Perencanaan Sumber Daya Manusia BAB 2 STIE CIREBON

Perencanaan Sumber Daya Manusia BAB 2 STIE CIREBON 2017

Pengertian § Perencanaan SDM (sempit) : mengestimasi secara sistematik permintaan dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang § Perencanaan SDM (luas) : serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan 2 bisnis dan lingkungan pada organisasi diwaktu mendatang dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja. 2

Pengertian Perencanaan SDM Perencanaan sumber daya manusia adalah proses sistematik untuk meramalkan kebutuhan pegawai (demand) dan ketersediaan (supply) pada masa yang akan datang, baik jumlah maupun jenisnya, sehingga departemen SDM dapat merencanakan rekrutmen, seleksi, pelatihan, dan aktivitas yang lain dengan baik. 3

Skema Perencanaan SDM Kepentingan Individu Kepentingan Organisasi Kepentingan Nasional Kepentingan Perencanaan SDM

Tujuan Perencanaan SDM 1. Memperbaiki pemanfaatan sumber daya manusia. 2. Menyesuaikan aktivitas sumber daya manusia dan kebutuhan di masa depan secara efisien. 3. Meningkatkan efisiensi dalam menarik pegawai baru. 4. Melengkapi informasi sumber daya manusia yang dapat membantu kegiatan SDM dan unit organisasi lain. 5

Syarat – syarat perencanaan SDM � Mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. � Mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. � Mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. � Mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. � Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. � Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

Proses perencanaan SDM �Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan. �Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM. �Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya. �Menetapkan beberapa alternative. �Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana. �Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

Keuntungan perencanaan SDM efektif • Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan bisnisnya. • Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi halhal yang dibayangkan sebelumnya yang lebih besar biayanya. • Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan. • Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Sistem perencanaan SDM Sistem perencanaan sumber daya manusia terdiri dari 4 kegiatan yang saling berhubungan dan terpadu yaitu : § Inventarisasi persediaan sumber daya manusia § Forecast sumber daya manusia § Penyusunan rencana sumber daya manusia § Pengawasan dan evaluasi 9

Langkah-langkah Perencanaan SDM 1. Analisis faktor-faktor penyebab perubahan kebutuhan SDM. 2. Peramalan kebutuhan SDM. 3. Penentuan kebutuhan SDM di masa yang akan datang. 4. Analisis ketersediaan (supply) SDM dan kemampuan perusahaan. 5. Penentuan dan implementasi program. 10

1. Analisis Faktor Penyebab Perubahan Kebutuhan SDM a. Perubahan dalam lingkungan eksternal seperti ekonomi, politik, teknologi dan persaingan. b. Perubahan keputusan internal seperti strategi, budget, ramalan penjualan, ekspansi, rancangan organisasi dan rancangan pekerjaan. c. Perubahan tenaga kerja organisasi seperti adanya pegawai yang pensiun (retirement), mengundurkan diri (resignation), PHK (termination), meninggal dunia, pegawai sakit, dll. 11

2. Peramalan Kebutuhan SDM Teknik-teknik peramalan kebutuhan, yaitu : a. Ramalan para ahli (expert forecast) atau judgement technique. b. Analisis kecenderungan atau trend analysis. c. Budget and planning analysis. d. New venture analysis. e. Computer analysis. f. Statistical analysis. 12

2. a. Ramalan Para Ahli v Nominal Delphi Technique (NGT), yaitu menghadirkan 5 -10 orang ahli dan ditanyakan penyebab perubahan kebutuhan pegawai di masa yang akan datang. Hasilnya didiskusikan secara bersama-sama, faktor diranking atau diurutkan dari yang paling penting. v Delphy Tecnique, yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama. Perencana SDM meminta pendapat masing-masing ahli kemudian disimpulkan. v Perkiran manajer, yaitu kebutuhan SDM diperkirakan oleh manajer puncak, kemudian diberikan ke manajer di bawahnya atau sebaliknya. 13

2. b. Analisis Kecenderungan Analisis dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yaitu : v Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan masa lalu sama dengan yang akan datang. v Indeksasi, yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dengan jumlah penjualan atau produksi pada masa lalu akan sama di masa akan datang. 14

2. c. Budget and Planning Analysis Budget and planning analysis merupakan jumlah budget yang telah disetujui, yang di dalamnya berisi jumlah kebutuhan pegawai pada setiap departemen di dalam suatu perusahaan. 2. d. New Venture Analysis New venture analysis, yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan membandingkannya dengan pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain. 15

2. e. Computer Analysis Computer analysis yaitu, suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika, rasio-rasio atau indeksasi dan ekstrapolasi secara bersama. 16

3. Penetuan Kebutuhan SDM di Masa yang Akan Datang Penentuan kebutuhan SDM pada masa depan meliputi jumlah dan kemampuan yang dimiliki, baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang. 17

4. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM dan Kemampuan Perusahaan v Memperkirakan ketersediaan sumber internal, yaitu proses pemeriksaan tenaga kerja yang ada, jumlah dan jenisnya. Teknik analisis yang digunakan yaitu replacment chart, yaitu gambaran singkat mengenai siapa menggantikan apabila suatu jabatan kosong. Ada tambahan catatan tentang informasi calon pekerja yang disebut replacement summary, yaitu daftar kemungkinan pengganti untuk setiap jabatan. 18

Gambar 1. Replacement Chart 19

Gambar 2. Replacement Summary 20

Pembuatan Replacement Chart dan Replacement Summary Membuat replacement chart dan replacement summary perusahaan dapat melakukan human resource audit, yaitu sebuah proses mengumpulkan informasi dengan memakai formulir khusus untuk memeriksa keadaan SDM saat ini, yang meliputi keterampilan, pengalaman, pendidikan, dan data pribadi lain. Untuk non manajer disebut skill inventory, sedangkan untuk manajer disebut management inventory. 21

Gambar 3. Formulir Skill Inventory 22

5. Analisis Ketersediaan (Supply) SDM dan Kemampuan Perusahaan v. Memperkirakan ketersediaan sumber eksternal. Ketersediaan jumlah pegawai yang ada di pasar tenaga kerja dipengaruhi oleh lembaga pendidikan dan pelatihan, perubahan demografis, spesialisasi, perubahan minat dan sikap terhadap suatu pekerjaan. 23

6. Penentuan dan Implementasi Program Berdasarkan kebutuhan (demand) dan ketersediaan (supply) dapat terjadi beberapa kemungkinan, yaitu : v Tidak ada perbedaan antara kebutuhan dan ketersediaan pegawai (supply = demand). v Terjadi kelebihan supply tenaga kerja (supply > demand). v Terjadi kekurangan supply tenaga kerja (supply < demand). 24

Gambar 4. Model Perencanaan SDM 25

Kendala-kendala PSDM Ø Standar kemampuan SDM. • Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti. Ø Manusia (SDM). • Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang mau melepaskan kemampuannya. Ø Situasi SDM • Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. Ø Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah • Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

Kendala Perencanaan SDM Kendala 1 Kendala 2 Standar kemampuan SDM Manusia (SDM) Adalah Mahluk Hidup Kendala 3 Situasi SDM Kendala 4 Kebjksanaan Tenaga Kerja Pemerintah

Implikasi Ketiga Level Perencanaan Terhadap Perencanaan SDM

kesimpulan • Perencanaan sumber daya manusia sudah berkembang selama beberapa dekade mulai dari proses yang terfokus secara sempit pada kebutuhan staff ke proses yang lebih luas, tertuju ke hubungan sumber daya manusia dengan masalah bisnis. • Perencanaan sumber daya manusia disusun berdasarkan sistem manajemen terbuka (lingkungan organisasi) • Perencanaan sumber daya manusia merupakan proses menentukan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia, kuantitas dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi.