PERMOHONAN PERTUKARAN OBJEKTIF Pengenalan Kepada Wakil Kementerian Jabatan

PERMOHONAN PERTUKARAN

OBJEKTIF Ø Pengenalan Kepada Wakil Kementerian / Jabatan Mengenai Fungsi – Fungsi Sistem Permohonan Pertukaran Ø Penetapan Aliran Kerja Dan Peranan Penyokong Permohonan Pertukaran Bagi Setiap Kementerian / Jabatan Ø Penetapan Carta Aliran Prosedur Permohonan Pertukaran Melalui Aplikasi HRMIS

PERSEDIAAN PELAKSANAAN Ø Agensi hendaklah mengambil tindakan awal sebelum modul ini dilaksanakan dengan memastikan maklumat yang menyokong pelaksanaan telah lengkap dan kemaskini. Ø Bagi memastikan pelaksanaan permohonan pertukaran berjalan dengan lancar, agensi perlulah menyelenggara dan mengemas kini maklumat kekosongan jawatan di dalam aplikasi HRMIS dari semasa ke semasa. Ø Agensi juga perlu memastikan maklumat Ketua Perkhidmatan di Profil Perkhidmatan pegawai adalah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam bagi pegawai perkhidmatan Gunasama Persekutuan.

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan Modul Perolehan Sumber Manusia (Fungsi Permohonan Pertukaran) dilaksanakan sepenuhnya di agensi masing – masing.

MODUL PEROLEHAN SUMBER MANUSIA Pembangunan Pelan Tindakan Perolehan Sumber Manusia (RS -APD) Fungsi Permohonan Pertukaran Pengambilan Pemilik Kompetensi (RS-ACQ) Pertukaran Pemilik Kompetensi (RS-RA) Peminjaman dan Pertukaran Tetap Pemilik Kompetensi (RS-SCND) Penyediaan Pemilik Kompetensi Untuk Pelaksanaan Tugas (RS-RFD) Kenaikan Pangkat Pemilik Kompetensi (RS-PROM)

LATAR BELAKANG q Fungsi Permohonan Pertukaran menyediakan satu mekanisme dalam mengurus dan memudahkan urusan permohonan pertukaran dan cara berurusan secara lebih telus dan transparent. q Fungsi ini juga dapat mengelakkan daripada sebarang pengaruh luar dalam urusan permohonan pertukaran. Ini adalah selaras dengan Garis Panduan Tindakan Ke Atas Sokongan Yang Diterima Daripada Pemimpin Kerajaan, Individu Berpengaruh Atau Mana – Mana Orang Mengenai Sesuatu Urusan Kerajaan yang dikeluarkan Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) bertarikh 14 April 2010.

RUJUKAN 1) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2004 mengenai Panduan Pertukaran Pegawai Awam. 2) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2007 mengenai Penurunan Kuasa Urusan Penempatan Dan Pertukaran Pegawai Gunasama Persekutuan. 3) Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2011 Pelaksanaan Modul Perolehan Sumber Manusia Fungsi Permohonan Pertukaran. 7

SKOP PELAKSANAAN q Urusan permohonan pertukaran antara agensi yang melibatkan keurusetiaan pertukaran di Bahagian Perkhidmatan, JPA bagi pegawai – pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan bermaksud perkhidmatan yang ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA) seperti yang dinyatakan dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2010 mengenai Penetapan Ketua Perkhidmatan Bagi Skim Perkhidmatan Yang Sedang Berkuat Kuasa Dalam Perkhidmatan Awam Persekutuan dan mana - mana perkhidmatan lain yang ditentukan dari semasa ke semasa. q Ia TIDAK diperluaskan untuk permohonan pertukaran dalaman agensi. 8

SKOP PELAKSANAAN Ketua Perkhidmatan: KETUA PENGARAH PERKHIDMATAN AWAM, PTD UTAMA TURUS I M-PGT-001 -101 -108 -000001 9

SKOP PELAKSANAAN 12 SKIM GUNASAMA PERSEKUTUAN Bil. SKIM PERKHIDMATAN 1. PEGAWAI TADBIR & DIPLOMATIK 2. PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT 3. PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT 4. JURUTEKNIK KOMPUTER 5. PEGAWAI PSIKOLOGI 6. PENOLONG PEGAWAI PSIKOLOGI 7. PEMBANTU PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL / PENOLONG PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL / PEGAWAI LATIHAN VOKASIONAL KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN TADBIR DAN DIPLOMATIK TEKNOLOGI MAKLUMAT TEKNIKAL SOSIAL DAN KEROHANIAN KEJURUTERAAN 10

SKOP PELAKSANAAN 12 SKIM GUNASAMA PERSEKUTUAN Bil. SKIM PERKHIDMATAN 8. PENOLONG PEGAWAI TADBIR 9. PEMBANTU TADBIR (PERKERANIAN / OPERASI) 10. PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT / SETIAUSAHA PEJABAT 11. PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN 12. PEMBANTU TADBIR (KEWANGAN) KLASSIFIKASI PERKHIDMATAN PENTADBIRAN KEWANGAN 11

ALIRAN PROSES FUNGSI PERMOHONAN PERTUKARAN Mula 1. Memohon Pertukaran Competency Owner 2. Sokong Permohonan Pertukaran 3. Semak Permohonan Pertukaran Re-assignment Request Supporter Re-assignment Request Secretariat Tamat 12

PERANAN DAN PENGGUNA Bil. Peranan 1. Competency Owner 2. Operasi 1. Memohon Pertukaran 2. Kemaskini Permohonan Pertukaran 3. Batal Permohonan Pertukaran Re-assignment 1. Sokong Permohonan Pertukaran Request Supporter [02[[0202][296] 3. Re-assignment Request Administrator [02[[0202][575] 1. Laporan Permohonan Pertukaran Agensi 4. Re-assignment Request Secretariat [02[[0202][549] 1. Semak Permohonan Pertukaran 2. Lulus Permohonan Pertukaran Pengguna Pemilik Kompetensi Pegawai Penyelia / Pegawai Unit Sumber Manusia Bahagian Perkhidmatan, JPA sahaja 13

KESEDIAAN DATA PERJAWATAN 1. Nama Skim Perkhidmatan 2. Gred Jawatan Sebenar 3. Status Jawatan Sebenar 4. Alamat Organisasi DATA PEMILIK KOMPETENSI 1. Profil Perkhidmatan – Tarikh Lantikan, Tarikh Pengesahan, Gred Gaji Terkini, Skim Perkhidmatan dan Ketua Perkhidmatan. 2. Rekod Peribadi – No. Telefon, Maklumat Keluarga, Kelulusan Akademik, Tempat Lahir, Taraf Perkahwinan 5. Status Kekosongan Jawatan, Tarikh Mula dan 3. Sandangan – Tarikh Memangku, Tarikh Tamat Status Kekosongan Jawatan Kenaikan Pangkat dan Status Sandangan 6. Sebab Jawatan Dikosongkan 7. Status Bekalan Jawatan Sebenar – Gunasama / Kader/ Bukan Gunasama 14

HALAMAN UTAMAN Pembangunan Pelan Tindakan Perolehan Sumber Manusia 15

HALAMAN UTAMAN Pembangunan Pelan Tindakan Perolehan Sumber Manusia 16

LEFT MENU Memohon Pertukaran 17

Permohonan Pertukaran Sendiri Umum

19

20

21

Pembatalan Permohonan 22

23

CONTOH ADUAN

ADUAN 1 CO telah memohon pertukaran melalui HRMIS dan telah klik HANTAR tetapi tidak sampai ke Penyokong pertukaran. Status permohonan adalah Dihantar Untuk Sokongan Ketua Jabatan. 25

PENYELESAIAN Klik COID untuk kemaskini Penerima 26

ADUAN 2 CO tidak boleh memohon pertukaran melalui HRMIS kerana terdapat paparan yang menyatakan urusan pertukaran ini hanya melibatkan pegawai – pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan. Bagi maksud Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2011, pelaksanaan urusan permohonan pertukaran ini hanya melibatkan pegawai-pegawai Perkhidmatan Gunasama Persekutuan iaitu ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (KPPA). Sila hubungi Pengurus Sumber Manusia untuk kemaskini Profil Perkhidmatan anda. 27

PENYELESAIAN Kemaskini kepada Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam 28

ADUAN 3 Pada tahun 2013 saya ada memohon pertukaran dan telah disokong dengan penganti serentak. Apabila saya semak semula, didapati permohonan pertukaran saya hilang dari sistem HRMIS sedangkan saya masih berminat dengan pertukaran tersebut. Bagaimana cara supaya saya boleh mnggunakan data tersebut untuk permohonan pertukaran saya? 29

PENYELESAIAN E-mel kepada hrmis_helpdesk@jpa. gov. my untuk mengaktifkan semula permohonan pertukaran. 30

TERIMA KASIH