PERSIAPAN IMPLEMENTASI SIKD DENGAN PENGUATAN 4 INSTRUMEN NSPK

PERSIAPAN IMPLEMENTASI SIKD DENGAN PENGUATAN 4 INSTRUMEN NSPK BAGI BUMN DAN PTN DI HOTEL MIRAH BOGOR DRS. SUMRAHYADI, MIMS DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT ARSIP NASIONAL RI sumrahyadi@yahoo. com

SEPINTAS PERKENALAN SUMRAHYADI, MIMS KEBUMEN, 9 OKTOBER 1961; JL. TIRTA MULYA II NO. 36 SERAB, TIRTAJAYA DEPOK; sumrahyadi@yahoo. com HP. 08129638169 PEKERJAAN : * ANRI (DIREKTUR KEARSIPAN PUSAT), GOL IV D * STAF PENGAJAR UI, STIA-LAN; * STAF PENGAJAR PTS; PENDIDIKAN: * MASTER INFORMATION MANAGEMENT, MONASH UNIV. MELBOURNE, AUSTRALIA; * S 1 ADMINISTRASI NEGARA, UNIVERSITAS PADJADJARAN, BANDUNG; * HUMAN RESOURCES MANAGEMENT, USA; * STRATEGIC MANAGEMENT, WASHINGTON, DC; * INTERNATIONAL MANAGEMENT, USDA, USA; * RECORDS MANAGEMENT IN SERVICES OF DEMOCRACY, STOCKHOLM, SWEDIA; * STRATEGIC MANAGEMENT, MALAYSIA; *MANAGING DIGITAL RECORDS, SINGAPORE *ARCHIVES MANAGEMENT, BELANDA; * DIKLAT PIM I * LEMHANNAS, PPRA-51

VISI PEMBANGUNAN NASIONAL 2015 -2019 Terwujudnya Indonesia yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong

MISI PEMBANGUNAN NASIONAL 2015 -2019 Menjadikan kamnas yang mampu menjaga kedaulatan wilayah, menopang kemandirian ekonomi dengan mengamankan SD maritim dan mencerminkan kepribadian Indonesia sebagai negara kepulauan; Menjadikan masyarakat yang maju, berkesinambungan, dan demokratis berlandaskan negara hukum; Mewujudkan politik LN yang bebas aktif dan memperkuat jati diri sebagai negara maritim; Mewujudkan kualitas hidup manusia Indonesia yang tinggi, maju dan sejahtera; Mewujudkan bangsa yang berdaya saing; Mewujudkan Indonesia menjadi negara maritim yang mandiri, maju, kuat dan berbasis kepentingan nasional; Mewujudkan masyarakat yang berkepribadian dalam kebudayaan

9 AGENDA PRIORITAS (NAWA CITA) Menghadirkan kembali negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh WN; Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya; Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka NKRI; Memperkuat kehadiran negara dalam melaksanakan reformasi sistem dan penegakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya; Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia; Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional; Mewujudkan kemandirian enonomi dengan menggerakkansektor strategis ekonomi domestik; Melakukan revolusi karakter bangsa; Memperteguh kebinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia

NAWA CITA TERKAIT KEARSIPAN NAWA CITA KEDUA Membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya;

BENTUK KEGIATAN Mewujudkan E-Government, bidang kearsipan dalam bentuk implementasi SIKD dan SIKS Mewujudkan Open Government, bidang kearsipan dalam bentuk Pembangunan SIKN dan Pembentukan JIKN Pengarusutamaan (E-arsip), penerapan kegiatan kearsipan secara elektronik

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya

RUANG LINGKUP PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PENETAPAN KEBIJAKAN PEMBINAAN KEARSIPAN PENGELOLAAN ARSIP DALAM SUATU SKN YANG DIDUKUNG OLEH SDM, SARPRAS DAN SUMBER DAYA LAIN

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KEGIATAN PADA Lembaga Negara; Pemerintah Daerah; Lembaga Pendidikan; Perusahaan; Organisasi Politik; Organisasi Kemasyarakatan; Perseorangan; Lembaga Kearsipan

KEBIJAKAN NASIONAL KEARSIPAN UU NO 43 TAHUN 2009 PS. 7 PEMBINAAN TERHADAP PENCIPTA ARSIP PUSAT DAN DAERAH, LEMBAGA KEARSIPAN PROPINSI, KABUPATEN/KOTA, DAN PERGURUAN TINGGI; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; PEMBANGUNAN SKN, SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN; ORGANISASI YANG TERDIRI DARI UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP DAN LEMBAGA KEARSIPAN; PENGEMBANGAN SDM KEARSIPAN; PENGEMBANGAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN; PENYELENGGARAAN PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP; PELAKSANAAN SOSIALISASI KEARSIPAN; PELAKSANAAN KERJASAMA DAN PENDANAAN

PEMBINAAN KEARSIPAN 1. Sasaran Pembinaan pada Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik Organisasi Kemasyarakatan, Perseorangan, Lembaga Kearsipan ; 2. Metode Pembinaan, bimbingan, supervisi, fasilitasi, konsultasi implementasi penyelenggaraan kearsipan , sarana prasarana, dan persetujuan/pertimbangan JRA; 3. Materi Pembinaan, sistem kearsipan (manual, berbasis TIKSIKD/SIKS), Kelembagaan (UK, LKPT), SDM kearsipan (arsiparis, pimpinan UK dan LK, fungsional umum pengelola kearsipan), sarpras (persyaratan central file, records center, Depot arsip statis/arsip berkelanjutan)

PENGELOLAAN ARSIP MELIPUTI: PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF DAN ARSIP INAKTIF; PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAN STATIS DAPAT DILAKUKAN SECARA MANUAL MAUPUN DENGAN TIK YAITU SIKD DAN SIKS

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS MELIPUTI PENCIPTAAN, PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN DAN PENYUSUTAN; PENCIPTA ARSIP MEMBUAT TATA NASKAH DINAS, KLASIFIKASI, JRA, KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES;

PENGELOLAAN ARSIPDINAMIS PENYUSUTAN PENCIPTAAN 3 1 PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN 2

1. TAHAP PENCIPTAAN MELIPUTI KEGIATAN Pembuatan arsip, harus diregistrasi, didistribusi dengan pengendalian Penerimaan arsip, harus diregistrasi penerima dan distribusi ke unit pengolah dengan pengendalian Pembuatan dan penerimaan berdasar takah dinas, klasifikasi, JRA, Klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; Registrasi harus didokumentasikan oleh unit pengolah dan kearsipan dan wajib menyimpan serta memelihara

2. TAHAP PENGGUNAAN Penggunaan untuk kepentingan pemerintahan dan masyarakat; Ketersediaan dan autensitas arsip dinamis tanggung jawab pencipta arsip; Pimpinan UP bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan, dan penyajian arsip vital dan aktif; Pimpinan UK bertanggungjawab ketersediaan, pengolahan dan penyajian arsip inaktif untuk penggunaan internal dan publik Penggunaan berdasarkan kepentingan sistem klasifikasi dan keamanan akses

2. PEMELIHARAAN ARSIP Pemeliharaan meliputi pemeliharaan arsip aktif, vital, inaktif dan terjaga; Pemeliharaan melalui kegiatan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip dan alih media arsip; Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip; Pemberkasan menghasilan tertatanya fisik dan informasi dalam bentuk daftar arsip aktif Daftar tersebut terdiri daftar berkas dan daftar isi berkas

PENYUSUTAN Penyusutan berdasarkan JRA; LN, Pemda, PTN, BUMN/D wajib memiliki JRA yang ditetapkan oleh pimpinan setelah dapat persetujuan dari Ka ANRI; JRA PTS, perusahaan swasta, ormas orpol ditetapkan oleh pimpinan setelah mendapat pertimbangan Ka ANRI; Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasar pedoman

INSTRUMEN pengelolaan KEARSIPAN DINAMIS

TATA NASKAH DINAS

TATA NASKAH DINAS Penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan; Di dalamnya meliputi kewenangan penandatanganan, penggunaan logo dan lambang negara, dan kegiatan penciptaan lainnya

KLASIFIKASI ARSIP

KLASIFIKASI ARSIP • • pengelompokan arsip menurut urusan atau masalah secara logis, kronologis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta suatu proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk memudahkan penemuan kembali

CONTOH KLASIFIKASI 1. KP(KEPEGAWAIAN) 01. FORMASI PEGAWAI 02. PENGADAAN PEGAWAI 03. PENGANGKATAN PEGAWAI 01. TETAP; 02. TIDAK TETAP/HONORER 04. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 01. DATA PEGAWAI; 02. IJIN/DISPENSASI; 03. ABSENSI; 04. SURAT PERINTAH 05. MUTASI 01. PERPINDAHAN ANTAR UNIT; 02. PROMOSI; 03. DEMOSI; 04. KENAIKAN PANGKAT; 06. PEMBINAAN 01. PENILAIAN; 02. PENGHARGAAN; 03. HUKUMAN; 07. PELIMPAHAN WEWENANG 08. KESEJAHTERAAN 01. CUTI; 02. KESEHATAN; 03. PERUMAHAN; 04. BANTUAN/SUMBANGAN 09. PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA

JADWAL RETENSI ARSIP

JADWAL RETENSI ARSIP SUATU DAFTAR YANG BERISI SEKURANGNYA JENIS ARSIP BESERTA JANGKA WAKTU PENYIMPANANNYA SESUAI DENGAN NILAI KEGUNAAN DIGUNAKAN UNTUK PEDOMAN PENYUSUTAN ARSIP

DASAR PENENTUAN RETENSI nilai guna bagi pengguna baik bagi unit kerja ketika masih aktif, unit kearsipan ketika menjadi inaktif dan national accountability sebagai arsip statis; peraturan perudangan, misalnya undang perpajakan, dokumen perusahaan, dll; nilai ekonomis dan resiko; keunikan dari arsip

JENIS JRA BERDASAR ISI/MUATAN JRA Fasilitatif (Genaral Disposal Authority) Untuk Kegiatan Yang Bersifat Housekeeping Activities/Pendukung; JRA Substantif (Records Disposal Authority), Untuk Kegiatan Yang Bersifat Utama/Pokok

RINCIAN SUBYEK/FUNGSI FASILITATIF HUKUM HUMAS KEAMANAN KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA DAN LINGKUNGAN HIDUP KESEKRETARIATAN KEUANGAN PERBEKALAN PEMELIHARAAN PENGAWASAN DAN SISTEM MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

CONTOH SUBYEK/FUNGSI SUBSTANTIF untuk lembaga pendidikan seperti kemahasiswaan, akademis; untuk perusahaan seperti pemasaran, produksi; untuk perbankan seperti nasabah, transfer; untuk rumah sakit seperti layanan medis, dll

CONTOH JRA KEPEGAWAIAN JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS ARSIP 1 2 1. FORMASI PEG 2. PENGADAAN PEG 3. CUTI 4. KESEJAHTERAAN PEGAWAI BERKAS PERORANGAN PEJABAT NEGARA 5. AKTIF 3 2 THN SETELAH THN ANGGARAN 2 THN SETELAH SEMUA DIANGKAT 1 THN SETELAH SK 2 TAHUN 1 THN SETELAH PENSIUN INAKTIF KETERANGAN 4 5 2 TAHUN MUSNAH --- MUSNAH 2 THN SETELAH HAK/KEWAJIB AN HABIS PERMANEN

CONTOH JRA KEPEGAWAIAN/SDM JANGKA WAKTU SIMPAN NO JENIS ARSIP 1 2 AKTIF 3 INAKTIF KETERANGAN 4 5 1. KEBUTUHAN KARYAWAN 2 THN SETELAH THN ANGGARAN 5 TAHUN MUSNAH 2. PENGANGKATAN 2 THN SETELAH SK TERBIT 5 TAHUN MUSNAH 3. CUTI 1 THN SETELAH SK 2 TAHUN MUSNAH 4. DIKLAT EKTERNAL BERKAS PERORANGAN DIREKSI 2 TAHUN MUSNAH 5. 2 TAHUN 1 THN SETELAH PENSIUN 2 THN SETELAH HAK/KEWAJIB AN HABIS PERMANEN

KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

KATAGORI KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP sangat rahasia, jika diketahui oleh yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah nkri dan keselamatan bangsa (nasional); rahasia, jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum (instansional); terbatas, yang dapat mengganggu pelaksanaan fungsi dan tugas lembaga pemerintahan (unit/individu); biasa, tidak membawa dampak yang luas

KEBIJAKAN DAN PRINSIP klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis ditetapkan oleh pimpinan lembaga pencipta; prinsip keamanan, harus dilihat dari tingkat keseriusan dari dampak yang timbul jika disalahgunakan oleh yang tidak berhak; prinsip akses, hanya dilakukan oleh pejabat/staf yang mempunyai kewenangan, pejabat yang lebih tinggi sesuai hierarki kewenangan.

HAK AKSES ARSIP DINAMIS TKT KLASIFIKASI PENENTU KEBIJAKAN PELAKSANA PENGAWAS PUBLIK PENEGAK HUKUM BIASA X X X TERBATAS X - X RAHASIA X - X SANGAT RAHASIA X - X

DAFTAR ARSIP BERDASAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES KODE KLAS JENIS ARSIP KLAS KEAMANAN HAK AKSES PERTIMBANGAN PENGOLAH KP. 01 FORMASI BIASA SEMUA BISA - KEPEG. KP. 02 PENGADA AN PEG. BIASA SEMUA BISA - KEPEG. -- PERSONAL FILE RAHASIA PENENTU, PENGAWAS, PENEGAK HUK HAK PRIVASI KEPEG.

PERSIAPAN PENERAPAN SIKD Survey lapangan untuk mengetahui kondisi kearsipan secara TI dan kearsipan; Penyusunan dan penyiapan instrumen; Perancangan instrumen kedalam aplikasi SIKD; Implementasi SIKD dan bimbingan konsultasi; Penyerahan SIKD; Monitoring dan evaluasi

SEKIAN TERIMA KASIH