PERENCANAAN MANAJEMEN SDM PROYEK Irman Hariman MT LPKIA

PERENCANAAN MANAJEMEN SDM PROYEK Irman Hariman, MT. LPKIA Lecture - Sessi 8 -

MANAJEMEN S. D. M • Karyawan adalah sumberdaya perusahaan • Sebagai sumberdaya: Digunakan secara efisien Penggunaannya harus efektif • Hal-hal penting dalam manajemen SDM – Motivasi – Daya / kekuatan dan pengaruh FAKULTAS – Peningkatan efektivitas 2 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS

MOTIVASI SDM • Pemenuhan terhadap kebutuhan karyawan dipakai sebagai motivator • Hirarki kebutuhan menurut Maslow: (dari yang terendah) 1. Kebutuhan fisiologis 2. Kebutuhan keamanan 3. Kebutuhan sosial 4. Kebutuhan dihargai 5. Kebutuhan aktualisasi diri FAKULTAS 3 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS

MOTIVASI S. D. M. • Faktor higiene menurut Herzberg: 1. Pencapaian dan penghargaan 2. Tanggung jawab 3. Kemajuan 4. Pertumbuhan Faktor tersebut diatas, bila tidak ada, menimbulkan ketidakpuasan, bila ada, menjadi motivator FAKULTAS TEKNOLOGI 4 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

TEORI X (KLASIK) Mc. GREGOR (1960) • Karyawan tidak menyukai dan berusaha menghindari kerja. • Manajer harus memaksa, mengancam dan mengawasi dengan ketat FAKULTAS TEKNOLOGI 5 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

TEORI Y (HUBUNGAN ANTAR MANUSIA) Mc. GREGOR (1960) • Karyawan bukannya tidak menyukai kerja, tetapi memandang kerja sebagai sesuatu hal yang alami, sebagaimana halnya bermain dan beristirahat. • Hal yang paling memuaskan adalah: 1. Dihargai 2. Aktualisasi diri FAKULTAS TEKNOLOGI 6 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

TEORI Z WILLIAM OUCHI (1981) • Motivasi sangat dipengaruhi oleh: – Kepercayaan atasan terhadap karyawan – Karyawan ingin hasil kerjanya bermutu – Pendapat karyawan dihargai dengan pengambilan keputusan secara kolektif – Nilai-nilai budaya diindahkan • Ada : – Rotasi kerja – Perluasan ketrampilan – Generalisasi FAKULTAS 7 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS – Pelatihan berkelanjutan

DAYA DAN PENGARUH 5 daya utama dalam organisasi: 1. Daya untuk memaksakan 2. Daya yang berlegitimasi 3. Daya berdasar keahlian 4. Daya berdasar penghargaan 5. Daya referen (berbasis karisma) FAKULTAS TEKNOLOGI 8 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

9 DASAR PENGARUH (HJ THAMLAIN & DL WILEMON) 1. Kewenangan (otoritas), sesuai hirarkhi 2. Penugasan: kemampuan untuk menentukan penugasan 3. Anggaran: punya otoritas menentukan alokasi dana 4. Promosi: punya pengaruh dalam kenaikan jabatan 5. Dana: menentukan 9 penghasilan FAKULTAS MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS

9 DASAR PENGARUH (HJ THAMLAIN & DL WILEMON) 6. Penalti: menentukan konsekuensi tindakan 7. Tantangan kerja: menentukan pekerjaan yg menantang 8. Keahlian: memiliki pengetahuan khusus 9. Keakraban: memiliki hubungan yang akrab FAKULTAS TEKNOLOGI 10 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

COVEY’S 8 HABITS: PENINGKATAN EFEKTIVITAS 1. Be proactive: Take initiative, be responsible 2. Put first things first: Use discipline to put off today's pleasures for greater future pleasures. 3. Begin with the end in mind: Develop a mental image of how projects, including your life, will turn out. 4. Think win/win: There's plenty for all. PROYEK 11 MANAJEMEN FAKULTAS TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS

COVEY’S 8 HABITS: PENINGKATAN EFEKTIVITAS 5. Seek first to understand, then to be understood: Listen more, speak less. 6. Synergize: The whole is greater than the parts. 7. Sharpen the saw: Improve physically, mentally, emotionally and spiritually. 8. Find your voice, and inspire others to find theirs: Don't ignore that longing to make a difference. FAKULTAS TEKNOLOGI 12 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

MANAJEMEN S. D. M. PROYEK Kegiatan untuk mendapatkan manfaat/ efektivitas tertinggi dlm penggunaan personil proyek Waspadai: • Sifat sementara pada proyek: o Hubungan antar personal bisa beda pada proyek yang berbeda o Sifat dan jumlah stakeholder bisa berbeda pada fase/tahap yang berbeda • Kegiatan administrasi perlu untuk FAKULTAS 13 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI - IF 015 - 3 SKS mendukung penilaian kesesuaian P/Lhasil

9 BIDANG PENGETAHUAN YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK (SUMBER: SCHWALBE, I. T. PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING, 2006 dengan modifikasi) KEBUTUHAN & HARAPAN MANAJM CAKUPAN PROYEK MANAJM WAKTU PROYEK MANAJM BIAYA PROYEK MANAJM MUTU PROYEK MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK STAKEHOLDER MANAJM SDM PROYEK MANAJM KOMUNIKASI PROYEK MANAJM RESIKO PROYEK PIRANTI & TEKNIK PROYEK BERHASIL MANAJM PEMBELIAN PROYEK N SA HA BA FAKULTAS TEKNOLOGI 14 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK PENUTUPAN PROYEK PENGAWASAN PROYEK PELAKSANAAN PROYEK PERENCANAAN PROYEK MEMULAI PROYEK BA HA SA N LAHIRNYA PROYEK FAKULTAS TEKNOLOGI 15 WAKTU MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

PROSES-PROSES DALAM MANAJEMEN SDM PROYEK 1 Perencanaan SDM proyek KLP PROSES PERENCANAA N 2 Penerimaan anggota tim proyek KLP PROSES 3 Membangun PELAKSANAAN tim proyek KLP PROSES MONITORING & FAKULTAS PENGAWASAN TEKNOLOGI 16 4 Mengelola Tim proyek MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

PERENCANAAN SDM PROYEK PENGERTIAN UMUM Mengidentifikasi dan mendokumentasikan, –Peran dalam proyek, –Tanggung jawab, –Hubungan pelaporan –Membuat rencana manajemen penentuan staf FAKULTAS TEKNOLOGI 17 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Masukan MERENCANAKAN SDM PROYEK 1. Faktor lingkungan perusahaan seperti budaya dan struktur organisasi 2. Aset proses organisasi (template, daftar pengecekan misalnya tentang kompetensi, pelatihan, dll) 3. Rencana manajemen proyek, misalnya tentang persyaratan sumberdaya untuk melaksanakan kegiatan proyek. FAKULTAS TEKNOLOGI 18 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Piranti & Teknik MERENCANAKAN SDM PROYEK 1. Struktur organisasi dan deskripsi masing-masing posisi 2. Jejaring (networking): formal dan informal komunikasi 3. Teori organisasi: teknik menyusun organisasi, membagi pekerjaan, dll FAKULTAS TEKNOLOGI 19 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Hasil MERENCANAKAN SDM PROYEK 1. Penunjukan peran dan tanggung jawab: peran, kewenangan, tanggung jawab, kompetensi. Pertimbangkan cakupan proyek, untuk menjamin semua kegiatan proyek tertangani dengan baik 2. Rencana manajemen personalia: meliputi akuisisi, jadwal tugas, pemutusan hubungan, kebutuhan pelatihan, penilaian & penghargaan, kesesuaian dengann aturan pemerintah dll, perlindungan keamanan 3. FAKULTAS Bagan organisasi proyek 20 MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI P/L - IF 015 - 3 SKS

Contoh bagan organisasi proyek TI dengan skala besar (Schwalbe: ITPM, 2004) FAKULTAS TEKNOLOGI 21 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Proses pendefinisian pekerjaan dan penugasannya (Schwalbe: ITPM, 2004) FAKULTAS TEKNOLOGI 22 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Responsibility Assignment Matrix (RAM) (Schwalbe: ITPM, 2004) FAKULTAS TEKNOLOGI 23 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Responsibility Assignment Matrix memperlihatkan peran pemangku kepentingan (stakeholder) (Schwalbe: ITPM, 2004) FAKULTAS TEKNOLOGI 24 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

R A C I Chart (Schwalbe: ITPM, 2004) R = responsibility, only one R per task A = accountability C = consultation I = informed FAKULTAS TEKNOLOGI 25 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Histogram sumberdaya (Shwalbe: ITPM, 2004) FAKULTAS TEKNOLOGI 26 MANAJEMEN PROYEK P/L - IF 015 - 3 SKS

Ke materi selanjutnya