Personalregistreringsrollen Uppdaterad 170628 o Personalregistreringsrollen innehller huvudsakligen arbetsuppgifter

Personalregistreringsrollen! Uppdaterad 170628

o Personalregistreringsrollen innehåller huvudsakligen arbetsuppgifter som innebär arbete i det personaladministrativa systemet, Primula självservice. o Rollen hanterar konteringar och ersättningar, tar ut rapporter och bevakar registrering av frånvaro, ledigheter och reseräkningar. o Personalregistreringsrollen är den förlängda armen mellan anställda och löneenheten. Viktig roll för oss på Löneenheten!

LÖN Medarbetare Prefekt Personalregistrerare Chef HR Studenter Externa kontakter

Medarbetarwebben/Stöd o Service/HR/Särskilda områden/Personalregistreringsrollen Personalregistrerings handboken

Registrering av timavlönade via Primula självservice

När en ny person ska arbeta som timavlönad på SLU behöver löneenheten ett mail från personalregistreraren som talar om: o o o Personnummer Namn Adress From datum Kontering; kostnadsställe samt projekt Ev. jämkning/SINK-beslut Lönespecialisten mailar tillbaka när detta är registrerat i Primula.

o Det är alltid personalregistreraren som registrerar timlönen i Primula självservice under Handlägga andra – ersättn. kompl. o Kontering ska alltid anges samt timlön inkl. semester ersättning. o Måste aktivt välja attestant när timlön som registrerats ska skickas i flödet. Saknas attestantens namn i mottagarlistan går du in på Primula webben – Min sida – Personliga inställningar. Under ”Valbara mottagare” markerar du vem/vilka personer som skall finnas i din personliga mottagarlista, klickar på ”+” och ”Spara”.

o Om personen arbetar 3 veckor eller mer ta kontakt med er personalspecialist för att en anställning skapas. o Personer fyllda 65 år registreras: Timlön ej pens inkl. sem! Pensionsavgifter betalas inte för personer fyllda 65 år enligt avtal. Lönearten används även för dem som är yngre än 65 år och som har gått i pension.

Skatt

o 30% skatt dras för tillfällig timavlönad o För att undvika att skatteavdraget blir för stort för skolungdomar/studerande som bara jobbar extra kan de ansöka om jämkning. o Det är viktigt att ansökningsblanketten skickas till lönefunktionen så snart som möjligt. Senast stoppdatum för "underlag fr inst för reg i Primula", se leveransplan Primula. Detta för att jämkningen ska hinna registreras i lönesystemet innan löneutbetalningen sker. o Kommer jämkningsblanketten in efter stoppdatum korrigeras inte skatten i efterhand. o Intygsblanketten finns på skatteverkets hemsida.

Utbetalning Timavlönade

§ Utbetalning för timavlönade sker vid ordinarie löneutbetalningstillfälle. § Utbetalning sker via Nordea. SLU skickar en lönefil med alla lönuppgifter. § SLU har inga bankuppgifter. § Hör den anställde av sig om utebliven lön, kontrollera att det skapats en lönespecifikation för aktuell månad samt uppgivit rätt information i rätt tid.

Överföringsuppdrag

Om personen inte har ett konto hos Nordea eller om lönen ska utbetalas genom annan bank ska ett överföringsuppdrag skickas till: Nordea Löneservice P 1306 105 71 Stockholm o Blanketten måste vara Nordea tillhanda senast 10 bankdagar före utbetalningsdag o Blanketten finns på Medarbetarwebben: Stöd och service – HRfrågor - Blanketter – Överföringsuppdrag lön, Nordea o Saknas kontouppgifter eller överföringsuppdrag sker betalningen av lönen med utbetalningskort från Plus Girot via Nordea.

Personer bosatta utomlands

För att utbetalning av ersättning för utländska personer samt redovisning på kontrolluppgift ska fungera så bra som möjligt ska dessa underlag skickas till löneenheten: § § SINK-beslut Kopia på ANSÖKAN om SINK-skatt Kopia av NORDEA blanketten för utbetalning av lön till utlandet Notering om ”Skatteregistreringsnumret i hemlandet” Blanketter nås via Medarbetarwebben: Stöd och service – HRfrågor - Blanketter

Ansökan om SINK

På Skatteverkets hemsida hämtas blanketten Ansökan om Särskild inkomstskatt för utomlands bosatt "SINK-skatt", blankett nr SKV 4350 eller blankett SKV 4350 a på engelska. Originalet skickas till: Skatteverket 551 95 JÖNKÖPING Kopia skickas till din lönespecialist!

Överföringsuppdrag Utland

o Blankett "Utbetalning av lön/pension till utlandet" genom NORDEA ska fyllas i om personen har bankuppgifter. o Alla uppgifter på blanketten måste fyllas i för att betalningen ska nå mottagaren. Glöm ej fylla i uppgiften om institutionens kontaktperson. o För att utbetalningen till utlandet ska fungera snabbt och säkert ska blanketten fyllas i, skrivas under och vara Nordea tillhanda senast 3 veckor före utbetalningsdag. o Om osäkerhet uppstår, kontakta Nordeas utlands avdelning, 08 -534 931 00, så att blanketten blir rätt ifylld. Originalet skickas till: NORDEA Operations Processing Household P 343 105 71 STOCKHOLM Kopia skickas till din lönespecialist!

Arvoden som registreras av Löneenheten

Ersättning till o Sakkunnig o Opponent o Ledamot i betygsnämnd Underlag skickas till din lönespecialist. Arvodes blanketter finner du via Medarbetarwebben - Stöd och service – HR-frågor - Blanketter

Sammanträdesarvoden

§ Registreras av personalregistreraren i Primula självservice – handlägga andra- ersättningar/kompled – sammanträdesarvode. § Undantag för personer hos annan inst/motsvarande: Sänd in en separat lista till din lönespecialist på personer vid annan inst/motsvarande som du ej har behörighet att registrera i Primula. Lönespecialisten ansvarar då för registrering i Primula. Observera deadline inför lönekörning.

All annan form av ersättning utbetalas som timlön!

Kontering

o Lönekonteringar görs via Primula självservice, handlägga andra - anst. uppg o Ett godkänt underlag på kontoändringen, underskriven av prefekt eller någon med delegerat budgetansvar, ska finnas som underlag på institutionen. o Vid delad kontering dvs. om en person till viss del är konterad på en annan institution ska underlaget vara underskrivet av bådas kostnadsbärare och skickas sedan in till er lönespecialist för registrering. Konteringens omfattning ska alltid bli 100 %.

Bevakning

o För att kunna bevaka ärenden som de anställda ansökt och fått beviljat finns funktionen Ärendesökning. o Du kan även söka ditt ärende som du gjort åt timavlönade. o Tänk på att bocka i arkiv för att få fram ärenden som gått över till utbetalning. Ärendesökning – nås via Tjänster – Ärendesökning

Behörigheter i Primula

o Personalregistreringsrollen har ansvar att behörighetsblanketten fylls i och skrivs under av prefekt. Detta för att administrera/attestera i Primula självservice utifrån sin administrativa roll. o Scanna och maila behörighetsblanketten till lonespecialisterna@slu. se Blanketten nås via vår Medarbetarwebb – Stöd och service – HR-frågor - Blanketter

Sjukanmälan

o Anställd sjukanmäler sig så snart det är möjligt till sin chef/arbetsledare på överenskommet sätt. o Anställd ansvarar för att sin sjukanmälan registreras i Primula självservice. o Om den anställde inte har möjlighet att registrera sin sjukanmälan i Primula via webben, ska chef eller personalregistreringsrollen meddelas, så kan chef / pers. reg. roll registrera i Primula. o Första sjukdagens datum registreras och slutdatum lämnas tomt.

Friskanmälan

o När anställd är frisk och åter i arbete 100 % måste anställd omgående friskanmäla sig i Primula självservice, genom att fylla i det datumet den är tillbaka. o Extra viktigt att anställd friskanmäler sig omgående om den är sjuk i mitten av en månad så att friskanmälan kommer med lönekörningen som är runt den 18: e. Efter lönekörningen beräknar systemet som sjuk resterande dagar den månaden. Pengarna återbetalas då med löneutbetalningen månaden efter. Viktigt att ni har koll på detta så ni kan ge stöd och råd till anställda vid frågor!

Omfattning vid sjukfrånvaro

o Om anställd ändrar omfattning på sin sjukfrånvaro, från t ex 100 % till 50 %, behöver den maila sin lönespecialist som ändrar i pågående sjukärende som finns på bevakning. o Skapa aldrig ett till sjukärende om det redan finns ett pågående. o Sjukfrånvaro är endast 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %.

Läkarintyg

o För sjukfrånvaro längre än 7 dagar krävs läkarintyg. o Originalet till Försäkringskassan. o Kopia till Personalavdelningen.

Föräldraledighet

o Ledighet ska sökas senast 2 månader innan. o Anställd bör i samband med ledighetsplaneringen även planera in semester i samråd med sin chef. o Ledigheten får endast vara 3 perioder på ett kalenderår o Föräldralön betalas ut av SLU i 360 dagar.

De olika föräldraledigheterna § § § Föräldralön barn yngre än 1, 5 år Föräldralön barn äldre än 1, 5 år Barntillsyn upp till 1, 5 år Barntillsyn mellan 1, 5 och 8 år Barntillsyn mellan 8 och 12 år

AMS

AMS – medel – rekvirering Rekvirering av AMS medel görs av institutionen. § För frågor ta kontakt med Arbetsförmedlingen. § För att få behörighet att rekvirera via arbetsförmedlingens hemsida kontakta er lönespecialist. Tips! Önskas snabbt svar, kontakta utbetalning@arbetsformedlingen. se

Rapporter

Rapporter som inst. /motsvarande ska ta ut varje månad o o Flagga: Anställning upphör Flagga: Konteringen upphör Flagga: Ledigheter upphör Lönekostnadsspec Rapportgeneratorn nås via Tjänster- Rapportgenerator Lönekostnadspec nås via Tjänster – Lönekostnadssspec Viktigt att följa upp personalkostnader varje månad!

Under rapportgeneratorn finns även andra listor över olika saldon som är viktiga för uppföljningen av personalkostnader Semester Övertid Komptid m. m. Det är din behörighet som styr vilka rapporter du kommer åt

Personalredovisning

o 60% av universitetets kostnader är personalkostnader. o Enligt SLU: s revisionsrapporten 2013 fanns det brister i personalredovisningsprocessen. o Fel som inte upptäcks leder till felaktiga utbetalning och onödiga/felaktiga kostnader. Det ger även merarbete, bristfälliga beslutsunderlag och framförallt finns det en risk att förhållandet mellan universitetet och anställd skadas. o För att komma till rätta med detta ska rapporten Personalredovisning kontrolleras. o Det är en samlad lista av händelser gällande anställning, frånvaro och kostnader. o Ansvarig chef ska ha god insikt i institutionens kostnader och ta ansvar för dessa.

Förslag på arbetsordning Personalredovisning

1) Personalregistreraren tar ut rapporten ”personalredovisning” från Primula självservice. 2) Personalregistreraren kontrollerar omfattning och frånvaro, skickar sedan vidare till respektive chef. 3) Underskrift krävs och underlagen ska arkiveras månadsvis på institution. Dessa ska finnas tillgängliga vid revision.

Reseräkningar Lite snabb info

o Reseräkningen ska skrivas snarast, av resenären själv och på heder och samvete. o Resenären är ytterst ansvarig för det denne begär ersättning för, samt att fullständiga underlag bifogas. o Det är du som har fått rollen Personalregistreringsrollen tilldelad dig som är ansvarig för att granska reseräkningar. o Du ansvarar för kontrollen att lagar, regler och policy följs. o Prefekten/motsv har det slutgiltiga ekonomiska ansvaret som utbetalningen innebär. Alla står lika inför lagen. Samma regler gälla för alla anställda!

Bilagor Reseräkningar

o Kvittobilaga ihop nitad med alla underlag som motsvarar begärd ersättning ska vara lämnad till ”Stöd till attestant”. o Även om reseräkningen helt eller delvis skall betalas av annan inst/motsv går reseräkningen till den som har rollen ”Stöd till attestant” där anställningen finns och kontrollen görs där. o Efter kontroll går reseräkningen till den/de attestanter där kostnaden ska tas. o Alla underlag skickas efter kontrollen vidare till ”Stöd till attestant” vid betalande inst/motsv.

o Kallelse till kurs, konferens, program, dagordning eller mail, t. ex. för att kunna avgöra antalet hotellnätter och traktamente vid längre resor. o Biljetter/kvitton i original som motsvarar begärd ersättning enligt regelverket samt boardingcard som visar att resan genomförts. o I undantagsfall där kvitto eller biljett inte kunnat erhållas, t. ex. vid SMS-biljett, ska detta ha angetts i noteringsrutan för resp. utlägg, samt i meddelanderutan längst ned för att underlätta attestantens arbete.

Rätt till ersättning inom 1 år

Stoppa reseräkning som är äldre än 1 år! o Senast ett år efter det att resan är avslutad ska resan vara registrerad och godkänd enligt Villkorsavtalet om ersättningar. o Enligt Villkorsavtalet 10 kap. 11 §. är rätten till förmåner för viss månad förfallen om reseräkning inte har getts in inom ett år enligt ovan.

Bra sidor för info § § Medarbetarwebben Skatteverket Arbetsgivaverket SPV

Tack för er uppmärksamhet!