PERUSAHAAN DALAM INDUSTRI MICE PERTEMUAN V PERUSAHAANPERUSAHAAN DALAM

PERUSAHAAN DALAM INDUSTRI MICE PERTEMUAN V

PERUSAHAAN-PERUSAHAAN DALAM INDUSTRI MICE Industri MICE tidak berdiri sendiri, artinya memerlukan kerjasama dengan perusahaan, karena membutuhkan pelayanan dan komponen lain dari banyak perusahaan yang mendukungnya.

Perusahaan-perusahaan dalam industri MICE, yaitu : 1. Asosiasi, Organisasi, Lembaga dan Perusahaan sebagai Konsumen adalah sebagai wadah perkumpulan orang/kelompok yang memiliki kepentingan yang sama. Hal ini tentunya sangat mengikat sesama anggota/karyawan atau pelatihan yang diperlukan sehingga perlu diadakan pertemuan yang bersifat lokal, regional, dan internasional.

2. Perusahaan Penyedia Ruang Pertemuan & Pameran (Biro Konvensi) berperan melayani jasa penyewaan ruang dan fasilitas yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung, seperti berikut ini : - Ruang pertemuan (Meeting Rooms); ballrooms, plennary hall, multifunction hall, break out session rooms.

- Teknologi perlengkapan ruang pertemuan dan pameran : OHP, screen, sound system, computer, video, slide project, in focus, simultaneous interpreter, teleconference, dal lain-lain. - Fasilitas pendukung lainnya : business centre, sport center, secretariat services, swimming pool, health center

3. Perusahaan penyedia Perancang Pameran dan Peralatan Pameran Perusahaan ini yang menyediakan/melengkapi/ membuat stand-stand (booth) yang dibutuhkan peserta pameran dalam MICE, tentu saja dengan fasilitas modern dan canggih. Contoh : penggunaan lampu penyinaran dengan modern lighting, pertunjukan tarian fantastis, bahan-bahan perlengkapan untuk stand-stand mulai dari kursi/bangku/meja yang futuristik.

4. BPW, Event Organizer (EO), Meeting Planner (MP) Dalam pelaksanaannya BPW menyediakan juga paket-paket wisata, paket meeting, dokumen yang diperlukan calon peserta pertemuan dan pameran. Artinya, dengan menggunakan jasa BPW, EO, dan MP acara konvensi & pameran sudah lengkap mulai dari hal-hal di bawah ini : - Penjemputan dan pengantaran - Package Meeting & Exhibition - Mengunjungi lembaga sosial dan lingkungan sendiri.

5. Perusahaan Transportasi Udara, Darat, dan Laut Dewasa ini alat transportasi tidak hanya dipakai sebagai sarana mobilisasi, namun juga digunakan sebagai atraksi wisata yang menarik. Berikut ini bagian sarana transportasi (angkutan wisata-MICE) yang terlibat dalam operasionalnya. - Sewa pesawat udara yang terjadwal atau tidak; - Ferry penyebrangan - Kapal pesiar, Kereta Api, Mobil mewah - Transportasi lokal.

6. Perusahaan penyedia Usaha Penginapan, Incentive House, & Ruang Pameran Usaha penginapan & Incentive house yang sering disebut dengan akomodasi merupakan perusahaan yang menyediakan pelayanan jasa penginapan yang dilengkapi dengan pelayanan makan & minum serta jasa fasilitas lainnya. Seperti : bar, café, massage, sport & fitnes centre, business centre, bahkan ada juga ruang pameran yang dikelola secara komersial.

7. Perusahaan Penyedia Makanan & Minuman (Catering Service) dan Hiburan (Entertainment) Pada hakekatnya merupakan salah satu yang terpenting dalam penyelenggaraan MICE. Diharapkan menu makanan dan minuman dari berbagai negara ataupun nasional tersedia agar dapat memenuhi permintaan peserta MICE yang datang dari berbagai negara. Begitu juga fasilitas hiburan untuk menyegarkan suasana.

8. Perusahaan Cinderamata (Art Shop) Perusahaan ini menjadi penyedia cinderamata untuk wisatawan domestik atau mancanegara, sebagai kenang-kenangan dari suatu tempat/daerah/negara yang dikunjungi dalam bentuk barang tertentu. 9 Instansi Penyelenggaraan Perijinan untuk Konvensi & pameran Aparat kepolisian negara, menjadi penjamin keamanan dan kelancaran selama pameran dan konvensi berlangsung.

MENGELOLA KONVENSI DAN PAMERAN Dalam mengelola konvensi dan pameran harus ditetapkan tahap-tahapan yang harus dilalui secara sistematis, fleksibel, dan penuh komitmen. Tahapan-tahapan dalam persiapan dan pelaksanaan pertemuan dan pameran, sebagai berikut : 1. Event Schedule 2. Membuat lembar kerja (Conference Worksheet)

Contoh Event Schedule Rincian Event Ruang 1. Staff meeting Ramayana 2. Speaker Lounge Mendut 3. Coffee break Roro Jongrang Waktu 08. 00 – 09. 00 – 17. 00 10. 30 – 11. 00 4. General Session Ballroom 5. VIP reseption Ken Dedes 6. Dinner Bisro Restaurant 09. 30 – 12. 30 15. 00 – 16. 30 19. 00 – 22. 00

Untuk acuan melakukan check and recheck maupun cross check diperlukan adanya lembaran kerja konvensi, yang biasanya memuat hal-hal : 01 02 03 04 Jumlah peserta konvensi & pameran Nama konvensi & pameran Lokasi konvensi & pameran Tanggal pelaksanaan konvensi & psmeran 05 06 07 08 Waktu pembukuan kamar hotel Batas wwaktu memastikan jumlah kamar Batas waktu pendaftaran Batas waktu dimulainya pendaftaran

09 10 11 12 Batas waktu penutupan pendaftaran Nama peserta name of key participants Nama staf yang perlu dikontak Harapan dari peserta 13 14 15 16 17 18 19 20 Peserta yang pasti hadir Situasi & kondisi tiket yang digunakan Siapa penanggungjawab masalah tiket Siapa penanggungjawab penata dekorasi/stand Permintaan kamar / ruang tambahan Perlengkapan yang diperlukan Makanan dan minuman yang diperlukan Juru bicara dalam menghadapi kritik/saran peserta

KRITERIA PERUSAHAAN BIRO KONVENSI Setiap usaha jasa maupun barang memang perlu mempunyai kriteria unggulan tertentu dalam merebut pasar. Perang harga dan pelayanan sepertinya tidak dapat dihindari. Kepercayaan itu akan tumbuh dari berbagai aspek, antara lain sebagai berikut : 1. Keanggotaan Organisasi Global (SIPCO , ICCA)

Menjadi anggota organisasi global, karena akan diakui secara de facto oleh anggota yang lainnya. Selain itu harus dapat bersosialisasi dengan baik, disamping mengikuti pelatihan-pelatihan yang diadakan oleh organisasi sehingga bisa memperoleh banyak masukan, informasi tentang peraturan dan atau perubahan kebijakan dari negara-negara anggota/global. 2. Individual Diperlukan kepribadian yang kreatif, berbakat, aspiratif, antusias, dan berbobot serta mampu menyelesaikan tugasnya

3. Lingkungan Kerja Menciptakan lingkungan kerja yang nyamankekeluargaan, karena pekerjaan konvensi & pameran adalah pekerjaan yang besar yang memerlukan kearifan, kecekatan, ketepatan, keramahtamahan. Karena banyak bertemu dengan orang-orang dari mancanegara diperlukan banyak berkomunikasi dan bergelut dengan teknologi canggih.

4. Budaya Organisasi Budaya organisasi yang konsisten dan terkoordinasi sangart diperlukan. Perbedaan latar belakang masing-masing individu dari sudut agama, sejarah, suku menjadi kekuatan untuk saling melengkapi sehingga mduah melaksanakan pekerjaan event & pameran dengan sukses.

LANJUT KE PERTEMUAN KE 6