Perencanaan By Indra Krishernawan Perencanaan atau Planning Sebuah
Perencanaan By : Indra Krishernawan
§Perencanaan atau Planning : Sebuah proses yg dimulai dari penetapan tujuan orgsi, menentukan strategi utk pencapaian tujuan organisasi tsb scr menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yg menyeluruh untuk mengintegrasikan & mengkordinasikan seluruh pekerjaan orgsi hingga tercapainya tujuan orgs (Robbins dan Coulter, 2002)
§Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan, mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen, karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain seperti pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan
§Rencana informal Rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi §Rencana formal Rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan
1. Untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efisien.
2. Untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. 3. Utk meminimalisir pemborosan. Dg kerja yg terarah dan terencana karyawan dpt bekerja lebih efisien dan mengurangi pemborosan, selain itu dg rencana seorang manajer jg dpt mengidentifikasi & menghapus hal 2 yg dpt menimbulkan inefisiensi dlm perusahaan.
4. Untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevaluasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana manajer tidak dapat menilai kinerja perusahaan.
§ Perencanaan dilihat dr 3 hal (Ernie&Kurniawan, 2005) 1. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yg digunakan utk memilih tujuan & menentukan bgmn tujuan tsb akan dicapai. 2. Sisi fungsi manajemen, fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan / mengubah tujuan & kegiatan orgnss. 3. Sisi pengambilan keputusan, mrpkan peng keputusan utk jangka wkt yg panjg/ yg akan dtg mengenai apa yg dilakukan, bgmn melakukannya, bilamana & siapa yg a/ melakukannya, dimana keputusan yg diambil blm tentu sesuai, hingga implementasi perencanaan tsb dibuktikan dikemudian hari
§ Pengarah Organisasi Perencanaan akan menghasilkan upaya unt meraih sesuatu dg cara yg lbh terkoordinasi. Persh yg tdk menjlnkan perencanaan sgt mungkin untuk mengalami konflik kepentingan, pemborosan sumber daya & ketidakberhasilan dlm pencapaian tujuan krn bagian 2 dr orgnssi bekerja secara sendiri 2 tanpa ada koordinasi yg jelas & terarah
§ Perencanaan sbg Minimalisasi Ketidakpastian Pada dasarnya segala sesuatu di dunia ini mengalami perubahan. Tdk ada yg tdk berubah kecuali perubahan itu sendiri. Perubahan seringkali sesuai dg apa yg kita perkirakan, akan tetapi tdk jarang pula malah diluar perkiraan kita, shg menimbulkan ketidakpastian bg persh. Ketidakpastian inilah yg coba diminimalkan melalui kegiatan perencanaan. Dg adanya perencanaan dihrpkan ketidakpastian yg mungkin akan terjadi dimasa yg akan dtg dpt diantisipasi jauh 2 hari
§Perencanaan sbg Minimalisasi pemborosan Sumber Daya Perencanaan jg berfungsi sbg minimalisasi pemborosan sumberdaya orgnssi yg digunakan. Jk perencanaan dilakukan dg baik, mk jmlh sumberdaya yg diperlukan, dg cara bgmn penggunaannya & unt penggunaan apa saja dg lbh baik dipersiapkan seblm kegiatan dijalankan. Dg demikian, pemborosan yg terkait dg penggunaan sumberdaya yg dimiliki persh akan bisa diminimalisasikan shg tingkat efisiensi dari perusahaan dpt meningkat
§ Perencanaan sbg penetapan standar dlm Pengawasan Kualitas Perencanaan berfungsi sbg penetapan standar kualitas yg hrs dicapai oleh persh & diawasi pelaksanaannya dlm fungsi pengawasan manajemen. Dlm perencanaan persh menentukan tujuan & rcn 2 unt mencapai tujuan tsb. Dlm pengawasan, persh membandingkan antara standar yg ingin dicapai dg realisasi di lapangan, mengevaluasi penyimpangan 2 yg mungkin terjadi, hingga mengambil tindakan yg dianggap perlu untuk memperbaiki kinerja persh.
Ø Ø Faktual dan realistis, perencanaan yg baik perlu memenuhi persyaratan faktual/realistis. Artinya apa yg dirumuskan oleh persh. Sesuai dg fakta & wajar unt dicapai dlm kondisi tertentu yg dihadapi persh. Logis dan rasional, perencanaan yg baik jg perlu unt memenuhi syarat logis dan rasional. Artinya apa yg dirumuskan dpt diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tsb bisa dijalankan.
§Fleksibel, perencanaan yg baik jg tdk berarti kaku & krg fleksibel. Perencanaan yg baik justru diharapkan ttp dpt beradaptasi dg perubahan dimasa yg akan dtg, sekalipun tdk berarti bhw planning dpt kita ubah seenaknya. §Komitmen, perencanaan yg baik hrs mrpk & melahirkan komitmen terhdp seluruh anggota organisasi unt bersama 2 berupaya mewujudkan tujuan organisasi.
§Komprehensif, perencanaan yg baik jg hrs memenuhi syarat komprehensif artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek 2 yg terkait lgsg maupun tak lgsg terhdp perusahaan. Perencanaan yg baik tdk hny terkait dg bagian yg hrs kita jalankan, tetapi jg dg mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dg bagian lain di
§Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yg diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok / seluruh organisasi. §Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep & dokumentasi yg menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai & bagaimana SD perusaha-an akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yg terkait dg pencapaian tujuan
§Berdasarkan jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)
Berdasarkan Kejelasan Ø Tujuan yang dinyatakan (stated goals) adalah tujuan yg dinyatakan secara formal oleh sebuah organisasi kepada publik. Ex. Utk meningkatkan kepuasan pelanggan. Dg adanya pernyataan ini maka pelanggan akan dpt mengevaluasi apakah dlm kenyataannya persh berhasil meningkatkan pelanggan atau tidak. Ø Tujuan yang aktual atau nyata (real goals) adalah tujuan yg tdk dinyatakan pada publik, akan ttp secara aktual atau nyata berusaha dicapai oleh para anggota di dlm sebuah orgnss Ex. Meningkatkan insentif bg karyawan, akan ttp disampaikan kpd para anggota orgnss atau karyawan perusahaan.
Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals) Adalah tujuan yg ingin dicapai oelh perusahaan dlm jangka waktu yg relatif lama, biasanya antara 3 hingga 5 thn, atau jg lebih. Ex. Untuk menjadi market leader dlm makanan saji Tujuan Taktis (tactical goals) Adalah tujuan yg ingin dicapai oleh perusahaan dlm jangka waktu menengah antara 1 hingga 3 th, ex. Meningkatkan pangsa pasar 30 persen, peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen jelas akan membantu perusahaan tersebut utk menjadikan market leader dlm jangka panjang.
§Tujuan Operasional (operational goals) adalah tujuan yg ingin dicapai dlm satu periode kegiatan perusahaan, biasanya antara 6 bln hingga 1 th, kadangkala jg dpt hingga 2 th, tujuan operasional ini dlm evaluasinya terkait dg masa pelaporan. ex. Meningkatkan penjualan makanan siap saji sebesar 20 persen di setiap outlet, dimana di setiap outlet menunjukkan bahwa jumlah pelanggan yg membeli kpd persh tersebut meningkat dan dg demikian akan mendukung pencapaian tujuan taktis, yaitu memeperluas pangsa pasar menjadi 30 persen.
§Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana dpt dibedakan Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)
§ Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) adalah rencana yg rumusannya sdh jelas dan tidak memerlukan interpretasi. Ex. Manajer yg menetapkan adanya peningkatan pangsa pasar sebesar 30 persen brgkl akan membuat rencana yg sangat jelas spt prosedur kerja yg spesifik, alikasi anggaran yg ketat dan penjadwalan yg sdh jellas dan ketat Rencana Direktif (Directive Plans) adalah rencara yg dirumuskan utk mencapai tujuan tertentu akan ttp pd pencapaiannya memberikan keleluasaan/ fleksibel untuk pencapaiannya.
§ Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans) ex. Rencana kepanitiaan, seminar, loka karya dll Rencana yg dipergunakan scr terus-menerus (standing plans) adalah rencana yg penggunaannya terus menerus biasanya digunakan oleh sebuah organisasi yg kegiatannya terus menerus berkelanjutan dari waktu ke waktu. ex. Misalnya kebijakan, prosedur dan aturan kerja yg digunakan secara berkelanjutan oleh seluruh anggota organisasi.
Tujuan Organisasi Tujuan Strategis (Jangka Panjang) Tujuan Taktis (Jangka Menengah) Tujuan Operasional (Jangka Pendek) Rencana Strategis Rencana Taktis Rencana Operasional
Pendekatan dalam Penetapan Tujuan § Pendekatan Tradisional (Traditional Goal Setting) Perumusan & penetapan tujuan dilakukan o/ manajer tingkat puncak (top level of management) untuk kemudian tujuan itu diturunkan lg menjadi tujuan bg manajer di tingkat bawahnya secara spesifik. § Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran/Tujuan (Management by Objectives) penentuan tujuan secara spesifik dirumuskan bersama antar pimpinan & bawahan, pengawasan akan pencapaian tujuan jg dilakukan secara periodik secara bersama-sama
Tujuan Manajemen Puncak Tujuan Manajemen Divisi Tujuan Manajemen Departemen Tujuan Pekerja secara Individual Pendekatan Tradisional Kami ingin melihat peningkatan signifikan pada keuntungan dalam divisi kamidalam Tingkatkan Keuntungan Penetapan bagaimanapun caranya Jangan. Tujuan khawatirkan kualitas, bekerjalah dengan cepat Kita memerlukan peningkatan kinerja perusahaan
Pimpinan dan Bawahan Perencanaan Bersama § Penentua n Tujuan § Penentua n Standar § Pemilihan Kegiatan Pelaksanaan pada setiap Pihak § Bawahan menunjukkan kinerja terbaik § Pimpinan memberikan pengarahan Evaluasi Bersama § Analisa Hasil yang dicapai § Mendiskusikan akibat dari hasil yg dicapai § Memperbaharui siklus MBO
Kekuatan Kelemahan MBO melakukan integrasi MBO dianggap terlalu fungsi perencanaan & menyederhana kan kegiatan pengawasan ke dlm suatu dg berusaha utk sistem yg rasional dlm menyelesaikan segala manajemen sesuatu. MBO mendorong organisasi MBO secara cepat akan utk menentukan tujuan dari ditolak oleh manajer yg tingkatan atas hingga bawah memiliki gaya otoriter (yg dari manajemen bisa saja disebabkan MBO memfokuskan pada karena orang-2 yg bertipe hasil akhir dari pada niat yg X dari Mc. Gregor) & oleh baik maupun faktor personal. mereka yg menerapkan MBO mendorong adanya birokrasi yg tidak fleksibel & manajemen diri & komitmen ketat. dari setiap orang melalui MBO memerlukan banyak partisipasi pada setiap
§Bagan Arus (Flow Chart) §Bagan Gantt (Gantt Chart) §Jaringan PERT (PERT Network) §dll
Mulai Perlu Buku Bacaan? Tidak Berhenti Ya Beli Buku Bacaan ? Tidak Pinjam Ya Membeli Buku Bacaan yang diinginkan Membaca Buku Yang diinginkan Selesai
Pekerjaan Bulan 1 I II III Bulan 2 IV I II III Bulan 3 IV I II III Bulan 4 IV I II 1. Pembelian Bahan Baku 2. Proses Produksi 3. Pergudangan 4. Pengiriman Keterangan : Bagian yang diarsir menunjukkan waktu pengerjaan III IV
- Slides: 31