PERTEMUAN VII Manajemen umum Perencanaan Pengorganisasian Pengarahan Pengkoordinasian

PERTEMUAN VII Manajemen umum (Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengkoordinasian, Pengawasan)

MANAJEMEN DAN ORGANISASI ; Manajemen Umum : v Pengertian manajemen v Latar belakang sejarah manajemen v Perencanaan v Pengorganisasian v Pengarahan v Pekoordinasian v Pengawasan.

Pengertian manajemen : Arti dan fungsi manajemen : Defenisi tentang manajemen yang dikemukakan para ahli seperti fayol, Terry, Taylor, adalah berbeda-beda , tetapi pada pokonya semua ini mempunyai pengertian yang sama. Perbedaan yang ada hanyalah terletak pada latar belakang keahlian masing-masing, sehingga tinjauan manajemennya berasal dari segi yang berbeda pula. Berikut ini dikemukakan defenisi tentang manajemen yang diberikan Profesor Oei Liang Lee. “ Manajemen adalah ilmu dan seni , merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan, serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ” Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi yaitu, : 1. Perencanaan, 2. Pengorganisasian. 3. Pengarahan, 4. pengkoordinasian, dan 5. Pengawasan. Kelima fungsi manajemen ini sangat penting dalam melaksanakan semua Kegiatan, apapun yang dilakuakn dapat berjalan dengan baik. Sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Mekanisme Kerja dari fungsi – Fungsi Manajemen ; Perencanaan Keinginan dan kebutuhan Pengorganisasian Pengarahan Tujuan Pengkoordinasiaan Informasi Pengawasan secara garis besar perencanaan ini mengambarkan. 1. Apa, 2. Bagaimana. 3. Mengapa. 4. Kapan akan dilaksankan. Setelah perencanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya. Bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan.

Fungsi-fungsi manajemen : Dalam jangka panjamg mekanisme kerja dari fungsi-fungsi manajemen ini berjalan secara kronologis seperti uraian di muka , sedangkan dalam jangka pendek akan berjalan secara bersama -sama. Setelah fungsi terahir (pengawasan) selesai dilakukan, maka kegitan berikutnya dilakukan dengan mengadakan perencanaan lagi. Manajemen akan berjalan /berputar seperti sebuah roda Pengawsan Perencanaaan Pengkoordinasian a Pengorganisasian Pengarahan

Jenjang Manajemen: Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah : 1) Manajemen puncak atau menajemen eksekutif 2) Manajemen madya atau manjemen administratif. 3) Manajemen operasional atau manajemen supervisor. Manajemen Puncak atau Manajemen Istitusional MANAJEMEN MADYA Manajemn Adminitratif Manajen operasioan , Manajemen supervisor Jumlah keputusan pokok, yang diambil pada setiap jenjang

Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen. Dalam semua kegiatan yang bersifat manajerial untuk mendukung usaha-usaha untuk mencapai tujuan. Fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu dari pada fungsi yang lainnya. v Bentuk-bentuk perencanaan: Seperti telah diuraikan dimuka bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang, dengan berdasarkan diri kepada pengertian ini, maka perencanaan memiliki bentuk sebagai berikut : 1) Tujuan (Objective) (semua orang harus mengtahui tujuan dalam organisasi yang akan dicapai) 2) Kebijakan (policy) (adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan) 3) Strategi, (adalah merupakan tindakan penyesuian dari rencana yang telah di buat) 4) Prosedure, (adalah merupakan rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan) 5) Aturan, (rule) (adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur) 6) Program, (adalah merupakan campuran anatara kebijakan prosedure, aturan dan pemberian tugas yg disertai dengan suatu anggaran )(badget)

Kegunaan perencanaan Dibandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perencanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi-fungsi tersebut, Adapun. kegunaan dari pada perencanaan adalah : a) Mengurangi ketidak pastian serta perubahan pada waktu mendatang. (Waktu yg akan datang selalu bersifat dinamis dan beubah-ubah) b) Mengarahkan perhatian pada tujuan. (Perencanaan yang baik akan memberikan arah dari masing-masing bagian dalam organisasi menuju kepada satu sasaran/tujuan yang telah ditetapkan. c) Memperingan biaya (dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos- ongkos) d) Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan. (Hasil kerja yang telah dicapai oleh sesorang sulit untuk diukur keefektifannya tampa adanya perencanaan, seperti telah diuraikan di muka, bahwa pengawasan dilakukan dengan membandingkan apa yang telah dilakukan dengan apa yg telah direncanakan.

Langkah-langkah penyusunan perencanaan : Langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah (Bagannya dapat di lihat di bawah ini ) Menetukan Mengambil Menetapkan berbagai alternatif keputusan Tujuan tindakan Menyusun anggapan Mengadakan penilaian terhadap alternatif tindakan yang sudah dipilih Menyusun rencana pendukung a) Menetapkan tujuan : (Menetapkan tujuan secara umum, kemudian baru dipecah-pecah menjadi beberapa tujuan) b) Menyusun Anggapan –anggapan, (Primising) (anggapan yg dicari adalah anggapan yg diperkirakan yg dapat berpengaruh terhadap suatu rencana, baik anggapan yg berasal dari luar mapun anggapan yang berasal dari dalam , semua ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting) c) Menentukan berbagai alternatif tindakan : (Agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang sesuai saja) sesuai dengan kondisi perusahaan

Lanjutan : d) Mengadakan penilaian terhadap alternatif-alternatif tindakan yg sudah dipilih : (dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan yang maksimal dibandingkan dengan pengeluaran Tertentu. berlaku prinsip ekonomi). e) Mengambil keputusan : Setelah diadakan penilaian dengan mengadakan perbandingan serta pertimbanagan-pertimbangan yg masak berbagai alternatip barulah diambil keputusan. f) Menyusun rencana pendukung : walaupun telah selesai perencanaan pada langkah ke lima namun demikian sering terjadi bahwa dengan di buatnya perencanaan membutuhkan pula pendukung perencanaan yg lain Conoh : PJKA telah memutuskan untuk menambah kereta api baru. Keputusan ini diambil guna untuk meningkatkan pelayanan kep[ada masyarakat degangan adanya rencana tersebut PJKA , harus merencanakan tenaga kerja baru, pemeliharaan dll. • Jangka waktu perencanaan : Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokan menjadi tiga golongan, yaitu : 1) Perencanaan jangka panjang (di Indonesia yang dikenal dengan Era pembangunan 25 tahun) 2) Perencanaan jangka menengah: (di sebut pembangunan lima tahun PELITA. ) 3) Perencanaan jangka pendek : (Perencanaan jangka pendek tidak selalu diperuntukan selama satu tahun dapat juga kurang dari satu tahun)

Faktor-faktor yang membatasi perencanaan : Kekakuan Anggapan –anggapan Tentang keadaan di masa mendatang Waktu Dan biaya Tujuan/ sasasan Perenc Ka anaan Kekakuan internal Keadaan mendatang yang penuh ketidak pastian sulit untuk di ramalkan, Secara pasti dan tepat. Maka untuk dapatlah di buat suatu peramalan (forecssting) Dengan mengikutkan beberapa anggapan. Perubahan kondisi Perubahan yg terlalu cepat , maka akan dapat menimbulkan Berbagai Kesulitan dalam menyusun suatu perencanaan , jadi perubahan yang cepat akan membatasi perencanaan. Merupakan kekuatan yang tercipta dan berasal dari dalam organisasi/perusahaan berupa : 1. Kekuatan psikologis, 2. Kekuatan karena adanya prosedure dan kebijakan, 3. kekuatan sumber daya dana. Kekuatan Ekternal : ini sangat sulit dikendalikan diawasi oleh para manaajer karena berkaitan dengan masalah. Sosial, politik, teknologi, kebudayaan geografi, perekonomian dengan demikian sangat membatasi perencanaan Perlu diadakan prioritas, mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu, banyaknya aktivitas Yang dilakukan oleh seseorang akan membatasi tersedianya waktu untuk melaksanakan Aktivitas lainnya, jadi waktu yg tersedia untuk menyusun perencanaan terbatas.

PENGORGANISASIAN: Setiap organisasi mempunyai tiga komponen pokok, yaitu : Personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yg kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. jadi komponen-komponen tersebut mencerminkan adanya tugas-tugas yang harus dilakukan. Manusia yang melaksanakan tugas, dan adanya peralatan-peralatan yang dapat digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut. Dengan demikian fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi , personalia dan faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Hubungan –hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : a) Hubungan informal , (Hubungan yang timbul di luar tugas; pekerjaannya) b) Hubungan formal , (ini di tunjukan dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan) Dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : 1) Tanggung jawab (Kewajiban individu untuk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan) 2) Wewenang (Hak untuk menganbil keputusan tentang apa yg harus dilakukan) 3) Pertanggung jawaban , (mengalir dari bawah keatas)

Pola hubungan antara komponen organisasi : Hubungan antara tujuan, fungsi, tanggung jawab, wewenang serta pertnggung jawaban mempunyain hubungan yang erat, dan berkaitan satu dengan lainnya, seperti dalam gambar di bawah ini ; Gambar Pola hubungan antara kompenen-komponen organisasi : Tujuan Fungsi Tanggung jawab wewenang Pertanggung jawaban

Pengarahan Prinsip-prinsip pengarahan : (Pengarahan merupkan aspek hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan) Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangata komplek, karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda , memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip diantaranya adalah : a) Prinsip mengarah kepada tujuan (efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan) b) Prinsip harmonisasi dengan tujuan. (orang-orang bekerja untuk dapat memnuhi kebutuhan yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan, mereka menghendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar, dan keutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan) c) Prinsip kesatuan komando: (ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan, maka pertentangan di dalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta makin besar rasa tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal)

Cara-cara pengarahan : Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dengan berupa : a) Orientasi, (meupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik, baik kepada pegawai baru maupun pegawai lama untuk mengingatkan kembali) antara lain 1. Tugas itu sendiri 2. Tugas lain yang ada hubungannya 3. Ruang lingkup tugas 4. Tujuan dari tugas. 5. Delegasi wewenang 6. cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja 7. Hubungan antara masing-masing tenga kerja 8. Dan sebgainya. b) Perintah, (Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang ada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu) Adapun perintah yang diberikan kepada bawahan dapat berupa : 1. Perintah umum dan khusus, (peritah umum sangat luas sedangkan perintah husus bersifat lebih mendetail) 2. Perintah lisan dan tertulis (Perintah lisan dapat lebih cepat dilakukan sedangkan tertulis memakan waktu yang lebih lama) 3. Perintah formal dan In formal : (Perintah formal adalah pemberian tugas sesuai dengan tugas/aktivitas yg telah ditetapkan sedang informal adalah lebih banyak mengandung saran atau berupa bujukan atau ajakan) C) Delegasi wewenag : ( pimpinan melimpahkan sebagian kewenangan yang dimilikinya kepada bawahan)

KOMONIKASI : Komonikasi Ada beberpa pendapat tentang komonikasi, antara lain dikemukakan oleh Amerika Traning Director memberikan definisi adalah : Komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antara manusia-manusia secara serasi. sedangkan dari Newman lain lagi ia mengemukakan bahwa komonikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan. Pendapat dan perasaan oleh orang atau lebih. Pertukaran tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk surat-surat, simbol atau kode, sedangka kontz dan Odonell, mengertikan komonikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa komonikasi itu adalah : 1) Didalam komonikasi terdapat hubungan antara orang dengan orang, orang dengan lembaga dan sebaliknya. 2) Hubungan yang timbul di dalam komonikasi itu digunakan untuk menyalurkam gagasan, pendapat atau informasi. 3) Komonikasi berguna untuk menciptakan hubungan yang serasi dan menciptakan saling pengertian. 4) Untuk mengdakan komonikasi, dapat digunakan kata-kata, surat, kode, atau simbul.

Jaringan komonikasi Masalah komonikasi mempunyai hubungan erat dengan tipe organisasi yg dipakai baik untuk tujuan pengumpulan aupun penyebaran informasi. Untuk memperoleh gambaran yg lebih jelas tentang arus komonikasi antara masing individu dalam organisasi seperti gambar dibawah ini. a) C A b) B F B D A E F C E c) A D d) B F B A F E D C E Gambar jaringan komonikasi C D

Penjelasan jaringan komonikasi a) Komonikasi akan lebih menguntungkan bilamana salah satu fihak mempunyai kedudukan dalam sentral yang dikelilingi oleh beberapa yang lain. b) Memperlihatkan adanya pertukaran informasi darai enam individu yang membentuk sebuah lingkaran. c) Meskipun ada beberapa individu yang tidak memberi dan mengambil informasi. Melainkan hanya memberi saja (A). Dan mengambil saja (F) namun arus komonikasi lebih jelas dan stabil. d) (Pola bintang) kecepatan komonikasinya lebih baik daripada pola lingkaran atau berantai. Selain itu unsur kepemim[inan lebih jelas. Komonikasi akan lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatikan beberapa prinsip berikut : 1. Komonikasi harus jelas ; (Komonikasi yang jelas dapat dilakukan bilamana dipakai bahasa yang baik, sehingga mudah dimengerti serta tidak disalah – tafsirkan oleh sipenerima) 2. Prinsif integritas : (Komonikasi dapat digunakan untuk memupuk saling pengertian antara masing-masing individu sehingga dapat mencapai serta menjaga adanya suatu kerja sama yang baik. 3. Prinsip penggunaan organisasi informal : (komonikasi yang efektif dapat dicapai bilamana digunakan organisasi informal sebagai pelengkap saluran organisasi formal yang ada.

PENGKOORDINASIAN Adanya berbagai pendapat yang berbeda di antara masing-masing individu dalam organisasi akan mempengaruhi keputusan yang diambil, pendapat tersebut perlu diselaraskan dengan mengadakan koordinasi agar terdapat suatu keadaan yang harmonis sehingga tujuan organisasi tercapai. Koordinasi yang baik dapat dilakukan jika masing-masing individu menyadari dan memahami akan tugas – tugas mereka. Mereka harus mengetahui bahwa sebenarnya tugas mereka sangat membantu pada usaha – usaha mencapai tujuan organisas. Untuk itu mereka perlu mengetahui lebih dulu tentang tujuan organisasi. § Prinsip – prinsip Koordinasi antara bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat diikuti dengan tiga prinsip : 1. Prinsip kontak langsung : (prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antara manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal) 2. Prinsip penekanan pada pentingnya koordinasi. (kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpang siuran di dalam organisasi. Selain itu, koordinasi yang baru diadakan kemudian juga dapat menghambat jalannya organisasi. Sebaiknya koordinasi tersebut dilakukan sejak membuat perencanaan) 3. Hubungan timbal balik diantara faktor-faktor yang ada ; (Saling keterkaitan antara individu/bagian yang terkait contoh ; orang pada penelitian pasar akan dipengaruhi oleh orang-orang bagian penjualan, keuangan dan atau bagian produsi.

Pelaksanaan fungsi koordinasi : Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian. Dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai, semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer, untuk melaksanakan fungsi koordinasi manajer dapat menempuh dua cara diantaranya adalah : 1) Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi. Misalnya : dengan menciptakan struktur organisasi yang baik , memiliki tenaga terampil, melatih dan memimpin mereka dengan baik. 2) Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi. Output Input Perencanaan dan sumber ekonomi Proses (operasi) Adanya gejala penyimpangan X 1 Tujuan/target sasaran X 2 Tindakan koreksi Gambar Proses pengawasan Umpan balik

Pengawasan merupakan fungsi terahir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya. Serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Mungkin perbaikan-perbaikan yang harus dilakukan hanya bersifat sederhana, menyangkut masalah-masalah kecil yang jumlahnya tidak begitu banyak. Dapat pula menyangkut perubahan –perubahan besar, seperti : a) Penyusunan kembali rencana baru b) Menetapkan sasaran target baru c) Perubahan struktur organisasi d) Perbaikan cara-cara penerimaan pegawai. e) Dan sebagainya. Untuk mengadakan perubahan – perubahan tersebut manajer perlu mempelajari rencana yang lampau agar diketahui kelemahannya dan menghindari terulangnya kembali kesalahan yang pernah terjadi.

Langkah –langkah pengawasan; Pengawasan perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah : 1. Menciptakan standar (Standar merupakan suatu kreteria untuk mengukur hasil pekerjaan yan sudah dilakukan ) standar dapat dibagi kedalam dua macam bentuk yaitu. a) Standar kuatitatif (yaitu yang dinyatakan didalam satuan-satuan tertentu, misalnya : Jam kerja mesin(machine haur), jam kerja tenga langsung (direct labor haur) satua barang (unit produc) ongkos, pendapatan, investasi, sedangkan b) Standar kulitatif (dapat berupa pendapat umum, langganan, buruh, dsb) 2. Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standar. (Langkah ke dua ini dilakukan untuk mengtahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yg telah terjadi) 3. Melakukan tindakan Koreksi. (urutan –urutan kegiatan yang harus dilaksanakan dalam penganmibilan tindakan koreksi ini adalah : q Menghayati masalah-masalah yang dihadapi. q Mencari kemungkinan-kemungkinan untuk mengatasi atau memperbaiki adanya kesalahan. q Mengadakan penilaian terhadap berbagai kemungkinnan tertentu q Menentukan cara-cara untuk mengadakan koreksi yang paling tepat.

Syarat-syarat pengawasan yang baik : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Untuk menjalankan pengawasan dengan baik , diperlukan beberapa syarat ; Pengawas harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (Aktivitas) Pengawas harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera. Pengawas harus mempunyai pandangan kedepan. Pengawas harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan. Pengawas harus luwes/fleksibel Pengawas harus serasi dengan pola organisasi. Pengawas harus ekonomis. Pengawas harus mudah dimengerti. Pengawas harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

Evaluasi/soal 1) Coba saudara tuliskan salah satu definisi manajem menurut profesor Oei Liang Lee. 2) Coba saudara tuliskan lima fungsi manajemen ? 3) Coba saudara tuliskan kegunaan dari pada perncanaan (ada empat). 4) Coba saudara tuliskan faktor-faktor yang membatasi perencanaan. 5) Coba sudara gambarkan pola hubungan antara komponen -komponen organisasi. 6) Coba saudra tuliskan yang dilakukan cara –cara pengarahan. 7) Coba saudara tuiskan Prinsip-prinsip pengarahan : 8) Coba saudara tulikan Langkah –langkah pengawasan 9) Coba saudara tuliskan Syarat-syarat pengawasan yang baik : 10) coba saudara tuliskan Prinsip-prinsip pengarahan