PERSYARATAN DAN KEPRIBADIAN SEKRETARIS Dra Hj Herlina Sakawati

PERSYARATAN DAN KEPRIBADIAN SEKRETARIS Dra. Hj. Herlina Sakawati, M. Si

3. 1 Persyaratan menjadi sekretaris profesional Seorang sekretaris sebaiknya memenuhi persyaratan utama yaitu: a. Menguasai seluk beluk kantor: Ø Budaya organisasi, struktur organisasi, visi dan misi organisasi tempat ia bekerja. Ø Nama yang duduk dalam struktur organisasi. ( seuai dengan kinerja ) Ø Tata hubungan kerja antar individu maupun antar bagian.

b. Memiliki ilmu pengetahuan khusus/ spesialisasi yang sesuai / relevan dengan aktivitas kantornya. c. Menguasai pengetahuan umum dengan banyak membaca, belajar maupun menyimak siaran media massa. ( untuk persiapan dihadapan pimpinan ) d. Menguasai bahasa Indonesia, bahasa inggris serta bahasa lainnya dengan baik dan benar. ( minimal 4 bahasa )

e. Berpengetahuan dan mampu melaksanakan tugas- tugas yang membutuhkan keterampilan seperti berkorespondensi , mengetik dengan cepat dan akurat, mengoperasikan mesin- mesin kantor , pelayanan tamu dan lain- lain. f. Memiliki kepribadian yang sesuai dengan profesinya sebagai sekretaris. ( standar, pandai, bisa menyesuaikan diri )

3. 2 Kepribadian Sekretaris Kepribadian adalah kesatuan dari rasa, karsa, cipta, sifat dan watak seseorang yang tercermin dalam tindakan dan perbuatannya, sehingga membuat ia menjadi unik, khas, tak ada yang menyamainya.

Adapun kepribadian yang cocok untuk sekretaris: 1. Bersikap simpatik, menyenangkan, bagi orang lain. 2. Bersikap dewasa dalam berpikir maupun bertindak. 3. Senantiasa mengembangkan sikap-sikap positif yang dimiliki. 4. Rajin belajar dari buku/ tulisan-tulisan maupun pengalaman orang lain yang sukses. 5. Luwes dalam pergaulan.

6. Sabar, bersemangat tinggi , bersedia bekerja keras berinisiatif dan kreatif , tekun, tidak cepat bosan dan tidak mudah putus asa. 7. Pandai berbicara dengan jelas, volume suara harus pas, mimik wajah yang sesuai, gaya bicara yang menarik, kaya perbendaharaan kata, , e, iliki selera humor serta tidak grogi. 8. Kesehatan perlu dijaga dengan beristirahat yang cukup serta mendapatkan asupan gizi yang cukup.

9. Senantiasa bersih dan rapi, baik didalam menata kantor maupun penampilan dirinya. 10. Aksesoris yang sederhana, jangan memakai anting –anting yang besar. 11. Sepatu tertutup dengan tumit yang tidak terlalu pendek, sebaiknya tinggi tumit 5 cm, atau lebih sesuai dengan postur tubuhnya. 12. Sikap tubuh (body language) dapat mencerminkan watak seseorang.

3. 3 Sikap sekretaris dalam bekerja Ada 5 sikap bekerja yang harus dimiliki setiap sekretaris yang profesional: 1) Accuracy (ketelitian) sekretaris harus membiasakan diri untuk bersikap teliti dan hati- hati dalam bekerja, misalkan hati- hati dalam berbicara, menghitung dan sebagainya.

2) Follow through (melaksanakan pekerjaan secara sempurna). Sekretaris harus mampu bekerja secara sempurna dan tuntas dari awal sampai akhir, tanpa banyak instruksi, pimpinan cukup hanya memberi inti atau pokok permasalahannya saja, maka si sekretaris mampu mengerjakan keseluruhan bagian dari tugas ini.

3) Good juggement(pertimbangan/ perhitungan, sebelum melaksanakan tindakan. Sikap penuh pertimbangan yang matang sebelum melakukan suatu tindakan memperkecil resiko yang dihadapi sekretaris sehingga tidak merugikan pimpinan atau organisasinya. 4) Resourcefulness( panjang akal) Sikap tidak gampang menyerah apabila menemui kesulitan dalam pekerjaan.

5) Innitiative( inisiatif) Kemampuan mencari jalan keluar secara mandiri dari setiap permasalahan yang dihadapinya. Sikap ini dibutuhkan sekretaris untuk menjalankan tugas kreatif. Namun selain dari 5 sikap bekerja yang disebutkan diatas , sekretaris perlu memelihara human relations yang baik dengan semua orang yang terkait dengan posisinya sebagai sekretaris.

3. 4 Semangat kerja Setiap orang yang ingin berhasil(sukses) harus dan wajib memiliki ciri- ciri: 1. ) kerja keras bersedia bekerja keras untuk mempelajari sesuatu yang belum diketahui atau belum dikuasai. 2. ) Motivasi berprestasi Setiap sekretaris sebaiknya memilki motivasi untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik.

3) Rajin belajar Apabila anda memiliki kekurangan di suatu dibidang kerja, usahakan untuk mencari tahu apa yang sebaiknya dilakukan, dengan rajin bertanya, rajin belajar dengan buku yang dianggap menunjang, mendengarkan kaset percakapan bahasa inggris, mengambil kursus, dan lain- lain.

3. 5 penampilan sekretaris Sekretris harus bernampilan baik, rapi dan bersih, Adapun yang mempengaruhi penampilan adalah: 1. Pembawaan sejak lahir 2. Kesehatan lahir dan batin 3. Kebersihan diri: a. Rambut dirawat bersih dan tidak berketombe. b. Kulit wajah selalu dirawat.

c. Kulit tubuh dirawat dengan baik. d. Kuku tangan terawat baik dan bersih. e. Mulut, Gigi selalu bersih. f. Bau badan yang tidak menyegat. 4. Latar belakang sosial ekonomi dan budaya. Perbedaan latar belakang sosialekonomi dan budaya akan menimbulkan pula perbedaan dalam gaya dan selera.

3. 6 Pakaian sekretaris Pakaian yang baik dan bersih dan tepat dapat menambah rasa percaya diri seseorang sekaligus kepercayaan seseorang kepadanya. Adapun pedoman yang dapat diikuti dalam berpakaian bila anda bekerja: 1. Kantor Hukum, Asuransi dan Bank Sebaiknya memakai pakaian yang koonservatif.

2. Public Relations Anda dapat berpenampilan ceria, namun apabila anda bekerja pada bidang hukum atau perbankkan sebaiknya anda berpakaian konservatif. 3. Arsitek, Biro iklan dan Artistik Bila anda bekerja dibagian kreatif memmungkinkan anda tampil lebih ceria dan modis. 5. Marketing. Penampilan dapat lebih kasual dan trendy, namun jangan berlebihan.

Memilih pakaian a. Setelan Buatlah pakaian dari bahan yang baik, dijahit oleh penjahit yang bermutu baik. b. Rok Pilihlah rok dengan warna-warna netral agar mudah dipadupadankan. c. Blouse Dapat dipadankan dengan setelan atau dengan rok bawah.

d. Gaun Bagi anda yang memiliki tubuh yang langsing dapat saja memakai gaun yang dibuat dengan bagus. e. Sepatu Perhatikan kebersihan sepatu, sebaiknya diperiksa sebelum dipakai. f. Aksesoris Pemakaian aksesoris yang tepat akan memperindah penampilan sekretaris.

SEKIAN DAN TERIMA KASIH