Peraturan Rektor Nomor 24 Tahun 2016 Tata Naskah

Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016 Tata Naskah Dinas

Peraturan Rektor Nomor : 24 Tahun 2016 Permenristekdikti Permen. ANRI No. 51 Tahun 2015 No. 2 Tahun 2014 Tata Naskah Dinas di Kemenristekdikti Pedoman Tata Naskah Dinas Permenpan No. 80 Th 2012 Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah Permendikbud No. 6 Tahun 2013 Permenristekdikti No. 20 Tahun 2015 TIDAK BERLAKU LAGI

Tata Naskah Dinas ? Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang Universitas, logo, dan cap dinas. 3

Jenis Naskah Dinas 1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi; 4. surat edaran; 5. surat dinas; 6. nota dinas; 7. memo; 8. surat undangan; 9. surat tugas; 10. nota kesepahaman; 11. surat perjanjian; 12. surat kuasa; 13. s. pelimphn wewenang 14. surat keterangan; 15. surat perintah; 16. berita acara; 17. surat pengantar; 18. surat pernyataan; 19. surat pengumuman; 20. laporan; 21. telaahan staf; 22. notulen rapat; dan 23. prosedur op. standar. 1. peraturan; 2. keputusan; 3. instruksi; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. surat dinas; nota dinas; memo; surat undangan; surat tugas; surat keterangan; notula rapat; telaah staf;

No. p JENIS N. D. 1 2 3 4 5 6 Peraturan Keputusan Instruksi Pros. Op. Standar. Surat Edaran Surat Tugas 7 Nota Dinas 8 9 10 Memo Surat Dinas Surat Undangan 11 Nota Kesephman 12 Surat Perjanjian 13 Surat Kuasa 14 Srt Pelimp. Wewenang 15 16 Surat Perintah Surat Keterangan 17 18 19 20 21 Berita Acara Surat Pengantar Surat Pernyataan Surat Pengumuman Laporan 22 23 Telaahan staf Notulen Rapat Pengertian Naskah Dinas yg bersifat mengatur Naskah Dinas berupa penetapan yg tidak bersifat mengatur Perintah berupa petunjuk or arahan ttg pelaks. kebijakan atau peraturan perundang-undangan ND yg memuat serangkaian Petunjuk ttg cara dan urutan kegiatan tertentu. Pemberitahuan ttg hal tertentu yg penting dan mendesak ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke seseorang utk melaksanakan kegiatan ND yg bersifat Internal dr. Atsn ke bwhan/sebaliknya/setara berisi catatan/psn singkat ttg persoalan kedinasan Sama dgn diatas tapi dari Atasan ke bawahan ND yg berisi hal penting berkenaan dg Adm. Pemerintahan ND berisi pemberitahuan kpd Pejabat / seseorang utk menghadiri acara di waktu dan tempat ttt ND berisi kesepakatan bersama ttg obyek yg mengikat antara dua pihak utk melaks. tindakan/perbuatan hukum ND berisi kewenangan penerima kuasa utk bertindak/melakukan sesuatu keg. atas nama pemberi kuasa ND berisi penugasan dr Pejabat berwenang ke pejabat satu tk dibawahnya utk melaks. tugas yg dilimpahkan ND berisi perintah utk melaks. Pekerjaan ttt, dari atasan/pejabat yg berwenang kpd bawahan/pegawai lainnya ND berisi inf. /keterangan mengenai hal atau seseorang utk kepentingan kedinasan ND berisi laporan ttg kejadian/peristiwa mengenai waktu, tempat, ket. & hal lain yg berhubu. dg kejadian tsb ND utk mengantar/menyampaikan surat, dokumen, barang dan atau bahan lain yg dikirimkan ND yg menyatakan kebenaran suatu hal disertai pertgjwban atas pernyataan tsb. ND yg berisi pemberitahuan suatu hal yg ditujukan ke para pegawai atau masy. umum ND yang memuat pemberitahuan ttg suatu kegiatan. Uraian dr staf ke atasan memuat analisis singkat & jelas suatu persoalan dg memberikan jalan keluar/pemechn Uraian hasil pembahasan dan/atau segala sesuatu yg disampaikan dalam suatu rapat

1. Surat Dinas “Naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan” Bagian bagian surat dinas : a. Kepala surat b. Pembuka surat c. Isi surat, dan d. Penutup surat

Kepala surat Kepala naskah dinas PTN dicantumkan : ● lambang PTN sesuai Statuta - 080/O/2002, ● nama Kementerian, Time Roman 14 ● nama PTN, Time Roman 14 – dicetak lebih tebal ● alamat lengkap disertai kode pos, tilp, fax, laman T. R 12 ● garis penutup ; - tebal ukuran 2¼ pt , - 4, 5 cm dari tepi atas kertas

Kepala Naskah Dinas Contoh : Kepala naskah dinas Universitas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341 -551611, 575777, Fax. 565420 http: //www. ub. ac. id E-mail : rektorat@ub. ac. id Contoh : Kepala naskah dinas Fakultas KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA FAKULTAS HUKUM Jalan MT. Haryono no. 169, Malang, Indonesia Telp. +62341 -553898, 575777, Fax. 566505 http: //www. ub. ac. id E-mail : hukum@ub. ac. id

Pembuka surat terdiri dari : - nomor surat ; ► nomor urut, kode surat dan tahun - lampiran ; ► Ditulis dg kata, diawali huruf kapital - hal ; ► nomor urut tdk dikombinasikan huruf ► jika tdk ada, tdk perlu ditulis ► berisikan inti keseluruhan surat - tanggal ; ► ditulis dikanan lurus nomor surat - alamat tujuan ; ► didahului frasa Yth. ► tidak disertai tempat pembuatan ► nama tempat tdk didahului kata di

Isi Surat Isi surat terdiri dari : - pendahuluan ; - Isi pokok ; - Kalimat penutup ; ► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ► ditulis dibawah dan sejajar dg alamat surat ► uraian dari inti surat ► kalimat yg mengakhiri isi surat dinas

Penutup surat terdiri dari : a. Nama jabatan ; Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma b. Nama pejabat ; Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah c. Singkaktan NIP ; Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak d. Cap dinas ; Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI UNIVERSITAS BRAWIJAYA Jalan Veteran, Malang 65145, Indonesia Telp. +62341 -551611, 575777, Fax. 565420 http: //www. ub. ac. id E-mail : rektorat@ub. ac. id Nomor : 2568/ UN 10. 16/TU/2016 Lampiran : Satu Lembar Hal : Pemberitahuan 13 September 2016 Yth. Kepala Kantor Urusan Internasional Universitas Brawijaya Malang Sehubungan dengan surat saudara nomor : 282 -09/UN 10. 32/LL/2016 perihal pengajuan pembuatan Keputusan Rektor tentang pendirian Portsmouth-Brawijaya Center for Global Health, Population and Policy ( PB Centre ), dengan ini kami beritahukan bahwa sesuai Peraturan Rektor tentang OTK UB sebagaimana terlampir, seharusnya yang mengajukan adalah ketua LPPM. Namun demikian sambil pengajuan saudara kami proses, dimohon agar diajukan kembali sesuai ketentuan diatas. Demikian atas perhatian dan kerjasama yang baik diucapkan terima kasih. Kepala BUK, Tembusan : Kepala LPPM UB Drs. Syarif Utomo, M. M. NIP 195812201981031003

Lambang Universitas Brawijaya Makna Lambang Universitas adalah sebagai berikut : 1. Lambang secara keseluruhan menggambarkan corak atau watak dari Universitas Brawijaya. 2. Jiwa kepeloporan, seperti yang dimiliki oleh Raden Wijaya (Prabu Brawijaya), dilukiskan dengan warna kuning emas, yang bermakna kebijakan dan kejayaan. 3. Sifat universal, dilukiskan dengan warna biru bersinar. 4. Menjunjung tinggi falsafah Pancasila, digambarkan dalam ben tuk segilima berwarna kuning emas. 5. Berani membongkar segala sesuatu yang tidak benar, digambarkan dalam bentuk mahkota candra kapala. 6. Penegak tertib hukum, digambarkan dalam bentuk gada. 7. Berani meratakan segala sesuatu yang dianggap tidak benar, digambarkan dalam bentuk senjata cakra. 8. Segalanya dilakukan dengan kesucian yang disertai pula tugas pemelihara atau pembina sesuai dengan sifat Wisynu, yang dilambangkan dalam bentuk fanka atau siput. 9. Percaya dan meyakini benar bahwa zat hidup itu ada, yang dilukiskan dalam bentuk lampu. 10. Keseluruhan lambang tersebut menggambarkan penjiwaan watak Raden Wijaya (Prabu Brawijaya) yang senantiasa dilandasi moral Pancasila.

Lambang yang selama ini sering digunakan M U K U H A N A S K A L A T

M U K U H A N A S K A L A T

A N A S K A L A T (lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit kerja) M U K U H Selama ini dalam setiap pembuatan kepala naskah dinas masing fakultas memberikan tambahan nama Fakultas di dalam lambang Universitas Brawijaya, padahal sebenarnya hal tersebut tidak diperkenankan. (Dalam Peraturan Rektor Nomor 7 Tahun 2014 tentang Naskah Dinas, lambang pada kepala naskah dinas fakultas/unit masih terdapat nama fakultas/unit)

2. Nota Dinas “ND yg bersifat Internal, berisi pesan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke bawahan/sebaliknya atau setingkat” Bagian bagian nota dinas : a. b. c. d. Kepala Pembuka Isi, dan Penutup

Pembuka nota dinas terdiri dari : - frasa nota dinas ; - nomor ; ► ditulis dibawah kepala nota dinas ► huruf kapital secara simetris Ditulis dibawah dan sejajar dengan ► frasa nota dinas dengan huruf kapital diikuti dengan nomor - tujuan ; ► didahului frasa Yth. - asal ; ► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari - hal ; ► ditulis disebelah kiri dibawah asal ► ditulis disebelah kiri dibawah nomor ► diikuti tanda baca titik dua

Isi Nota Dinas Isi nota dinas terdiri dari : - pendahuluan ; - Isi pokok ; - Kalimat penutup ; ► merupakan pembuka, ditulis singkat & jelas ► ditulis dibawah dan sejajar dgn hal ► uraian dari inti nota dinas ► kalimat yg mengakhiri isi nota dinas

Penutup nota dinas terdiri dari : a. Tanggal ; ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat b. Nama jabatan ; Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma c. Nama pejabat ; Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah d. Singkaktan NIP ; Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak e. Cap dinas ; Dibubuhkan dg menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat

3. Memo “ND yg bersifat Internal, berisi catatan singkat ttg pokok persoalan kedinasan dari atasan ke” Bagian bagian Memo : a. b. c. d. Kepala Pembuka Isi, dan Penutup

Pembuka Memo Pembuka memo terdiri dari : - frasa memo; ► ditulis dibawah kepala memo - tujuan ; ► didahului frasa Yth. - asal ; ► ditulis dibawah Yth. didahului kata dari ► huruf kapital secara simetris ► ditulis disebelah kiri dibawah memo ► diikuti tanda baca titik dua

Isi Memo Isi memo terdiri dari : Isi pokok ; ► uraian singkat dari inti memo

Penutup Memo Penutup memo terdiri dari : a. Tanggal ; ditulis dikanan bawah, dibawah baris akhir isi dan tanpa didahului nama tempat b. Nama jabatan ; Bagian kanan bawah dg huruf kapital setiap awal kata, dan diakhiri tanda baca koma c. Nama pejabat ; Ditulis dibawah sejajar dg nama jabatan, menggn. Huruf Kapital setiap awal tanpa tanda kurung dan Garis bawah d. Singkaktan NIP ; Sejajar dgn nama Pejabat dan mengg. Huruf kapital Tanpa diakhir titik dan diikuti dg Nomor tanpa jarak e. Cap dinas/jabatan ; Tidak dibubuhi Cap dinas atau Cap jabatan

4. Undangan “ND yg berisi pemberitahuan kpd Pejabat atau seseorang utk menghadiri acara pada waktu dan tempat yg telah ditentukan” Bagian bagian Undangan : Bentuk surat : Bentuk kartu : a. b. c. d. Kepala Pembuka Isi, dan Penutup a. Kepala b. Isi, dan c. Penutup

Undangan berbentuk surat - Kepala ; ► sebagaimana surat dinas - Pembuka ; ► sebagaimana surat dinas ► Pendahuluan : sebagaimana surat dinas - Isi ; - Penutup ; ► Isi : uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan ► Kalimat penutup ► sebagaimana surat dinas

Undangan berbentuk kartu ► lambang PTN : secara simetris - Kepala ; ► nama jabatan yg mengundang, dicetak lengkap dibawah lambang secara simetris dan dapat di tambah frasa beserta suami/istri - Isi ; - Penutup ; uraian dari inti undangan dg menyebutkan hari, ► tanggal, waktu, tempat dan acara serta dapat menyebutkan pakaian yg hrs digunakan ► permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon

5. Surat Tugas “ND yg berisi penugasan dari Pejabat yang berwenang kpd seseorang utk melaksanakan suatu kegiatan” Bagian bagian Surat Tugas : a. b. c. d. Kepala Pembuka Isi, dan Penutup

Pembuka Surat Tugas, baik yang berbentuk lembaran maupun kolom, terdiri dari : - Frasa S. Tugas ; - nomor surat ; ► Ditulis dibawah kepala surat dengan huruf kapital secara simetris ► ditulis dibawah frasa s. tugas secara simetris diawali dg huruf Kapital

Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk lembaran terdiri dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor 2. Nama ditulis dibawah dan sejajar dg awal frasa nama jabatan pemberi tugas. 3. Berikut berturut-turut : NIP, pangkat dan golongan, jabatan ditulis dibawah frasa nama 4. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah dan sejajar dg frasa jabatan serta didahului kata untuk

Isi Surat Tugas Isi surat tugas bentuk kolom terdiri dari : 1. Nama jabatan pemberi tugas ditulis disebelah kiri dibawah nomor 2. Kolom isian S. Tugas berisi ; - nomor - nama - NIP - Pangkat dan golongan - jabatan yg diberi tugas ditulis dibawah dan sejajar dengan kalimat awal nama jabatan pemberi tugas. 3. Maksud, tanggal dan tempat penugasan ditulis dibawah kolom sejajar dg nomor isi kolom serta didahului kata untuk

Penutup Surat Tugas ● Penutup surat tugas dibuat dg menggunakan tata cara sebagaimana penutup surat dinas. ● Apabila ada tembusan, dibuat sama dg tata cara sebagaimana surat dinas

6. Telaah staf “Uraian tertulis dari staf kpd atasan yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar/ pemecahan yang disarankan” Bagian bagian telaah staf : a. Kepala b. Pembuka c. Isi, dan d. Penutup

a. Kepala telaah staf : sebagaimana tata cara kepala S. dinas b. Pembuka telaah staf terdiri dari : 1. Kata telaah staf, dan 2. Judul telaah Ditulis dibawah kepala telaah dg huruf Kapital

c. Isi telaah staf terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6. persoalan; praanggapan; fakta yang mempengaruhi; analisis; kesimpulan; dan saran. c. Penutup telaah staf terdiri dari : 1. 2. 3. 4. 5. 6. tempat pembuatan telaah; tanggal pembuatan telaah; nama jabatan pembuat telaah; tanda tangan; nama pembuat telaah; dan NIP pembuat telaah.