Pertemuan ke5 Pengendalian formulir RM Pengertian n Tujuan

Pertemuan ke-5 Pengendalian formulir RM: Pengertian n Tujuan n n Tahap-tahap 1

Tujuan Instruksional Umum: n Mahasiswa mampu memahami pengertian, tujuan dan komponen pengendalian formulir RM Khusus memahami: n n n Pengertian pengendalian formulir RM Tujuan pengendalian formulir RM Tahap-tahap pengendalian formulir RM 2

Pengendalian formulir n n Suatu kegiatan mengelola formulir agar pengadaan & penggunaannya efisien dan efektif tujuan Pengendalian manajemen form: n n Perencanaan Pengorganisasian Penggerakkan Pengawasan 3

Keuntungan n Meningkatkan ketepatan dg merancang formulir yg tepat Memperbaiki efisiensi dg menempatkan spasi dan informasi yg tepat Mengurangi biaya dg menggabungkan, eliminasi, pilihan proses duplikasi 4

Tujuan Pengendalian n Menjamin desain & bentuk formulir efektif Mengembangkan & memelihara cara tepat dalam menghasilkan & menggunakan form yg dibutuhkan Mendidik & membantu petugas pelaksana dalam mendesain formulir 5

Tujuan Pengendalian Menghentikan formulir yg tdk berguna dan menggabung formulir yg memiliki kesamaan n Membatasi formulir yg tdk diperlukan & menciptakan formulir tambahan bila dianggap penting n 6

Tahap-tahap Pengendalian n Memastikan jml formulir yg digunakan & rancangan terbaik agar prosesnya efisien form yg ada diatur, digolongkan utk memudahkan penilaian perlu/tidak 7

Tahap-tahap Pengendalian n n Penghematan dg pengelompokkan & penggabungan susunan inventarisasi, pengelompokkan, meneliti semua formulir yg sedang digunakan Formulir dikaji utk mengetahui apakah butir yg terkandung dlm formulir masih memiliki kegunaan 8

Pertanyaan dalam pengkajian formulir n n n Jenis form yg bgm yg dpt dimusnahkan ? Apakah form itu penting ? Apakah terdapat duplikasi di tempat lain ? Berapa jml salinan yg dibuat & kegunaan setiap form ? Berapa banyak waktu yg dapat dihemat dlm memperbaikinya ? Dapatkah menggabungkan form, agar pekerjaan berkurang ? 9

Penting ! n n n Secara berkala dilakukan pemeriksaan terhadap formulir Pemberitahuan yg tepat dari setiap bagian adanya formulir baru, berubah dan tidak digunakan lagi Pengadaan formulir baru antara 6 -12 bulan 10