PKnettverksmte 7 12 16 Implementering av nytt rekrutteringssystem

PK-nettverksmøte 7. 12. 16 Implementering av nytt rekrutteringssystem ved Ui. O 1

Agenda Side Agendapunkter 3 Ui. Os nye rekrutteringssystem - Jobbnorge 5 Mål og ønskede gevinster - Overordnet mål 6 Mål og ønskede gevinster - Effektmål 7 Mål og ønskede gevinster - Resultatmål 8 Prosjektets leveranser 9 Prosjektets avgrensninger 10 Prosjektorganisering 12 Overordnet tidsplan/ utrullingsplan 13 Forvaltnings- og driftsorganisasjon 17 Involvering av fakultetene/ enhetene 18 Fakultetenes/ enhetenes tids- og ressursbruk for å ta i bruk Jobbnorge

Tilbyr produkter og tjenester som effektiviserer rekrutteringsprosessen – fra utlysning til ansettelse. Rekrutteringsverktøyet skal tilpasses bedriftens behov. Ansettelsesprosessen blir ryddig og effektiv, og man fremstår som en attraktiv arbeidsgiver. • • Profesjonell kommunikasjon med søkerne Brukervennlig for både jobbsøker og arbeidsgiver (i prioritert rekkefølge; søker, komitémedlem, personalkonsulent) Oversiktlig søknadsbehandling Tilgjengelig på alle digitale flater 3

«Rekrutteringsprosessen er en veldig viktig del av merkevarebyggingen til en bedrift og omdømmebygging utad. Det er flere faktorer i en rekrutteringsprosess som bidrar til omdømmebygging. Man kan si at summen av de oppfatningene jobbsøkeren får bidrar til hvilket inntrykk de sitter igjen med av nettopp din bedrift» • Jobbnorge. no er en av landets ledende portaler for stilling ledig og har gjennomsnittlig 132. 000 unike brukere og 2 millioner sidevisninger pr. mnd. • • • Stor offentlig kundegruppe, bla. Ui. T, NTNU og Ui. B • Jobbsøkere har en gjenbrukbar profil som gjør det enkelt å søke flere stillinger, en god oversikt over sendte og usendte søknader samt all kommunikasjon med arbeidsgiver Svært god funksjonalitet Verktøyet er web-basert og med responsivt design tilgjengelig på alle digitale flater 4

Mål og ønskede gevinster – Overordnet mål Beskrivelse Suksesskriterier Tjenesten skal bidra til en mer effektiv, profesjonell og brukervennlig rekrutteringsprosess ved alle Ui. Os enheter Forankring hos ledelse ved hele Ui. O, samt annerkjennelse av at systemet er et viktig bidrag til profesjonell rekruttering ved Ui. O Tiltrekke seg gode kandidater nasjonalt og internasjonalt Vekke positiv oppmerksomhet Være med å løfte Ui. O med tanke på omdømme og markedsføring 5

Mål og ønskede gevinster - Effektmål: Langsiktige positive gevinster. Beskrivelse (Hvordan oppnå overordnede mål) Mer kostnadseffektive prosesser (tidsbesparende grunnet mer funksjonell rekrutteringsløsning tilpasset offentlig sektor/ Ui. O) Høy grad av brukervennlighet for søker, komitémedlem, leder og personalkonsulent Systemet tilbyr utlysnings- muligheter direkte til utvalgte utlysningskanaler Tydelige prosedyrer for arbeidsprosesser i systemet vil føre til effektive og kvalitativt gode arbeidsprosesser Gode søkeprosesser og -opplevelser for søker Suksesskriterier Solid forankring og oppmerksomhet fra systemeier Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha tilstrekkelige driftsmidler Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha en leder, som må koordinerer forvaltningsog driftsorganisasjonens arbeid for å opprettholde høy standard Tilgjengelig og kompetanserik forvaltningsog driftsorganisasjon, som jobber med og kontinuerlig å oppdatere og utvikle oppgaver som naturlig er tilknyttet systemet Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og Jobbnorge Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og fakultetene, sentrene og museene for å jobbe etter beste praksis. 6

Mål og ønskede gevinster - Effektmål: Langsiktige positive gevinster. Beskrivelse (Hvordan oppnå overordnede mål) Mer kostnadseffektive prosesser (tidsbesparende grunnet mer funksjonell rekrutteringsløsning tilpasset offentlig sektor/ Ui. O) Høy grad av brukervennlighet for søker, komitémedlem, leder og personalkonsulent Systemet tilbyr utlysnings- muligheter direkte til utvalgte utlysningskanaler Tydelige prosedyrer for arbeidsprosesser i systemet vil føre til effektive og kvalitativt gode arbeidsprosesser Gode søkeprosesser og -opplevelser for søker Suksesskriterier Solid forankring og oppmerksomhet fra systemeier Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha tilstrekkelige driftsmidler Forvaltnings- og driftsorganisasjonen må ha en leder, som må koordinerer forvaltningsog driftsorganisasjonens arbeid for å opprettholde høy standard Tilgjengelig og kompetanserik forvaltningsog driftsorganisasjon, som jobber med og kontinuerlig å oppdatere og utvikle oppgaver som naturlig er tilknyttet systemet Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og Jobbnorge Godt og effektivt samarbeid mellom forvaltnings- og driftsorganisasjonen og fakultetene, sentrene og museene for å jobbe etter beste praksis. 7

Prosjektets leveranser Leveranser Beskrivelser Implementering av nytt rekrutteringssystem Dette innebærer i hovedtrekk; integrasjoner, parametersetting av systemet, prosesstilpassinger, opplæring, pilot samt fasevis utrulling av fakulteter, sentre og museer. Oprettelse av forvaltnings- og driftsorganisasjon Forvaltnings- og driftsorganisasjonen skal yte brukerstøtte/ support hovedsakelig til superbrukere. Ha ansvar for opplæringskurs/ kursvirksomhet, brukerforum/ nettverkstreff for personalkonsulenter, kontakt med leverandør og ellers andre oppgaver som er knyttet til systemet. 8

Prosjektets avgrensninger • Rekrutteringssystemet er en profesjonell tjeneste for administrasjon av rekrutteringsprosessen • Et godt IT-verktøy er i dag en forutsetning for at Ui. O skal fremstå som en profesjonell rekrutteringsaktør, men det er opp til lokal linjeledelse at rutiner for bruk av systemet faktisk følges • Opplæringsaktiviteter ligger til forvaltings- og driftsorganisasjonen etter at prosjektet er gått over til driftsfasen 9

Prosjektorganisering Referansegruppe: Bente Johansen (MED), Evian Nordstrand (HF), Aud Jorun Sandal (SV) Linda Valdø-Schwarz (UV) - sammarbeid med Personalrutineforvaltningen vedrørende maler Ragni. Indahl (STK) og Lars Bernhardsen (MN) representanter fra operativt ledernivå, er involvert i vitenskapelige ansettelser Styringsgruppe: Irene Sandlie (prosj. eier/ AP), Elisabeth Kvalvåg (AP), Bård Kjos (UV), Frank A. Sarnes (MN), prosjektleder Prosjektgruppe: Maja J. Malnes (prosjektleder), Kristina Økvist (Ei. A), Torunn Standal Guttormsen (MN), Camilla Eidsten Evensen (SKS), Thomas Evensen (USIT) Foreslått brukerforum/ pilot: MN og UV (evt. JUS) LOS: EIA/ AP (drift) Motaksenheter: MED, TF, JUS, HF, OD, SV, JUS, SUM, STK, Kulturhistorisk museum og Naturhistorisk museum 10

Overordnet tidsplan Aug 2016 Sep Nov Okt Des * Signering av kontakt * Testing og godkjenning av system Etablere prosjekt. Mandat. * Systemet Ui. O-tilpasses; virksomhetsstruktur, layout, maler, brukerroller, brukermanualer, retningslinjer/ policy etc. NB! Elementer av dette pågår til man går over i drift. * Integrasjoner Kommunikasjonsplan *Pl. legging av gjennomføring og estimering av omfang Etablere driftsorganisasjon Drift: Ei. A/ AP *Risikoanalyse Jan 2017 Feb Mars April * Fortsettelse: Systemet Ui. Otilpasses. Foreslått pilot (produksjon): MN og UV (i tillegg til Drift) 1. utrullingsfase: Oppstartsmøte/ Eiendomsavd. , JUS, opplæring av SV forvaltnings- drifts organisasjonen, referansegruppe og pilotenhet Drift Juni Mai 2. utrullingsfase: HF, USIT, TF, UB Juli 4. utrullingsfase: OD, Kulturhistorisk museum, Naturhistorisk museum, FSAT 3. utrullingsfase: MED, SUM, STK Prosjektet avsluttes og går over i drift 11

Organisering av forvaltnings- og driftsorganisasjon Driftsorganisasjon desentralt: Systemeier: Avdeling for personalstøtte/ personaldirektør Irene Sandlie Forvaltnings- og driftsorganisasjon sentralt: Applikasjonsforvalter (Maja J. Malnes) og personalkonsulenter fra Ei. A En superbruker fra : TF JUS MED HF MN OD SV UV UB Kulturhistorisk museum Naturhistorisk museum 12

Involvering av fakulteter/ enheter Ui. O’s enheter skal være godt representert i prosjektet (se slide 1: Prosjektorganisering), for å sikre optimal brukervennlighet og eierskap til systemet. Prosjektet skal sikre dette gjennom utarbeidelse og kvalitetssikring av felles innhold som : • • • Maler (annonsemaler, søkemaler, responsmaler etc. ) Brukerveiledninger (administrator, superbruker, komitémedlem) Policyavklaringer Innspill til drifts- og forvaltningsorganisasjon Annen informasjon som er viktig for bruk av systemet, evt. grenser til systemet (eks. Euraxess, Linked. In, Facebook, andre annonseringsmuligheter o. l. ) 13

Fakultetenes/ enhetenes tids- og ressursbruk for å ta i bruk Jobbnorge • • • En til to superbrukere må bruke ca. 2 dager til å være med å sette opp systemet for bruk ved det spesifikke fakultetet/ enheter Alle superbrukere bør være med på 1 dags opplæring/ workshop Personalkonsulenter vil få kontinuerlig support Forslag til utrullingsplan NB! Easy. Cruit, vårt nåværende rekrutteringssystem kjøres parallelt med det nye systemet til alle stillingsutlysninger er ferdig behandlet Frokostseminar i mars 2017: Informasjon om rekrutteringssituasjonen, annonseskriving og anbefaling av utlysningskanaler 14

Spørsmål? 15

Takk for meg! Maja J. Malnes 16