PERAN ANALIS SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRIA

PERAN ANALIS SISTEM DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI TRIA SARAS PERTIWI SKM. , MPH PRODI MIK, FIKES

Contoh penerapan “Paperless Medical Record”

Workflow pelayanan di National University Hospital (NUH) Singapore

Rekam medis elektronik terintegrasi dengan layanan farmasi

What you fill in today may not be useful on tomorrow

SOLUTION

PENGUATAN SISTEM Designing Sistem Informasi Pengembangan lanjutan Tahap awal penguatan sistem informasi organisasi Analisa kondisi sistem informasi (Kondisi Umum, Infrastruktur, Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, dll) system thinking Sistem Selection or Sistem Development Evaluation Sistem Implementation 1. Pertimbangan Pemilihan Sistem dan penyedia sistem 2. Mencari informasi 3. Seleksi awal dengan surat penawaran (RFI) 4. Seleksi sistematis dengan permintaan proposal (RFP) 5. Cross check dengan site visit atau telepon 6. Eksekusi

SISTEM SELECTION ->

PROSES SELEKSI SISTEM Pertimba ngan pemilihan Pertimbangan biaya, vendor dan fitur yang diharapkan Inform a si Pameran, konferensi, koran, majalah, publikasi RFI Dokumen singkat untuk seleksi awal RFP Dokumen resmi, lengkap dan detail untuk mendapatkan respon yang lengkapdari vendor Visit Benchmarking implementasi secara nyata

PERTIMBANGAN PEMILIHAN • Biaya total – Hardware, software, jaringan – Biaya implementasi – Biaya pemeliharaan dan support • Karakteristik vendor – Reputasi – Pengalaman vendor dan konsultannya – Status keuangan vendor • Fitur software – Kemudahan – Tampilan user friendly – Fungsionalitas sesui yg diharapkan – Memungkinkan modifikasi dikembangkan – Memiliki interface dengan aplikasi lain • Isu lain – Penggunaan daya listrik

MEMILIH SISTEM Kelebihan Kekurangan In house development - Sesuai proses bisnis - Relatif lebih murah - Penerimaan end-user (pengguna) lebih baik -Lama -Memerlukan tim yang adekuat -Belum ada standar baku yang memungkinkan pengembangan yang 'tambal-sulam' Off the shelf - Cepat - Productivity lost bisa ditekan -Terkadang harus merubah proses bisnis -Relatif mahal (tidak ada standar harga) -Scalability rendah Mix -Customable -Relatif cepat -Sustainabilitasnya lebih terjamin - Kerjasama antar developer (vendor dan in-house) - Interoperabilitas antar sistem

MENENTUKAN KRITERIA SISTEM KRITERIA TEKNIS Arsitektur Sistem menggunakan arsitektur terbuka Memungkinkan integrasi dengan existing sistem Standard HL 7 compliance ICD 10 dan ICD 9 CM support DICOM compliance Response time Respon transaksi kurang dari 1 detik Mampu merekam log response time Aksesoris Bar code scan identification Data entry dengan berbagai model (touch screen, dictate)

MENENTUKAN KRITERIA SISTEM KRITERIA UMUM Level Keamanan Role based access control Audit trail Help screen Fungsi help ada dan mudah diakses oleh pengguna Fungsi help konsisten dan strukturnya mudah dimengerti Laporan Mengikuti standar pelaporan yang ada secara otomatis Mudah memodifikasi format laporan sesuai kebutuhan pengguna Laporan dapat disimpan dalam media digital (export ke multipe format file)

MENENTUKAN KRITERIA SISTEM KRITERIA KHUSUS • • Penggunaan standar kodefikasi obat nasional dengan pemetaan terhadap konten obat Mengakomodasi siklus manajemen obat – Planning • Ketersediaan obat • Permintaan penambahan formularium obat – Procurement • Pembelian obat – Penyimpanan (stok) • Penerimaan barang • Manajemen harga – Distribusi • Dispensing obat • lectronic prescription • Memiliki fungsi DSS untuk interaksi antar obat, interaksi obat dengan kondis fisik, warning alergi obat, warning dosis obat

SUMBER INFORMASI • • • Pameran (Hospital Expo) Konferensi (FIKI) Media cetak (koran, majalah) Publikasi ilmiah Referensi buku dan jurnal (fungsionalitas sistem) Jejaring (teman seperjuangan)

REQUEST FOR INFORMATION (RFI) • Surat penawaran(? ) • Inisiasi kontak dan seleksi vendor – – – – Riwayat finansial vendor Jumlah klien yang menggunakan (portfolio) Arsitektur sistem dan kebutuhan hardware Teknologi terkini yang digunakan Kompatibilitas dengan sistem lain Metode dukungan klien Pengembangan yang dilakuan (R&D) Prosedur pemutakhiran aplikasi

REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) Kriteria Organisasi Visi, misi dan tujuan; Struktur organisasi; Tipe organisasi Model pelayanan (pembayaran); Statistik (beban organisasi) Systems Requirement Daftar dari kriteria sistem (kriteria teknis, kriteria umum dan kriteria khusus) Ekspektasi respon Format respon dari vendor yang diharapkan Deadline Memberikan jangka waktu tertentu dalam merespon

EVALUASI RFP • Apakah respon sesuai deadline? • Apakah dokumen respon terlihat profesional? • Apakah vendor merespon sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan organisasi? • Apakah respon mengacu pada kebutuhan spesifik organisasi atau hanya informasi umum saja?

SITE VISIT • Lokasi yg komparatif (tipe organisasi, aktivitas & jumlah staf) • Instrumen site visit (Questionaire) • Demonstrasi penggunaan aplikasi • Melihat output (print out) dari sistem & hasil evaluasi yg pernah dilakukan • Melakukan diskusi dgn pengguna langsung

INSTRUMEN SITE VISIT • • • Seberapa handal sistem yang dipakai? Berapa kali mengalami downtime? Seberapa cepat response time? Bagaimana proses backup data, dan seberapa sering dilakukan? Apa ada masalah integrasi dengan sistem lain? Bagaimana proses customisasi, dilakukan secara mandiri atau oleh vendor? Apa yang menjadi andalan dari sistem ini? Dari pengalaman penggunaan sistem, apa saja yang perlu dirubah ? Fitur-fitur apa lagi yang perlu ditambahkan berdasarkan pengalaman organisasi? Bagaimana restriksi akses ke sistem? Bagaimana pengalaman komunikasi dengan vendor? Apakah mudah untuk membuat laporan, dan apakah format laporan bisa dimodifikasi?

Designing Sistem Informasi Pengembanga n lanjutan Sistem Selection or Sistem Development Evaluation Sistem Implementatio n Tahap awal penguatan sistem informasi organisasi Analisa kondisi sistem informasi (Kondisi Umum, Infrastruktur, Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, dll) system thinking Maintenance Planning Implementation Analysis Design

SISTEM DEVELOPMENT ->

PEMILIHAN METODE PENGEMBANGAN SISTEM

PERBANDINGAN

TOOLS & TECHNIQUE Process Data System Analyst Bagan Arus System (System Flow Chart) Activity Diagram Relasi Entitas (Entity Relationship Diagram) Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Kamus Data (Data Dictionary) System Design Input Design Output Design

ANALISIS SISTEM • Analis sistem (system analyst): orang yg dididik khusus untuk mengembangkan sistem secara profesional. • Kegiatan penguraian dari suatu sistem informasi yg utuh ke dalam bagian komponennya dgn maksud utk mengidentifikasi & mengevaluasi permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan yg terjadi & kebutuhan-kebutuhan yg diharapkan sehingga dpt diusulkan perbaikannya.

BAGAN ALIR SYSTEM Bagan alir sistem menunjukkan arus dari dokumen-dokumen yg ada di organisasi, sehingga disebut dg nama bagan alir dokumen (document flow chart). 1. Flowchart system (Analis Sistem) 2. Flowchart program (Teknisi Sistem) FLOWCHART: - Alur Proses/kegiatan - Memperjelas tahapan kerja - Mempresentasikan tahapan - Memudahkan dalam merancang system/program

SIMBOL

Contoh

DIAGRAM ARUS DATA • Diagram arus data (DAD) atau data flow diagram (DFD) menunjukkan data yg mengalir dari satu entiti ke entiti yg lain. • Yang akan digambar pertama kali dlm DAD adalah diagram level atas (top level diagram) yg juga disebut dgn diagram konteks (context diagram). • Dari context diagram ini kemudian akan digambar menjadi lebih terinci lagi yg disebut dgn overview diagram atau diagram level 0. • Dari diagram level 0 ini dapat dipecah-pecah kembali menjadi diagram-diagram yg lebih terinci menjadi diagram level 1, • diagram level 2 dan seterusnya sampai dianggap sudah cukup rinci untuk tidak dipecah kembali.

• DAD Level 0 (Diagram Konteks) Database Pasien Registrasi (Data pasien) Manajemen Kartu Peserta Data Demografi SIM Keperawatan Perawat Dokter

• DAD Level 1 (Detail Each Context) Mendaftar Pelayanan Health Providers No RM Mencari Ditemukan Tidak Ditemukan Verifikasi (data baru) Merekam Input Pelayanan Antrian Database pasien No Peserta Diterima Merekam demografi Database Master Pasien No RM Ditolak Mendaftar Daftar Baru Pasien Database Pasien Update Data Pasien Laporan

KAMUS DATA • Kamus data (KD) atau data dictionary (DD) : katalog fakta ttg data yg mengalir di sistem. • Kamus data ini menjelaskan atribut dari data yaitu ttg nama dari arus data, aliasnya, bentuk media data (dokumen dasar atau laporan atau layar komputer, variabel, parameter), arusnya (dari mana ke mana), penjelasannya, periode waktunya, volume datanya dan struktur datanya.

KAMUS DATA Tabel : Master Data Pasien Kunci Field : ID_pasien Jumlah Field: 11 Fungsi : Tabel Penyimpan Master Pasien No Nama Field Tipe Field Panjang Deskripsi Contoh 1 ID_pasien Varchar 20 ID Pasien 3418092012 005 2 Sure_name Varchar 30 Nama Depan Joko Amir 3 Last_name Varchar 30 Nama Belakang Widodo 3 DOB Numeric 8 Tanggal lahir 13051997 4 Age Numeric 3 Usia xx 5 Sex Varchar 2 Jenis Kelamin M 6 No_identitas Varchar 20 No NIP xxxxx 7 Address Varchar 50 Alamat 8 Kelurahan Numerik 10 Kode Kelurahan/Desa 9 Kecamatan Numeric 10 Kode Kecamatan 10 Provinsi Numeric 5 Kode Provnsi 11 Gol_darah Varchar 3 Klasifikasi ABO dan Rhesus AB- Keterangan Lain M, F, U, Un

PENGUATAN SISTEM INFROMASI Designing Sistem Informasi Pengembanga n lanjutan Need Assessment Development evaluation Cost-benefit evaluation Policy analysis evaluation Hardcoding Pelatihan operator Pendampingan Pemeliharaan Sistem Selection or Sistem Development Evaluation Sistem Implementatio n