Conferencing) Tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya : Video Satu Arah dan Audio Satu Arah y Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerimaan. Video Satu Arah dan Audio Dua Arah y Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama. Video dan Audio Dua Arah y Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah. Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 14

Konferensi Komputer (Computer Conferencing) z Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggu-nakan perangkat lunak yang sama dan perangkat keras yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas. z Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dihadapi. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 15

Transmisi Faksimili (Facsimile Transmission) z FAX, singkatan dari facsimile transmission, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. z Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa dan pengoperasiannya sangat mudah. z Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 16

Video Text z Penggunaan komputer dengan tujuan menampilkan materi textual pada layar CRT komputer. Materi textual dapat berupa materi narasi dan grafik yang tersimpan pada media penyim-panan sekuder komputer. z Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu : y Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri. y Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa tersebut. y Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 17

Image Storage and Retrieval z Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file, agar informasi dapat dipanggil atau ditemukan kembali bila diperlukan. z Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan pemanggilan tampilan, maka digunakan pencintraan microform yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan mengurangi kebutuhan ruan yang diperlukan oleh dokumen kertas sampai sekitar 97%. z Image Storage and Retrieval digunakan dalam memecahkan masalah ketika diperlukan pemanggilan kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 18

Desktop Publishing (DTP) z Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. z Sistem DTP terdiri atas mikro komputer dengan layar CRT resolusi tinggi, printer laser, dan software DTP. z Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get), yaitu tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser. z Penggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi aplikasi administrasi dan teknis, penampilan dokumen iklan yang profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang efektif. PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 19

PKTI 1 C Bab 7 : Otomatisasi Perkantoran 20