Pertemuan VII PENGORGANISASIAN Program Studi Sistem Informasi Fakultas

Pertemuan VII PENGORGANISASIAN Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia Bandung 2009 1

Pengertian Organisasi memiliki 2 pengertian : l l Lembaga atau kelompok fungsional Suatu cara dimana kegiatan organisasi dialokasikan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien

Fungsi Pengorganisasian Proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan dapat memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi dapat bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi

Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian l l Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

Aspek Penting Dalam Pengorganisasian l l l Membagi pekerjaan secara spesifik Menetapkan tugas dan tanggungjawab sehubungan dengan pekerjaan Mengkoordinasikan tugas-tugas yang bermacam-macam Membentuk hubungan diantara individu, kelompok dan departemen Membentuk garis wewenang formal Mengalokasikan dan menyebarkan sumberdaya organisasi

Manfaat Pengorganisasian l l l Merinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi Membagi beban kerja ke dalam aktifitas-aktifitas yang secara logis dan memadai dapat dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang Mengkombinasikan pekerjaan anggota dengan cara logis dan efisien Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasi pekerjaan anggota organisasi dalam satu kesatuan yang harmonis Memantau efektifitas organisasi dan mengambil langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektifitas

BENTUK ORGANISASI 1. Lini/garis (line organization) Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

l Sifat/ciri-ciri - Organisasi kecil, - Jumlah pegawai sedikit, - Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi, - Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship), - Spesialisasi yang dibutuhkan rendah, - Anggota organisasi saling kenal mengenal, - Tujuan sederhana, - Alat-alat sederhana, - Struktur organisasi sederhana, - Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam, - Pimpinan organisasi seorang tunggal, - Garis komando ke bawah kuat,

Kebaikan/kelebihan l l l Proses pengambilan keputusan cepat, Rasa solidaritas anggota organisasi, Dapat menjamin disiplin yang kuat/tinggi, Asas kesatuan komando (unity of commad), tampak menonjol, Koordinasi relatif mudah dilaksanakan, Pengawasan secara ketat terhadap kegiatan para pegawai/bawahan dapat dilaksanakan dengan mudah. Keburukan/kelemahan l l l Tujuan organisasi didasarkan atas tujuan pribadi, Kecenderungan pimpinan organisasi bertindak dictator, Organisasi tergantung pada seseorang, Kesempatan pengembangan spesialisasi terbatas, Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab kepala dengan mudah melampau spand of control, Anggota organisasi terutama bawahan tidak punya kesempatan berkembang.

BENTUK ORGANISASI (lanj’) 2. Organisasi staf (staff organisazition) Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kelancaran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah/ke daerah-daerah)

3. Organisasi lini/garis dan staf (line and staff organization) l l Suatu bentuk organisasi dimana pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando serta memiliki garis komando dari tingkat yang paling atas hingga tingkat yang paling bawah atau dari tingkat pusat sampai ke tingkat daerah. Staf mempunyai wewenang fungsional, memberikan bantuan/advis/petunjuk, baik berupa pemikiran, tenaga kerja, keuangan, material maupun fasilitas-fasilitas, sarana dan prasarana yang sanggup serta mampu mendukung pelaksanaan tugas pokok organisasi (kepala/pimpinan mempunyai wewenang komando).

l l Suatu bentuk organisasi dimana bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai suatu bidang keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing. Sifat/ciri-ciri l l Tidak terlalu menekankan pada hirarki structural, Lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan.

Kebaikan/kelebihan l l l Spesialisasi dipergunakan maksimal, Solidaritas orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi, Moral serta disiplin orang yang menjalankan fungsi yang sama tinggi (tanggung jawab atas fungsinya terjamin), Koordinasi antara orang-orang dalam satu fungsi mudah dijalankan, Bidang pekerjaan khusus diduduki oleh seorang ahli yang memungkinkan bekerja atas dasar keahlian dan kecintaan akan tugasnya. Keburukan/kelemahan l l Orang terlalu menspesialisasikan diri, sukar mengadakan tour of duty dan tour of area (dapat menimbulkan dispersonalisasi), Orang yang bergerak dalam satu fungsi tertentu terlalu mementingkan fungsinya, koordinasi menyeluruh sulit dijalankan (koordinasi sulit dilaksanakan), Keahlian memimpin kurang dapat dijamin, Asas kesatuan komando (unity of command) sulit dilaksanakan,

4. Organisasi tipe panitia (committee type of organization) l l Adalah suatu bentuk organisasi dimana pimpinan berbentuk kolektif terdiri atas beberapa orang, segala keputusan diambil dalam suatu kourum dan menjadi tanggung jawab bersama. sifat/ciri-ciri l l Pemimpin dan pelaksana dibentuk dalam kelompok yang bersifat panitia, Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang, Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama, Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas yang harus dilakukan dalam bentuk task force.

l Kebaikan/kelebihan § § § l Keputusan tepat (kolektif), Tindakan diktatoris sangat kecil, Usaha kooperatif mudah dibina, Adanya pertimbangan kelompok dengan jalan perundingan/musyawarah, Adanya informasi, Adanya konsolidasi wewenang. Keburukan/kelemahan § § § § Proses pengambilan keputusan berjalan lambat, Tidak ada yang dapat diminta pertanggung jawaban lebih, Perintah datang dari beberapa orang, Daya kreasi tidak menonjol, pelaksanaan kolektifitas, Banyak makan waktu dan biaya, Adanya tendensi ingkar mengingkari tanggung jawab, Menimbulkan tirani minoritas.

Desain Organisasi l Spesialisasi Pekerjaan l Membagi tugas menjadi lebih spesifik Keterampilan akan terasah Departementasi Pengelompokan pekerjaan berdasarkan spesialisasi (Fungsi, Produk, Wilayah, Proses, Pelanggan, dll) l Rantai Komando Garis kewenangan dari atas ke bawah (Wewenang, Tanggungjawab dan Kesatuan Komando) l Rentang Kendali Batasan pengendalian (Kemampuan Manajer, Kompleksitas pekerjaan, Kemampuan bawahan) l Sentralisasi dan Desentralisasi Terkonsentrasi pada top manajemen atau per unit l Formalisasi Standarisasi pekerjaan dalam aturan dan prosedur

Organisasi Mekanistis vs Organis Mekanistis Organis Spesialisasi tinggi Kerjasama lintas fungsi Departementasi kaku Rantai komando jelas Kerjasama lintas level & departemen Arus informasi bebas Rentang kendali sempit Rentang kendali luas Sentralisasi Desentralisasi Formalisasi tinggi Formalisasi rendah

Pendekatan Dalam Desain Organisasi l Strategi Organisasi Inovasi, minimisasi biaya. l Besaran Organisasi Ukuran organisasi (besar atau kecil) l Teknologi Proses merubah input mjd output (org besar lebih terstruktur) l Tingkat ketidakpastian Organisasi Lingkungan yang selalu berubah

Aplikasi Desain Struktur Organisasi l Struktur Sederhana Departementasi sederhana, wewenang sentralistis, rentang kendali luas dan formalisasi rendah l Birokrasi Spesialisasi dibutuhkan, departementasi, aturan dan prosedur dan memerlukan pengambilan keputusan yang berjenjang dan formalisasi semakin tinggi l Team-Based Kelompok kerja dalam tim yang menyelesaikan pekerjaan 2 organisasi l Project & Matrix Pekerja secara permanen dipekerjakan pada proyek tertentu l Autonomous Internal Unit Desentralisasi otonom suatu unit bisnis dalam suatu organisasi

Learning Organization Organisasi yang membentuk kemampuan untuk secara terus menyesuaikan diri dan berubah karena semua anggota secara aktif mengambil peranan dalam pengambilan keputusan atau menyelesaikan pekerjaan mereka

Kelompok-Kelompok Kerja Formal Organisasi l l l Kesatuan Tugas Khusus (task forces) Kesatuan tugas khusus atau tim proyek dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus Panitia Tetap (Standing Committees) dan Panitia Ad Hoc Adalah : Bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi Dewan Komisi Dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta