PERENCANAAN Perencanaan meliputi tindakan Mengumpulkan memilih dan menghubungkan

PERENCANAAN

• Perencanaan meliputi tindakan : – Mengumpulkan, memilih dan menghubungkan data-data, fakta-fakta atau informasi – membuat serta menggunakan asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta – merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan. 2

Tipe-tipe perencanaan : Jangka Pendek < 1 tahun Jangka Menengah 1 – 5 tahun Jangka Panjang > 5 tahun Jadwal Laba Produk penggunaan pertumbuhan penyesuaian sumber daya tujuan dan perubahan strategi 3

Keuntungan dari perencanaan : 1. Aktivitas-aktivitas akan teratur yang ditujukan ke arah pencapaian sasaran 2. Menunjukkan perlu diadakannya perubahan pada masa yang akan datang 3. Menjawab pertanyaan-pertanyaan : “apakah yang akan terjadi apabila … ? ” 4. Memberikan sebuah dasar atau landasan untuk melakukan pengawasan 5. Mendorong orang memberikan prestasi (sebaik mungkin) 4

6. Mengajak orang/bagian/unit untuk memandang perusahaan secara menyeluruh 7. Memperbesar dan menyeimbangkan pemanfaatan fasilitas-fasilitas 8. Membantu seorang manajer mencapai status/posisi perusahaan sesuai dengan target yang diharapkan. 5

Perencanaan Laba Termasuk jenis perencanaan jangka menengah Usaha untuk memperbaiki laba, terutama untuk produk tertentu dalam periode 1 tahun atau lebih 6

Perencanaan Produk Perencanaan jangka panjang Dari perkiraan penjualan masa yang akan datang yang diinginkan, dibandingkan dengan neraca laba/rugi, sehingga dapat menetapkan program dalam berbagai bidang 7

Perencanaan Taktis Tujuan : mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang diperlukan untuk mencapai sasaran strategis 8

Kebijakan (Policy) Sebuah petunjuk menyeluruh secara verbal, tertulis, atau yang diimplikasi yang menetapkan batas-batas umum, serta arah di dalam mana tindakan manajerial akan dilaksanakan. 9

Mengapa para manajer menggunakan kebijaksanaan? • Kebijaksanaan membantu para manajer dalam mencari jawaban apa yang harus dilakukan • Dapat memberikan arti kepada sasaran (menterjemahkan dalam bentuk yang lebih dimengerti) • Merangsang golongan yang memiliki otoritas untuk menggunakannya 10

• Membantu perkembangan manajemen, karena kebijaksanaan mengembangkan orang-orang yang menerapkannya • Memerlukan penafsiran dan menyebabkan seseorang manajer berpikir untuk diri sendiri • Menimbulkan tindakan-tindakan positif yang diinginkan. 11

B. Mengimplementasi Perencanaan Manajemen 12

Langkah-langkah pokok dalam bidang perencanaan : 1. Jelaskan problem yang bersangkutan 2. Usahakan untuk mencapai keterangan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan 3. Analisia dan klasifikasi keterangan yang diperoleh 4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-penghalang terhadapnya 13

5. Tentukan rencana-rencana alternatif 6. Pilih rencana yang diusulkan 7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut 8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan 14

Pertanyaan dasar (5 W+1 H) dalam bidang perencanaan menurut George R. Terry : What Tindakan apa yang harus dilaksanakan ? Why Mengapa hal tersebut harus dilaksanakan ? Where Dimana hal tersebut akan dilaksanakan ? 15

When Kapan hal tersebut akan dilaksanakan ? Who Siapa yang akan melaksanakannya ? How Bagaimana hal tersebut akan dilaksanakan ? 16

Pihak yang melaksanakan tindakan perencanaan • Kemungkinan pertama seorang manajer melaksanakan perencanaannya sendiri • Kemungkinan kedua manajer melakukan perencanaan, tetapi perencanaan dilaksanakan dengan memanfaatkan saran-saran dari para rekan 17

• Kemungkinan ketiga manajer menyajikan garis besar rencana-rencana kepada pihak bawahan, lalu pihak bawahan melengkapi hal-hal detailnya • Kemungkinan keempat para bawahan menyusun rencana dan menyerahkannya kepada pihak manajer untuk disetujui 18

C. Pertimbangan – Pertimbangan Addisional dan Hubungan – Hubungannya dengan Etika dan Kreativitas 19

Pola-pola perencanaan : • Satisficing (mempertahankan cara-cara kerja yang lazim dilakukan) • Optimizing (mengoptimalisasi) • Adaptivizing (mengadaptasi) 20

Beberapa konsep dalam bidang perencanaan: • Perencanaan harus mendahului pelaksanaan fisik sesuatu tindakan. Lebih baik merumuskan sebuah rencana yang akan kita lakukan, sebelum kita melakukannya. • Dalam tindakan-tindakan ada waktu yang tepat. • Ada elemen waktu dalam konsepsi pertahapan dari banyak rencana. • Jangka waktu pada suatu rencana harus cukup lama untuk memenuhi komitmen manajerial (recovery cost). 21

Prinsip-prinsip, fakta-fakta, dan perencanaan : Untuk dapat menyusun sebuah rencana yang efektif, orang perlu mencapai semua fakta-fakta penting yang tersedia, kemudian menghadapi fakta-fakta tersebut dan memasukkan ke dalam rencana, tindakan yang diharuskan oleh fakta-fakta tersebut. 22

Kerugian-kerugian perencanaan : 1. Perencanaan manjadi terbatas karena kurang tepatnya keterangan-keterangan dan fakta-fakta masa yang akan datang 2. Memerlukan biaya besar 3. Ada penghalang-penghalang psikologis 4. Mematikan inisiatif 5. Menyebabkan terlambatnya tindakan yang perlu dilakukan dalam keadaan darurat 23

6. Kadang-kadang direncanakan secara berlebihan oleh para perencana 7. Memiliki nilai praktis yang terbatas 24

Hubungannya dengan etika • Perencanaan dipengaruhi oleh etika pihak perencana. Perencanaan dipengaruhi oleh apa yang dianggap benar oleh perencana, dan apa yang dianggapnya sebagai tindakan yang tepat dalam keadaan tertentu. • Standard-standart etis yang diikuti oleh seorang manajer membantu mendeterminasi etika perusahaannya. Patokan kelakuan seorang manajer mempengaruhi kelakuan etis atau kelakuan non-etis yang akan diikuti. 25

• Etika intern etika di dalam lingkungan sebuah perusahaan • Etika ekstern etika perusahaan yang bersangkutan dengan perusahaan lain, dengan para konsumen, dengan para leveransir, dan dengan badan-badan pemerintah 26

Prinsip etika : Etika tepat, dalam bidang manajemen mengharuskan seorang manajer bersikap jujur terhadap dirinya sendiri, dan terhadap masyarakat, dan berhubungan dengan pihak lain secara terhormat, seperti halnya ia sendiri ingin diperlakukan. 27

Kreativitas dan perencanaan Kreativitas berhubungan dengan penciptaan ide-ide, melakukan inovasi dengan pererapan ide-ide. Dipandang dari sudut manajerial, kreativitas saja tidak cukup, ide perlu diimplementasi (memanfaatkan ide-ide dalam rencana-rencana manajerial). 28

Jenis-jenis pemikiran menurut G. R. Terry : 1. Pemikiran kreatif Membenamkan secara mendalam problem tertentu dalam pikiran kita, kemudian memvisualisasikannya dengan jelas setelah direnungkan, yang ditujukan ke arah perumusan sebuah ide atau konsep yang baru. 29

2. Pemikiran kausatif Menekankan pembentukan kejadian-kejadian dan hasil-hasil masa yang akan datang, bukan menunggu sampai nasib menentukannya. 3. Pemikiran induktif Penguraian yang didasarkan atas macam hal khusus menuju ke arah sebuah prinsip atau kesimpulan umum 4. Pemikiran deduktif Kesimpulan-kesimpulan umum menuju ke arah ide-ide khusus. 30

5. Pemikiran untuk memecahkan masalah (problem solving) Mengumpulkan fakta-fakta tentang situasi tertentu, kemudian menetapkan problem yang dihadapi, lalu menganalisa dan mengevaluasi fakta-fakta secara logis, agar menemukan hubungan-hubungan yang penting antara mereka, dan akhirnya dicari pemecahan atas problem tersebut. 31

Proses kreatif Langkah-langkah penciptaan ide: 1. Kembangkan sikap yang menguntungkan bagi produksi ide (ideation) 2. Kembangkan sesitivitas (kepekaan) problem 3. Persiapkan diri dengan mengumpulkan bahan-bahan mentah yang diperlukan (pengetahuan, ide-ide lain, pengalaman) 4. Terapkan kelancaran ide (idea fluency) 32

5. Usahakan agar terjadi “inkubasi” atau bekerjanya pikiran di bawah sadar 6. Usahakan timbulnya iluminasi ide baru (pada waktu yang tidak diduga) 33

Beberapa saran praktis untuk mencapai kelancaran ide: 1. Buat catatan-catatan 2. Cari waktu (yang tepat) untuk menjadi kreatif 3. Perkembangkan sikap ingin tahu dan sikap ingin bertanya 4. Manfaatkan kaitan-kaitan ide 5. Rubah bentuk yang ada (dengan cara mengatur kembali, mensubstitusi, menambahkan, mengurangi, atau mengalihkan) 34

6. Ambil manfaat dari pencatatan sifat-sifat (attribute listing) 7. Gunakan teknik “memproduksi ide dalam waktu singkat” (brain storming technique) atau teknik hubungan bebas (free association technique) 8. Baca juga apa yang “tersirat” (bukan hanya yang “tersurat”) 9. Tempatkan diri pada posisi orang lain 10. Manfaatkan kejadian-kejadian yang tidak diduga 35

Proses inovatif Beberapa petunjuk untuk mencapai penerimaan suatu ide: 1. Jabarkan ide baru tersebut secara terperinci dan lengkap 2. Catatlah keuntungan-keuntungan potensial bila ide baru tersebut dipergunakan 3. Usahakan agar ide baru tersebut mudah dimengerti 36

4. Bicarakan ide baru tersebut dengan beberapa orang, untuk mengetahui kelemahan-kelemahan yang perlu diperbaiki 5. Sajikan rencana yang diperbaiki pada waktu yang tepat 37

D. Jenis-jenis Pokok Rencana -Rencana Manajemen 38

Jenis-Jenis rencana : 1. Prosedur (Procedure) Suatu kumpulan tugas-tugas yang berhubungan satu sama lain, yang merupakan bagian dari urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan. 39

2. Metode (Method) Suatu cara yang ditetapkan untuk melaksanakan suatu tugas tertentu, dengan cukup memperhatikan sasaran, fasilitas yang tersedia, dan pengeluaran total berupa waktu, uang, serta usaha. Penyederhanaan pekerjaan penerapan akal sehat untuk mencapai penggunaan dengan paling ekonomis dari usaha-usaha manusia, bahan-bahan, mesin-mesin, waktu, serta ruangan, hingga dapat diterapkan cara-cara bekerja yang lebih mudah dan yang lebih baik. 40

3. Standard (Standard) Suatu kesatuan pengukuran yang ditetapkan sebagai suatu patokan atau tingkat referensi. Sumber-sumber untuk menetapkan sebuah standard: - pengalaman masa lampau - penilaian - metode ilmiah 41

4. Anggaran (Budget) Sebuah rencana untuk pendapatan, atau pengeluaran, ataupun untuk keduanya, yang menyangkut uang, personil, barang yang dibeli, barang-barang penjualan, ataupun entitas lain mengenai penetapan tindakan-tindakan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang yang akan membantu usaha-usaha manajerialnya. 42

5. Program (Program) Sebuah rencana komprehensif yang meliputi penggunaan macam-macam sumber daya untuk masa yang akan datang, dalam bentuk sebuah pola yang terintegrasi, dan yang menetapkan suatu urutan tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan, serta jadwal-jadwal waktu untuk masing-masing tindakan tersebut, dalam rangka usaha mencapai sasaran yang ditetapkan. 43

6. Faktor teknis (Techno-factor) Suatu rencana berhubungan dengan adanya faktor-faktor teknis, seperti waktu, biaya, atau arus bahan. 44