PERSONALIA PERUSAHAAN Definisi penyusunan personalia Fungsi manajemen yg

PERSONALIA PERUSAHAAN

Definisi penyusunan personalia Fungsi manajemen yg b’kenaan dg penarikan, penempatan, pemberian latihan, & pengembangan anggota organisasi.

SDM Manajer ( sukses/ gagal) Investasi organisasi 7 an organis asi Penyusunan personalia/ staffing

PENYUSUNAN PERSONALIA • • Penarikan Penempatan Pemberian Latihan Pengembangan Anggota Organisasi

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA • LINGKUNGAN INTERNAL Yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi • LINGKUNGAN EKTERNAL Yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung

PROSES PENYUSUNAN PERSONALIA • • Perencanaan Sumber daya Manusia Penarikan Seleksi Pengenalan dan Orientasi Latihan dan Pengembangan Penilaian Pelaksanaan Kerja Pemberian Balas Jasa dan Penghargaan Perencanaan dan Pengembangan Karier (promosi)

MACAM/JENIS PERSONALIA Sesuai fungsi tenaga kerja dibagi 2 : 1. Tenaga Eksekutif 2. Tenaga Operatif Tenaga Eksekutif Bertugas mengambil berbagai keputusan dan melaksanakan fungsi manajemen : Planning, Organizing, Actuating, - Coordinating, mempunyai visi misi Merupakan Controlling tenaga ahli, menguasai manajemen, kedepan Tenaga Operatif Tenaga trampil sesuai dengan bidangnya Dibagi keahliannya dibagi 3 : 1. Tenaga trampil (skilled labour) 2. Tenaga setengah trampil (Semi skilled labour) 3. Tenaga tidak trampil (unskilled labour)

SUMBER TENAGA KERJA Tenaga kerja dapat diperoleh dari : a. Dalam perusahaan promosi, transfer job b. Relasi karyawan kualifikasi sdh diketahui c. Lembaga penempatan tenaga kerja bertugas menyalurkan tenaga kerja d. Lembaga pendidikan permintaan langsung ke lembaga e. Masyarakat Umum dengan memasang iklan

Proses Penyusunan Personalia 1. Perencanaan SDM a) Penentuan jabatan • • • Penentuan spesifikasi jabatan (job disc) ------- 7 an & rencana ------- keb personalia keseluruhan ------- jmlh personalia skrg ------- keb personalia bersih Penetapan program kegiatan

PERENCANAAN SDM PEREN CANAA N SDM PERENCANA AN DAN PENGEM BANGAN KARIER PENERIKAN PERSONA LIA YG DIBUTUH KAN SELEKSI PEMBERIAN BALAS JASA DAN PENGHARGAAN PENGENDA LIAN DAN ORIENTASI PEMELIHARAAN KESEHATAN DAN KEAMANAN PENILAIAN PELAK SANAAN KERJA LATIHAN DAN PENGEM BANGAN KARYA WAN

Fungsi Operasional Personalia Perencanaan Kebutuhan Tenaga Kerja 1. Penentuan jabatan dalam organisasi 2. Menentukan jumlah, mutu dan jenisnya 3. Pengembangan kemampuan individu & kelompok 4. Pemanfaatan secara efektif SDM yg dimiliki 5. Mempersiapkan kebijakan & program agar kebutuhan organisasi sesuai dg inividu 6. kebutuhan Menciptakan mekanisme/cara agar kegiatan 1 s/d 6 dapat dilaksanakan

Penentuan jabatan dalam organisasi perusahaan Perencanaan penetapan jabatan dipilih tenaga kerja yg tepat utk memangku jabatan tsb Manajer melakukan analisis jabatan = menginventarisasi semua jenis kegiatan yg diperlukan dalam organisasi, kemudian mengelompokkan ke dalam kelompok kegiatan (proses departementisasi)

Departementisasi didasarkan pada kombinasi dari dasar fungsi, daerah, waktu, langganan & proses produksi. Setelah jabatan-jabatan tersusun, manajer menyusun pedoman kerja (deskripsi jabatan) Disusun spesifikasi jabatan = persyaratan minimal yg harus dipenuhi oleh pejabat Spesifikasi jabatan digunakan sebagai pedoman didalam seleksi, terutama yg berkaitan dengan mutu & jenis tenaga kerja yg diperlukan

Apa yang dimaksud dgn Analisis Jabatan? • Analisis Jabatan adalah fungsi MSDM yang berusaha “memotret” masing-masing jabatan dalam organisasi agar diperoleh informasi mengenai aspek-aspek penting jabatan tersebut, seperti tujuan, tugas dan tanggung jawab, • kondisi kerja, kompetensi, dsb. Analisis jabatan (job analysis) adalah proses sistematis untuk menentukan berbagai tugas, aktivitas, perilaku, keterampilan, pengetahuan, dan spesifikasi karyawan yang diperlukan untuk menjalankan suatu pekerjaan (jabatan) dalam

Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan adalah pengumpulan, penilaian, dan penyusunan informasi secara sistematis mengenani tugas-tugas dalam organisasi yang dilakukan oleh seorang ahli yaitu job analyst.

Alasan Pelaksanaan Analisis Jabatan Analisis jabatan dilakukan karena suatu informasi dapat menjadi landasan untuk mencocokkan pekerjaan dengan petugas, beban kerja yang dilakukan, hambatan-hambatan yang ditemui oleh pelaksana, dan landasan dalam pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM untuk memenuhi fungsinya.

Analisa Jabatan Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing JABATAN secara sistematis dan teratur, yaitu : 1. Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut 2. Apa wewenang dan tanggung jawabnya 3. Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan 4. Bagaimana cara melakukannya 5. Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya Besarn upah dan lamanya. ya jam bekerja 6. Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan 7. Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut dan lain-lain

Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu : 1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian 2. Pekerja yang bersangkutan 3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu 4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara : 1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan 2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya 3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian

Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu : 1. Uraian Jabatan (Job Description). 2. Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement) Uraian Jabatan (Job Description) adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting : untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkapmengetahui batas-batas tanggung jawab dan untuk wewenang masing-masing jabatan.

Spesifikasi/Persyaratan Jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya Spesifikasi jabatan ini dapat disusun dengan secara baik. bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Kegunaan Analisa Jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain: 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk merencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

ANALISA JABATAN Gambaran tentang : Tugas Wewenang Tanggungjawab Hub. Kerja Anak buah Peralatan yg digunakan DESKRIPSI JABATAN SPESIFIKASI JABATAN

Apa Manfaat Analisis Jabatan? Sebagai masukan penting bagi fungsi-fungsi MSDM lainnya seperti rekrutmen dan seleksi, penilaian kinerja, manajemen karir, kompensasi, dsb. Sebagai bagian penting dalam perancangan sistem organisasi secara keseluruhan, misalnya untuk pembagian departemen, aliran kerja, serta untuk mendesain ulang jabatan itu sendiri.

Analisis Jabatan sebagai Perangkat Dasar Manajemen SDM Perencanaan Sumber Daya Manusia Rekrutmen Tugas Tanggung Jawab Kewajiban Seleksi Pelatihan dan Pengembangan Deskripsi Jabatan Penilaian Kinerja Analisis Jabatan Kompensasi Keselamatan Spesifikasi Jabatan dan Kesehatan Hubungan Kekaryawanan dan Ketenagakerjaan Pengetahuan Keterampilan Kemampuan Pertimbangan Hukum Analisis Jabatan untuk Tim

Penentuan jumlah tenaga kerja (TK) : 1. Analisa beban kerja, meliputi : Peramalan penjualan, penyusunan jadwal waktu kerja & penentuan jumlah TK yg diperlukan untuk membuat satu unit barang 2. Analisa TK Untuk menghitung jumlah TK yg sesungguhnya dapat tersedia pada satu periode tertentu Karena tdk sepenuhnya TK semua bekerja Ijin, cuti, tidak masuk kerja, pensiun.

JABATAN (JOB) Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, ini pengumpulan informasi untuk analisa jabatan bisa dilaksanakan dengan cara : 1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan 2. Melakukan wawancara dengan pekerja langsung yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya 3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian

Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk : 1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan ) a. Penyusunan organisasi baru b. Penyempumaan organisasi yang sekarang c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan

2. Kepegawaian a. Rekrutmen seleksi/penempatan b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan) c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning) d. (kaitannya erat Mutasi/promosi/rotasi dengan c) e. Program pelatihan 3. Ketatalaksanaan a. Tata laksana

2. 3. 1. Uraian Jabatan (Job Description) Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan