Pertemuan7 PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI Presented by Ends

Pertemuan-7 PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI Presented by Ends ®

Pengertian Pengorganisasian DEFINISI PENGORGANISASIAN Menurut Herujito (2006: 110) pengorganisasian adalah proses penyesuaian struktur organisasi dengan tujuan, sumber daya dan lingkungannya. q Menurut George R. Terry pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya (Silalahi, 2005: 170). q Pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kesatuan pekerjaan, penetapan hubungan antarpekerjaan yang efektif diantara mereka dan pemberian iklim dan fasilitas pekerjaan yang wajar sehingga mereka bekerja secara efisien (Siswanto, 1990: 76). q Presented by Ends ®

Elemen Umum Dalam Organisasi Henry Mintzberg (Robbins, 1994: 304) menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai lima bagian dasar: 1. The operating core: para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa. 2. The strategic apex: manajer tingkat puncak yang diberi tanggung -jawab keseluruhan untuk organisasi. 3. The middle line: para manajer yang menjadi penghubung operating core dan strategic apex. 4. The technostructure: para analis yang mempunyai tanggungjawab untuk melaksanakan bentuk standardisasi tertentu dalam organisasi. 5. The support staff: orang-orang yang mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi. Presented by Ends ®

Elemen Umum Dalam Organisasi Strategic Apex Technostructure Support Staff Middle Line Operating Core Presented by Ends ® Operating Core

Mendesain Struktur Organisasi Desain organisasi adalah suatu proses yang berkenaan dengan bagaimana aktivitas-aktivitas organisasi distrukturkan atau dituangkan dalam bentuk struktur dengan tujuan untuk membantu manajer untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien (Cung dan Megginson dalam Keban, 2004: 125). Ø Mendesain struktur organisasi bukanlah pekerjaan mudah karena membutuhkan ketepatan dan keakuratan dalam membagi habis semua pekerjaan ke dalam departemen-departemen. Ø Para menajer yang mulai mendesain organisasi menghadapi keputusan yang sulit. Para manajer itu harus memilih diantara serangkaian pilihan kerangka pekerjaan departemen. Ø Proses ketika para manajer menentukan pilihan-pilihannya tadi disebut desain organisasi yang berarti keputusan tindakan yang menghasilkan sebuah struktur. Ø Presented by Ends ®

Mendesain Struktur Organisasi (Lanjutan) Menurut Gibson, Ivancevich dan Donnely (2008: 10) terdapat beberapa aktivitasyang perlu diperhatikan dalam menyusun desain organisasi: 1. Pembagian kerja: para manejer memutuskan bagaimana cara membagi tugas menyeluruh menjadi tugas-tugas yang lebih kecil secara berurutan. Manajer membagi seluruh aktivitas tadi menjadi serangkaian aktivitas yang lebih kecil yang saling berhubungan. Hasil dari keputusan ini adalah mendefinisikan pekerjaan menjadi aktivitas dan tanggung-jawab khusus. Meski setiap tugas memiliki banyak ciri, namun ciri yang paling menonjol adalah kadar spesialisasinya. 2. Pendelegasian wewenang: Manajer membagi-bagikan wewenang kepada pekerjaan. Wewenang ialah hak untuk mengambil keputusan tanpa minta persetujuan manajer tingkat atas dan hak untuk menuntut ketaatan orang-orang yang telah diangkat. Hasil akhir dari keputusan ini ialah pekerjaan yang telah diserahkan oleh Manajer kepada individu. Pekerjaan itu akan mempunyai dua ciri yaitu: aktivitas dan wewenang. Aktivitas ketiga dan keempat mempengaruhi cara pengelompokan tugas itu menjadi departemen. Presented by Ends ®

Mendesain Struktur Organisasi (Lanjutan) 3. 4. Presented by Ends ® Departementalisasi: manajer menentukan dasar pengelompokan pekerjaan individual. Keputusan ini merupakan keputusan pembagian dan pengelompokan pekerjaan berdasarkan jenis pekerjaan tersebut. Departementalisasi terbagi atas departementalisasi fungsional, departementalisasi teritorial, departementalisasi produk, departementalisasi pelanggan departementalisasi gabungan dan berubah. Rentang kendali: menentukan besar ukuran yang pantas bagi kelompok-kelompok yang bertanggung-jawab kepada atasannya masing-masing. Aktivitas ini menghasilkan keputusan untuk menentukan apakah terdapat rentang kendali yang relatif besar atau kecil.

Bentuk-bentuk Struktur Organisasi 1. Bentuk piramid, bentuk ini paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah di mengerti 2. Bentuk vertikal, bentuk ini agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. 3. Bentuk horisontal, digambarkan secara mendatar, aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan. 4. Bentuk lingkaran, menekankan pada hubungan antara jabatan dengan jabatan yang lain, bentuk ini jarang digunakan dalam pratek. Presented by Ends ®

BENTUK PIRAMIDA

BENTUK VERTIKAL

BENTUK HORIZONTAL

BENTUK LINGKARAN 6 4 11 7 5 1 3 10 12 9 2 8

Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan di kelompokkan. Dalam organisasi yang besar dijumpai empat, lima atau enam pendekatan penggunaan digunakan bersama sebagai dasar departementalisasi. Beberapa bentuk departementasi atas dasar : Presented by Ends ® 1. Fungsi : Pemasaran, akuntansi, produksi atau keuangan 2. Produk atau jasa : Divisi mesin cuci, TV 3. Wilayah : Divisi DKI Jakarta, Jabar, Operasi Internasional dll. 4. Langgan : Penjualan ke Industri, pedagang eceran, pemerintah, militer, atau (konsumen lain).

5. Proses / peralatan: Departemen pemotong, kelompok perakitan 6. Waktu : Ship pertama, ship kedua, shift ketiga 7. Pelayanan : Kelas bisnis, eksekutif, VIP dan ekonomi 8. Alpa-Numerical : Pelayanan telepon 9. Proyek dan Matrik: Digunakan oleh perusahaan konstruksi dengan teknologi tinggi, perusahaan konsultan. Presented by Ends ®

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua Individu yang melaksanakan fungsi yang sama di kelompokkan bersama seperti seluruh personalia, penjualan, akuntansi, programmer komputer dsb. Presiden Direktur Mng Produksi Presented by Ends ® Mng Pemasaran Mng Keuangan Mng Personalia

Kebaikan pendekatan fungsional adalah : Presented by Ends ® 1. Menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama 2. Menciptakan efisien melalui spesialisasi 3. Memusatkan keahlian 4. Memungkinkan pengawasan manajemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi 5. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi laternal yang minimum, membutuhkan sedikit keterampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional ; 1. Struktur fungsional dapat menciptakan konflik antar fungsi-fungsi 2. Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan 3. Memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan 4. Hanya memusatkan kepentingan tugas-tugasnya 5. Menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit dan kurang inovatif. Presented by Ends ®

Departemetalisasi Divisional Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis) langganan dan proses atau peralatan. Struktur Organisasi Divisional atas Dasar Produk Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yg berhubungan (garis produk). Hal ini dapat di lakukan jika jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metode pemasaran yang sangat berbeda Struktur Organisasi Divisional atas Dasar Wilayah Pengelompokkan kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau di mana satuan organisasi menjalankan usahanya. Faktor-Faktor lokasi utama yang menjadi pertimbangan adalah sumber bahan mentah pasar dan tenaga kerja. Presented by Ends ®

Struktur Organisasi Divisional atas Dasar Langganan Adalah pengelompokan kegiatan yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Struktur Organisasi Divisional atas Proses atau Peralatan Adalah pengelompokkan kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Kebaikan struktur divisional : Presented by Ends ® 1. Meletakan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberi tanggapan yang cepat. 2. Menempatkan pengembangan dan Implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas 3. Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah 4. Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi. 5. Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik

Kelemahan Struktur Divisional 1. Menyebabkan perkembangnya “dysfunctional” potensial antar sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan perioritas-perioritas. 2. Seberapa besar delegasi wewenang yg diberikan kepada manager divisi. 3. Kebijakasanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead. 4. Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi. 5. Presented by Ends ® Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yg tidak perlu.

Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran (hybrid desaign). Bentuk ini bermaksud mengkombinasikan kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangannya. Struktur Organisasi Matriks. Departementasi matriks sama dengan departe-mentalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan, sehingga mereka berada di bawah dua wewenang. Rantai perintah pertama adalah fungsional atau divisional. Kedua rantai perintah horizontal atau lateral. Presented by Ends ®

Kebaikan organisasi matriks : 1. Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional 2. Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan 3. Mengembangkan keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik Kelemahan organisasi matriks : 1. Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki 2. Sangat mahal untuk di implementasikan 3. Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan. Presented by Ends ®