Pertemuan4 PERENCANAAN Pengertian Perencanaan atau Planning adalah sebuah

Pertemuan-4 PERENCANAAN

Pengertian Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi (Robbins dan Coulter , 2002)

Empat Tahap Dasar Perencanaan 1. Menetapkan tujuan Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. 2. Merumuskan keadaan saat ini. Tahap kedua ini memerlukan Informasi terutama keuangan data statistik bila yang di dapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Empat Tahap Dasar Perencanaan (Lanjutan) 3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. 4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.

Jenis-jenis Rencana • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek) • Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans) • Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)

TUJUAN RENCANA STRATEGIS RENCANA OPERASIONAL UNTUK KEGIATAN INSIDENTIL UNTUK KEGIATAN YANG BERULANG RENCANA SEKALI RENCANA TETAP KEBIJAKAN PROGRAM ANGGARAN PROYEK PROSEDUR DAN METODE STANDAR PERATURAN

Konsep Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan. Konsep ini sesuai tuntutan jaman terus berkembang Definisi Strategi pada dekade tahun 1960 an oleh Chandler disebutkan bahwa “Strategi adalah tujuan jangka panjang dari suatu perusahaan, serta pendaya gunaan dan alokasi semua sumber daya yang penting untuk mencapai tujuan tersebut”. Definisi Strategi pada dekade 1995 (Hamel & Prahalad) Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (meningkat) dan terus menerus dan dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan dimasa depan. Dengan demikian perencanaan strategi hampir selalu dimulai dari “apa yang dapat terjadi” bukan dimulai dari “apa yang terjadi”. Terjadinya kecepatan inovasi pasar baru dan perubahan pada konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan.

Perencanaan Strategis IFAS S (STRENGTHS) • Tentukan 5 – 10 faktor kekuatan internal W (WEAKNESSES) • Tentukan 5 – 10 faktor kelemahan internal EFAS O (OPPORTUNITIES) • Tentukan 5 – 10 faktor peluang eksternal STRATEGI ? T (THREATS) • Tentukan 5 – 10 faktor ancaman eksternal STRATEGI ?

Perencanaan Strategis IFAS S (STRENGTHS) • Tentukan 5 – 10 faktor kekuatan internal W (WEAKNESSES) • Tentukan 5 – 10 faktor kelemahan internal EFAS O (OPPORTUNITIES) • Tentukan 5 – 10 faktor peluang eksternal T (THREATS) • Tentukan 5 – 10 faktor ancaman eksternal STRATEGI S–O STRATEGI W-O Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang STRATEGI S–T STRATEGI W-T Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman

Perencanaan Strategik (strategic plans) Strategi plans merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi. Ada tiga alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik : 1. Perencanaan strategik memberikan kerangka besar dalam semua bentuk perencanaan lainnya. 2. Pemahaman tidak strategis akan mempermudahkan pemahaman bentuk-bentuk peencana lainnya 3. Merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilian kegiatan -kegiatan manager dan organisasi.

Proses Perencanaan Strategik Langkah-langkah proses pengusunan strategik : 1. Penentuan misi dan tujuan mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah meksud dan tujuan organisasi 2. Pengembangan profil perusahaan Mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan, langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing) 3. Analisa lingkungan eksternal Dengan maksud mengidentifikasikan cara-cara dalam perusahaan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi 4. Analisa internal perusahaan Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dan lingkungan internal perusahaan. Tujuan analisa ini adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.

5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen / langgan. 6. Pembuatan keputusan strategik Mencakup Identifikasi, penilaian dan pemilihan berbegai alternatif strategik. 7. Pengembangan strategi perusahaan Mejabarkan kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional. 8. Implementasi Strategi Yaitu meletakkan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua/sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai diikuti alokasi sumber daya yang dibutuhkan

Berbagai kebaikan dengan kelemahan perencanaan strategik kebaikan-kebaikan : 1. Organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas 2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbuk dan menanganinya sebelum menjadi berat 3. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan yang baik 4. Dapat meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat Kelemahan-kelemahan 1. Memerlukan Investasi dalam waktu uang dan orang yang cukup besar 2. Pemantapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya : biaya riset pasar, survai. 3. Membatasi operasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.

Perencanaan dibuat harus dapat menjawab pertanyaan berikut : What Apakah yang harus dikerjakan? Why Mengapa direncanakan? Who Siapa yang harus menegerjakan? When Kapan harus dikerjakan? Where Di mana harus dikerjakan? How Bagaimana harus mengerjakannya?

Lingkungan dan Pengambilan Keputusan • Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty) • Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) • Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition)

Proses Pengambilan Keputusan 1 INVESTIGASI SITUASI ·Identifikasi PENENTUAN ALTERNATIF ·Identifikasi Masalah ·Diagnosa Penyebab ·Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil berbagai altenatif keputusan ·Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN ·Rencana 4 Implementasi ·Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat ·Pengawasan terhadap langkah implementasi PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN ·Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada ·Penentuan Alternatif yang terbaik 2 3

Tahapan Evaluasi Alternatif TIDA K Batalkan alternatif TIDA K Apakah alternatif yang ada memungkin kan ? Batalkan alternatif YA TIDA K Batalkan alternatif YA Apakah alternatif yang ada memuaskan ? Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ? YA Lakukan Evaluasi Lanjutan

Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Kelebihan Informasi Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Ingatan Masalah Keahlian

Memperbaiki Keputusan • Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan Kriteria Prioritas, Kriteria Minimum • Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan • Pengambilan Keputusan secara berkelompok Teknik Curah Ide, Teknik Kelompok Nominal, Teknik Delphi, dll

KRITERIA PENILAIAN EFEKTIFITAS PERENCANAAN

Kegunaan agar berguna bagi manajemen dalam melaksanakan fungsinya yang lain, maka suatu rencana harus fleksibel, stabil, bekesinabungan dan sederhana Ketepatan waktu perlu diperhatikan oleh para pembuat rencana (perencana), mengingat perubahan dapat terjadi dengan cepat yang dapat berdampak jika rencana tidak tepat atau tidak sesuai menjadi tidak tepat sesuai waktu dan tempatnya. Efektivitas biaya Jangan lakukan perencanaan bila hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya menjadi lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya Ketepatan dan Objektivitas rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat berbagai keputusan dan kegiatan manajemen akan efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat/akurat. Ruang Lingkup perencanaan harus memperhatikan kelengkapan, kepaduan dan konsistensi Akuntabiltas suatu rencana harus mencakup dua aspek : 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana