Perancangan Formulir Elektronik Pengelolaan Formulir Elektronik Formulir elektronik

Perancangan Formulir Elektronik

Pengelolaan Formulir Elektronik • Formulir elektronik ditampilkan pada layar workstation, dan diisi oleh user melalui keyboard. • Jika hard copy dari formulir elektronik ini diperlukan, dapat diakses dari database dan dihasilkan oleh printer. • Smart Electronic Forms – Formulir elektronik yang cerdas menunjukkan bagaimana user mengisi formulir, – menyediakan instruksi-instruksi dan pesan-pesan secara online, – melakukan perhitungan, – dan mengirimkan data untuk pemrosesan tambahan.

Perancangan Formulir Elektronik • Untuk merancang formulir ini kita mengambil data dari dokumen sumber, • dan kita harus mengikuti format dari dokumen sumber. • Dengan formulir elektronik, tidak dibutuhkan lagi dokumen sumber.

Pemasukkan Data secara Langsung • Komponen hardware yang biasanya digunakan untuk memasukkan data ke dalam formulir adalah keyboard. • Keyboard merupakan alat untuk masuk ke dalam sistem informasi. • Karena pemasukkan data melalui keyboard bergantung pada keahlian dan usaha manusia tidak selalu menjadi cara yang paling efisien dan akurat untuk memasukkan data.

Pemasukkan Data secara Langsung • Pemasukkan data secara langsung sering disebut sebagai otomatisasi data sumber, • merupakan suatu cara menginput data yang tidak membutuhkan pemasukkan data dengan membaca sesuatu dari dokumen sumber, • mengisi pada formulir elektronik menambah efisiensi pengisian data dan mengurangi kemungkinan kesalahan pada saat proses pengisian.

ALAT PEMASUKAN DATA • Beberapa peralatan pemasukkan data secara langsung adalah : – – – – – Magnetic Ink Character Recognition (MICR) Optical Character Recognition (OCR) Optical Mark Recognition (OMR) Digitizer Image scanner Point-of-Sales (POS) devices Automatic Teller Machine (ATM) Mouse Voice recognition

Pengkodean Input • Kode digunakan untuk tujuan : – mengklasifikasikan data, – memasukkan data ke dalam komputer, dan – untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. • Kode dapat terdiri dari kumpulan angka, huruf, karakter-karakter khusus (misalnya %, /, #, $, &, : , dsb), simbol kode batang (bar code), warna, dan suara.

Petunjuk Pembuatan Kode • • • 1. Mudah diingat 2. Unik 3. Fleksibel 4. Efisien 5. Konsisten 6. Sesuai standar 7. Menghindari spasi 8. Menghindari karakter yang mirip 9. Panjang kode harus sama

Tipe Kode • Kode Mnemonik (Mnemonic Code) – Kode mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode ini dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang akan diwakili oleh kode ini. – Umumnya kode mnemonik menggunakan huruf. Akan tetapi dapat juga menggunakan gabungan huruf dan angka. – Kebaikan dari kode ini adalah mudah diingat, dan – kelemahannya adalah kode dapat menjadi terlalu panjang. – Contoh : P = Pria; W = Wanita.

Tipe Kode • Kode Urut (Sequential Code) – Kode urut disebut juga kode seri (serial code), merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode berikutnya. – Contoh : • 001 BANGSAL KENANGA • 002 BANGSAL BUGENVILE • 003 BANGSAL TERATAI

Kode Urut (Sequential Code) Kebaikan • Sederhana, mudah diterapkan, • kode dapat pendek tetapi unik, • mudah dicari bila kodenya diketahui, • cocok untuk rekaman di file yang menggunakan nomor record relatif, • baik untuk • pengendalian. Kelemahan • Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan • tidak dapat disisipkan, • tidak mempunyai dasar logika tentang informasi item yang diwakilinya, • Tidak fleksibel bila terjadi perubahan kode.

Kode Blok (Block Code) • • Kode blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atau dasar pemakaian maksimum yang diharapkan. Contoh : Blok Kelompok – – – • 1000 - 1999 Aktiva Lancar 2000 - 2999 Aktiva Tetap 3000 - 3499 Hutang Lancar 3500 - 3999 Hutang Jangka Panjang 4000 - 4999 Modal AKTIVA LANCAR dapat mempunyai kode diantara 1000 sampai dengan 1999 sebagai berikut : – – – 1000 Kas 1100 Piutang Dagang 1200 Persediaan Produk Selesai 1210 Persediaan Produk Dalam Proses 1220 Persediaan Bahan Baku

Kode Blok (Block Code) Kebaikan Kelemahan • Nilai dari kode mempunyai arti, • mudah diperluas, • kode dapat ditambah atau dibuang sebagian, • proses pembuatan laporan dapat dilakukan dengan lebih mudah. • Panjang kode tergantung dari jumlah bloknya, • kurang mudah diingat.

Kode Desimal (Decimal Code) • Kode desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka • desimal dimulai dari angka 0. . . 9, atau 00. . 99, tergantung dari banyaknya kelompok. • Contoh : 00 Aktiva Lancar – 00100 Kas – 00200 Piutang dagang – 00300 Persediaan produk selesai