Pertemuan 7 PERKEMBANGAN DAN PERUBAHAN ORGANISASI Oleh TIM

Pertemuan 7 PERKEMBANGAN DAN PERUBAHAN ORGANISASI Oleh : TIM DOSEN STIE Tri Dharma Nusantara Mks

Pendahuluan Perubahan merupakan hal yang sulit terjadi di perusahaan –perusahaan besar. Perubahan tersebut membutuhkan upaya yang sungguh-sungguh dan keteguhan, karena perubahan organisasi sangat rumit. Steve Miller mengatakan bahwa perubahan adalah pengalaman yang menakutkan dengan konsekuensi yang tidak bisa diperkirakan. Bahkan dalam perusahaan yang sukses sekalipun, para pemimpin akan menghadapi berbagai hambatan untuk menuju ke suatu

Perubahan Organisasi �Perubahan merupakan suatu modifikasi ataupun berubahnya suatu sistem dalam sebuah organisasi. �Perubahan organisasi artinya perubahan dalam organisasi seperti menambahkan orang baru, memodifikasi suatu program, merubah misi, susunan, dan sistem-sistem dalam sebuh organisasi. � Perubahan dapat juga diartikan membawa ke arah penyempurnaan dan berbeda dengan keadaan sebelum terjadi perubahan.

Masalah dalam PERUBAHAN �Banyak masalah yang bisa terjadi ketika perubahan akan dilakukan , masalah yang paling sering & menonjol adalah “penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change). �Penolakan bisa jelas terlihat (eksplisit) & segera, misal : mengajukan protes, ancaman mogok, demonstrasi. �Penolakan yang tersirat (implisit) & lambat laun, misal : loyalitas pd organisasi berkurang, motivasi kerja turun, kesalahan kerja meningkat

Penolakan atas perubahan itu sendiri” (resistance to change). �Penolakan atas perubahan oleh individual �Penolakan perubahan oleh kelompok atau organisasional (Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, Concepts, Controversies, and Application, 1991)

Individual Resistance ( Penolakan individu) �KEBIASAAN, �RASA AMAN, �FAKTOR EKONOMI, �KETIDAKPASTIAN, �PERSEPSI,

next… �KEBIASAAN : Merupakan pola tingkah laku yang ditampilkan berulang –ulang sepanjang hidup. Kebiasaan dilakukan karena merasa nyaman, menyenangkan, jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan maka akan muncul mekanisme diri yaitu Penolakan. �RASA AMAN, Jika kondisi saat ini memberi rasa aman (nyaman), & kita membutuhkan rasa aman yg relatif tinggi, maka potensi menolak perubahan pun besar. Status quo dikedepankan sbg alasan. �FAKTOR EKONOMI, Segala sesuatu yang terkait dengan pendapatan/income. Dengan perubahan tertentu mungkin akan mengurangi pendapatan, misal konsep 5 hari kerja akan mengurangi upah lembur…

next… �KETIDAKPASTIAN, Takut akan sesuatu yang tidak diketahui, karena sebagian besar perubahan tidak mudah diprediksi hasilnya. Dengan kata lain, kondisi sekarang sudah pasti, sedangkan kondisi nanti setelah perubahan belum pasti. Maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan menolak perubahan. �PERSEPSI, Persepsi merupakan cara pandang individu tehadap dunia sekitarnya (cara pandang ini mempengaruhi sikap individu).

Organizational Resistance (Penolakan kelompok) �INERSIA STRUKTURAL, �DAMPAK LUAS PERUBAHAN, �INERSIA KELOMPOK KERJA, �ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN, �ANCAMAN KEKUASAAN, �ANCAMAN ALOKASI SUMBER DAYA

� INERSIA STRUKTURAL, Artinya penolakan yang terstruktur. Organisasi, lengkap dengan tujuan, struktur, aturan main, uraian tugas, akan menghasilkan stabilitas organisasi. Jika perubahan dilakukan, maka besar kemungkinan stabilitas organisasi akan terganggu � DAMPAK LUAS PERUBAHAN, Fokus perubahan akan berdampak luas, perubanah dlm organisasi tdk mungkin hanya difokuskan pada satu bagian saja karena organisasi merupakan suatu sistem. Jika satu bagian diubah maka bagian lain akan terpengaruh juga. � INERSIA KELOMPOK KERJA, Meskipun individu mau mengubah perilakunya, namun norma kelompok memiliki potensi untuk menghalangi perubahan. Dominasi pengaruh kelompok lebih kuat pada individu dalam kelompok.

next… � ANCAMAN TERHADAP KEAHLIAN, Perubahan dalam pola organisasional dapat mengancam keahlian kelompok kerja tertentu. Penerapan IT dapat menggantikan aktifitas secara manual, terkait mutu SDM. � ANCAMAN KEKUASAAN, Ancaman terhadap hubungan kekuasaan yang telah mapan. Mengintroduksi sistem pengambilan keputusan partisipatif seringkali dipandang sebagai ancaman kewenangan, bagi tingkat middle manager. � ANCAMAN ALOKASI SUMBER DAYA Kelompok-kelompok dalam organisasi yang mengendalikan sumber daya dengan jumlah relatif besar sering melihat perubahan organisasi sbg ancaman, apakah perubahan tersebut akan mengurangi anggaran atau SDM kelompok kerjanya atau tidak ?

Sumber Perubahan Macam Sumber Perubahan: 1. Lingkungan Perubahan lingkungan sangat mempengaruhi perubahan organisasi, misalnya perubahan kebudayaan dalam lingkungan organisasi, perubahan teknologi ekonomi. 2. Sasaran dan nilai Dorongan lain untuk perubahan datang dari modivikasi sasaran organisasi serta perubahan nilai yang dapat menyebabkan perubahan sasaran. 3. Teknik Sistem taknik merupakan suatu sumber perubahan organisasi, yang meliputi perubahan bentuk dan fungsi suatu produk atau jasa dalam sebuah organisasi dan juga sistem transformasi yang dipakai oileh organisasi tersebut.

next … 4. Struktur merupakan sumber perubahan dalam organisasi, yang mana perubahan tersebut berkaitan dengan perubahan-perubahan dan sistem dalam subsistem yang lain. 5. Manajerial Peranan manajerial dalam perencanaan dan pengawasan dalam organisasi ialah mempertahankan keseimbangan yang dinamis antara kebutuhan akan stabilitas dengan kebutuhan akan adaptasi. 6. Konsultan merupakan salah stu pendorong yang kuat dalam perubahan organsiasi, yang digambarkan sebagai jawaban yang mencari pertanyaan atas pemecahan yang mencari persoalan.

Kekuatan Eksternal Bagi Suatu Perubahan 1 Teknologi Komputer Teknologi komputer merupkan sumber utama terjadinya perubahan yang dramatis suatu organisasi. Terhusus adanya sistem jaringan komputer di dunia ini secara dramatis telah mengurangi hambatan waktu dan jarak. Internet memudahkan pemrosesan informasi antarorganisasi. Teknologi komputer benar-benar berperan penting terhadap suatu perubahan.

next…kekuatan external 2 Kompetisi Lokal dan Global Meningkatnya persaingan di tingkat lokal maupun global merupakan faktor kuat yang menjadi pendorong perubahan. Teknologi memainkan peran dalam persaingan di tingkat lokal maupun global. Persaingan di tingkat global juga mendorong terjadinya merger dan akuisisi. Merger berpotensi mengembangkan daya saing perusahaan guna memperoleh keuntungan dengan jangkauan yang

next…kekuatan external 3 Demografi Ketika perusahaan-perusahaan terlibat dalam persaingan golobal, pada saat itu perusahaan-perusahaan tersebut harus beradaptasi dengan perubahan yang terjadi dalam tenaga kerja (sumber daya manusia). Para pekerja saat ini lebih terdidik dan selalu mencari pekerjaan yang menarik.

Model perubahan organisasi a. Model perubahan Lewin Kurt Lewin mengembangkan kedalam tiga tahap dalam model perubahan organisasi yang meliputi bagaimana mengambil inisiatif perubahan, mengelola dan menstabilkan proses perubahan itu sendiri. Kemudian Robbins menjelaskan tahap perubahan tersebut menjadi unfreezing, movement dan refreezing.

next… ( pencairan ) merupakan proses awal, pada tahap ini terjadi pencairan perilaku dan sistem lama pertentangan terjadi antara factor pendorong dan penentang pada perubahan ini. Tahap ini akan lancar jika factor pendorong mendominasi. Kekuatan ini pendorong selanjutnya menggerakkan pada perilaku yang diinginkan. Langkah ini biasanya meliputi usaha penurunan tegangan-tegangan dalam suatu organisasi ke taraf yang ada pada saat sekarang. Movement ( tindakan ) ialah melakukan tindakan yang akan mengubah system social dari tingkat prilaku aslinya ke suatu tataran perilaku yang baru hal ini meliputi perubahan values, kepercayaan, sikap, cara kerja dan prosedur kerja. Pada tahapan ini pekerja diberi informasi baru, model dan sistem kerja yang diinginkan dan yang akan diterapkan, atau sebuah cara pandang baru. Refreezing ( pengentalan kembali ) merupakan tahap pembekuan kembali perilaku, sisitem serta cara pandang yang diharapakan. Pada tahap ini diperlukan sebuah peneguhan dan penegasan kembali tentang arti pentingnya perubahan yang elah dilaksanakan. Untuk itu diperlukan system yang mengawasi dan mengawal � Unfreezing

LEWIN: MODEL ANALISIS LAPANGAN Menurut Lewin, perubahan model analisis lapangan dibagi menjadi dua bagian, yaitu faktor pendorong dan faktor penghambat. 1 Faktor Pendorong Model analisis lapangan ini, di satu sisi menampilkan kekuatan yang memaksa terjadinya perubahan dalam suatu organisasi: teknologi komputer, persaingan di tingkat lokal maupun global, kondisi atau ciri demografi. Di sisi lain analisis ini menampilkan kekuatan terjadinya perubahan dan penolakan terhadap perubahan status quo. Hambatan ini secara umum disebut penolakan terhadap perubahan, berkaitan dengan perilaku pegawai/pekerja yang menghambat terjadinya proses perubahan.

next…Lewin: model analisis lapangan Stabilitas tercapai apabila kekuatan pendorong dan penghambat seimbang, karena kedua faktor tersebut merupakan kekuatan yang sama pada sisi yang berlawanan. Model analisis Lewin menekankan bahwa perubahan yang efektif adalah mencairkan (mengubah) situasi yang ada ke arah situasi yang diinginkan dan kemudian membekukan (menetapkan) sistem yang terbentuk supaya tetap seperti itu. 2 Faktor Penghambat Ketika perusahaan pengeboran minyak memperkenalkan program kerja Self Directed Work Teams (tim kerja yang mandiri), program ini mendapat hambatan dari para pekerjanya. Banyak pekerja bersifat apatis dengan model kerja seperti ini.

Enam Alasan Utama Pekerja Menghambat Terjadinya Perubahan 1. Direct Cost Alasan yang berkenaan dengan biaya (ongkos) yang harus ditanggung akibat adanya perubahan karena perubahan membutuhkan biaya yang banyak dan para pekerja khawatir akan berkurang pendapatannya dibanding dengan pendapatan yang mereka peroleh pada situasi sebelumnya. 2. Saving Face Untuk menunjukkan bahwa perubahan adalah suatu hal yang salah. Perubahan dianggap sebagai suatu strategi politik untuk mengatakan bahwa orang yang mendorong terjadinya perubahan sebagai orang yang tidak memiliki kompetensi.

3. Fear of The Unknown Orang menghambat sutu perubahan karena mereka khawatir tidak bisa menyesuaikan diri dengan situasi. 4. Breaking Routing Orang cenderung mempertahankan rutinitas karena mereka telah nyaman dengan situasi yang sudah ada. 5. Incongruent Organizational System Sistem Organisasi tidak mendorong terjadinya perubahan yang berkaitan dengan penggajian/upah, seleksi, pelatihan dan sistem kontrol. 6. Incongruent Team Dynamics Tim perubahan dimaksudkan untuk menciptakan norma-norma baru yang mungkin kurang dapat diterima oleh para

Perubahan dan Pembakuan Menurut model analisis lapangan oleh Lewin, perubahan yang efektif terjadi dengan mencairkan situasi yang ada saat ini ke arah situasi yang diinginkan dan kemudian membekukan sistem/situasi yang telah tercapai sehingga menjadi kondisi yang baku/tetap seperti yang diinginkan. Perubahan situasi bisa terjadi bilamana kekuatan pendorong lebih kuat daripada kekuatan penghambat. Meningkatnya kekuatan pendorong akan menciptakan situasi yang mengarah pada kebutuhan akan adanya perubahan.

Menciptakan Kebutuhan Akan Adanya Perubahan Faktor pendorong berperan seperti roket yang mendesak para pekerja untuk keluar dari wilayah nyaman yang mereka sudah dirasakan selama ini. Proses perubahan dimulai dengan pemberian informasi kepada para pegawai/pekerja mengenai para pesaing, perubahan yang terjadi pada konsumen, aturan-aturan pemerintah, dan faktor/kekuatan pendorong yang lainnya.

Faktor Penyebab Terjadinya Perubahan pada Perilaku Konsumen Perubahan Perilaku konsumen merupakan faktor pendorong yang sangat ampuh bagi proses perubahan, yang akan memberikan semangat kepada para pekerja untuk ikut mengubah pola perilaku mereka selama ini.

Mengurangi Kekuatan Penghambat Perubahan yang efektif bukan hanya menyangkut kesadaran internal para pegawai, tetapi juga diikuti oleh terjadinya pengurangan terhadap faktor/kekuatan penghambat. Ada 6 cara mengatasi hambatan perubahan yang ada pegawai, terutama komunikasi, pelatihan, peran aktif para pekerja dan penekanan pola manajemen. Cara negosiasi dan pemberian motivasi sangat penting bagi para pekerja yang akan kehilangan sesuatu karena terjadinya perubahan.

Mengidentifikasi 6 Alasan Penolakan Terjadinya Perubahan Ada 6 alasan untuk terjadinya perubahan: 1. Komunikasi 2. Pelatihan 3. Peran aktif pekerja 4. Manajemen Stres 5. Negosiasi 6. Paksaan

Perubahan pada Kondisi yang Diinginkan Perubahan organisasi bisa terjadi dalam berbagai bentuk. Apapun bentuk perusahannya, pada akhirnya mengarah ke perubahan pola perilaku. Secara keseluruhan hasil perubahan adalah tumbuhnya perilaku-perilaku baru yang harus dipelajari dan dianalisis oleh para pekerja.

Pembekuan Setelah terjadi perubahan maka yang dibutuhkan adalah pembekuan/penetapan prilaku ideal yang diinginkan sehingga tidak kembali lagi ke pola perilaku yang lama. Situasi ini bisa tercapai apabila sistem organisasi dan dinamika yang ada bisa terpadu. Pemberian penghargaan merupakan sistem yang ampuh untuk membukukan kondisi ideal yang telah dicapai. Sistim informasi dan mekanisme pemberian umpan balik merupakan cara yang tepat bagi para pekerja untuk ikut bergerak menuju perubahan yang ideal.

Visi, Strategi, Agen Perubahan dan Perubahan Situasi Agar perubahan dapat sukses maka dibutuhkan kejelasan visi dan tujuan yang akan dicapai. 1. Agen Perubahan Untuk berubah, organisasi membutuhkan agen perubahan untuk membantu menentukan bentuk perubahan yang diinginkan, berkomunikasi dan membangun komitmen terhadap kondisi masa depan yang diinginkan. Agen perubahan yang efektif adalah para pemimpin transformasional. Mereka mampu membentuk visi masa depan yang diinginkan, mampu berkomunikasi sesuai dengan visinya, berprilaku sesuai visi serta mampu membangun komitmen. Jaques Nasser, CEO perusahaan Ford Motor Company, adalah orang yang terkenal sebagai seorang pemimpin yang transformasional. Dia secara efektif mengubah Ford Australia beberapa tahun yang lalu. 2. Diffision of Change (Perubahan Situasi)

Perkembangan Organisasi Perkembangan organisasi merupakan uapaya yang menyeluruh dan terencana, dikelola dari atas dengan bantuan untuk memperbaiki efektifitas organisasi. Studi perkembangan organisasi menerapkan sistem yang terbuka karena menyadari bahwa sebuah organisasi memiliki bagian yang saling bergantung satu sama lain dan harus menyesuaikan diri dengan kondisi lingkungan sekitarnya. Oleh karena itu para pakar perkembangan organisasi mencoba memahami bahwa semua bagian organisasi sejalan dengan upaya-upaya perubahan dan proses perubahan tersebut membantu perusahaan menyehatkan kondisi lingkungannya.

�Sebagian besar studi perkembangan organisasi meilibatkan riset tindakan sebagai cetak biru yang utama bagi perubahan yang direncanakan. �Riset tindakan merupakan suatu proses partisipasi yang tinggi, yang melibatkan para klien dari berbagai tingkatan. Menetapkan Hubungan Konsultasi Klien Diagnosa Kebutuhan perubahan Mengenalka n pola intervensi/pe nanganan Mengevalua si dan menstabilka n perubahan yang dicapai Pemutusan pelayanan konsultasi Gambar 5. 1 Pendekatan riset tindakan ke arah perubahan organisasi

Hubungan Antara Klien - Konsultan Studi perkembangan organisasi dimulai dengan penciptaan hubungan antara konsultasi-klien. Konsultan dari luar lembaga bisa jadi merupakan agen perubahan, tetapi biasanya mereka berfungsi sebagai fasilitator yang ikut membantu agen-agen perubahan yang ada di dalam organisasi tersebut. Para konsultan membutuhkan 3 hal penting : 1). Kesiapan klien untuk melakukan perubahan. 2). Kemampuan dasar konsultan. 3). Peran konsultan dalam pola

Diagnosa Kebutuhan Perubahan Riset tindakan merupakan suatu aktivitas diagnosa permasalahan yang secara hati-hati melakukan diagnosa permasalahan (peluang) melalui analisis yang sistematis. Diagnosa organisasi meliputi pengumpulan dan analisis data mengenai sistem yang sedang berlaku saat itu. Pengumpulan data bisa dilakukan melalui wawancara, kuesioner, observasi langsung, analisis dokumen atau kombinasi semua kegiatan

Mengenal Perubahan Perkembangan organisasi adalah suatu proses perubahan variabel-variabel sistem yang spesifik yang diidentifikasi melalui diagnosis organisasi dan tindakan perencanaan. Perubahan tambahan adalah suatu strategi yang evolusioner sehingga agen perubahan dapat menyesuaikan dengan keberadaan organisasi dan mengambil langkah-langkah menuju ke arah tujuan dilakukannya upaya perubahan.

Mengevaluasi dan Menstabilkan Perubahan Untuk mengevaluasi perkembangan organisasi maka kita harus mengingat kembali tujuan yang akan dicapai pada saat itu, yang dikembangkan selama melakukan diagnosis organisasi dan tingkat perencanaan pelaksanaan. Jika aktivitas yang dilakukan menghasilkan efek yang diinginkan maka agen perubahan dan para partisipan yang terlibat harus ikut menyetabilkan kondisi baru yang sudah terwujud.

Kecenderungan yang Muncul dalam Perkembangan Organisasi Secara teori, pengembangan organisasi meliputi hampir setiap area perilaku organisasi, baik aspek manajemen strategis maupun manajemen SDM. Saat ini proses perkembangan organisasi lebih ditujukan pada perbaikan kualitas layanan, pembenahan perubahan dan manajemen pengetahuan. Semua itu berbentuk Sistem. Struktur organisasi berpengaruh dengan penekanan pada emosi dan nilai individual yang lebih sedikit. Walau survei menganjurkan agar para konsultan perkembangan organisasi masih humanistik, juga terdapat peningkatan kepedulian yang nilai-nilainya telah memfokus ke jaringan bawah.

Keefektifan Pengembangan Organisasi Beberapa penelitian melaporkan bahwa proses pengembangan organisasi telah memberikan efek positif pada produktivitas dan perilaku karyawan. Menurut laporan penelitian, pemetaan bentuk tim dan antar kelompok telah mendatangkan hasil yang bagus apabila kegiatan fokus pada suatu kegiatan tunggal. Temuan paling konsisten adalah bahwa pengembangan organisasi benar-benar efektif apabila melibatkan dua atau lebih proses perubahan.