PERTEMUAN2 KONSEP DASAR SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH Dr

PERTEMUAN-2 KONSEP DASAR SISTEM PENGAMBILAN KEPUTUSAN OLEH Dr. Novrina, S. Kom. , MMSI 1

I. SISTEM A. Pengertian Menurut Gordon (1989), sistem dipandang sebagai suatu agregasi atau kumpulan objek-objek yang terangkai dalam kesaling bergantungan yang teratur. Dilihat dari sudut pandang tujuan yang diingin dicapai, sistem merupakan sekumpulan elemen yang berada dalam keadaan yang saling berhubungan utk tujuan yang sama. 2

Menurut Robert dan Michael (1991) : Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen yang saling berinteraksi membentuk suatu kesatuan, dalam interaksi yang kuat maupun lemah dengan pembatas yang jelas. 3

Menurut Murdick, dkk (1995) Memasukkan aspek tujuan, sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berada dalam keadaan yang saling berhubungan untuk suatu tujuan yang sama. 4

Menambahkan makna dan arti informasi, sistem adalah seperangkat elemen yang saling berinteraksi, membentuk kegiatan atau suatu prosedur untuk mencapai tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/ barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang. 5

Menurut Turban dkk (2005) Sistem adalah kumpulan objek seperti orang, sumberdaya, konsep, dan prosedur yang dimaksudkan untuk melakukan suatu fungsi yang dapat diidentifikasi atau untuk melayani suatu tujuan. 6

Biasanya, penjelasan tentang sistem dapat juga sampai pada level-level yang lebih rinci sehingga sistem sering dijelaskan sebagai sesuatu yang mengandung subsistem-subsistem yang saling berinteraksi. Subsistem ini sendiri dipandang juga sebagai sistem-sistem yang lebih rendah tingkatannya. 7

B. Struktur Sistem n Sistem dan lingkungan Lingkungan Pelanggan im isi s Mu Pe me rin d tah -B-Mentah -Sumberdaya PROSES -Prosedur -Program -Aktivitas OUTPUT -Kinerja -Produk finis in g INPUT nd Ve Pe sa n Ko or Umpan Balik Pengambil Keputusan k Ban Batasan Sistem Pemegang saham 8

Input : elemen yang masuk ke dalam sistem. Contoh : bahan mentah yang dimasukkan dalam pabrik, mahasiswa yang diterima pada sebuah universitas, input data ke halaman Web untuk query database. n Proses : semua elemen yang diperlukan untuk mengkonversi atau mentransformasi input ke dalam output. Contoh : proses pada pabrik kimia berupa pemanasan material, penggunaan mesin, dll. n 9

Output : produk finis atau konsekuensi yang ada pada sistem. Contoh : pupuk adalah output dari pabrik pupuk, lulusan adalah output dari Universitas, dll. n Umpan Balik : ada aliran informasi dari komponen output ke pengambil keputusan berkenaan dengan output atau performa sistem. Berdasarkan output, pengambil keputusan yang bertindak sebagai kontrol untuk memodifikasi input, proses, dan atau kedua-duanya. n 10

Lingkungan : terdiri dari beberapa elemen yang ada di luar dan mereka bukan input, output, atau proses, tetapi mereka mempengaruhi performa sistem dan konsekuensi pencapaian tujuan sistem. n Batasan : sistem dipisahkan dari lingkungan dengan sebuah batasan. Sistem berada di dalam, sedangkan lingkungan di luar. Batasan dapat berupa fisik, berupa gedung, atau waktu dalam periode analisis suatu organisasi. n 11

Berdasarkan pengaruh lingkungan dan batasan sistem, sistem dibagi 2 : a. Sistem Terbuka b. Sistem tertutup. Sistem dievaluasi dan dianalisis dalam dua ukuran kinerja utama : a. Efektivitas : tingkat pencapaian tujuan, yaitu berkaitan dengan output. Misal : penjualan total atau pendapatan. 12

b. Efisiensi : ukuran pemakaian input atau sumberdaya. Misalnya : berapa banyak uang yang digunakan untuk mendapatkan tingkat penjualan tertentu. 13

II. SISTEM INFORMASI n Data dan Informasi Data : fakta hasil observasi atau pengukuran yang masih mentah. Informasi : data yang telah diolah atau ditransformasi menjadi suatu yang berarti dan bermanfaat untuk pengguna (user) tertentu. 14

PROSES INPUT DATA, FAKTA PENCATATAN VERIFIKASI KLASIFIKASI PENYUSUNAN PERINGKASAN KALKULASI PENYIMPANAN PENGAMBILAN PELAPORAN PENYEBARAN OUTPUT INFORMASI 15

KEBUTUHAN USER DATA Proses DATA METODE 16

n Ciri Kualitas Informasi a. Aksebilitas : user mudah didapat, karena akan berkaitan dengan aktualitas dari nilai informasinya. b. Kelengkapan : user bisa mendapatkan informasi yang lengkap. c. Ketelitian : informasi yang diperoleh dgn data dan pengolahan data yang teliti. 17

Ketepatan makna: kesesuaian antara informasi dengan kebutuhan pemakai. n Ketepatan waktu : kualitas informasi ditentukan oleh ketepatan waktu penyampaian dan aktualitasnya. n Kejelasan : kualitas informasi tergantung pada bentuk dan format penyampaian informasi. n Fleksibilitas : informasi yang dihasilkan berkaitan dengan tingkat adaptasi dari informasi yang dihasilkan terhadap kebutuhan berbagai keputusan yang diambil. n 18

n Sistem Informasi Sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan khusus. Sistem informasi merupakan jantung bagi sebagian besar organisasi. Contoh : bank, perusahan penerbangan tidak dapat berfungsi tanpa sistem informasi mereka. 19

n Tipologi Sistem Informasi Berdasarkan tingkatan manajemen : 1. Menurut Shro dan Burc (1974) dan Marc (1991), dalam organisasi dikenal ada 3 tingkatan manajemen : a. Tingkatan Manajemen Strategis, berkaitan dengan kebijakan jangka panjang serta penempatan organisasi pada lingkungan. 20

b. Tingkatan Manajemen Taktis : Bertugas untuk menterjemahkan kebijakan strategis menjadi bagian yang harus dikerjakan serta mengatur koordinasi internal organisasi. 21

c. Tingkatan Manajemen Operasional Bertugas untuk menjalan roda organisasi sesuai dgn rencana jangka panjang dan pedoman yang telah disusun oleh manajemen tingkat taktis. 22

n Menurut Szymanski (1995), sistem informasi dibagi menjadi 6 katagori : 1. SI Operasional 2. SI manajemen 3. SI Pendukung Keputusan 4. SI Eksekutif 5. Sistem Pakar 6. SI Perkantoran 23

n Tipologi Sistem Informasi berdasarkan perkembangan teknologi informasi 1. Sistem Manual 2. Sistem Mekanik 3. Sistem Pengolahan Data Elektronik 4. Sistem Informasi Manajemen 5. Sistem Pendukung Keputusan 6. Sistem Pakar. 24

Tipologi Sistem Informasi berdasarkan Perkembangan Teknologi Informasi : Sistem Pakar SPK/DSS SIM SPDE Sistem Mekanik Sistem Manual 25

III. PENGAMBILAN KEPUTUSAN n Pengertian Pengambilan keputusan adalah aktivitas manajemen berupa pilihan tindakan dari sekumpulan alternatif yang telah dirumuskan sebelumnya untuk memecahkan suatu masalah atau suatu konflik dalam manajemen. 26

n Tipologi Pengambilan Keputusan 1. Berdasarkan tingkat kepentingan : a. PK Strategis b. PK Administrasi/Taktis c. PK Operasional 27

Manajemen Puncak Manajemen Menengah Manajemen Bawah Keputusan Strategis Keputusan Taktik/ Adiministrasi Keputusan Operasional 28

n Berdasarkan Tingkat Regularitas 1. PK Terstruktur (Terprogram), yaitu Pk yang berkaitan dengan persoalan yang telah diketahui. PK seperti ini biasanya didasarkan pada teknik-teknik tertentu dan sudah dibuat standarnya. Secara alamiah hampir semua masalah adalah rutin dan berulang 29

n PK yg tidak terstruktur (Tidak Terprogram) yaitu PK yang berkaitan dengan persoalan baru. Misalnya : persoalan perluasan pabrik, pengembangan produk-produk baru, pengembangan jenis usaha baru. 30

n Berdasarkan Tipe Persoalan 1. PK Internal Jangka Pendek 2. PK Internal Jangka Panjang 3. PK Eksternal jangka Pendek 4. PK Eksternal Jangka Panjang 31

TIPE PERSOALAN WAKTU INTERNAL EKSTERNAL Jangka Pendek Keputusan Operasional Keputusan Taktis Jangka Panjang Keputusan Organisasional Keputusan Strategis 32

n Tahapan Pengambilan Keputusan Menurut Simon (1980) ada 4 tahapan yg harus dilalui dalam proses pengambilan keputusan : 1. Tahap Penelusuran (Intelligence) 2. Tahap Perancangan (Design) 3. Tahap Pemilihan (Choice) 4. Tahap Implementasi (Implementation) 33

Menurut Kinard Jerry (1988), ada 6 langkah dalam pengambilan keputusan : 1. Formulasikan Tujuan 2. Evaluasi Situasi Keputusan 3. Pengembangan Alternatif 4. Pemilihan Alternatif 5. Implementasi 6. Evaluasi dan Tindak Lanjut 34