Pertemuan 5 Document Flow Document Flow Merupakan aliran

Pertemuan 5 Document Flow

Document Flow § Merupakan aliran dokumen dalam sebuah sistem informasi, yang menunjukan aliran laporan atau formulir termasuk tembusanya. § Menggunakan simbol-2 yang sudah standard. § Disebut juga dengan paperwork flow.

Dokumen I/O dgn disket Kegiatan manual keyboard Simpanan offline Display di monitor Proses Komputer Garis alir I/O dgn Harddisk Penjelasan dari proses Hubungan komunikasi Penghubung

Macam simbol simpanan off line: N A C Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan angka / numerik Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan huruf / alphabetik Simpanan offline: diarsip urut berdasarkan tanggal / kronologi

Langkah-2 penyusunan document flow: 0. Menentukan bagian 2 yang terkait 1. Mempelajari sistem dan prosedure yang sedang berjalan, termasuk dokumen-2 yang harus dibuat. 2. Mengetahui banyaknya dokumen yang harus dihasilkan. 3. Mengetahui siapa saja yang akan menerima dokumen beserta tembusannya. 4. Menentukan siapa saja yang harus melakukan pengarsipan terhadap dokumen tertentu. 5. Menentukan posisi awal dan akhir proses.

Contoh 1: Dokumen flow penjualan tunai § Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang yang dibelinya. § Barang yang dibeli diserahkan kepada petugas penjualan. § Petugas penjualan membuat nota penjualan rangkap 3. § Nota penjualan yang asli (c 1) diarsip, c 2 diberikan kepada konsumen, dan c 3 beserta barang diserahkan ke kasir. § Konsumen menyerahkan nota penjualan (c 2) ke kasir. § Kasir mencocokan nota penjualan (c 2) dan (c 3) beserta barangnya, kemudian membuat nota pembayaran rangkap 3. Barang dan nota pembayaran c 2 diserahkan ke konsumen, c 1 diarsip, dan c 3 diserahkan ke akuntansi. § Akuntasi menyusun laporan penjualan berdasarkan nota pembayaran c 3

Dokument flow 1: Penjualan Tunai Penjualan Konsumen Akuntansi Kasir nota penjualan Mulai Memilih brg, menyerahkan ke penjualan Nota Penjualan 2 Menyerahkan ke kasir 3 Buat nota penjualan Nota Penjualan 1 Nota Pembayaran 3 Nota Penjualan 2 Mencocokan c 2&c 3 + brg 2 3 C Menyusun laporan penjualan Menyerahkan brg& c 3 ke kasir Buat Nota Pembayaran Laporan penjualan 3 Nota Pembayaran 2 2 Nota Pembayaran 1 C Menyerahkan brg& c 2 ke konsumen Selesai

Contoh 2: Dokumen flow penjualan tunai § Proses penjualan dimulai dari konsumen memilih barang yang dibelinya. § Barang yang dibeli diserahkan kepada kasir. § Kasir membuat nota penjualan rangkap 3, berdasarkan barang yang diberikan konsumen. Menginformasikan nilai transaksi ke konsumen. § Konsumen melakukan pembayaran. § Kasir mencocokan uang dengan nilai transaksi. Barang dan nota pembayaran c 2 diserahkan ke konsumen, c 1 diarsip, dan c 3 diserahkan ke akuntansi. § Akuntasi membuat laporan penjualan.

Contoh 3: Proses Admisi § Admisi adalah: suatu prosedur bagi calon mahasiswa agar tercatat secara resmi sebagai mahasiswa STIKOM. § PERSYARATAN: § Telah melakukan pembayaran SPP dan SP angsuran pertama. § Telah melakukan pembayaran biaya pembinaan kemahasiswaan pada bank yang ditunjuk.

Prosedure Admisi: § Melakukan admisi di BAAK. § Menunjukkan bukti pembayaran seperti yang disyaratkan diatas. § Mengisi formulir admisi. § Menyerahkan kelengkapan pengurusan Nomor Induk Registrasi Mahasiswa (NIRM).

Contoh 4: Registrasi § Adalah: daftar ulang yang dilakukan oleh setiap mahasiswa setiap awal semester. § Fungsinya: untuk memberikan status aktif, sebelum yang bersangkutan dinyatakan Yudisium. § Merupakan prasyarat untuk dapat melakukan kegiatan akademik.

Persyaratan registrasi: § Telah menyelesaikan kewajiban keuangan pada semester sebelumnya. § Tidak mempunyai tanggungan peminjaman pada Perpustakaan. (masa pinjam telah habis) § Telah membayar iuran SEMA pada semester gasal.

Prosedure: § Mahasiswa melakukan herregistrasi di ruang yang telah ditentukan. § Mahasiswa yang pada semester sebelumnya melakukan cuti / berhenti studi sementara (BSS), harus menyerahkan kembali surat cuti / BSS saat melakukan herregistrasi. § Pada masa herregistrasi semester gasal, mahasiswa yang bekerja harus menyerahkan Surat Keterangan Kerja yang berlaku 1 tahun akademik dan harus diperbaharui setiap semester gasal.