Pivot Table Putu Prayogi Widyatama Tujuan Untuk memanajemen

Pivot Table Putu Prayogi Widyatama

Tujuan � Untuk memanajemen tabel laporan yang berukuran besar (Membuat report). � Membuat summary dari sebuah penjualan.

1. Membuat tabel pivot � Buat tabel yang akan dibuat reportnya. � Pada contoh tabel terdapat 6 field yaitu Bulan, Nama, Area, Produk, Unit dan harga.

a. Langkah membuat pivot table 1. Klik tombol pivot table pada tab insert – group tables, kemudian klik pivot table untuk membuka dialog create pivot chart. 2. Select a table or range pilihan yang digunakan apabila sumber datanya diambil dari range sel yang aktif. Use an external source pilihan yang digunakan apabila sumber datanya berasal dari program aplikasi lain, seperti Ms. Access. Atau sumber data diambil dari file Ms. Excel yang tidak diaktifkan.

3. Pilih select a table or range, kemudian letakkan pointer pada bagian table /range, dan blok range sel yang akan dijadikan sumber data. 4. Tentukan lokasi worksheet tujuan. New worksheet pilihan untuk meletakkan hasil pembentukan table pivot pada sebuah worksheet baru. Existing worksheet pilihan untuk meletakkan hasil pembentukan tabel pivot pada worksheet lain dalam workbook yang sama.

� Gunakan pilihan New worksheet sehingga terbentuk worksheet baru seperti pada gambar.

Explanation in Field list windows Choose field to addd to report merupakan bagian yang berisi daftar nama field yang dimiliki oleh tabel sumber. � Area report filter merupakan bagian yang dapat diisi dengan field untuk menyaring data – data yang akan ditampilkan dalam tabel pivot. � Area Column labels merupakan bagian yang dapat diisi dengan field yang akan digunakan sebagai judul kolom dalam table pivot. � Area Row labels merupakan bagian yang dapat diisi dengan field yang akan digunakan sebagai judul baris dalam table pivot. � Area Values merupakan bagian yang dapat diisi dengan field yang memuat data – data (bertipe numerik) sebagai data table pivot. � Tools mengatur tampilan dari jendela field list �

� Fields Section and Ares Section Stacked untuk menampilkan bagian field dan bagian area secara bertumpuk. � Fields Section and Areas Section Side by side untu kmenampilkan bagian filed dan bagian arean secara berdampingan. � Field section only hanya untuk menampilkan bagian field. � Area section only hanya untuk menampilakan area saja.

� Setelah table pivot terbentuk aturlah layout tabel pivot dengan urutan sebagai berikut: Geser field area ke bagian report filter. Geser field nama dan bulan ke bagian row labels. Geser field unit dan harga ke bagian values. Tabel pivot telah terbentuk.

2. Mendesign tabel pivot � Tabel pivot yang telah terbentuk dapat dengan mudah diubah bentuknya misalnya dengan menghapus field, menambah field baris atau kolom dan menyisipkan field. Gunakan tombol – tombol perintah yang terdapat dalam pivot table tools tab Analyze dan tab design.

� Mengubah 1. 2. Letak field Dalam jendela field list, klik field bulan pada bagian row labels dan pilih perintah move to report filter. Atau geser field bulan dalam jendela field list dari bagian row labels ke bagian report filter.

� Pilihan perintah lain yang muncul saat anda mengklik nama field dalam setiap bagian dalam jendela field list adalah :

Move up memindah field ke atas sati posisi Move down memindah field ke bwah satu posisi Move to beginning memindah field di urutan teratas. Move to end memindah field di urutan terbawah. Move to report filter memindah field ke bagian report filter. Move to row label memindah field ke bagian row labels. Move to column label memindah field ke bagian comlumn labels Move to values untuk memindah field ke bagian values. Remove field menghapus field yang terpilih.

� Memilih Item Data Dalam Tabel Pivot Untuk memformat tabel, menyalin data atau mengubah tabel pivot, harus terlebih dahulu memilih sel atau range.

� Untuk memilih beberapa item data pada field yang sama dapat menggunakan tombol bantu shift atau ctrl. Apabila bentuk pointer mouse tidak berubah, maka pilih tab analyze, klik select dalam group actions, dan pastikan pilihan enable selection dalam kondisi terpilih / aktif.

� Mengganti 1. 2. Sumber Data tabel Pivot Letakkan pointer mouse pada sembarang posisi dalam table pivot. Klik tombol perintah change data source dalam tab analyze – group data, pilih perintah change data source sehingga akan ditampilkan kotak dialog change pivot table data source.

3. Pilih Select a table or range apabila menggunakan sumber data tabel yang terletak dalam satu range sel dari worksheet yang aktif. Klik tombol dan blok range penggantinya. 4. Klik tombol Choose Connection apabila sumber data penggantinya diambil dari data program aplikasi lain.

� Menghapus 1. 2. Semua item dalam Table Pivot Letakkan pointer mouse pada sembarang posisi dalam tabel pivot. Klik tombol perintah clear dalam tab analyze – group actions dan pilih perintah clear all

� Memindah table pivot Apabila anda ingin menyisipkan atau menuliskan data lain pada posisi range sel yang berisi tabel pivot, maka anda harus memindah tabel pivot terlebih dahulu. 1. Letakkan pointer mouse pada sembarang posisi dalam tabel pivot. 2. Klik tombol move to pivottable dalam tab analyze – group actions, sehingga akan ditampilkan kotak dialog move pivot table.

3. Pilih salah satu pilihan didalam kota dialog move pivot table: Pilih New worksheet untuk memindahkan table pivot di worksheet lain pada posisi sel A 1. Pilih existing worksheet untuk memindahkan tabel pivot pada worksheet yang sama tetapi pada posisi sel yang berbeda.

� Mengubah nama tabel pivot Secara default, saat anda membuat tabel pivot secara otomatis microsoft excel akan memberi nama tabel pivot tersebut dengan nama : pivot table 1, pivot table 2 dan seterusnya. Untuk mengubah nama table pivot yang telah terbentuk anda dapat mengikuti langkah berikut :

1. 2. Letakkan pointer mouse pada sembarang posisi dalam table pivot. Pilih tab Analyze, ketik nama tabel pivot penggantinya pada kotak teks pivot table name dalam group pivot table

� Mengubah nama – nama Item dalam table pivot Selain mengubah nama tabel pivot, anda juga dapat mengubah nama – nama item dalam sebuah table pivot. Perubahan nama item ini tidak akan memepengaruhi nama – nama field ata nama – nama item dari tabel sumber data. Langkah untuk mengubah nama item tabel pivot adalah:

1. 2. 3. Pilih field atau item yang akan diganti namanya. Sebagai contoh , pilih item nama. Klik kotak teks active field dalam tab analyze group active field. Ketik nama penggantinya. Misal, ketik nama “SALES” dan tekan Enter. Perhatikan hasil atau perubahannya.

� Tidak 1. 2. semua nama item dapat diubah namanya melalui kotak teks Active Field. Sebagai contoh ubahlah judul kolom Column labels dengan menggunakan langkah – langkah di bawah ini : Pilih item judul kolom grand total. Kemudian langsung ketik nama penggantinya di dalam sel. Sebagai contoh, ketik teks “Total Keseluruhan. ” tekan Enter dan perhatikan hasilnya.

� Sebagai latihan cobalah ganti beberapa nama item dalam tabel pivot sehingga hasilnya akan tampak seperti pada gambar di bawah ini:

Menghitung Data Total � Nilai – nilai data pada nagian values merupakan ringkasan dari sederatan data yang dimiliki oleh table sumber data. Nilai – nilai tersebut diringkas oleh microsoft excel dengan menggunakan fungsi sum untuk data bertipe numerik dan dengan menggunakan fungsi count untuk data bertipe teks. Langkah unutk megubah fungsi yang digunakan oleh ms. Excel untuk membentuk tabel pivot adalah:

Pilih sebuah filed pada bagian values. Sebagai contoh, pilih salah satu data pada field unit. 2. Klik tombol perintah Field settings dalam table tab analyze - group active field untuk membuka kotak dialog value filed settings. Source name menunjukkan nama field asli yang dimiliki oleh table sumber data. Custom name menampilkan nama yang akan ditampilkan dalam tabel pivot dan disesuaikan dengan nama fungsi yang terpilih. Nama ini diganti sesuai selera. Sebagai contoh ganti nama tersebut dengan nama “rata – rata unit”. 3. Dalam tab summarize values by, pilih salah satu funsi yang akan digunakan untuk menghitung dan meringkas data – data yang akan ditampilkan dalam tabel pivot. Sebagai contoh, pilih fungsi Average untuk menghitung nilai rata – rata data. 1.

� Sum fungsi default hanya berlaku untuk data numerik. Berfungsi untuk menghitung jumlah total data. � Count menghitung nbanyak data. Fungsi default yang berlaku untuk type data selain numerik. � Average untuk menghitung nilai rata – rata. � Max untuk menampilkan nilai data tertinggi atau terbesar. � Min untuk menampilkan nilai data terendah / terkecil. � Product untuk menghitung jumlah dari hasil perkalian antar data. � Count nums menampilkan banyak data yang bertipe angka.

� St. Dev untuk menghitung nilai perkiraan standard deviasi dari suatu populasi, dimana sampel datanya diambil dari sebagian data dari populasi tersebut. � St. Devp untuk menghitung nilai perkiraan standard deviasi dari suatu populasi, dimana sampel datanya diambil dari sebagian data dari semua nilai. � Var untuk menghitung nilai perkiraan varian dari suatu populasi, dimana sampel datanya diam bildari sebagian data dari populasi tersebut. � Varp untuk menghitung nilai perkiraan varian dari suatu populasi, dimana sampel datanya diam bildari sebagian data dari semua nilai.

3. Klik OK.

Menulis Rumus Dalam Tabel Pivot � Microsoft Excel masih memberi kesempatan pada anda untuk menuliskan rumus dan menghitung field dan item – itemnya, apabila fungsi SUM dan beberapa fungsi lain masih kurang mampu memenuhi kebutuhan anda dalam mengolah data. Sebagai contoh , Anda dapat menambahkan field yang merupakan rumus untuk menghitung komisi sales, sehingga laporan tabel pivot secara otomatis juga akan menyertakan nilai hasil perhitungan subtotal dan grandtotalnya.

� Membuat rumus dalam tabel pivot Sebelum membuat rumus dalam tabel pivot, putuskan terlebih dahulu apakah anda akan melakukan kalkulasi field atau kalkulasi item yang dimiliki oleh sebuah field. Gunakan kalkulasi field apabila anda ingin menggunakan data dari field lain dalam rumus anda. Gunakan kalkulasi item apabila rumus tersebut berisi data dari suatu item atau lebih yang dimiliki sebuah field.

1. 2. Pilih tabel pivot Klik tombol perintah fields, items, & sets dalam tab analyze – group calculations, dan pilih Calculated Field untuk membuka kotak dialog Insert Calculated field.

3. Ketik nama field untuk menampung hasil perhitungan rumus dalam kotak Name. Sebagai contoh, ketik nama field “BONUS”. 4. Masukkan rumus perhitungan field dalam kotak formula. Sebagai contoh, buat perhitungan bonus dengan rumus 20% * harga. Untuk menyisipkan nama field harga dari kotak daftar field kebaris formula adalah : pilih field dari kotak daftar fields dan klik tombol insert field. 5. Apabila proses pembentukan rumus telah selesai, klik tombol Add untuk menambahkan field hasil rumus perhitungan dalam tabel pivot. 6. Klik OK dan perhatikan hasil perhitungannya.

� Langkah 1. 2. 3. untuk menambahkan rumus yang memuat kalkulasi item adalah: Pilih field yang akan dikalkulasikan itemnya. Sebagai contoh, pilih salah satu item dari field produk yang terdapat dalam tabel pivot. Klik tombol perintah Fileds, items, & sets dalam tab Analyze – group calculations dan pilih Calculated item untuk membuka kotak dialog Insert Calculated Item. Ketik nama kalkulasi item untuk menampung hasil perhitungan rumus dalam kotak Name. Sebagai contoh, ketik Diskon Molto.

4. Masukkan rumus perhitungan item dalam kotak formula. Sebagai contoh, buat perhitungan Diskon molto dengan rumus 15 %* molto. Rumus berfungsi untuk menghitung nilai diskon sebesar 15% yang hanya berlaku untuk data item produk = molto. Untuk menggunakan data item saat menulis rumus, pilih item dalam dafatar items, dan klik insert item (item harus berasal dari field yang sama untuk kalkulasi item). 5. Apabila proses pembentukan rumus telah selesai, klik tombol Add untuk menambahkan filed hasil rumus perhitungan dalam tabel pivot. 6. Klik OK dan perhatikan hasil perhitungannya.

Langkah praktis untuk mengubah bentuk rumus kalkulasi item yang telah terpasang adalah : 1. Pilih salah satu sel yang berisi hasil perhitungan kalkulasi item. Sebagai contoh, pilih range sel H 4 yang berisi rumus = 15 % * Molto. 2. Ketik rumus penggantinya pada bagian formula bar. Sebagai contoh ketik rumus = 25% * Molto tekan enter dan perhatikan hasilnya.

� Selanjutnya, Anda dapat mengubah rumus pada sel – sel yang lain dengan bentuk penulisan rumus yang sama atau berbeda. Sedangkan langkah untuk mengatur urutan hasil pembentukan rumus dengan kalkulasi item dalam tebel pivot adalah: 1. Letakkan pointer dalam tabel pivot. 2. Klik tombol perintah fields, items, & sets dalam tab Analyze – group calculations dan pilih solve order untuk membuka kotak dialog calculated item solve order. 3. Pilih salah satu rumus, dan klik tombol Move up atau Move Down untuk mengatur urutannya. Klik OK dan perhatikan perubahannya.