PERSONALIDOKUMENTATSIOON ppekava 160 tundi Auditoorne 120 tundi Iseseisev

PERSONALIDOKUMENTATSIOON Õppekava 160 tundi Auditoorne 120 tundi Iseseisev töö 40 tundi

PERSONALITÖÖ ALUSED • mida peab teadma personalitööst • personalipoliitika olemus ja selle väljatöötamine • personalitöö erinevad funktsioonid organisatsioonis • kes sobib personalitöötajaks • personalitööd mõjutavad faktorid

MIDA PEAB TEADMA PERSONALITÖÖST Organisatsioon on inimeste ühendus ja loodud mingiks tegevuseks, millel on kindlasti oma kindel eesmärk, kus inimesed töötavad selle eesmärgi saavutamiseks. Eesmärgi püstitab organisatsioon, mille saavutamiseks ja edu tagamiseks konkureerivas ühiskonnas on õigetest inimestest meeskonna loomine.

Ettevõtte edukus sõltub: • vajalikust arvust asjatundlikest töötajatest • kompetentsete töötajate valikust, arendamisest ja hoidmisest Töötajad moodustavad organisatsioonis suuremaid ja väiksemaid struktuuriüksusi, mis on pidevas muutumises. Muutused on seotud tänapäeval kiiresti areneva ühiskonna, tehnoloogia, kui ka töötajate endaga. Muutused võivad avalduda organisatsiooni tugevuses ja kadumises.

Optimistlikul lähenemisel valime olukorra, kus organisatsioon püüab olla tegutsev ja edasijõudev, kuid selleks tuleb hoolikalt valida, arendada ja toetada töötajaid – tuleb teha tööd personaliga. Personalitöö on süsteemne ja sihikindel protsess, hõlmates kõiki inimtegevusega seotud aspekte nii tööl kui ka osaliselt väljaspool tööd.

Iga töötajaga on vajalik suhelda arvestades tema isikuomadusi, ettevalmistust tööks, eeldusi ja võimeid. Personalitöö eesmärgiks on: • aidata kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele • kasutada personali oskusi ja võimeid efektiivselt • varustada organisatsiooni kõrgelt kvalifitseeritud, hästi koolitatud ja motiveeritud töötajatega

• teha kõik selleks, et personal oleks rahul tööga ja eneseteostuse võimalustega • teha kõik organisatsiooni imago tõstmiseks • aidata kaasa eetiliste põhimõtete kujunemisele organisatsioonis • tagada tugev organisatsioonikultuur.

Tarvis on teada, kuidas leida inimesi, kes initsiatiivikalt täidaksid ülesandeid, mida nad on tegema palgatud. Et oma ülesannetega hästi toime tulla, peab sekretär (assistent): • tundma personalitöö valdkonda ja olema kursis organisatsiooni personalipoliitikaga • tundma kehtivaid tööõigusakte

• tundma personaliotsingu ja –valiku põhimõtteid • oskama koostada ning vormistada personalidokumente • tundma dokumendihalduse põhimõtteid.

PERSONALIPOLIITIKA OLEMUS JA SELLE VÄLJATÖÖTAMINE Personalipoliitika on organisatsiooni ühtne strateegia, mis lähtub organisatsiooni väärtushinnangutest ja kultuurist ning sõltub organisatsiooni välistest ja sisemistest mõjudest ning nende muudatustest. Personalipoliitika näitab, kuidas organisatsioonis personali suhtutakse.

Personalipoliitika määratleb personali juhtimise lähtekohad ja eesmärgid, mille alusel langetatakse igapäevaseid otsuseid. Personalipoliitika sisu ja vorm sõltub organisatsiooni kavandatud eesmärkidest. Personalipoliitika kujutab endast kindlaid põhimõtteid: • vakantsete ametikohtade täitmisel • uute töötajate värbamisel ja valikul

• adapteerumisel (sisseelamisel) • töötajate karjääri kavandamisel • personali koolitamisel • töö tasustamisel • töötingimuste loomisel, jne Personalipoliitika: • algab juhist, kes peab oskama prognoosida organisatsiooni tulevikku • algab juhist, juhtkonnast ja nende suhtumisest töötajatesse

• olemasoleva olukorra analüüsist ja hinnangust • vastutava isiku määramisest • personali uuringust ja tööanalüüsist • tegevuste täpsustamisest ja dokumenteerimisest (struktuuriüksuste põhimäärused, ametijuhendid, protseduurireeglid) • standardprotseduuride käivitamisest • personalipoliitika projekti sõnastamine

• pooleaastasest jälgimisest koos hinnangute andmise ja korrektiivide tegemisega • järgmise täiendatud versiooni loomisest. Personalipoliitika sõnastatakse ning fikseeritakse kirjalikult. Loodavas dokumendis tuleb fikseerida personalipoliitika põhimõtted, kuidas:

• juhinduda personalipoliitika väljatöötamisel • planeerida personali ja leida kvaliteetseid töötajaid • personali edutada ja motiveerida • lahendada töödistsipliiniga seonduvaid küsimusi • personali pidevalt arendada ja koolitada • personali tasustada

• anda oma panus organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks nii töötaja kui tööandja seisukohalt • saavutada tõhus organisatsioonisisene infovahetus Kuna dokument valmib paljude juhtide koostöö tulemusena, tuleb see ka allkirjastada kõikide koostajate poolt.

Personalipoliitika võib välja kujuneda paljude aastate jooksul, kuid sellegi poolest tuleb seda pidevalt edasi arendada ja täiustada. Personalipoliitika olemasolu annab organisatsioonile kindlustunde. Personalipoliitika koosneb põhilistest kokkulepitud ning kõigile töötajatele teada olevatest seisukohtadest, mida järgitakse kõigis personali puudutavates tegevusvaldkondades:

• arengu- ja strateegiatöö • töökorraldusdokumentatsiooni loomise korraldamine • ametikohtade hindamise töö analüüs • personali planeerimine; värbamine ja kompetentse personali valik • personali hindamine, arendamine ja koolitus • rotatsioon ja karjääri planeerimine

• • motiveerimine ja palgakorraldus töö- ja infokorraldus personaliarvestus ohutuse, tervise- ja riskitöö ning sisekontroll • töötingimuste- ja sotsiaalse turvalisuse loomine • organisatsiooni kultuuri kujundamine ja edasiarendamine

Personalipoliitika rakendamisel juhindutakse järgmistest seisukohtadest: • osalus – töötajaid peetakse partneriteks, kes osalevad nende tööd puudutavate otsuste langetamisel • kommunikatsioon – avatud kommunikatsioonipoliitika • juhtimisstiil – eelistatakse demokraatlikku juhtimisstiili, kus juhid

on nähtavad. Rõhk on koostööl ja soositud on vastastikuse usalduse õhkkond • hoolimine – hoolitsus firma ja töötajate käekäigu eest • pidev areng ja koolitus – soositud on iga töötaja eneseareng ja koolitus, enesepädevuse tagamine on iga töötaja kohus • sisemine eelistus – vabanev ametikoht püütakse võimaluse korral täita oma firma töötajaga

PERSONALIPOLIITIKA ÜLESANNE ON AMETIKOHTADE TÄITMISEKS TÖÖTAJATE LEIDMINE, KES SOBIKSID IDEAALSELT OLEMASOLEVASSE MEESKONDA

DRUMMONDI SEADUS IDEAALNE KANDIDAAT SAABUB PÄEV PÄRAST SEDA, KUI KOHT ON TÄIDETUD PARETO SEADUS 80 % PROBLEEMIDEST ON PÕHJUSTATUD 20 % MITTEPRODUKTIIVSE PERSONALI POOLT

Selle 20% personali vea hind on suur • valesti mõistetud korraldused • personali voolavus • toodangu (teenuste) hilinemine • otsustusvõimetusest tingitud kulud • firma rikutud maine • tööluusid • kibestunud (tubli) meeskonnaliikme lahkumine • töö, mis tuleb ringi teha, jne

Tänapäeval on vaja inimesi, kellele saab delegeerida tööülesandeid ja kellel on kõrge vastutustunne. Nii mõnigi särav talent võib põhjustada suurt segadust, kui ta ei sobi meeskonda, kui tal puudub koostöövõime või –vajadus, kui ta ei suuda teistega arvestada. Sageli peab selline inimene end heaks suhtlejaks ja ei suuda mõista, et kolleegid ei talu tema ambitsioonikat käitumist.

Arukas on personalipoliitika, kus • madalamatele ametikohtadele võetud töötajad õpetatakse välja kõrgemate ametikohtade tarvis • kõigil on võrdsed võimalused väljaõppeks, koolituseks ja enesetäienduseks • vähemalt kord aastas toimub vestlus juhtkonnaga töötaja karjääri planeerimisest • kui vabaneb või tekib juurde mingi ametikoht, korraldatakse kõigepealt firmasisene konkurss

Personalipoliitika peaks andma käitumisjuhised: • distsiplinaarprobleemide • edutamise, üleviimise, vallandamise • kompenseerimise, palgatõusu, soodustuste • puhkuste • töölepingu lõpetamise puhkudeks, et: - veenda töötajaid õiglases ja objektiivses kohtlemises

- aidata juhtidel vastu võtta objektiivseid otsuseid - anda juhtidele kindlust probleemide lahendamisel ning oma otsuste kaitsmisel Uuele töötajale • antakse tööle võtmisel põhjalik info firma sisemisest hierarhiast ja juhtimisskeemist • tutvustatakse töökorraldust ja asjaajamiskorda

• selgitatakse koolituse ja enesetäiendamise võimalusi, palga- ja lisatasusüsteemi • mõne aja möödudes (2 - 3 nädalat) tuntakse huvi, kuidas inimene on kohanenud, millised probleemid on tekkinud, et need võimalusel kohe lahendada, sest kunagi pole teada, kes keda valib – kas firma töötajat või töötaja firmat.

PERSONALITÖÖ ERINEVAD FUNKTSIOONID ORGANISATSIOONIS Tööle võtmine • personali planeerimine vajaduste ja kriteeriumide põhjal • uute töötajate otsimine töökuulutuste teel ja kohtumised nendega • valik intervjuude, tausta uuringute ja andmete kogumise põhjal • vormistamine avalduste ja isikuandmete ankeetide põhjal

• töötajate organisatsiooni sisseviimine ja adapteerumine • personaliarvestusdokumentide ( puhkuse, pensioni, haigekassa jm) vormistamine. Töötajate ümberpaigutamine ja töösuhte lõpetamine • ümberpaigutamine ja rotatsioon • edutamine

• vallandamine ja töö lahkujatega • töölepingu lõpetamine. Personali hindamine • hindamismeetodite väljatöötamine • hindamise läbiviimise korraldamine • hindajate töö toetamine dokumentatsiooni ettevalmistamise, vormistamise ja informeerimisega.

Personali arendamine ja koolitus • arendus- ja koolitusvajaduste väljaselgitamine ja määramine • koolituskava ja koolituseelarve koostamine • koolitustegevuse korraldamine • karjääri planeerimine ja roteerimisprogrammide koostamine.

Motiveerimine ja tasustamine • rahapalga, lisatasude ja muude boonussüsteemide väljatöötamine, selle hoidmine ja korrigeerimine Töö- ja infokorraldus • struktuuri arendamine ja struktuuriüksuste põhimääruste koostamine • ametikohtade hindamine töö analüüsi, ametikirjelduste, ametiprofiilide, ametijuhendite ja protseduuride koostamisega

• asjaajamise korraldamine asjaajamiskorra alusel • töötajate informeerimine personaliga seotud muudatustest ja otsustest ning arendus- ja koolitusvõimalustest • personalialaste ettepanekute tegemine juhtkonnale • töötajate informeerimine tööandjaga saavutatud kokkulepetest

Nõustamine ja tööalaste suhete korraldamine • töödistsipliini jälgimine • konfliktide reguleerimine • individuaalkonsultatsioonide läbiviimine • kohtumiste korraldamine ametiühingutega ja juhtkonnaga, kaebuste läbivaatamine, õnnitlemine tähtpäevade puhul

Tööohutus, töökaitse, töötervishoid • komisjonide loomine • ohutusalase dokumentatsiooni väljatöötamine ja kontrollimine • töötajate kindlustamine töötingimustega • sportimisvõimaluste loomine • korraliste meditsiiniliste läbivaatuste korraldamine.

Kaasaegsed personaliosakonnad täidavad ka järgmisi ülesandeid: • töötajate isiklike vajadustega arvestamine ja neile vastutulek – see on vajalik töötajate töö ja perekonnaelu vahelise vastuolu lahendamiseks (paindliku töögraafiku sisseviimine ja töö jagamine mitme töötaja vahel) • on suurenenud personalijuhtide roll strateegiliste otsuste vastuvõtmise protsessis üha ägenevas konkurentsivõitluses – tippjuhtkond vajab

personaliosakonna nõuandeid värbamise, hindamise, kompenseerimise ja distsipliini küsimustes • juhid peaksid oma palgasüsteemi ja karjääri planeerimist puudutavad otsused personaliosakonnaga kooskõlastama • personaliga seotud tegevused on muutunud nii keerukaks, et nende läbiviimine eeldab spetsiaalset väljaõpet (statistiliste blankettide täitmine)

• erilist tähelepanu tuleb pöörata sellistele probleemidele nagu töölt puudumised, tööjõu voolavus, alkoholism, narkootikumid, jne KES SOBIB PERSONALITÖÖTAJAKS? Personalitööd võib teha olenevalt organisatsiooni suurusest ning arengutasemest, kas: • personaliosakond;

• talitus arendus-koolitusosakonnas või haldusosakonnas; • büroo juriidilises osakonnas; • paar inimest arendus-koolitusosakonnas (koolitusjuht, spetsialist); • inimene, kes tegeleb personalitööga muu töö kõrvalt – sekretär, juhi abi, spetsialist, vallasekretär, vallavanem. Kas personalitööga peab olema seotud üks inimene või osakond, oleneb organisatsiooni juhi arusaamadest ja

vajalikkuse teadvustamisest personalitöö funktsioonidest, töötajate arvust ning nende kvalifikatsioonist, samas ka organisatsiooni vanusest, kultuurist, edukusest, omapärast, jne. Kui vastata küsimusele, kes sobib personalitöötajaks, siis selleks sobib: • ennast ja teisi austav • elutark, enesekindel ja julge • reaalse maailmavaatega

• • loov, originaalne, paindlik ja avatud töökas, aktiivne ja sõltumatu eelarvamustevaba, siiras ja usaldatav rõõmsa- ja huumorimeelne, kelle naljad pole vaenulikud ja iroonilised. Personalitöötaja on: • personalipoliitika kujundaja, hoidja ja edasiarendaja • muutuste ettevalmistaja, nõustaja ja käivitaja

• juhtkonna ideede elluviija ja uute ideede tekitaja • töö- ja infokorralduse hindaja ja reglementeerija • töötajate ja nende ametikohtade hindaja • arendaja ja koolitaja • informatsiooni koguja arengukavade, plaanide jm vajalike dokumentide ja andmete kohta • kokkuvõtete ja aruandluste koostaja

• distsipliini hoidja ja motiveerija • töösuhete vormistaja ja töötajate üle arvestuse pidaja. Ideaalseks personalijuhiks sobib tasakaalukas isiksus, kellel on eelpool loetletud tunnusjooni omades lisaks veel personalijuhtimisalast kõrgharidust ja töökogemusi. Sellist ideaalset inimest on raske leida. Personalijuht firmas on: • personalipoliitika kujundaja

• muutustele ergutaja • informeerija • firma tervikuks siduja • distsipliinihoidja • töösuhete dokumenteerija. Personalitööd teevad kindlasti paljud sekretärid, kes ei oma selle alast kõrgharidust ning puuduvad ka kogemused. Väikese organisatsiooni puhul on see ehk mõistetav ja andeks antav, kuid suurema töötajate arvuga

organisatsiooni puhul tuleb juhtidel vastu võtta otsus, kas arendada ja koolitada selle ala tundjaks tubli sekretär või leida antud ametikohale personalitöötaja. Võib ka öelda, et osa oma ala spetsialiste, omades nii haridust kui kogemusi, ei sobi personalitöötajaks. Siin sõltub ka palju isikuomadustest.

Ta peab olema ka hea “psühholoog” – sest halbu inimsuhteid on raske heaks teha. NB! Inimestel on hing, aga paberitel ei ole! Samas on kindlasti juhuseid, kus kõrghariduse ja kogemuste puudumisel saadakse personalitööga edukalt hakkama. Siin peab juht nägema reservi ja andma töötajale võimaluse enda arendamiseks ja koolituseks.

PERSONALITÖÖKS VAJALIKUD ISIKSUSEOMADUSED Isiksuse omaduste kaudu saab inimene anda igale situatsioonile oma tõlgenduse. Kui inimesel on olemas vajalikud omadused, siis on tal ka eeldus objektiivseks tegutsemiseks personalitöös. Personalitöötaja isiksuseomadused on: • tegelikkuse e olukorra tunnetamine ja peegeldumine meelte kaudu eeldavad järgmisi omadusi:

- tähelepanu- ja empaatiavõime - intuitsioon ja probleemitunnetatavus - paindlikkus ja mobiilsus. • uue olukorraga toime tulemine eeldab intellektuaalseid võimeid: - leidlikkus, fantaasiarikkus ja uudsus ning originaalsus - mõtete ja ideede genereerimise kiirus ja paindlikkus - analüüsivõime ja arusaamine asjade olemusest.

Personalitöötajale omased iseloomutunnused: • avatus • visadus ja riskivalmidus • tolerantsus • sõltumatus • huumorimeel. Vajaduste teadvustamine ja nende rahuldamine enese motiveerimise kaudu:

• lugupidamisvajadus e tunnustamine, et suhtuda võrdselt austusega nii endasse kui ka teistesse töötajatesse ning olla iseseisev oma tegevustes ja otsuste tegemises • eneseteostusvajadus väljendub soovis arendada oma võimeid ja neid maksimaalselt kasutada.

Organisatsioonil tuleb endale teadvustada, kas tal on vaja tegelda personaliga teadlikult ja süsteemipäraselt ning, kui tähtsaks ta peab uute efektiivsete lahenduste loomist ja rakendamist töötamiseks nendega.

PERSONALITÖÖD MÕJUTAVAD FAKTORID Personalitöö mõjutab: • organisatsiooni sisekeskkonda (organisatsiooni kultuur, struktuur, töö - ja infokorralduse süsteem, missioon, visioon, poliitikad, eesmärgid, strateegiad ja nende toimimine) • organisatsiooni väliskeskkonda, st - makrokeskkonda (sotsiaalne, poliitiline, õiguslik, majanduslik taust)

- mikrokeskkonda (suhted teiste firmadega, kliendiga, konkurentidega, toetajatega, sponsoritega, huvigruppidega). Personalitööd mõjutavad: • organisatsiooni arenguseisund - ajalugu, kultuur - eluiga, elutsükkel - missiooni, visiooni olemasolu

- kvaliteedi ohjamise, töö- ja infokorralduse toimimise määr • personali kvaliteet - juhtkonna kompetentsuse tase - juhtkonna tahe ning oskus koostööd teha - tuleviku ning muutuste visualiseerimise oskus - tulemuste saavutamise tahe neid edasi arendada ning oskus viia neid

- soov alluvatega arvestada, arengut toetada, eneseteostust võimaldada • riskide maandatuse aste - töö- ja keskkonnariskide määr - tööreziimi, tööajaga seotud asjaolud Et personalitöö saaks toetada organisatsiooni arengut, tuleb kõiki neid faktoreid vähemalt kord aastas analüüsida.