PERANAN PENILAIAN PRESTASI UNTUK KECEMERLANGAN UNIVERSITI Prof Dr

PERANAN PENILAIAN PRESTASI UNTUK KECEMERLANGAN UNIVERSITI Prof. Dr. Ahmad Farhan Mohd Sadullah Pejabat Transformasi Kampus Induk 30 November 2012 1

ATURCARA PERSEMBAHAN • Peranan penilaian prestasi dalam sebuah organisasi • Staf dan kecemerlangan USM • Staf USM dan agenda transformasi USM • Sistem penilaian prestasi di USM • Peranan Penilai Pertama dan Kedua • APC dan Pengiktirafan • Sesi Dialog 2

HASIL YANG DIINGINI • Semua penilai memahami peranan penilaian prestasi untuk kecemerlangan universiti • Menilai kembali amalan Laporan Penilaian Prestasi (LPP) di USM • Menambahbaik kaedah dan hasil penilaian prestasi di USM • Sistem penilaian prestasi USM akan menghasilkan staf yang benar cemerlang 3

As prescribed in 2008 USM APEX AGENDA 4

USM Vision & Mission Aligning with the APEX Agenda Vision Transforming Higher Education for a Sustainable Tomorrow Mission USM is a pioneering, trans-disciplinary research intensive university that empowers future talents and enables the bottom billions to transform their socio-economic well-being Values Quality, Equity, Availability, Accessibility, Affordability, Appropriateness Thrusts Future-oriented, Unique, Sustainability, Humanity, Universality, Change, Sacrifice 5

APEX GOALS Outcomes Projects Programmes Governance Talent Flagships Milestones Resources Sustainability Empowering the Bottom Billions Transforming Higher Education BLUE OCEAN PLATFORM AND FOUNDATION 6

The APEX Strategic Approach – as defined in 2008 USM re-visited the APEX Strategies and have identified gaps 7

Strategy Canvas for USM Concentration of Talent High Eliminate or Reduce Relative Level USM-APEX Raise Create Value Curve Blue Ocean Space Low Barriers/ obstacles Speed Facilitation Non. Accountability Sense of New facilitating Togetherness Opportunities Culture Shared Unnecessary Non-facilitating Professionalism Empowerment Enabling Common Bureaucracy Supervisor System Values

PERANAN PENILAIAN PRESTASI DALAM SEBUAH ORGANISASI 9

STAF : ASET SEBUAH ORGANISASI • Staf sentiasa dianggap sebagai aset terpenting sebuah organisasi • Tetapi staf yang bagaimana? – – Staf yang produktif Staf yang bermotivasi Staf yang komited Staf yang berkualiti • Atau staf yang bermasalah – – Staf tidak memainkan peranan Staf tidak kompeten Staf mempunyai tabiat buruk Staf mempunyai set minda yang mengekang perubahan 10

BILA STAF BERMASALAH • Organisasi pincang • Orang lain akan buat kerja staf yang bermasalah ini – berlaku atau tidak di USM? • 20/80: hanya 20 peratus melakukan kerja 80 peratus yang lain; memberi kesan – Kepada kelajuan, keefisienan dan keberkesanan organisasi – 20% ini akan letih cepat – burn out syndrome – 80% ini akan terus dapat gaji • Ada yang dinaikkan pangkat • Ada yang dapat APC ………………. . ADILKAH? 11

THE “DELIVERING EXCELLENCE” STAGE STAF DAN KECEMERLANGAN USM 12

Berdasarkan Gaji November 2012 Ehsan: Jabatan Bendahari Kampus Kejuruteraan 13

SEDIKIT ANALISIS Berdasarkan Gaji November 2012 Ehsan: Jabatan Bendahari Kampus Kejuruteraan 14

KEPELBAGAIAN STAF • Satu analisis – – Cara kerja staf vs bilangan staf Kualiti staf vs kualiti kerja Kualiti staf vs hasil kerja Hasil kerja vs produktiviti organisasi • Staf kontrak/Sambilan vs Staf tetap – Satu isu besar di USM • Kaitan isu ini dengan – – Pengurangan birokrasi Peningkatan efisiensi dan keberkesanan Kesesuaian “talent” Pengoptimuman sumber 15

STAF DAN AGENDA TRANSFORMASI USM 16

APEX GOALS Outcomes Projects Programmes Governance Talent Flagships Milestones Resources Sustainability Empowering the Bottom Billions Transforming Higher Education BLUE OCEAN PLATFORM AND FOUNDATION 17

STAF USM • Risiko atau aset? • Membantu atau mengganggu proses transformasi USM • Mengapa ada staf yang sudah tidak mempunyai sikap positif terhadap kerja? • Mengapa ada staf yang tidak mahu berubah? • Mengapa ada staf yang tidak berkongsi hasrat USM yang ingin berubah 18

MASALAH BERPUNCA DARI PENILAIAN PRESTASI • Apabila penilaian prestasi tidak berfungsi seperti mana yang sepatutnya: – Staf merasakan tidak perlu untuk bekerja lebih dari apa yang dilakukan sekarang – Staf yang bekerja keras mungkin akan berfikir mengapa mereka perlu bekerja keras apabila yang tidak bekerja tidak diambil tindakan, malahan ada juga yang diganjari. 19

PEMERHATIAN MENGENAI PENILAIAN PRESTASI • Markah yang berbeza antara penilai • Markah penilai pertama vs penilai kedua – “check and balance” atau ikut sahaja • Penentuan penilai pertama: keperluan vs amalan vs hasil • Keseriusan yang diletakkan oleh ketua jabatan terhadap penilaian prestasi • Meletakkan peraturan tertentu: – Ikut giliran – Orang yang pernah dapat tak boleh dapat lagi – Dia nak pencen, berilah peluang dll 20

LPP DI USM 21

SINERGI SKT/KPI AGENDA NEGARA + VISI & MISI USM APEX RU PSPTN BUKU 2012 Projek-projek khas KPI UNIVERSITI KPI/SKT JABATAN KPI/SKT INDIVIDU KPI PENGURUSAN TERTINGGI

RU NICHE & STRENGTH APEX PSPTN BUKU 2012 PTJ plans the SKT/KPI for the year Approved by “Penilai Pertama” of PTJ Head Approved SKT/KPI for PTJ Cascading down to all “Penilai-penilai Pertama” Cascading further down to lower tier by “Penilai-penilai Pertama (PPP) By all PPP EXECUTION, IMPLEMENTATION AND REVIEW EVALUATION PROCESS PTJ Strategic Plan requirements Extern ally Intern ally

ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENILAIAN PRESTASI [1] Perancangan Kerja Tahunan Jabatan (Jan) [2] Penetapan Rancangan Kerja Bhg/Unit (Jan) [7] Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (LPPT)(Dis) [3] Penetapan Sasaran Kerja Tahunan Pegawai Yang Dinilai (PYD) (Jan) [6] Perlaksanaan Kerja & Pengesanan (Julai-Disember) [4] Perlaksanaan Kerja & Pengesanan (Jan-Jun) [5] Kajian Semula Pertengahan Tahun (Jun/Julai) [8] Panel Pembangunan Sumber Manusia (PTJ) (Jan ) [8] Panel Pembangunan Sumber Manusia (Universiti) (Feb ) [9] Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (Mac) Sumber: Bhg Pembangunan Sumber Manusia

LPP di USM • LPP dan SKT: Pencapaian SKT dan KIP di sebalik pencapaian SKT (KPI) • Komponen pemarkahan • Rubriks pemarkahan: Bagaimana kita beri markah. Adakah kita mula dengan markah akhir dahulu atau kita nilai cara yang terbaik mengikut soalan dan skala yang diberi • Apa asas penilaian: pengalaman bersama, bahan bukti atau berasaskan persepsi • Hasil yang diingini 25

LPP di USM • LPP dan SKT: Pencapaian KPI dan KIP • Komponen pemarkahan 1. Penghasilan Kerja (55%) – berasaskan SKT 2. Inovasi dan kreativiti (5%) – berasaskan SKT 3. Pengaplikasian ilmu pengetahuan dan kemahiran wajaran (8%) – berasaskan latihan yang diterima 4. Keperibadian dan budaya kerja cemerlang (15%) 5. Khidmat universiti dan khidmat masyarakat (5%) 6. Markah CPD untuk latihan (12%) 26

SKALA PEMARKAHAN LPP BAHAGIAN 1, 2, 3 & 4 BAHAGIAN 5

LPP di USM 1. Penghasilan Kerja (55%) A. Kuantiti hasil kerja B. Kualiti hasil kerja i. Ketepatan masa ii. Kesempurnaan, teratur dan kekemasan iii. Keberkesanan hasil kerja Penerangan 28

LPP di USM 2. Inovasi dan kreativiti (5%) – berasaskan SKT A. Idea baru kearah keberkesanan kos/keberkesanan kerja/penjimatan masa dsbnya B. Mencipta pembaharuan yang meningkatkan kualiti dan produktiviti unit dsbnya 29

LPP di USM 3. Pengaplikasian ilmu pengetahuan dan kemahiran wajaran (8%) – berasaskan latihan yang diterima A. Ilmu diperolehi selaras dengan bidang tugas B. Aplikasi ilmu dan kemahiran dalam melaksanakan tugas 30

LPP di USM 4. Keperibadian dan budaya kerja cemerlang (15%) A. Kebolehan mengelola B. Kualiti peribadi i. ii. iii. Daya kawal diri – berintegriti/sikap/berdaya maju Initiatif untuk kesempurnaan dan kelestarian hasil kerja Sifat empati/toleransi/kebijaksanaan C. Jaringan kerja/komunikasi/kerja berpasukan D. Kepimpinan – berwawasan/menggerak/membuat keputusan/memberi dorongan E. Upaya mengenalpasti dan menghadapi cabaran 31

LPP di USM 5. Khidmat universiti dan khidmat masyarakat (5%) A. Aktiviti luar dari tugas hakiki A. Dinilai dari segi kuantiti B. Dinilai dari segi kualiti 32

LPP di USM 6. Markah CPD untuk latihan (12%) • Markah mengikut peratusan pencapaian mata CPD dari mata yang diperlukan • Sebenarnya 12% + 8% adalah berkaitan dengan latihan – – Menghadiri latihan Mencapai hasil dari latihan » Akan diperkenalkan borang peniaian kendiri untuk kebekerkesanan latihan yang dapat dinilai juga oleh penilai 33

THE TRANSFORMED TRAINING ECO-SYSTEM OF USM Training • MYCPD • Program Knowledge Acquisition • Attend • Evaluate • Understa nding START of YEAR TRAINING NEEDS Knowledge Application • Competency • Productivity • LPP YEAR END SOLUTIONS IDENTIFY WEAKNESSES

PERANAN PENILAI PERTAMA DAN KEDUA 35

PENILAI PERTAMA • Adakah anda layak menjadi penilai pertama bagi pegawai yang dinilai – Berdasarkan kriteria penilaian prestasi, penilai pertama mestilah dapat membuat penilaian secara berterusan (menggunakan bahan bukti dan juga melalui pemerhatian dan pengalaman) – LPP banyak berdasarkan pencapaian SKT, maka perancangan untuk SKT juga perlu dilakukan. LPP adalah pencapaian KPI yang ditentukan oleh SKT dan cara bagaimana KPI itu dicapai • Oleh itu penilai pertama bukan sahaja menilai tetapi perlu juga terlibat dalam perancangan SKT staf • Penilai pertama juga perlu berupaya memberi ulasan – Mengenai prestasi keseluruhan pegawai yang dinilai – Kemajuan kerjaya pegawai yang dinilai • PENILAI PERTAMA JUGA PERLU MEMAKLUMKAN PRESTASI PEGAWAI YANG DINILAI KEPADA TUAN PUNYA DIRI YANG DINILAI 36

PENILAI KEDUA • Penilai kedua juga memberi markah mengikut kategori peniaian yang sama • Oleh itu, penilai kedua juga perlu mampu menilai samada melalui bahan bukti atau melalui pemerhatian • Peranan penilai kedua adalah sebagai “check and balance” kepada penilai pertama – elakkan ketidakadilan juga • Maka, tidak wajar bagi penilai kedua hanya mengikuti markah penilai pertama 37

APC DAN PENGIKTIRAFAN 38

PANDUAN PENILAIAN LPP

PANDUAN PENILAIAN LPP

APC dan Pengiktirafan • Pengiktirafan adalah penting untuk memotivasi staf • APC adalah satu cara pengiktirafan: tetapi dia ada kuota • Bagaimana jika ramai yang berprestasi tinggi? Dan melebihi kuota anda • Cari jalan lain untuk beri pengiktirafan 41

SESI DIALOG 42

TERIMA KASIH 43