Pertemuan 14 Audit SDM Capita Selecta Manajemen Ketenagaan

Pertemuan 14 Audit SDM & Capita Selecta Manajemen Ketenagaan RS l Tujuan Instruksional 1. 2. 3. 4. Mejelaskan arti dan tujuan Audit Menjelaskan prinsip pelaksanaan audit Menjelaskan parameter keberhasilan kinerja manajemen ketenagaan Menjelaskan capita selecta manajemen Ketenagaan

Pengertian Audit l Audit sdm adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis terhadap fungsi-fungsi manajemen dengan tujuan untuk memastikan dipenuhinya azas keseuaian, efektivitas dan efisiensi pengeloaan sumberdaya bagi pencapaian organisasi

Tujuan Audit bertujuan untuk mendapatkan informasi faktual dan signifikan berupa hasil analisa data, penilaian, rekomendasi yang dapat digunakan oleh auditor dan pihak manajemen untuk pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan/perubahan yang diperlukan dari berbagai aspek guna mengamankan kebijakan dan pencapaian tujuan organisai

Prinsip Pelaksanaan Audit l l l Audit merupakan proses interaktif yang dilakukan secara sistematis Audit berazaskan manfaat dan tujuan Audit bersifat objektif Audit berpijak pada data dan fakta Audit bermuara pada pengambilan keputusan

Aktivitas Audit l 3 kegiatan utama audit l l Konfirmasi dan verifikasi Evaluasi dan pengukuran Membuat rekomendasi Cara melakukan audit l l l l Desk audit Observasi Meminta penjelasan dan peragaan auditee Membandingkan Meminta bukti Pemriksaan silang Survey

Audit SDM ( Arti , manfaat dan ruang lingkup ) l Audit sdm adalah pemeriksaan dan penilaian yang dilakukan secara sistematis terhadap masalah-masalah organisasi terutama yang menyangkut ketaatan, efektivitas dan efisiensi ditinjau dari aspek sdm untuk memastikan organisasi mencapai tujuannya l Manfaat audit sdm : l l l Pembuatan berbagai kebijakan Perbaikan prosedur dan standar kerja Penilaian kinerja Penentuan prioritas Pengambilan keputusan

Lingkup Audit SDM l l Audit SDM adalah proses evaluasi atas berbagai aktivitas manajemen SDM yang bertujuan memperbaiki aktivitas-aktivitas tersebut. Audit SDM memberikan umpan balik mengenai seberapa baik para manajer menjalankan tugas-tugas yang terkait dengan pengelolaan SDM.

Lingkup Audit SDM l l Audit SDM merupakan kontrol kualitas secara menyeluruh atas berbagai aktivitas pengelolaan SDM dalam perusahaan dan bagaimana aktivitas-aktivitas tersebut mendukung strategi perusahaan. Audit SDM mencakup: l l Audit Strategi Perusahaan Audit Fungsi SDM Audit Kepatuhan Manajerial Audit Kepuasan Karyawan

Audit Strategi Perusahaan l l Strategi perusahaan berkaitan dengan cara perusahaan menciptakan keunggulan bersaing. Memahami strategi perusahaan sangat penting bagi manajemen SDM, karena MSDM bisa dikatakan ‘efektif’ hanya jika mampu berkontribusi bagi tercapainya sasaran stratejik perusahaan.

Audit Strategi Perusahaan l l Para karyawan departemen SDM bisa mempelajari strategi perusahaan lewat wawancara dengan para ekskutif kunci, mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauan lingkungan secara sistematis guna mengungkap tren-tren yang berubah. Departemen SDM harus mengaudit fungsinya, kepatuhan manajerial, dan penerimaan para karyawan atas kebijakan dan praktik SDM dalam kaitannya dengan rencana stratejik perusahaan.

Audit Fungsi SDM l l Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM. Untuk setiap aktivitas SDM yang dinilai, tim audit perlu melakukan hal-hal sebagai berikut: l Mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab l Menentukan tujuan l Meninjau kebijakan dan prosedur untuk mencapai tujuan l Mengambil sampel arsip sistem informasi SDM untuk menilai apakah kebijakan dan prosedur diikuti dengan benar l Mempersiapkan laporan l Mengembangkan rencana tindakan untuk memperbaiki kesalahan l Menindaklanjuti rencana tindakan untuk melihat apakah permasalahan bisa terselesaikan

Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM l Sistem Informasi SDM l Informasi Analisis Jabatan l l Rencana SDM l l Standard jabatan Deskripsi jabatan Spesifikasi jabatan Estimasi permintaan dan penawaran Inventori keahlian Bagan dan ringkasan penggantian Administrasi Kompensasi l l l Tingkat gaji, upah, dan insentif Paket tunjangan Layanan perusahaan bagi karyawan

Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM l Penyediaan dan Pengembangan Karyawan l Rekrutmen l l Sumber rekrutmen Ketersediaan calon karyawan Lamaran kerja Seleksi l l l Rasio seleksi Prosedur seleksi Kesetaraan kesempatan

Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM l Penyediaan dan Pengembangan Karyawan l Pelatihan dan Orientasi l l Program orientasi Tujuan dan prosedur pelatihan Tingkat pembelajaran Pengembangan Karir l l l Keberhasilan penempatan internal Program perencanaan karir Upaya pengembangan SDM

Area dalam Audit Fungsi SDM l Kontrol dan Evaluasi Organisasi l Penilaian Kinerja l l Standard dan ukuran kinerja Teknik penilaian kinerja Wawancara evaluasi Hubungan Karyawan-Manajemen l l l Kepatuhan hukum Hak-hak manajemen Penyelesaian perselisihan

Berbagai Area dalam Audit Fungsi SDM l Kontrol dan Evaluasi Organisasi l Kontrol SDM l l Komunikasi karyawan Prosedur kedisiplinan Prosedur perubahan dan pengembangan Audit SDM l l l Fungsi SDM Manajer operasi Umpan balik karyawan

Audit Kepatuhan Manajerial l Menilai sejauh mana kepatuhan para manajer dalam melaksanakan berbagai kebijakan dan prosedur SDM. Audit ini juga bisa memperbaiki citra dan kontribusi departemen SDM bagi perusahaan. Para manajer operasi akan lebih menghargai departemen SDM ketika tim audit meminta masukan dari mereka dan menindaklanjuti masukan tersebut.

Audit Kepuasan Karyawan l l Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan. Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

Audit Kepuasan Karyawan l l Untuk mengetahui seberapa baik kebutuhan karyawan telah terpenuhi, tim audit mengumpulkan data dari para karyawan. Tim audit mengumpulkan informasi mengenai upah, tunjangan, praktik kepenyeliaan, asistensi rencana karir, dan umpan balik yang diterima karyawan mengenai kinerja mereka.

Pendekatan Riset dalam Audit SDM l l l Pendekatan komparatif Pendekatan otoritas eksternal Pendekatan statistikal Pendekatan kepatuhan Pendekatan MBO (management by objective)

Metode Riset SDM l l l Wawancara Survei Analisis historis Informasi eksternal Eksperimen SDM Audit internasional

Auditor SDM l Auditor sdm dapat berasal dari : l l Auditor SPI Manajer SDM Senior manager Tenaga ahli dari luar organisasi yang menguasai masalah manajemen

Parameter Kinerja Manajemen Ketenagaan No. Aspek kinerja Parameter 1. Karyawan keluar <2% 2. Rekrutmen Max 45 hari 3. Absensi 1% 4. Uraian tugas Semua karyawan 5. Analisa pekerjaan 1 x setahun untuk posisi kunci 6. Rekreasi 1 x setahun 7. Up date data karyawan 1 x tiap 6 bulan

Referensi l Werther, W. B. & Davis, K. , 1996, Human Resources and Personnel Management, 5 th Ed. , Boston: Mc. Graw-Hill.