Pertemuan 6 Document Flow Sistem Penjualan Kredit Statement

Pertemuan 6 Document Flow Sistem Penjualan Kredit

Statement penjualan kredit: § Mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari bagian pembelian. § Perusahaan mempunyai piutang kepada pembeli untuk periode tertentu. § Sebelum transaksi jual beli, dilakukan analisis kelayakan kepada pembeli.

Proses penjualan kredit Garis Besar: 1. Penanganan order penjualan. 2. Analisis pemberian kredit 3. Penanganan piutang perusahaan. § Prosedure pengiriman barang. § Prosedure pencatatan piutang. § Prosedure penagihan. 4. Penyusunan laporan untuk manajemen, mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.

1. Proses order penjualan: Fungsi penjualan: § Menerima surat order dari pembeli/pelanggan. § Menambahkan informasi yang belum ada pada surat order (spesifikasi barang, rute pengiriman. § Meminta otorisasi kredit, dari bagian kredit. § Menentukan tanggal pengiriman dari gudang-2 mana barang akan dikirim. § Mengirimkan surat order pengiriman ke fs. Pengiriman dn fs. Gudang. § Membuat back order, jika barang tidak tersedia.

Dokumen flow order penjualan: Pelanggan Mulai Membuat order Surat Order Penjualan Menyerahkan ke penjual surat pemberitahuan ke pelanggan Penjualan. Pengiriman Surat Order Penjualan lkp. Sdh diotorisasi Menambahkan informasi Surat Order Penjualan lkp. pengiriman Meminta otorisasi ke fs. kredit surat pemberitahuan ke pelanggan Selesai mengirimkan ke pelg. Kredit form so pengiriman Mengisi form so pengiriman & tgl kirim Surat Order pengiriman mengirimkan ke gudang Memberikan otrisasi Surat Order Penjualan lkp. Sdh diotorisasi Mengirimkan sop ke penjualan Gudang Surat Order pengiriman

2. Proses analisis pemberian kredit: Fungsi kredit: § Meneliti status kredit pelanggan, berdasarkan order pelanggan yang dikirimkan fs. Penjualan. § Memberikan otorisasi kredit. dibutuhkan kartu piutang dari bagian akuntansi. § Mengirimkan hasil otorisasi kredit ke fs. Penjualan. § Jika otorisasi tidak dapat diberikan, maka bagian penjualan memberitahukan pembatalan pengiriman ke fs. Pengiriman.

Dokumen flow analisis pemberian kredit: Kredit Penjualan SOP yg tdk disetujui kartu piutang pelanggan Surat Order Penjualan lkp. Evaluasi piutang pelanggan piutang yg disetujui Mendistribusikan ke bag kredit Membuat surat pembatalan pengiriman Mengirimkan ke fs. pengiriman Memberikan otorisasi surat pembatalan pengiriman SOP yg disetujui Selesai SOP yg disetujui SOP yg tdk disetujui Akuntansi kartu piutang pelanggan SOP yg disetujui Mulai Menerima sop lkp dari penjualan Pengiriman Mengirimkan ke penjualan

3 a. Prosedure pengiriman barang (persiapan): Fs. Gudang: § Menyiapkan barang yang dipesan pembeli/pelanggan berdasarkan surat order pengiriman dari fs. Penjualan. § Menyerahkan barang ke fs. Pengiriman § Mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.

Dokumen flow pengiriman barang (persiapan): Pengiriman Penjualan Gudang Mulai Menerima Surat Order pengiriman Menerima barang Selesai Menyiapkan barang & mengirimkan ke pengiriman Surat Order pengiriman Mencatat barang ke kartu gudang: catatan mutasi barang

3 a. Prosedure pengiriman barang (pelaksanaan): Fs. Pengiriman: § Menerima surat order pengiriman dari fs. Penjualan. § Menerima pemberitahuan otorisasi terhadap surat order pengiriman dari fs. Penjualan. § Mengirimkan barang ke pembeli/pelanggan, dan mengirimkan bukti pengiriman telah dilaksanakan ke fs penjualan. § Mengarsip order pengiriman yang telah dipenuhi. § Jika ada return, minta memo debit ke fs. Pembelian.

3 a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan) Pengiriman Penjualan Pembeli Mulai Menerima barang dr gudang Menerima SOP yg disetujui Menerima Surat Order pengiriman Memeriksa barang dg semua dokumen yg terkait Surat Order pengiriman SOP yg disetujui bukti pengiriman order Memeriksa barang & bukti pengiriman order A bukti pengiriman order Mengirimkan barang + bukti pengiriman

3 a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan): Pengiriman Penjualan Pembeli A meminta petugas merevisi bukti pengiriman order yg sdh ditandatangani pelanggan Mengirimkan bukti pengiriman order Surat Order pengiriman Mengarsip so pengiriman ke order yg sdh terpenuhi surat order pengiriman terlak sana A B bukti pengiriman order yg sdh ditandatangani pelanggan A C menyerahkan bukti ke fs. pengiriman Selesai N Ok? Y menandatangani bukti pengiriman order yg sdg ditandatangani

3 a. Dokumen flow pengiriman barang (pelaksanaan): Pembeli B bukti pengiriman order yg sdg direvisi menandatangani bukti pengiriman order revisi yg sdg ditandatangani C

3 b. Proses pencatatan piutang: § Fs. Penagihan: § membuat faktur penjualan, dan mengirimkan copy faktur ke fs. Akuntansi untuk pencatatan transaksi penjualan kredit. § Fs. Akuntansi: § mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang. § Mengarsip dokumen tembusan menurut abjad, sebagai catatan piutang.

3 b. Dokumen flow pencatatan piutang: Penagihan Akuntansi faktur penjualan 2 Mulai A membuat faktur penjualan 1 faktur penjualan 2 faktur penjualan 3 mencatat ke dalam kartu piutang mengirimkan copy faktur penjualan ke fs akuntansi kartu piutang Selesai

3 c. Proses penagihan: Fs. Penagihan: § Membuat faktur penjualan rangkap 3. § Mengirimkan faktur penjualan (asli) kepada pembeli/pelanggan. § Mengarsip faktur penjualan (copy 3).

3 c. Dokumen flow penagihan: Penagihan Pembeli/pelanggan faktur penjualan 1 Mulai membuat faktur penjualan Selesai faktur penjualan 1 faktur penjualan 2 faktur penjualan 3 A mengirimkan faktur penjualan asli

4. Proses penanganan laporan manajemen: Fs. Akuntansi: § Mencatat piutang pembeli/pelanggan berdasarkan faktur penjualan yang diterima dari fs. Penagihan. § Membuat pernyataan piutang, dan mengirimkannya ke kreditur. § Membuat laporan keuangan. § Mencatat harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan secara periodik. § Membuat jurnal penjualan, dan laporan penjualan. § Menyelenggarakan kartu persediaan. § Mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen.