PERTEMUAN 3 PERENCANAAN PROYEK 1 KELOMPOK PROSES DALAM

� PERTEMUAN -3 PERENCANAAN PROYEK 1

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK LAHIRNYA PROYEK BA HA SA N WAKTU 2

BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK 9 (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPAN MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK MANAJM PEMBELIAN PROYEK PIRANTI & TEKNIK PROYEK BA HA BERHASIL SA N 3

BAHASAN 1. 2. 3. Project Charter Kick-off meeting Persiapan perencanaan 4

Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek 1. Penyusunan Project Charter 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal 3. Penyusunan rencana manajm proy KLP PROSES PELAKSANAAN KLP PROSES PENGAWASAN KLP PROSES PENUTUPAN KLP PROSES MEMULAI KLP PROSES PERENCANAAN 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proy 5 Monitoring & Pengawsan Pekerj proy 6. Pengendalian perubahan terintegrasi 7. Penutupan proyek 5

PROJECT CHARTER � Project charter adalah dokumen yang secara resmi menyatakan kewenangan sebuah proyek. � Draft project charter disusun oleh manajer proyek dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum diajukan kepada sponsor. 6

PROJECT CHARTER (lanj) � Project charter ditandatangani oleh anggota tim sebagai tanda komitmen anggota tim pada kegiatan proyek. � Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain (klien / calon pengguna), maka mereka juga diminta menanda-tangani. � Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan 7

PROJECT CHARTER NAMA PROYEK: ……………… MULAI : ……………… SELESAI: ………… INFORMASI ANGGARAN: (Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya) MANAJER PROYEK: (Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya) SASARAN PROYEK: (Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur) PENDEKATAN: (Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan itu)

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM NAMA PERAN POSISI NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T. I. NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T. I NAMA 4 ANGGOTA TIM BAG. T. I NAMA 5 ANGGOTA TIM BAG. T. I NAMA 6 ANGGOTA TIM BAG. T. I NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA NAMA 8 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA CARA KONTAK E-MAIL; TELP; DLL xx. bl. ac. id (Schwalbe, Information Technology Project Management, 4 thed, Thomson, 2006) 9

KICK-OFF MEETING Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang dihadiri oleh semua pemangku kepentingan (stakeholder) utama untuk mendiskusikan: ◦ Tujuan / sasaran ◦ Rencana secara umum ◦ Hal-hal lain yang dipandang penting untuk disepakati 10

PERSIAPAN PERENCANAAN � Sebelum menyusun rencana yang lengkap, halhal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu: ◦ Cakupan proyek ◦ Jadwal proyek ◦ Standar mutu (kualitas) ◦ Estimasi anggaran biaya proyek (CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality) � Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat: Daftar resiko & Rencana komunikasi 11

CAKUPAN AWAL PROYEK • • • Karakteristik & batasan proyek dan produknya Metode penerimaan Pengendalian cakupan 12

TUGAS 3 Buatlah Project Charter sesuai topik kelompok 13

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK WAKTU 14

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) BA HA SA N 15

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK BID. PENGETAHUAN INTEGRASI MNJ. PROY MNJ. CAKUPAN PROYEK MNJ. WAKTU PROYEK PROSES 1. MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK 1. PERENCANAAN CAKUPAN 2. PENDEFINISIAN CAKUPAN 3. MEMBUAT WORK BREAKDOWN STRUCTURE 1. PENDEFINISIAN KEGIATAN 2. PENGURUTAN KEGIATAN 3. PENGESTIMASIAN KEBUTUHAN SUMBER DAYA 4. PENENTUAN DURASI 5. PENYUSUNAN JADWAL 16

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK BID. PENGETAHUAN MNJ. S. D. M. PROYEK MNJ. KOMUNIKASI PROYEK MNJ. RESIKO PROYEK PROSES 1. PERENCANAAN S. D. M. 1. PERENCANAAN KOMUNIKASI 1. PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO 2. PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO 3. ANALISIS KUALITATIF RESIK 4. ANALISIS KUANTITATIF RESIKO 5. PENENTUAN TANGGAPAN RESIKO MNJ. PEMBELIAN 1. PERENCANAAN PEMBELIAN DAN PROYEK PENERIMAAN 17

PROSES PERENCANAAN DALAM MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK 1. Penyusunan Project Charter 2. Penyusunan pernyataan cakupan awal 3. Penyusunan rencana manajm proyek 4. Pengarahan & pengelolaan pelaks proyek KELOMPOK PROSES PENGAWASAN KELOMPOK PROSES PENUTUPAN 5. Monitoring & Pengawasan Pekerj proyek KELOMPOK PROSES MEMULAI KELOMPOK PROSES PERENCANAAN KELOMPOK PROSES PELAKSANAAN 6. Pengendalian perubahan terintegrasi 7. Penutupan proyek 18

BAHASAN � Rencana manajemen proyek � Isi rencana manajemen proyek � Contoh isi rencana manajemen proyek 19

RENCANA MANAJEMEN PROYEK � Merupakan dokumen resmi proyek yang diacu dalam pelaksanaan, pengawasan, dan penutupan proyek, yang menjamin proyek mencapai sasarannya bila diikuti dengan baik � Disetujui oleh pemberi kerja � Diberikan kepada pihak-pihak yang dicantumkan dalam rencana manajemen komunikasi � Dilengkapi dengan rincian pendukungnya 20

KEGUNAAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK � Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan dan penutupan proyek � Mendokumentasi asumsi-asumsi yang dijadikan dasar dalam perencanaan � Mendokumentasi keputusan penting dan pertimbangannya � Memfasilitasi komunikasi diantara stakeholder pemeriksaan (review) manajemen dalam hal: isi, cakupan, waktu � Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja dalam kegiatan pengawasan proyek � Mendefinisikan 21

MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK �Kegiatan ini mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua rencana parsial ke dalam satu rencana manajemen proyek (contoh rencana parsial adalah: rencana cakupan, rencana anggaran, dsb) �Proses penyusunan rencana manajemen proyek berlangsung iteratif 22

MASUKAN DALAM PENYUSUNAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK 1. 2. 3. 4. Pernyataan awal cakupan proyek, a. l memuat sasaran proyek, sasaran produk, kriteria penerimaan produk, dll Proses-proses manajemen proyek Faktor lingkungan proyek, baik dari perusahaan maupun di luar perusahaan. Misal, budaya & struktur organisasi, standar industri, standar perusahaan, dll Aset proses organisasi, seperti prosedur dan aturan perusahaan 23

Penyusunan rencana manajemen proyek menggunakan � metodologi manajemen proyek, � sistem informasi manajemen proyek, dan � pertimbangan-pertimbangan ahli 24

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK 25

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK MENURUT PMBOK 1. Rencana mnj. cakupan proyek 2. Rencana mnj. jadwal 3. Rencana mnj. biaya 4. Rencana mnj. mutu 5. Rencana perbaikan proses 6. Rencana mnj. SDM 7. Rencana mnj. komunikasi TERMASUK (MINIMAL): Ø Daftar milestones Ø Kalender sumberdaya Ø Baseline jadwal Ø Baseline biaya Ø Baseline mutu Ø Register resiko 26

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) • Halaman sampul • Halaman revisi • Kata pengantar • Daftar isi • Daftar gambar • Daftar tabel 1. 2. 3. 4. 5. Pendahuluan Organisasi proyek Proses manajerial Proses teknis Paket pekerjaan, jadwal, dan anggaran Tambahan (bila perlu) • Index • Lampiran 27

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) 1. 2. 3. 4. 5. 6. MUATAN BAB PENDAHULUAN Identitas proyek Latar belakang, sasaran proyek Sponsor Serahan proyek (hasil proyek) Evaluasi rencana manajemen proyek Referensi 28

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) MUATAN BAB ORGANISASI PROYEK 1. Model proses 2. Struktur organisasional 3. Batasan dan antarmuka organisasional 4. Tanggung jawab proyek 29

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) 1. 2. 3. 4. MUATAN BAB PROSES MANAJERIAL Sasaran dan prioritas manajemen Asumsi, ketergantungan dan kendala Mekanisme monitoring dan pengawasan Manajemen resiko 30

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) MUATAN BAB PROSES TEKNIS 1. Metode, piranti dan teknik 2. Dokumentasi perangkat lunak 3. Fungsi-fungsi pendukung proyek 31

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058. 1: 1987 ) MUATAN BAB PAKET KERJA, JADWAL DAN ANGGARAN 1. Paket kerja 2. Ketergantungan 3. Kebutuhan sumber daya 4. Alokasi anggaran dan sumberdaya (ikhtisar, rincian, dan anggaran lain) 5. Jadwal (ikhtisar, rincian, dan jadwal lain) 32

Contoh: Isi Rencana proyek (Schwalbe) 1. 2. 3. 4. 5. Project charter Rencana cakupan Rencana biaya Jadwal kegiatan Rencana manaj. mutu 6. Rencana manaj. resiko 7. Rencana keterlibatan stakeholder 8. Rencana komunikasi 10. Proses manaj. komunikasi 11. Proses pengendalian perubahan 12. Rencana manajemen perubahan organisasional 13. Proses manajemen penerimaan produk 14. Isyu kenaikan dan manajemennya 15. Rencana pelatihan 16. Rencana 33

SAMPAI J U M P AS AMPAI JUMPA 34