PERGESERAN DALAM MANAJEMEN SDM Fungsi Tradisional SDM Berfokus

PERGESERAN DALAM MANAJEMEN SDM Fungsi Tradisional SDM Berfokus pada administrasi Reaktif Terpisah dan terisolir dari misi perusahaan Berfokus pada produksi Fungsi organisasi berdasarkan kewenangan secara garis vertikal Manusia sebagai biaya Munculnya Praktik SDM Berfokus pada strategi Proaktif Bagian kunci dari misi organisasi Berfokus pada pelayanan Proses dasar organisasi * Umumnya berdasarkan tanggung jawab horizontal * Tim Corporate yang terdiri para ahli Manusia sebagai investasi

DELAPAN TANTANGAN (CHALLENGES)YANG DIHADAPI SDM DI ERA KOMPETITIF 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Globalisasi (globalization) Persaingan jaringan bisnis dan pelayanan SDM Upaya menciptakan keuntungan melalui pertumbuhan dan efisiensi biaya Konsentrasi ke kapabilitas Perubahan dan beberapa perubahan Teknologi (technology) Ketahanan , daya tarik, pengukuran dan Kompetensi serta modal Perubahan bukan hanya transformasi

PERENCANAAN SDM • 1. 2. 3. Untuk merancang dan mengembangkan perencanaan SDM yang efektif menurut Manzini (1996), ada 3 tipe perencanaan yang saling terkait dan merupakan satu kesatuan sistem perencanaan tunggal : Strategic planning, yang bertujuan untuk mempertahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan Operational planning, yang menunjukkan demand terhadap SDM Human resources planning, yang digunakan untuk memprediksi kualitas kebutuhan SDM dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan program pengembangan dan kebijakasanaan SDM

PENGERTIAN PERENCANAAN SDM 1. George Milkovich dan Paul C. Nystrom menyatakan bahwa perencanaan SDM merupakan proses peramalan, pengembangan, pengimplementasian, dan pengontrolan yang menjamin perusahaan mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat.

PENGERTIAN PERENCANAAN SDM (1) 2. 3. Mondy dan Noe (1995) mendifinisikan perencanaan SDM sebagai proses yang secara sistematis mengkaji keadaan SDM untuk memastikan bahwa jumlah dan kualitas dengan ketrampilan yang tepat akan tersedia pada saat dibutuhkan. Eric Vetter dan Schuler dan Walker, mendefinisikan perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan SDM perusahaan dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan. Dari konsep tsb, perencanaan SDM dipandang sebagai proses liniar, dengan menggunakan data dan proses masa lalu (short-term) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (longterm)

PRINSIP PERENCANAAN SDM • a. b. Perencanaan SDM didasarkan pada prinsip-prinsip : Prinsip pengintegrasian perencanaan SDM dengan strategi divisi lainnya, yang sesuai dengan strategi perusahaan Manajemen senior harus memberikan kepemimpinan yang menekankan pentingnya pengembangan perusahaan dengan melibatkan seluruh divisi dalam perusahaan

PRINSIP PERENCANAAN SDM (1) C. Dalam perusahaan yang lebih besar, unit pusat perencanaan SDM, yang bertanggung jawab kepada manajemen senior dapat didirikan D. Jangka waktu perencanaan perlu didefinisikan E. Ruang lingkup dan rincian tentang perencanaan SDM harus ditentukan F. Perencanaan SDM harus didasarkan atas informasi yang paling komprehensif dan akurat.

TUJUAN PERENCANAAN SDM • Tujuan perencanaan SDM menurut Veithzal Rivai (2009) adalah untuk : a) Menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan b) Menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya c) Menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas

TUJUAN PERENCANAAN SDM (1) d. e. f. g. h. Mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat Menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan Menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan, Menjadi pedoman dalam pelaksanaan mutasi (vertikal atau horizontal) dan pension karyawan Menjadi dasar dalam penilaian karyawan.

TUJUAN KHUSUS PERENCANAAN SDM 1. Menyeimbangkan antara biaya penempatan dan pemanfaatan karyawan 2. Menentukan kebutuhan rekrutmen 3. Menentukan kebutuhan pelatihan 4. Pengembangan manajemen 5. Hubungan karyawan dan industri

PROSES PERENCANAAN SDM • Proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar yaitu tahapan peramalan kebutuhan SDM (need forcasting) dan perencanaan program (programe planning) • Menurut French , perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang.

PROSES PERENCANAAN SDM (1) • 1. 2. • Menurut James Walker, perencanaan program meliputi : Manajemen Kinerja adalah standar kinerja, kualitas kerja, kinerja kerja, dan kompensasi Manajemen karier terkait dengan rekrutmen, seleksi, suksesi manajemen, pengembangan kinerja, pelatihan, pendidikan Suksesi manajemen merupakan proses antisipasi kebutuhan managerial staffinf di masay ang akan datang serta pembuatan perencanaan untuk pengembangannya, sehingga mampu mengantisipasi kebutuhan masa depan dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi

TAHAP PERENCANAAN SDM 1. a. Tahap Peramalan Kebutuhan SDM di Masa Depan. Need forcasting secara garis besar terbagi atas 4 kelompok : Eksternal dan internal yang meliputi pertumbuhan ekonomi dan kondisi sosial politik, undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan, penduduk dan pertumbuhan angkatan kerja, suplai tenaga kerja, transformasi pengetahuan dan teknonolgi (eksternal), kapasitas produksi, kemampuan keuangan perusahaan, fokus invasi perusahaan, program efisiensi dan efektivitas tenaga kerja, ketersediaan berbagai peralatan dan perlengkapan, mesin-mesin produksi, penerapan strategi (internal).

TAHAP PERENCANAAN SDM (1) b. Persyaratan SDM di masa depan, antara lain : organisasi dan rancangan pekerjaan, perencanaan anggaran, kebijakasanaan manajemen dan filosofi organisasi, sistem dan teknologi dalam organisasi , tujuan dan rencana organisasi c. Ketersediaan SDM dimasa mendatang yang dapat diprediksi melalui inventarisasi bakat karyawan yang ada (talent management), prakiraan pengurangan pegawai, prakiraan perpindahan dan pengembangan, dan pengaruh pasca program SDM d. Prakiraan kebutuhan SDM

TAHAP PERENCANAAN SDM (2) 2. Perencanaan Program (Programe Planning) Rancangan dan rencana program meliputi 2 hal: 2. 1. Manajemen Kinerja yang meliputi 3 hal pokok yaitu : (a) Hal-hal yang berkaitan dengan keorganisasian seperti aktivitas kerja, hubungan kerja, tanggung jawab kerja, standar kerja, alur delegasi wewenang dan jabatan, kualitas kerja, iklim organisasi, dll (b) Penilaian kinerja yang terdiri perencanaan kinerja, tujuan kinerja, bimbingan, evaluasi kinerja, alat dan model analisis kinerja (c) Struktur imbalan seperti kompensasi dan pembagian keuntungan.

TAHAP PERENCANAAN SDM (3) 2. 2. Manajemen Karier meliputi empat hal utama : (a) Sistem dan kebijakan perusahaan yang meliputi dari analisis jabatan, rekrutmen, seleksi dan penempatan, promosi dan transfer, pengembangan, pendidikan, serta pemberhentian atau pensiun (b) Suksesi Manajemen yang meliputi kajian individu, persyaratan posisi, peta suksesi kepemimpinan, rencana penggantian, dan perjalanan kemajuan karier (c) Kesempatan berkarier yang meliputi syarat jabatan, pola karier dan komunikasi karier (d) Rencana karier individu yang terdiri atas analisis diri sendiri, rencana karier perorangan dan rencana aksi pengembangan perorangan

TAHAPAN PROSES PERENCANAAN MENURUT SCHULER Ada empat tahapan penting : a) Gathering, Analyzing, and Forecasting Supply and Demand data Pada tahap ini dilakukan sejumlah aktivitas untuk mengumpulkan, menginvestigasi, menganalisis, dan memprediksi kebutuhan data untuk menetapkan supply and demand. Sumber data bisa dari lingkungan internal ataupun eksternal yang digali dari pengalaman masa lalu, pengamatan di masa kini, dan prediksi kebutuhan masa depan.

LANJUTAN b). Establishing Human Resource Objectives and Policies. Penetapan tujuan dan kebijakan SDM harus berlandaskan tujuan dan kebijakan corporate yang jelas agar dapat mengantisipasi pengembangan organisasional dalam memproses perubahan global. Tujuan utama adalah penetapan kebijakan dalam perencanaan SDM adalah merancang kebutuhan jumlah dan kualifikasi pegawai yang handal dan memiliki kompetensi profesional untuk mendukung tercapainya sasaran corporate

LANJUTAN c) Human Resources Programming Pada tahap ini dirancang mekanisme dan prosedur manajemen SDM yang dapat diimplementasikan dengan baik terutama dalam rangka meningkatkan daya tawar bagi rekrutmen calon pegawai yang qualified. Kegiatannya meliputi penyusunan program yang berkaitan dengan hal-hal berikut : program pengadaan pegawai baru (mulai dari proses rekrutmen, seleksi, induksi atau orientasi, sampai ke penempatan), program perancangan sistem kompensasi, program pemberdayaan secara optimal,

LANJUTAN program pengembangan (melalui pendidikan, pelatihan, promosi, perencanaan karier, dll), program pemeliharaan (perawatan) bagi pegawai yang produktif, program konseling bagi pegawai yang mengalami stress atau tekanan mental atau gangguan psikologis lainnya, dan program persiapan pensiun (preretirement counseling) sampai ke realisasi terjadinya pemutusan hubungan kerja (PHK), baik disebabkan oleh tibanya saat pensiun maupun karena alasan-alasan lain.

LANJUTAN d) Human Resource-Planning-Control and Evaluation. Pada tahap ini kegiatan lebih difokuskan untuk mengawasi dan mengevaluasi implementasi program-program manajemen SDM yang sedang berjalan agar tetap berada di jalur yang sudah ditetapkan (on the right track). Evaluasi dapat digunakan sebagai basis feedforward, khususnya untuk menyusun perencanaan selanjutnya di masa yang akan datang. Misalnya dalam rangka membuat kebijakan terkait dengan alternatif perlunya rekrutmen pegawai baru, promosi bagi yang berprestasi (outstanding performance), dll

PERMASALAHAN DALAM PERENCANAAN SDM Menurut Rothwell persoalan yang dihadapi dalam perencanaan SDM terutama dalam pengembangan dan implementasinya berdasarkan manajemen strategi ada 4 permasalahan sbb : 1. Perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermanfaat karena adanya perubahan pada lingkungan eksternal organisasi, meskipun nampak adanya peningkatan kebutuhan bagi perencanaan

LANJUTAN 2. Realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan strategi yang ditentukan oleh keterlibatan interes group yang memiliki power 3. Kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adaptasi pragmatik di luar konseptualisasi, dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana korporasi

LANJUTAN 4. Pendekatan teoritik konseptual yang dilakukan dalam pengujian kematangan perencanaan SDM sangat idealistis dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita organisasi dan cara manajer mengatasi masalah-masalah spesifik. Permasalahan merupakan resiko yang perlu diantisipasi dengan kemampuan fleksibilitas perusahaan dan manajemen pemegang wewenang. Setiap manajer dituntut untuk menyiapkan langkah-langkah antisipasi secara cermat perkembangan yang terjadi, dengan menerapkan analisis SWOT (strength, weekness, opportunity, anda traits)

TEKNIK PERAMALAN DALAM PERENCANAAN SDM 1. Menurut Handoko upaya untuk memperkirakan kebutuhan SDM di masa mendatang dapat dilakukan dengan teknik forecasting. Ada beberapa teknik forecasting yang dapat digunakan: Teknik Delphi Teknik ini menggunakan keahlian sekelompok orang (biasanya manajer). Para perencana di departemen SDM dalam hal ini berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan dari pendapat sekelompok orang tsb kepada ahli. Laporan dikaji ulang dengan survai ulang (biasanya 4 sampai 5 kali survai sudah cukup).

LANJUTAN 2. EKSTRAPOLASI Teknik ini mendasarkan diri pada tingkat perubahan atau kecenderungan pada masa lalu untuk membuat proyeksi di masa yang akan datang. Teknik ini mempunyai keabsahan (Validitasi) yang tinggi bila menggunakan Cateris Paribus. Artinya faktor-faktor lain diamsusikan tidak berubah merupakan kelemahan dari teknik ini. Perencanaan SDM jangka panjang teknik ini tidak berlaku. Contoh : bila rata-rata 2 karyawan diterima setiap bulan dibagian produksi selama 2 tahun yang lalu, maka berarti ada 24 karyawan yang akan diterima oleh bagian produksi untuk 1 tahun mendatang. Asumsi teknik ini adalah penyebab permintaan sama dari waktu ke waktu

LANJUTAN 3. INDEKSASI Indeksasi adalah teknik estimasi kebutuhan SDM di masa yang akan datang dengan menandai tingkat perkembangan karyawan dengan indeks. Contoh klasik teknik ini : rasio antara karyawan produksi dengan hasil penjualan. Para perencana bisa menyimpulkan bahwa setiap Rp. 10 juta kenaikan penjualan, departemen produksi memerlukan satu tambahan karyawan baru, teknik ini mengasumsikan penyebab-penyebab permintaan tetap sama dari waktu ke waktu.

LANJUTAN 4. Analisis Statistik Teknik ini digunakan untuk perencanaan SDM jangka panjang. Teknik ini lebih rumit dari indeksasi maupun ekstrapolasi, namun hasil akhirnya lebih akurat untuk jangka panjang karena teknik ini mempertimbangkan perubahan bergesernya tuntutan terhadap kebutuhan SDM. Analisis statistik yang digunakan adalah regresi dan korelasi.

LANJUTAN ROTHWELL menawarkan suatu teknik perencanaan SDM yang meliputi tahap : a) Investigasi baik pada lingkungan eksternal, internal, organisasional b) Forecasting atau peramalan atas ketersediaan supply dan demand SDM saat ini dan masa depan c) Perencanaan bagi rekrutmen, pelatihan, promosi dll d) Dengan angka yang besar untuk seluruh bagian organisasi

LANJUTAN a) Utilasi, yang ditujukan bagi manpower dan kemudian membeikan feedback bagi proses awal. Sementara ini pendekatan yang digunakan adalah dengan action driven, yang memudahkan organisasi untuk memfokuskan bagian tertentu dengan lebih akurat atau skillneed, daripada melakukan numerik

SISTEM PERENCANAAN SDM Menurut Stanton and Kane, tujuan dari pengolahan sistem perencanaan SDM adalah memastikan bahwa seluruh kegiatan dan aktivitas perencanaan SDM berjalan dengan tepat dan sesuai dengan yang diharapkan. 1. Berbagai persyaratan untuk pengintegrasian perencanaan SDM yaitu : Penganalisaan lingkungan eksternal organisasi dan strategi keseluruhan untuk menentukan kemungkinan menerapkan perencanaan strategi terpusat dan berjangka panjang untuk organisasi

LANJUTAN 2. 3. Perlu komitmen pengembangan rencana dari manajer untuk menggunakan perencanaan sumber daya manusia strategic. Hal ini dapat dilakukan apabila perencanaan strategis jangka panjang sesuai dengan lingkungan. Manajemen puncak perlu mengakui bahwa masalah SDM pantas mendapat prioritas sama dengan masalah yang lebih tradisional, seperti modal, peralatan dsb, sebelum pendekatan terintegrasi penuh dapat diterima.

LANJUTAN 4. 5. 6. 7. Organisasi harus menyediakan staf, waktu dan sumber daya lain untuk menyusun, menerapkan dan memonitor rencana SDM Perlu pengembangan sistem informasi SDM Dimanapun fungsi perencanaan SDM dilokasikan perlu bekerja sama dengan fungsi perencanaan SDM Fungsi perencanaan SDM perlu mempertahankan hubungan yang erat dengan aspek-aspek lain dari fungsi manajemen SDM sehingga kebijakan-kebijakan dan aktivitas-aktivitas dalam bidang seperti : perekrutan, seleksi dan penilaian staf, pelatihan dan pengembangan SDM, pengembangan karier, pembayaran dan tunjangan yang mendukung pencapaian tujuan rencana SDM

MENURUT MANZINI TERDAPAT TIGA TIPE PERENCANAAN YANG SALING TERKAIT DAN MERUPAKAN SATU KESATUAN SISTEM PERENCANAAN TUNGAL 1. 2. 3. STRATEGIC PLANNING : yang bertujuan untuk memperahankan kelangsungan organisasi dalam lingkungan persaingan. OPERATIONAL PLANNING : yang menunjukkan demand terhadap SDM HUMAN RESOURCES : yang digunakan untuk memprediksi kualitas dan kuantitas kebutuhan SDM dalam jangka pendek dan jangka panjang yang menggabungkan program pengembangan dan kebijaksanaan SDM

IMPLEMENTASI SISTEM PERENCANAAN SDM NURSANTI mengemukakan teknik perencanaan SDM berikut dapat diimplementasikan dalam proses rekrutmen dan perencanaan karier: 1. Rekrutmen Identifikasi Kemungkinan ketidakcocokan antara supply dan demand serta penyesuaian melalui rekrutmen, sebelumnya dilihat sebagai alasan perencanaan manpower tradisional.

LANJUTAN 2. Perencanaan Karier Hal ini membutuhkan pengertian proses-proses yang diintegrasikan pada karakteristik individual dan preferensi dengan implikasi pada budaya organisasi, nilai dan gaya, strategi bisnis dan panduan, struktur organisasi dan perubahan, sistem reward, penelitian dan sistem pengembangan, syarat penilaian dan sistem promosi.

LANJUTAN 3. Evaluasi Perencanaan SDM dapat digunakan sebagai indikator kesesuaian antara supply dan demand bagi sejumlah orang-orang yang ada dalam organisasi dngan ketrampilan yang sesuai : perencanaan SDM juga berguna sebagai early warning perusahaan terhadap implikasi strategis bisnis bagi pengembangan SDM dengan melakukan audit terhadap SDM