PERAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS Dra Hj

PERAN , TUGAS, DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS Dra. Hj. Herina Sakawati, M. Si

2. 1 Peranan Sekretaris Menurut Nani Nuraini peran sekretaris dibagi atas 4 yaitu: 1) Sekretaris Sebagai Duta sekretaris bertindak sebagai wakil dari perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap sekretaris harus baik dan profesional. 2) Sekretaris sebagai Pintu gerbang Sebagai pintu Gerbang sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan, dan sekretaris berhak menolak tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan

3) Sekretaris sebagai Ibu Rumah Tangga Perusahaan Seorang sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Seperti mengatur tata letak ruangan kantor. ( befikir dan lebih teliti ) 4) Sekretaris Sebagai Humas seorang sekretaris menjadi penghubung antara perusahaan dan lingkungan kerja atau linkungan masyarakat, baik bertatap muka langsung mealui telepon, maupun melalui media lain.

Menurut saiman dibagi atas 2 yaitu: 1) Peranan sekretaris terhadap atasan a. sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. b. Sebagai sumber informasi yang diperukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksaan tugas.

d. Alternatif Pemikiran dari pimpinan dalam ide- ide ( saling memahami ) e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan

2. PERANAN SEKRETARIS TERHADAP BAWAHAN a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil. ( pengambilan keputusan ) b. memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan ( mengetahui apa yang harus dilakukan ) c. memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan. d. Menerima pendapat dan usul bawahan e. mengadakan pendekatan kepada bawahan

2. 2 tugas sekretaris Menurut nani nuraeni tugas sekretaris dibagi atas: a. Tugas Rutin b. Tugas khusus c. Tugas istimewa d. Tugas sosial e. Tugas Keuangan f. Tugas Resepsionis g. Tugas Insidental ( sifat sementara ) h. Tugas Dalam Pertemuan Bisnis

Namun secara umum tugas- tugas sekretaris adalah meliputi hal- hal sebagai berikut: 1. Menerima dikte dari pimpinan( secara langsung antara pimpinan dan sekretaris ) 2. Melaksanakan Korespondensi ( surat menyurat ) 3. Menyimpan arsip- arsip yang dianggap penting 4. Menerima tamu- tamu pimpinan 5. Membuat jadwal pertemuan dan perjaian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lain

6. Menyiapkan bahan – bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya. 7. Bertindak sebagai perantara pimpinan dan bawahan. 8. mengatur rapat –rapat dan seminar Pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting. 10. Menyusun pidato- pidato untuk pimpinan.

2. 3 Fungsi sekretaris Pada dasarnya fung sekretaris adalah: a. Membatu meringankan tugas – tugas pimpinan. sekretaris harus mengambil alih tugas yang bersifat detail dari pimpinan. sehingga pimpinan tidak perlu memikirkan hal- hal kecil yang telah didelegasikannya kepada sekretaris.

b. Menangani informasi untuk pimpinan. Fungsi menangani informasi untuk pimpinan tergantung kepada ketangkasan sekretaris dalam mengumpulkan, meyeleksi, mengolah dan menyampaikan informasi. c. Menjadi jembatan penghubung. Sekretaris harus menjaga kredebilitas dan reputasi pimpinan dan organisasi / perusahaan , maka sekretaris wajib meluruskan persepsi yang keliru itu.

2. 4 Tanggung Jawab Sekretaris a. Tanggung Jawab Individu sekretaris bertanggung jawab terhadap perfomansi diri sendiri dan upaya pengembangan kearah yang lebih berkualiatas. b. Tanggung Jawab Dalam tanggung jawab dalam merupakan tanggung jawab sekretaris terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan.

c. Tanggung Jawab Cabang Perusahaan. Merupakan salah satu tanggung jawab yang mengharuskan seseorang sekretaris meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. d. Tanggung Jawab atas Keberhasilan Perusahaan. Sekretaris harus membantu kelancaran tugas- tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

e. Tanggung Jawab Hukum yaitu sekretaris sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga.

Sekian Dan Terima Kasih