Perencanaan Pengambilan Keputusan By Wiwik Istyarini PERENCANAAN Perencanaan
Perencanaan & Pengambilan Keputusan By : Wiwik Istyarini
PERENCANAAN • Perencanaan atau Planning : Sebuah proses yg dimulai dari penetapan tujuan orgsi, menentukan strategi utk pencapaian tujuan organisasi tsb scr menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yg menyeluruh utk mengintegrasikan & mengkor-dinasikan seluruh pekerjaan orgsi hingga tercapainya tujuan orgs (Robbins dan Coulter , 2002) • Perencanaan dpt dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. (Ernie&Kurniawan, 2005) Dari sisi proses, fungsi perencanaan : proses dasar yg digunakan utk memilih
Manfaat dari Perencanaan q q Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) Ø Ø Ø Faktual dan Realistis Logis dan Rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif atau menyeluruh
Peran Tujuan & Rencana dalam Proses Perencanaan • Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yg diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok / seluruh organisasi. • Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep & dokumentasi yg menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai & bagaimana SD perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yg terkait dg pencapaian tujuan
Jenis-jenis Tujuan • Berdasarkan jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals) • Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals) • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)
Jenis-jenis Rencana • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek) • Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans) • Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan
Hubungan antara Rencana dan Tujuan Organisasi Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Strategis Rencana Taktis Rencana Operasional
Pendekatan dalam Penetapan Tujuan • Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting) • Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives)
Pendekatan Tradisional dalam Penetapan Tujuan Manajemen Puncak Tujuan Manajemen Divisi Tujuan Manajemen Departemen Tujuan Pekerja secara Individual Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kami Tingkatkan Keuntungan bagaimanapun caranya Jangan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat
Pendekatan MBO Pimpinan dan Bawahan Perencanaan Bersama § Penentua n Tujuan § Penentua n Standar § Pemilihan Kegiatan Pelaksanaan pada setiap Pihak § Bawahan menunjukkan kinerja terbaik § Pimpinan memberikan pengarahan Evaluasi Bersama § Analisa Hasil yang dicapai § Mendiskusikan akibat dari hasil yg dicapai § Memperbaharui siklus MBO
Kekuatan dan Kelemahan MBO Kekuatan MBO melakukan integrasi fungsi perenca-naan & pengawasan ke dlm suatu sistem yg rasional dlm manajemen MBO mendorong organisasi utk menentu kan tujuan dari tingkatan atas hingga ba-wah dari manajemen MBO memfokuskan pada hasil akhir dari pada niat yg baik maupun faktor personal. MBO mendorong adanya manajemen diri & komitmen dari setiap orang melalui par-tisipasi pada setiap tingkatan manajemen dlm penentuan tujuan Kelemahan MBO dianggap terlalu menyederhana kan kegiatan dg berusaha utk menyelesaikan segala sesuatu. MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yg memiliki gaya otoriter (yg bisa saja disebabkan karena orang-2 yg bertipe X dari Mc. Gregor) & oleh mereka yg menerapkan birokrasi yg tidak fleksibel & ketat. MBO memerlukan banyak waktu & usaha dlm implementasinya MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yg kurang memiliki kualifikasi yg baik.
Beberapa Alat Bantu perencanaan • • Bagan Arus (Flow Chart) Bagan Gantt (Gantt Chart) Jaringan PERT (PERT Network) dll
Contoh Bagan Arus (Flow Chart) Mulai Perlu Buku Bacaa n? Tidak Berhenti Y a Beli Buku Bacaa n? Tidak Pinjam Y a Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai
Contoh Bagan Gantt Pekerjaan Bulan 1 I II I Bulan 2 I I V II I Bulan 3 I I V II I Bulan 4 I I V II I I V 1. Pembelian Bahan Baku 2. Proses Produksi 3. Pergudan gan 4. Pengiriman Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan
Contoh Jaringan PERT 2 C Te=6 1 A B Te=4 ¼ 5 F Te=2 3 D Te=7 ¼ 4 Te=3 Te=2 6 Te=1 E 8 G 9 Te=5 ¼ H 10 Te=2¼ 7 Te=1 = Kegiatan- 2 (Activites) dlm kerangka PERT, dimana pd contoh diatas dapat memerlukan waktu pengerjaan antara 1 hari hingga 7 ¼ hari. = Te Kejadian-kegiatan (Events) yg menjadi indikator sebelum kegiatan dilaksanakan. Misalnya, setelah kejadian A terjadi, maka pengerjaan kegiatan 1 dapat dilaksanakan, dst. = Waktu Pengerjaan Kegiatan berdasarkan Te. Dari contoh diatas terdapat waktu pengerjaan berdasarkan Te yg berbeda- 2, dari mulai 1 hari hingga paling lama 7 ¼ hari. Secara keseluruhan contoh pengerjaan berdasarkan Jaringan PERT diatas akan membutuhkan waktu selama 21 ¾ hari yaitu dg menjumlahkan salah satu jalur jaringan utk waktu yg terpanjang, yaitu Te 1=4 ¼ + Te 2=6 + Te 5=2 + Te 8=2 + Te 9=5 ¼ + Te 10=2 ¼ sehingga total keseluruhannya adalah 21 ¾ hari. I
Penyelesaian Masalah & Pengambilan Keputusan Masalah vs Gejala “ if we fail to identify the problem, we will fail to solve the problem “ • Penentuan faktor Penyebab • Pendekatan dalam Penyelesaian Masalah • Pengambilan Keputusan atas alternatif penyelesaian Masalah
Lingkungan dan Pengambilan Keputusan • Keputusan pada saat Keadaan yang pasti (certainty) • Keputusan pada saat Keadaan yang tidak pasti (uncertainty) • Keputusan pada saat Keadaan mengandung resiko (risky condition)
Proses Pengambilan Keputusan INVESTIGASI SITUASI Identifikasi 1 Masalah Diagnosa Penyebab Identifikasi Tujuan dari Keputusan yang akan diambil IMPLEMENTASI DAN PENGAWASAN Rencana 4 Implementasi Impelementasi dari Rencana yang telah dibuat Pengawasan terhadap langkah implementasi PENENTUAN ALTERNATIF Identifikasi berbagai altenatif keputusan Evaluasi belum dilakukan pada tahap ini PENILAIAN ALTERNATIF DAN PENENTUAN KEPUTUSAN Evaluasi dan Penilaian alternatif yang ada Penentuan Alternatif yang terbaik 2 3
Tahapan Evaluasi Alternatif Batalkan alternatif TIDAK Apakah alternatif yang ada memungkinkan ? Batalkan alternatif YA TIDAK Batalkan alternatif YA Apakah alternatif yang ada memuaskan ? Apakah alternatif yang ada memberikan kemungkinan hasil yang positif atau netral ? YA Lakukan Evaluasi Lanjutn
Keterbatasan dalam Pengambilan Keputusan Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan yang rasional Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Sumber Daya Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Kelebihan Informasi Keterbatsan Dalam Pengambilan Keputusan Keterbatasan Ingatan Masalah Keahlian
Memperbaiki Keputusan Ø Penggunaan Aturan terhadap Alternatif Keputusan Ø Pengujian Terhadap Berbagai Alternatif Keputusan Ø Pengambilan Keputusan secara berkelompok
- Slides: 22