PHN II CC QUY CH 1 Quy ch

PHẦN II: CÁC QUY CHẾ 1 Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. (Quyết định 33/2010/QĐ-UBND ngày 15/10/2010 của UBND tỉnh) 2 Quy chế về quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. (Quyết định 37/2010/QĐ-UBND ngày 20/10/2010 của UBND tỉnh) 3 Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống giao ban điện tử tỉnh. (Quyết định 22/2010/QĐ-UBND ngày 13/8/2010 của UBND tỉnh)

NỘI DUNG 1 Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh. (Quyết định 33/2010/QĐ-UBND ngày 15/10/2010 của UBND tỉnh) 1 Chương I II III Nội dung QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 – Điều 3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Điều 4 – Điều 6 Điều 7 – Điều 8 IV QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Điều 9 – Điều 12 V TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 13 – Điều 16 2

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng: 1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai (Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai). 2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp dụng đối với các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp; các tổ chức chính trị xã hội; tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp; tổ chức kinh tế; đơn vị vũ trang (cơ quan, tổ chức) trên địa bàn tỉnh Lào Cai và cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức đó. (Điều 1. ) 3

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG (tiếp) Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai: 1. Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai là thành phần trong hệ thống Mạng thông tin tỉnh Lào Cai, là phần mềm ứng dụng sử dụng để trao đổi thông tin dưới dạng thư điện tử thông qua mạng Internet tại địa chỉ http: //mail. laocai. gov. vn phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ (công vụ) 2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai được cài đặt trên máy chủ của Trung tâm Mạng thông tin tỉnh Lào Cai được đặt tại Trung tâm CNTT&VT trực thuộc STTTT. (Điều 2. ) 3. Quản lý nhà nước về Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai: UBND tỉnh thống nhất quản lý Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai và ủy quyền cho STTTT chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của hệ thống thư điện tử theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật. (Điều 3. ) 4

CHƯƠNG II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử (Điều 4): 1. Hộp thư điện tử của đơn vị: contact-tendonvi@laocai. gov. vn; 2. Hộp thư điện tử của các CCVC có 2 dạng: a) hodemten-tendonvi@laocai. gov. vn; b) Trong trường hợp một cơ quan, tổ chức có hai CCVC trùng họ, đệm và tên, thì hộp thư điện tử của CCVC thứ hai có dạng: tenhodem-tendonvi@laocai. gov. vn. 5

CHƯƠNG II. TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI(tiếp) Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử (Điều 6. ): § Sở Thông tin và Truyền thông: Tạo lập, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử cho các cơ quan, đơn vị. § Các cơ quan, đơn vị: Khi có CBCCVC được tuyển dụng, luân chuyển, điều động, nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc chuyển công tác khác ngoài tỉnh, đơn vị chủ quản phải có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của CBCCVC đó (Lưu ý: rà soát đề nghị cung cấp, hủy bỏ tránh lãng phí tài nguyên hệ thống thư điện tử) 6

CHƯƠNG III. SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Danh mục văn bản trao đổi qua hệ thống TĐT của tỉnh (Điều 7): 1. Quyết định QPPL, chỉ thị, văn bản sao y, sao lục, trích lục, văn bản dự thảo xin ý kiến, giấy mời, chương trình, kế hoạch công tác, công văn, báo cáo và các tài liệu trao đổi phục vụ công việc, tài liệu phục vụ các cuộc họp, tài liệu dự án, những thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trừ các văn bản, tài liệu chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước. . 2. (lưu ý: UB tỉnh quy định tại CT 07, trong số văn bản trên có một số VB gửi VB điện tử không phải gửi VB giấy). 3. Các dự thảo không phải gửi VB giấy chỉ cần gửi công văn và thông báo địa chỉ để các cơ quan đơn vị tải về (CT 07) 7

CHƯƠNG III. SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Quy định về tần suất kiểm tra thư và phản hồi thư: Các cơ quan, tổ chức và CCVC thường xuyên truy cập vào hộp thư điện tử để nhận và hồi đáp kịp thời thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến: 1. Đối với hộp thư điện tử của đơn vị (hộp thư điện tử công vụ: contact-tendonvi): Kiểm tra thư ít nhất 04 lần mỗi ngày. 2. Đối với hộp thư điện tử CCVC: Kiểm tra thư ít nhất 02 lần mỗi ngày. (Điều 8. ) 8

CHƯƠNG IV. QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI(tiếp) Trách nhiệm của CCVC sử dụng hộp thư điện tử (Điều 10): 1. Hộp thư điện tử của CCVC được cấp để sử dụng trong công vụ. . . Đổi MK ngay khi được cấp mới hộp thư. 2. Sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích; . 3. Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng. 4. Nghiêm cấm việc cung cấp hoặc để lộ mật khẩu truy cập vào hộp thư điện tử cho cá nhân, tổ chức không thuộc phạm vi và trách nhiệm. Có trách nhiệm bảo quản mật khẩu để đảm bảo an toàn cho hộp thư điện tử được cấp. 5. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán vi rút máy tính thông qua hộp thư điện tử của mình 9

CHƯƠNG IV. QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI(tiếp) 6. Khi phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước thì phải khẩn trương báo cáo với Thủ trưởng cơ quan, tổ chức mình =>Báo cáo STTTT để kịp khắc phục. 7. Khi phát hiện những thư điện tử không đúng mục đích, thư điện tử có vi rút, thư rác phải xóa bỏ; trường hợp thư điện tử có nguy cơ phát tán lớn phải báo cáo Thủ trưởng cơ quan và STTTT để phối hợp xử lý kịp thời. 8. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về STTTT qua Trung tâm CNTT và Viễn thông để khắc phục, sửa chữa. 9. . . 10

CHƯƠNG IV. QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI(tiếp) Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử công vụ: 1. Hộp thư điện tử công vụ là hộp thư cấp cho các cơ quan, tổ chức để trao đổi công tác, do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý. 2. Khi nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử công vụ thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp gửi đến. (Điều 11. ) 11

CHƯƠNG IV. QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI(tiếp) Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức: 1. Quản lý, chỉ đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ. 2. Đôn đốc việc sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai tại cơ quan, tổ chức mình quản lý trong thực hiện công vụ. 3. Ban hành quy chế sử dụng Hệ thống thư điện tử tại cơ quan, tổ chức mình quản lý. (Điều 12. ) 12

CHƯƠNG V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Công tác kiểm tra: Các cơ quan, tổ chức phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng thư điện tử của CCVC trong công việc và coi đây là trách nhiệm, quyền hạn của CCVC trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng. (Điều 13. ) Công tác báo cáo: Các cơ quan, tổ chức hàng năm báo cáo kết quả thực hiện Quy chế này, báo cáo khi có yêu cầu đột xuất và gửi về STTTT tổng hợp báo cáo UBND tỉnh. (Điều 14. ) 13

NỘI DUNG 2 Quy chế về quản lý, sử dụng phần mềm QLVB&HSCV. (Quyết định 37/2010/QĐ-UBND ngày 20/10/2010 của UBND tỉnh) 2 Chương I II IV Nội dung QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 – Điều 5 QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB&HSCV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 14 Điều 6 – Điều 10 Điều 11 – Điều 12 Điều 13

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng: 1. Quy chế này quy định việc quản lý và sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc (QLVB&HSCV) do UBND tỉnh đầu tư xây dựng đối với các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực thuộc các cơ quan này. 2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai; các cán bộ, công chức, viên chức thuộc các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh Lào Cai và các đơn vị trực (Điều 1. ) 15

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG (Tiếp) Phần mềm QLVB&HSCV: 1. Phần mềm QLVB&HSCV là thành phần trong hệ thống Mạng thông tin tỉnh Lào Cai, phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu của các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh với những chức năng cơ bản sau: Quản lý văn bản đi, đến, chuyển nhận văn bản qua mạng máy tính; xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm; quản lý lịch công tác; quản lý tài nguyên; chia sẻ tài liệu và báo cáo thống kê. (Điều 2. ) 16

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG (Tiếp) Văn bản không được cập nhật vào phần mềm QLVB&HSCV: a) Văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí mật Nhà nước b) Đơn thư tranh chấp, kiến nghị, khiếu nại, tố cáo. Các loại văn bản phát hành và quét bằng máy quét (scanner) thành văn bản điện tử dưới dạng tập tin. pdf khi truyền nhận thông qua phần mềm QLVB&HSCV không phải gửi theo đường công văn truyền thống gồm: văn bản sao y bản chính, trích sao, sao lục; văn bản dự thảo để xin ý kiến; báo của UBND tỉnh; giấy mời họp, chương trình, kế hoạch công tác. 17

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG (Tiếp) Quản lý, sử dụng phần mềm QLVB & HSCV: 1. UBND tỉnh thống nhất quản lý nhà nước đối với phần mềm QLVB&HSCV và ủy quyền cho STTTT chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các cơ quan sử dụng và quản lý hoạt động của phần mềm theo quy định của quy chế này và các quy định khác của pháp luật. (Điều 5. ) 18

CHƯƠNG II. QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ CÔNG VIỆC Quy trình Tiếp nhận văn bản đến (Điều 6): Văn thư thực hiện tiếp nhận trực tiếp, scan cập nhật vào phần mềm hoặc cập nhật từ mục VB đến điện tử. Duyệt và phân xử lý văn bản đến: Lãnh đạo cơ quan thực hiện (hoặc có thể ủy quyền cho văn thư thực hiện) Duyệt nội dung, phân xử lý VB và Chuyển thực hiện trên phần mềm QLVB&HSCV. (thường VT). Xử lý Hồ sơ công việc: Lãnh đạo, chuyên viên xử lý: Mở hồ sơ, xử lý hồ sơ, trình duyệt. Kiểm duyệt hồ sơ: Lãnh đạo phòng/trình ký trực tiếp. Ký duyệt: Lãnh đạo đơn vị Phát hành VB đi: Văn thư thực hiện 19

CHƯƠNG III. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB&HSCV (Tiếp) Các cơ quan sử dụng phần mềm QLVB & HSCV (Điều 12. ) 1. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm: a) Quán triệt và chỉ đạo thống nhất tổ chức triển khai, thực hiện tới tất cả cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và các đơn vị trực thuộc sử dụng các chức năng của phần mềm QLVB&HSCV trong tác nghiệp, xử lý công việc hàng ngày; b) Thực hiện xử lý văn bản và giải quyết công việc thông qua hồ sơ công việc trên phần mềm để hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu và tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp các loại văn bản, giấy tờ hành chính. 20

CHƯƠNG III. TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC CƠ QUAN TRIỂN KHAI, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QLVB&HSCV (Tiếp) 2. Các cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan có trách nhiệm: a) Thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB&HSCV để giải quyết công việc được giao, tạo lập hồ sơ công việc và xử lý theo đúng quy trình được cơ quan quy định; b) Thay đổi mật khẩu được cấp và tự bảo mật tài khoản của mình. c) Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản đến và đi vào sổ văn bản điện tử để lưu trữ, báo cáo, thống kê và xử lý giải quyết công việc của cơ quan trên phần mềm. d) Cán bộ quản trị phần mềm QLVB&HSCV có trách nhiệm tạo tài khoản cho CBCCVC trong cơ quan và phân quyền sử dụng; định kỳ sao lưu dữ liệu phần mềm để đảm bảo an toàn dữ liệu. e) Không sử dụng các phần mềm QLVB&HSCV khác vào sử dụng tại cơ quan, đơn vị khi chưa được sự đồng ý của UBND tỉnh. f) Liên hệ với STTTT thông qua Trung tâm CNTT và Viễn thông để được hỗ trợ kỹ thuật, khắc phục sự cố và hướng dẫn sử dụng, vận hành phần mềm QLVB&HSCV. g) Hàng năm báo cáo tình hình sử dụng phần mềm QLVB&HSCV của cơ quan, đơn vị gửi về STTTT tổng hợp báo cáo UBND tỉnh 21

NỘI DUNG 3 Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống giao ban điện tử tỉnh. (Quyết định 22/2010/QĐ-UBND ngày 13/8/2010 của UBND tỉnh) 3 Chương Nội dung Điều I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 – Điều 3 II SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Điều 4 – Điều 8 III TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Điều 9 – Điều 13 IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN 22 Điều 14 – Điều 15

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng : 1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống giao ban điện tử tỉnh Lào Cai (Hệ thống GBĐT). 2. Đối tượng áp dụng: Cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, vận hành, sử dụng Hệ thống GBĐT; Điện lực Lào Cai và Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông cho Hệ thống GBĐT trên địa bàn tỉnh Lào Cai. (Điều 1. ) 23

CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG (Tiếp) Hệ thống GBĐT 1. Hệ thống GBĐT gồm 01 Trung tâm điều khiển và 11 điểm nhánh, gồm: 01 điểm tại Văn phòng UBND tỉnh; 09 điểm tại UBND các huyện, thành phố; 01 điểm dùng chung cho các sở, ban, ngành thuộc tỉnh đặt tại STTTT. (Điều 2. ) 24

CHƯƠNG II. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI Yêu cầu khi sử dụng Hệ thống GBĐT: 1. Không để vật dễ cháy, nổ, chất lỏng gần các thiết bị của hệ thống. 2. Đảm bảo điều kiện về âm thanh, ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm, nguồn điện ổn định cho hệ thống. 3. Không tự ý di chuyển thiết bị hoặc thay đổi các tham số cấu hình hệ thống. Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống. 4. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera. 5. Bật, tắt hệ thống đúng quy trình. 6. Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng. 7. Thường xuyên vệ sinh hệ thống theo đúng quy trình, đặc biệt đối với thiết bị camera phải dùng khăn lau mềm tiêu chuẩn và chất tẩy rửa chuyên dụng. (Điều 4. ) 25

CHƯƠNG II. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Sử dụng phòng họp giao ban điện tử: 1. Các cuộc họp do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh chủ trì họp trực tuyến với các huyện, thành phố sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại Văn phòng UBND tỉnh Lào Cai. 2. Cuộc họp do các sở, ban, ngành chủ trì họp trực tuyến với các cơ quan, đơn vị liên quan ở các huyện, thành phố sử dụng phòng họp giao ban điện tử tại STTTT. 3. Các cuộc họp trực tuyến giữa các huyện, thành phố với nhau sử dụng phòng họp của đơn vị mình, đồng thời được cán bộ kỹ thuật STTTT sử dụng Trung tâm điều khiển đặt tại Sở để điều khiển vận hành kỹ thuật phục vụ cuộc họp. (Điều 5. ) 26

CHƯƠNG II. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Công tác chuẩn bị trước cuộc họp: 1. STTTT là đơn vị đầu mối chuẩn bị đảm bảo các điều kiện kỹ thuật trước cuộc họp: 2. UBND các huyện, thành phố chỉ đạo, bố trí cán bộ được giao nhiệm vụ vận hành hệ thống thực hiện các công việc: a) Kiểm tra thiết bị hệ thống, điều chỉnh âm thanh, hình ảnh tại điểm cầu; b) Liên hệ với cán bộ chuyên môn của STTTT để kết nối vào hệ thống; c) Thiết lập các vị trí khung hình (Preset) cần thiết phù hợp với sơ đồ vị trí các thành phần tham dự cuộc họp. (Điều 7. ) 27

CHƯƠNG II. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Điều khiển hệ thống trong cuộc họp (Điều 8): 1. Cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển của STTTT: a) Trực tiếp điều chỉnh khung hình hiển thị cho phù hợp với từng thời điểm diễn ra trong cuộc họp; b) Phối hợp ngay với cán bộ kỹ thuật của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông và cán bộ phụ trách vận hành hệ thống ở các điểm cầu khi có sự cố về đường truyền, tín hiệu âm thanh, hình ảnh để kịp thời khắc phục, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn cuộc họp. 28

CHƯƠNG II. SỬ DỤNG HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Điều khiển hệ thống trong cuộc họp (Điều 8): 2. Cán bộ phụ trách vận hành hệ thống của các huyện, thành phố: a)Vận hành hệ thống trong toàn bộ quá trình diễn ra cuộc họp, chỉ được bật Micro khi có yêu cầu phát biểu của cơ quan chủ trì cuộc họp; b)Điều chỉnh về các vị trí khung hình (Preset) khi có đại biểu ở điểm cầu phát biểu; c)Không được tự ý quay số tới bất kỳ điểm cầu nào trong hệ thống khi chưa có yêu cầu của cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển Hệ thống GBĐT; d)Khi mất kết nối, phải phối hợp với cán bộ kỹ thuật của DN cung cấp dịch vụ viễn thông tại điểm cầu để khắc phục và thông báo kịp thời cho cán bộ kỹ thuật Trung tâm điều khiển về nguyên nhân, giải pháp, xác định thời gian khắc phục sự cố báo cáo đơn vị chủ trì cuộc họp điều chỉnh nội dung, thời gian cho phù hợp với thực tế. 3. Kết thúc cuộc họp: Cán bộ kỹ thuật ở các điểm cầu kiểm tra toàn bộ hệ thống trước khi tắt và ngắt nguồn điện cung cấp hệ thống. 29

CHƯƠNG III. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Trách nhiệm của VP UBND tỉnh, UBND các huyện, thành phố và các điểm nhánh: 1. Ban hành và niêm yết nội quy phòng họp giao ban điện tử đảm bảo các điều kiện quy định trong Quy chế này. 2. Bố trí ổn định cán bộ kỹ thuật đã được đào tạo vận hành và sử dụng thiết bị phòng họp giao ban điện tử, khi có yêu cầu thay đổi hoặc luân chuyển phải kịp thời cử cán bộ thay thế và thông báo với STTTT biết để có kế hoạch đào tạo vận hành và sử dụng hệ thống. 3. Hàng năm tổ chức đánh giá hiệu quả hoạt động của Hệ thống GBĐT, gửi ý kiến đóng góp hoặc kiến nghị, đề xuất về STTTT tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh. (Điều 10. ) 30

CHƯƠNG III. TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ HỆ THỐNG GIAO BAN ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI (tiếp) Trách nhiệm của Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông: 1. Đảm bảo các chỉ tiêu kỹ thuật và chất lượng đường truyền dẫn theo đúng hợp đồng cung cấp dịch vụ. 2. Cung cấp địa chỉ liên hệ và cử cán bộ kỹ thuật ở mỗi điểm cầu thường trực xử lý sự cố suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp. 3. Có trách nhiệm bảo mật thông tin các cuộc họp theo các quy định của pháp luật hiện hành. (Điều 12. ) Trách nhiệm của Điện lực Lào Cai: 1. Chịu trách nhiệm về nguồn điện cho Trung tâm điều khiển và các điểm cầu của Hệ thống GBĐT trong suốt thời gian trước, trong và sau cuộc họp. (Điều 13. ) 31

CHỈ THỊ 24, 07 v Các cơ quan, đơn vị phổ biến, quán triệt và xây dựng Kế hoạch thực hiện Chỉ thị này trong toàn cơ quan, đơn vị. Kế hoạch thực hiện cần cụ thể theo từng nội dung của Chỉ thị, có lộ trình thực hiện, quy định rõ việc kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện, đơn vị/bộ phận chủ trì theo dõi, các hình thức khen thưởng, kỷ luật. . 32

CHỈ THỊ 24, 07 Sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh (laocai. gov. vn ) 1. Sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh có tên miền laocai. gov. vn trong giao dịch việc công: 2. Rà soát, lập danh sách đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông cấp bổ sung hòm thư có dạng @laocai. gov. vn cho CBCCVC và hủy bỏ những hòm thư của những cán bộ đã chuyển công tác và không có nhu cầu sử dụng như tạp vụ, lái xe, … 3. Quy định danh mục các loại văn bản phải sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy để trao đổi trong nội bộ các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử với các cơ quan bên ngoài (căn cứ vào danh mục văn bản nêu tại mục a. 1. 2 trong Chỉ thị 07). 33

CHỈ THỊ 24, 07 Sử dụng phần mềm QLVB&HSCV v Sử dụng phần mềm QLVB&HSCV: ü Khai thác tối đa các tính năng hiện có của phần mềm phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp (từ tiếp nhận, xử lý, trình duyệt, duyệt ký và phát hành VB đi) ü Trong quy chế làm việc của mỗi cơ quan, đơn vị cần quy định việc trình duyệt, phối hợp xử lý công việc, trao đổi văn bản điện tử thông qua phần mềm, thư điện tử để nâng cao trách nhiệm trong công việc, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho cơ quan. v Cổng Thông tin điện tử, dịch vụ công trực tuyến Cần chủ động rà soát, bổ sung mẫu đơn cho tất cả các thủ tục hành chính đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử, để đảm bảo 100% dịch vụ công trực tuyến đạt mức 2 trở lên (ví dụ như mẫu đơn đề nghị…là mẫu đơn giản, hầu hết thủ tục hành chính nào cũng phải có). 34

CHỈ THỊ 24, 07 Bảo đảm các điều kiện v Các đơn vị chủ động thường xuyên rà soát hạ tầng, ứng dụng, nhân lực CNTT của cơ quan, đơn vị mình, gửi sở TT&TT tổng hợp, tham mưu UBND tỉnh để thay thế, bổ sung dần những thiết bị đã quá cũ, lạc hậu v Tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các khóa học tập nâng cao trình độ về CNTT. bố trí xắp sếp công việc phù hợp cho cán bộ được đào tạo về CNTT v Phối hợp chặt chẽ với Sở TTTT trong việc lập, triển khai kế hoạch và các hoạt động về ứng dụng CNTT để đảm bảo tính đồng bộ, hiệu quả tránh trùng lặp, lãng phí, hiệu quả không cao. v Thực hiện tốt các Quy chế quản lý, sử dụng các hệ thống thông tin của tỉnh: Hệ thống giao ban điện tử, phần mềm QLVB&HSCV, thư điện tử, cung cấp thông tin, dịch vụ công trực truyến trên Cổng Thông tin điện tử tại các Quyết định số: 22/2010/QĐ-UBND ngày 13/8/2010; Quyết định số 37/2010/QĐ-UBND ngày 20/10/2010; Quyết định số 33/2010/QĐ-UBND ngày 05/10/2010 và Quyết định số 31/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 v Thực hiện tốt chế độ báo cáo 35

MỘT SỐ VB, CHÍNH SÁCH KHÁC VỀ CNTT v QĐ số 50/2012/QĐ-UBND ngày 25/10/2012 của UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quy định về quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai. v QĐ số 33/2009/QĐ-UBND ngày 28/10/2009 của UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến trên Cổng Thông tin điện tử tỉnh Lào Cai. v QĐ số 19/2012/QĐ-UBND ngày 28/5/2012 của UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quy định về tên miền và địa chỉ IP cho hệ thống mạng thông tin tỉnh Lào Cai. v QĐ số 45/2012/QĐ-UBND ngày 21/9/2012 của UBND tỉnh Lào Cai v/v thực hiện chính sách hỗ trợ công chức, viên chức công tác trong lĩnh vực CNTT trên địa bàn tỉnh Lào Cai. 36