Perancangan Proses dan Sistem Kerja Perusahaan Dessy Dwiyanti

Perancangan Proses dan Sistem Kerja Perusahaan Dessy Dwiyanti, S. Si, MBA

OUTLINE 1. Rancangan proses • seleksi proses • ciri proses • aliran interniten • keputusan seleksi proses • strategi proses-produk 2. Rancangan operasi jasa • mendefinisikan jasa • kerangka rancangan jasa • menetapkan strategi dan produk jasa • sistem penyerahan ke pelanggan • analisis aliran proses 3. Perancangan & Pengukuran Kerja

RANCANGAN PROSES • Seleksi Proses serangkaian keputusan mengenai tipe atau jenis produksi dan peralatan yang digunakan. • Proses produksi dapat dibedakan berdasarkan: 1. Aliran produk atau proses a. Aliran garis. b. Intermiten c. Proyek 2. Tipe Langganan a. Proses produksi untuk pesanan b. Proses produksiuntuk langganan

Klasifikasi Berdasarkan Aliran produk atau proses 1. Aliran garis Produk terstandarisasi dan mengalir dari satu operasi atau tempat kerja ke operasi berikutnya dengan urutan yang telah ditetapkan sebelumnya a. Produksi Massa (mass production) : memproduksi kumpulan-kumpulan produk dalam jumlah besar dengan mengikuti serangkaian operasi yang sama dengan kumpulan produk sebelumnya , sehingga sering disebut repetitive process. contoh : operasi lini perakitan.

b. Produksi terus-menerus (continuous): ditandai dengan waktu produksi yang relatif lama untuk menghindari penyetelan, persiapan lain dan kemacetan yang mahal. Co Contoh : produksi mie instan, minuman, surat kabar

2. Aliran Intermitten Kelompok barang yang sejenis pada interval waktu yang terputus-putus. Peralatan dan tenaga kerja diatur dalam pusat kerja menurut tipe-tipe ketrampilan atau Operasi /Tempat kerja peralatan yang serupa. Contoh : Produksi Meubel dan kerajinan lainnya

c. Aliran Proyek Digunakan untuk memproduksi produk-produk khusus atau unik. Biasanya tiap unit produk dibuat sebagai suatu barang tunggal Contoh : Pesawat, kereta api, kapal laut

Perbedaan Karakteristik Proses

Klasifikasi Berdasarkan Tipe Langganan 1. Proses Produksi untuk Pesanan Proses ini memproduksi barang dan jasa atas dasar permintaan atau pesanan tertentu. Kegiatan pemrosesan menyesuaikan denganspesifikasi pesanan langganan secara individual. 2. Proses Produksi untuk Persediaan Proses ini menetapkan bahwa perusahaan selalu melakukan kegiatan produksi guna mengisi persediaan yang ada. Permintaan langganan dipenuhi dengan produk-produk standar dari persediaan.

Produksi Pesanan Vs Produksi Persediaan

Matriks Karakteristik Proses

Keputusan Seleksi Proses • Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam pembuatan keputusan seleksi proses secara ringkas dapat diperinci sebagai berikut : 1) Kebutuhan modal. 2) Kondisi pasar. 3) Tenaga kerja 4) Bahan mentah 5) Teknologi 6) Ketrampilan manajemen

Strategi Proses-Produk • Strategi proses produk adalah sebuah keputusan penting yang dilakukan oleh manajer operasi dalam menemukan cara produksi yang terbaik mengubah bahan mentah menjadi barang jadi • Tujuan strategi proses adalah menemukan suatu cara memproduksi barang dan jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan spesifikasi produk yang berada dalam batasan biaya dan manajerial lain

• EMPAT STRATEGI PROSES 1. Fokus pada proses (process focus) adalah sebuah fasilitas produksi yang diorganisasikan di sekitar proses untuk memfasilitasi produksi bervolume rendah, tetapi keragamannya tinggi pada tempat yang disebut “job shop”. Contoh : -- Dalam sebuah pabrik, proses yang ada mungkin berupa departemen yang menangani pengelasan, penghalusan, dan pengecatan. -- Dalam sebuah restoran proses tersebut, mungkin berupa bar, panggangan, dan pembuat roti.

2. Fokus berulang (repetitive focus) adalah proses produksi yang menggunakan modul yang berorientasi pada produk. Modul adalah bagian atau komponen yang telah dipersiapkan sebelumnya yang sering berada dalam proses yang kontinu. Contoh : perakitan mobil dan peralatan rumah tangga 3. Fokus pada produk (product-focused) sebuah proses berorientasi produk bervolume tinggi, tetapi berkeragaman rendah. Contoh : Produk seperti kaca, kertas, lembaran timah, bola lampu

4. Fokus kustomisasi massal Kustomisasi massal merupakan pembuatan produk dan jasa yang dapat memenuhi keinginan pelanggan yang semakin unik secara cepat dan murah. Namun, kustomisasi massal bukan hanya mengenai keragaman produk, tetapi juga bagaimana secara ekonomis mengetahui apa yang diinginkan pelanggan dan kapan pelanggan menginginkannya dengan tepat. Contoh : Jasa penjahit pakaian

Rancangan operasi jasa Pengertian Jasa • Dikatakan bahwa jasa adalah sesuatu yang diproduksi dan dikonsumsi secara bersamaan. Jadi, jasa tidak pernah ada hanya hasilnya dapat diamati sesudah jasa itu dilakukan. Faktor-faktor keputusan yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perancangan Jasa 1. Lini pelayanan yang ditawarkan. Organisasi jasa harus memutuskan seberapa luas lini pelayanan yang akan ditawarkan. Contoh: perusahaan asuransi harus memutuskan apakah akan menawarkan asuransi kehidupan atau kekayaan, atau keduanya.

2. Ketersediaan pelayanan Perusahaan harus menentukan lokasi fasilitas-fasilitas untuk memberikan pelayanan yang baik, Contoh : apakah satu lokasi terpusat atau tersebar di berbagai daerah 3. Tingkat pelayanan Organisasi harus menyeimbangkan antara tingkat pelayanan yang diberikan kepada para langganannya dengan kebutuhan untuk beroperasi secara ekonomik pada saaat yang sama. 4. Garis tunggu dan kapasitas pelayanan Salah satu pertimbangan yang paling penting disain jasa adalah keputusan-keputusan yang menyangkut antara biaya waktu yang dikeluarkan konsumen untuk menunggu dan dilayani dengan biaya penyediaan kapasitas pelayanan yang lebih besar untuk mengurangi waktu menunggu.

Kerangka rancangan jasa Garis dari pelanggan ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang hendaknya: bukan saja orang-orang di bagian operasi yang menyerahkan jasa, tetapi seluruh orang dalam organisasi. Garis dari manusia ke sistem menunjukkaan bahwa orang untuk menyerahkan jasa yang baik bergantung pada sistem. Garis dari strategi ke sistem menunjukkan bahwa sistem hendaknya mengikuti strategi secara logik. Garis dari strategi ke manusia menunjukkan bahwa setiap orang dalam organisasi hendaknya memahami orang di baris depan yang memberikan layanan jasa sering kali dipisahkan dari strategi.

Menetapkan Strategi dan Produk Jasa • Strategi jasa menetapkan dalam bisnis apa anda bergerak. Strategi jasa memberikan suatu pandangan tentang macam dan jenis jasa apa yang akan disajikan oleh perusahaan. • Strategi ini memberikan pedoman untuk merancang produk, sistem penyerahan dan pengukuran.

Sistem penyerahan ke pelanggan Sistem penyerahan jasa terdiri dari unsur-unsur fisik dan tenaga kerja yang digunakan untuk memproduksi jasa tersebut. Biasanya kelima unsur berikut ini dipertimbangkan sebagai bagian dari sistem penyerahan jasa : 1. Teknologi. Tingkat otomasi, peralatan, tingkat integrasi vertikal. 2. Aliran proses. Urutan kejadian yang digunakan untuk memproduksi jasa. 3. Jenis proses. Jumlah kontak yang terlibat, tingkat pelayanan dan integrasi. 4. Lokasi dan ukuran. Tempat dimana proses jasa dialokasikan, ukuran dari masing-masing tempat. 5. Tenaga kerja. Ketrampilan, jenis organisasi, sistem imbalan, tingkat partisipasi.

Analisis aliran proses • Sebagian besar proses untuk jasa atau manufaktur, dapat diperbaiki dengan membuat diagram alurnya. Ide dasarnya adalah menentukan setiap langkah proses dan menggambarkan diagram alur dari seluruh tahap dan hubungannya. Sebagai hasil dari diagram ini, proses dapat dianalisis untuk meningkatkan efisiensi dan pelayanan pelanggan.

Perancangan & Pengukuran Kerja Untuk mencapai keberhasilan suatu perusahaan diperlukan suatu perancangan sistem kerja dimana dua komponen yang sangat mempengaruhi yaitu: 1. Rancangan pekerjaan (job design) 2. Pengukuran kerja (work measurement) Dua komponen tersebut apabila dilakukan dengan tepat dapat mendukung keefektifan dan keefisienan dalam pelaksanaan proses kerja.

Perancangan kerja (Job design) Yaitu menetapkan tugas-tugas yang terkandung dalam suatu pekerjaan bagi seseorang atau sebuah kelompok. Terdapat lima komponen rancangan kerja yaitu : a. Spesialisasi pekerjaan, b. Ekspansi pekerjaan, c. Komponen psikologi, d. Tim yang mandiri dan e. Motivasi dan sistem insentif.

Pengukuran kerja (work measurement) merupakan metode untuk menghitung jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal. Terdapat empat macam teknik yaitu: a. Pengalaman masa lalu, b. Studi waktu, c. Standar waktu yang telah ditetapkan, d. Pengambilan sampel kerja (work sampling)