PEVS Project Evaluation Scheme Erling S Andersen Handelshyskolen

PEVS - Project Evaluation Scheme Erling S. Andersen Handelshøyskolen BI erling. s. andersen@bi. no tlf. 6755 7172 fax 6755 7678 privat 2256 1972 1 Erling S. Andersen

Appetittvekker ! Det er av betydning for en styringsgruppe eller en prosjektleder å kunne ta "temperaturen" på prosjektet underveis i prosjektarbeidet. Spørreskjemaet PEVS er et hjelpemiddel i en slik temperaturmåling. Resultatene vil vise situasjonen i prosjektet sammenliknet med hva som er den vanlige situasjonen for andre norske prosjekter. Man får råd om hva det viktig å gripe fatt i for å forbedre situasjonen for prosjektet. 2 Erling S. Andersen

Slutt Start Prosjektet Tiden Evaluering Behov for situasjonsbilder ! 3 Erling S. Andersen

Tradisjonell situasjonsrapportering • Fokus på rapportering av framdrift (tidsbruk), kostnader og kvalitet • Viktig! • Tilbakeskuende 4 Erling S. Andersen

Kritisk suksessfaktor (Critical Success Factor = CSF) • Ser framover, ser på forutsetningene for framtidig suksess • Identifiserer faktorer som kan forutsi suksess • En kritisk suksessfaktor: Hvis denne faktoren er tilfredstillende oppfylt, er det stor sannsynlighet for at det ønskelige resultatet nås • Trenger kritiske suksessfaktorer for å vite hva man skal få til for å oppnå de ønskede resultatene 5 Erling S. Andersen

Tidligere arbeid • John F. Rockart: Chief Executives Define Their Own Data Needs, Harvard Business Review, Vol. 57, No. 2, (March-April 1979), pp. 81 -93 • Slevin & Pinto: The Project Implementation Profile: New Tool for Project Managers, Project Management Journal, 17 (1986), pp. 57 -70 6 Erling S. Andersen

PEVS = Prosjektevalueringsskjemaet • Spørreskjema som gir grunnlag for å angi prosjektets status og for å predikere prosjektets resultater • 60 kritiske suksessfaktorer for et prosjekt • 10 suksesskriterier • Mulighet til å relatere situasjonen i sitt prosjekt med situasjonen for et stort antall andre norske prosjekter 7 Erling S. Andersen

PEVS - Teoretisk grunnlag De kritiske suksessfaktorene er identifisert gjennom å fokusere på følgende forhold: • Prosjektets arbeidsoppgaver: Alle de forskjellige sentrale arbeidsoppgavene i prosjektet er hele tiden av betydning for prosjektets resultater • Prosjektets ledelse: Måten prosjektet blir ledet på er av betydning for prosjektets resultater • Forfatternes subjektive erfaringsmateriale 8 Erling S. Andersen

PEVS - de forskjellige • arbeidsoppgavene Prosjektdefinisjonen • • 9 – Prosjektets formål og mål – Prosjektets rammebetingelser Prosjektplanleggingen – Prosjektets overordnede plan – Prosjektets detaljplaner Prosjektorganiseringen – Den formelle prosjektorganisasjonen – Den uformelle prosjektorganisasjonen Prosjektutførelsen – Aktivitetsutførelsen – Beslutningene i prosjektet Prosjektoppfølgingen – Prosjektets tekniske og økonomiske styring – Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon Erling S. Andersen

Prosjektledelsen: Både sak (struktur) og person (kultur) Det personmessige kan ivaretas gjennom • Forankring • Medvirkning, medbestemmelse • Motivasjon 10 Erling S. Andersen

Eksempel på PEVS 11 Erling S. Andersen

PEVS - Gjennomsnittsresultater for 277 norske prosjekter 12 Erling S. Andersen

Prosjektets profil • Ser sine egne resultater relativt til andre norske prosjekter • Viser hva man bør særlig forbedre 13 Erling S. Andersen

14 Erling S. Andersen

Suksesskriteriene i PEVS • Tradisjonell målrealisering – Prosjektet blir ferdig til rett tid – Prosjektet blir fullført innenfor de økonomiske rammer – Prosjektet blir fullført med planlagt kvalitet på resultatene • Formålsrealisering – Prosjektets resultater blir tatt i bruk – Prosjektet blir av alle impliserte oppfattet som en suksess 15 Erling S. Andersen

Suksesskriteriene i PEVS (forts. ) • Læring og erfaringsakkumulering – Prosjektdeltakerne har utviklet seg menneskelig og faglig gjennom prosjektet – Prosjektdeltakerne er etter prosjektet enda mer motiverte til å delta i prosjektarbeid – Prosjektets erfaringer er oppsummert i en erfaringsrapport og/eller i et avslutningsmøte – Alle relevante dokumenter knyttet til prosjektarbeidet blir samlet på et lett gjennfinnelig sted. – Prosjektets organisasjon blir oppløst på en klar og akseptert måte 16 Erling S. Andersen

17 Erling S. Andersen

Prognostisering av prosjektets suksess Suksesskriterium: Sum av alle 10 mulige + Beslutningene i prosjektet x 0, 31 + Aktivitetsutførelsen x 0, 23 + Prosjektets tekniske og økonomiske styring x 0, 15 + Prosjektets rammebetingelser x 0, 18 + Prosjektets interne og eksterne kommunikasjon x 0, 11 = Prosjektets suksess 18 Erling S. Andersen

Bruken av PEVS • Ikke en fasit • Situasjonsbilde - som supplement til tradisjonelle verktøyer • Grunnlag for drøftinger i prosjektet 19 Erling S. Andersen

Mer ! • Litteratur: Erling S. Andersen og Svein Arne Jessen: Project Evaluation Scheme: A tool for evaluating the current project status and predicting the project results, Project Management, 2000, pp. 61 -69 • Skjemaet tilgjengelig på Internett, se NSPs hjemmeside: http: //www. nsp. ntnu. no 20 Erling S. Andersen