PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN Mesyuarat Jemaah Menteri pada 25
- Slides: 73
PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN
• Mesyuarat Jemaah Menteri pada 25 Julai 2018 telah memutuskan penyusunan semula yang melibatkan beberapa kementerian telah disusun dan dinamakan semula, dua kementerian baharu telah ditubuhkan dan satu kementerian telah dibubarkan dengan fungsi-fungsinya dipindahkan ke kementerian-kementerian lain.
PENYUSUNAN SEMULA KEMENTERIAN • Kementerian Baharu – Kementerian Hal Ehwal Ekonomi (Kod Peg. Pengawal : E 5) – Kementerian Pembangunan Usahawan (Kod Peg. Pengawal : E 6) • Kementerian Dibubarkan – Kementerian Pengajian Tinggi bergabung dengan Kementerian Pendidikan – Kementerian Tenaga, Teknologi Hijau dan Air (fungsi dipindahkan ke 3 Kementerian) • Pejabat Perakaunan Baharu – Kementerian Pembangunan Usahawan (Kod Pej. Perakaunan : 1127) – Kementerian Hal Ehwal Ekonomi di bawah Pejabat Perakaunan JPM
PENGURUSAN PERBELANJAAN (PB 3. 4) • Perbelanjaan yang berpunca daripada transaksi yang berlaku dari 1 Januari 2018 hingga 1 Julai 2018 hendaklah diakaunkan di bawah Kementerian Penyerah Tugas; dan • Perbelanjaan yang berpunca daripada transaksi yang berlaku dari 2 Julai 2018 hingga 31 Disember 2018 hendaklah diakaunkan di bawah Kementerian Penerima Tugas.
• Pelarasan akaun hendaklah dibuat oleh Kementerian Penyerah Tugas bagi perbelanjaan dari 2 Julai 2018 hingga 30 September 2018; dan • Kementerian Penyerah Tugas dan Kementerian Penerima Tugas bertanggungjawab memastikan Laporan Perakaunan adalah teratur. • Kementerian Penyerah Tugas hendaklah mengemaskini maklumat projek-projek di bawah perbelanjaan pembangunan yang terlibat di dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPPII).
PENGURUSAN TERIMAAN • Pegawai Pengawal Kementerian Penerima Tugas hendaklah melantik Pegawai Pemungut bagi fungsi yang diambil alih olehnya. Semua terimaan hendaklah diakaunkan seperti berikut: -
• i. Segala terimaan dari 1 Januari 2018 hingga 1 Julai 2018 hendaklah diakaunkan di bawah Kementerian Penyerah Tugas; • ii. Segala terimaan dari 2 Julai 2018 hingga 31 Disember 2018 hendaklah diakaunkan di bawah Kementerian Penerima Tugas;
• iii. Pelarasan akaun hendaklah dibuat oleh Kementerian Penyerah Tugas bagi terimaan dari 2 Julai 2018 hingga 30 September 2018; dan • iv. Kementerian Penyerah Tugas dan Kementerian Penerima Tugas bertanggungjawab memastikan Laporan Perakaunan adalah teratur.
PENGURUSAN AKAUN AMANAH • Pegawai Pengawal Kementerian Penyerah Tugas adalah bertanggungjawab untuk menyelaras mana-mana akaun amanah berkaitan yang diserah kepada Kementerian Penerima Tugas dari 2 Julai 2018 hingga 30 September 2018.
PENGURUSAN PEROLEHAN • Lembaga Perolehan Kementerian adalah terbatal bagi Kementerian yang dibubarkan. • Perolehan yang diuruskan oleh Kementerian Penyerah Tugas yang belum dipertimbangkan, hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Kementerian Penerima Tugas tertakluk kepada pewartaan dalam Warta Kerajaan Persekutuan.
• Pentadbiran kontrak bagi kontrak perolehan/projek bagi yang terlibat dalam penguntukan semula hendaklah dipindahkan daripada Kementerian Penyerah Tugas kepada Kementerian Penerima Tugas dengan pindaan sewajarnya mengikut klausa di dalam kontrak.
• Perolehan yang telah dikeluarkan pesanan Kerajaan di Kementerian Penyerah Tugas sebelum 30 September 2018 hendaklah diselesaikan urusan perolehan dan pembayarannya di kementerian yang sama bagi memastikan semua urusan perolehan adalah sempurna dan teratur.
PELAKSANAAN
1. PENYEDIAAN DATA INDUK • Penyediaan data induk telah dimulakan. Kementerian Penyerah Tugas dan Kementerian Penerima Tugas telah membuat pengesahan kepada BPOPA. • BPOPA akan kemaskini pengwujudan data induk baharu bagi Kementerian Penerima Tugas sebaik sahaja dimuktamadkan berikutan surat KSN kepada Kementerian. • Pembatalan data induk bagi Kementerian Penyerah Tugas hanya akan dibuat selepas proses pelarasan selesai.
1. PTJ PENYERAH TUGAS MENGIKUT AO Pejabat Perakaunan Bil. PTJ 1001 Johor 27 1020 Sabah 16 1101 JPM 16 1002 Kedah 23 1021 Keningau 1 1106 MINDEF 1 1003 Kelantan 13 1022 Sandakan 4 1111 KLN 11 1004 Melaka 16 1023 Tawau 9 1114 NRE 15 1005 N. Sembilan 11 1024 WP Labuan 5 1115 MITI 1 1006 Pahang 25 1030 Sarawak 13 1116 KPDNKK 2 1007 Pulau Pinang 16 1031 Sri Aman 2 1117 KETTHA 5 1008 Perak 26 1032 Sibu 2 1119 MOTAC 2 1009 Perlis 8 1033 Miri 4 1121 KPKT 20 1010 Selangor 11 1035 Sarikei 2 1125 1011 Terengganu 16 1037 Bintulu 4 KPT Jumlah 24 351 *Senarai ini akan dimuktamadkan dalam waktu terdekat.
2. WARAN AM • BPOPA akan memproses Waran Am Sekatan (FF) dan Waran Am Asal (FB) yang diterima daripada Kementerian Kewangan. • Kementerian Penyerah Tugas dan Kementerian Penerima Tugas hendaklah menyemak baki peruntukan di Laporan ZRFM 022 dengan Waran Sekatan dan Waran Am yang diterima.
2. WARAN PERUNTUKAN KECIL • Kementerian Penerima Tugas boleh membuat agihan dan memproses Waran Peruntukan Asal (F 1) kepada PTJ Penerima Tugas selepas Waran Am Asal (FB) dikemaskini oleh BPOPA. • Peringatan kepada PTJ Penerima Tugas – Waran Peruntukan Asal (F 1) atau Waran Peruntukan Kecil (F 4) yang diterima bukanlah jumlah peruntukan sebenar yang boleh dibelanjakan. – Baki yang boleh dibelanjakan adalah selepas menolak jumlah perbelanjaan di bawah PTJ Penyerah Tugas bagi tempoh 2 Julai 2018 hingga 30 September 2018 yang akan dikemaskini di bawah PTJ Penerima Tugas melalui pelarasan perbelanjaan.
3. PENGURUSAN GAJI Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Wujudkan Pusat Pembayar (PC) 1. Kenalpasti PTJ Terima Tugas untuk wujudkan PC PP PTJ Terima Tugas Tarikh Akhir 18. 09. 2018 2. Hantar Borang SG 10 PP PTJ Terima (Wujud PC) kepada Tugas BPTM Tarikh Akhir 20. 09. 2018 3. Wujud/kemaskini PC 20. 09. 2018 – 21. 09. 2018 BPTM
3. PENGURUSAN GAJI Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Pembayaran Gaji Regular Cycle 4. Kunci masuk perubahan gaji (SG 20) bulan PTJ Serah Tugas Oktober 2018 kecuali perubahan Infotype 0001 (Organisation Assignment). Tarikh Akhir 18. 09. 2018 5. Email senarai pegawai PTJ Serah Tugas ke BPTM dan PTJ Terima Tugas Tarikh Akhir 18. 09. 2018 6. Kemaskini maklumat perpindahan pegawai BPTM 25. 09. 2018 – 27. 09. 2018 7. Serah senarai perpindahan pegawai kepada PP PTJ Serah Tugas dan Terima Tugas BPTM 27. 09. 2018 – 28. 09. 2018 8. Semak senarai perpindahan pegawai PP PTJ Serah Tugas / 27. 09. 2018 – PP PTJ Terima Tugas 28. 09. 2018 9. Proses gaji bulan Oktober 2018 PP/PTJ Terima Tugas PP Mulai 10. 2018
3. PENGURUSAN GAJI Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Pembayaran Gaji kepada Pegawai Lantikan Baharu 10. Late cycle tidak dibenarkan bagi gaji September 2018. Sediakan Arahan Pembayaran berasingan bagi gaji September 2018 PP/PTJ Terima Tugas Mulai 01. 10. 2018
3. PENGURUSAN GAJI Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Pembayaran Gaji kepada Pegawai Bergaji Hari 11. Proses gaji bulan September 2018 melalui PP/PTJ Terima Tugas Arahan Pembayaran. Bayar pada 04. 10. 2018. 01. 10. 2018 – 04. 10. 2018 Menamatkan Pusat Pembayaran (PC) lama 12. Kemukakan Borang SG 10 kepada PP PP/PTJ Serah Tugas 31. 10. 2018 Menyediakan Kew. 8 13. Sediakan KEW. 8 untuk rekod Buku Perkhidmatan Kerajaan PTJ Serah Tugas/ PTJ 01. 10. 2018 – Terima Tugas 12. 10. 2018
4. PESANAN KERAJAAN (e. PEROLEHAN & i. GFMAS) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan 1. Semak Laporan setiap hari. Pastikan invois PTJ Serah Tugas bagi bekalan dan perkhidmatan yang selesai telah diterima. Jika belum, dapatkan invois selewat-lewatnya pada 25. 09. 2018. Selesaikan Arahan Pembayaran. Tarikh Akhir 26. 09. 2018 2. Semak baki akaun GRN di Tcode: PP PTJ Serah Tugas FAGLL 03 (Kod Akaun : L 1312959) dan pastikan ia berbaki kosong. Pastikan PTJ mendapatkan invois dan selesaikan Arahan Pembayaran. Tarikh Akhir 26. 09. 2018
4. PESANAN KERAJAAN (e. PEROLEHAN & i. GFMAS) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan - Separa 3. Pastikan bekalan & perkhidmatan diterima PTJ Serah Tugas sepenuhnya. Jika tidak: a) Bagi Pesanan Kerajaan – Lakukan Arahan Pengurangan Kuantiti (SI) bagi baki barang yang belum diterima b) Bagi Tanggungan Kontrak Kerajaan – Proses Perubahan Pesanan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (VO). Selesaikan Arahan Pembayaran. Tarikh Akhir 24. 09. 2018
4. PESANAN KERAJAAN (e. PEROLEHAN & i. GFMAS) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh PTJ Serah Tugas Tarikh Akhir 26. 09. 2018 Padanan Bayaran 4. Selesaikan proses padanan bayaran dari e. P dan Arahan Pembayaran. *Garis Panduan e. P akan dikeluarkan oleh MOF. Arahan Pembayaran 5. Selesaikan Arahan Pembayaran.
4. PESANAN KERAJAAN (e. PEROLEHAN & i. GFMAS) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan Yang Belum Selesai Selepas Tarikh Akhir 6. Jana dan semak Laporan. Hapuskan yang PTJ Serah Tugas belum berstatus 80. 28. 09. 2018 7. Semak Laporan Perolehan dan pastikan: 27. 09. 2018 a) Laporan Pesanan Kerajaan, Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan, Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perubahan Pesanan/Tanggungan Kontrak Kerajaan – Dokumen berstatus 74/80/84 sahaja b) Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan Kerajaan – Tiada sebarang dokumen perolehan PTJ Serah Tugas
4. PESANAN KERAJAAN (e. PEROLEHAN & i. GFMAS) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan Yang Belum Selesai Selepas Tarikh Akhir 8. Kunci masuk baki Tanggungan Kontrak PTJ Terima Tugas belum bayar di Modul Tanggungan Kontrak Kerajaan. 01. 10. 2018
5. WPUA – MAS (GTS 2. 0) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh 1. Pastikan ID tempahan dan Waran Udara PTJ Serah Tugas berstatus 80. Jika belum, kuiri dan hapus / batal jika perlu Tarikh Akhir 21. 09. 2018 2. ID tempahan diterima dari GTS PTJ Serah Tugas Tarikh Akhir 21. 09. 2018 PTJ Serah Tugas / BPOPP 22. 09. 2018 – 30. 09. 2018 Waran Udara (22. 09. 2018 – 30. 09. 2018) 3. Jika perlu, sediakan WPUA manual: a) Mohon kelulusan dari BPOPP b) BPOPP perlu kawal penggunaan WPUA manual
5. WPUA – MAS (GTS 2. 0) Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Bayaran Balik Daripada Agensi (refund) 4. Refund yang diterima hingga 28. 09. 2018 – PTJ Serah Tugas selesaikan hingga Penyata Pemungut (Perakuan 2). Tarikh Akhir 28. 09. 2018
6. BAYARAN PUKAL Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh 1. Wujud/batal/kemaskini maklumat Akaun pukal PTJ (AP 503) PP/PTJ Serah Tugas Tarikh Akhir 14. 09. 2018 2. Kemukakan data Induk Akaun pukal kepada BPOPP, edar ke PP untuk pengesahan PTJ. BPTM/BPOPP/PP/PTJ 19. 09. 2018 3. Pengeluaran WPUA PTJ 21. 09. 2018 4. Agensi kemukakan AP 504 September 2018 ke PP Agensi Pukal 24. 09. 2018 26. 09. 2018 (Selain Syarikat Penerbangan) 5. Kemukakan data induk Akaun pukal dengan pengesahan PTJ PP/BPOPP 25. 09. 2018 6. Selesaikan bayaran pukal PP 27. 09. 2018
6. BAYARAN PUKAL Bil. Aktiviti Tindakan 7. Sekiranya bayaran tidak dapat diselesaikan PTJ Serah Tugas disebabkan oleh maklumat billing tidak sepadan dengan maklumat WPUA yang dikeluarkan di modul perolehan, sila ambil tindakan seperti berikut: Tarikh 28. 09. 2018 a) Bagi WPUA Pukal GTS, PTJ perlu mengemukakan permohonan untuk membatalkan WPUA-GTS yang berkenaan melalui i. GFMAS Service Desk. b) Bagi WPUA Pukal selain GTS, WPUA perlu dibatalkan oleh PTJ. Bagi pembayaran bil WPUA untuk senario di PTJ Terima Tugas atas, hendaklah dibayar melalui Invois Tanpa Pesanan Kerajaan oleh PTJ Terima Tugas. Mulai 01. 10. 2018
7. ARAHAN PEMBAYARAN Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh 1. Selesaikan Arahan Pembayaran PTJ Serah Tugas 26. 09. 2018 2. Run Payment, pastikan Arahan Pembayaran selesai PP PTJ Serah Tugas 27. 09. 2018 3. Pastikan Arahan Pembayaran & Baucar Jurnal berstatus 80 PP PTJ Serah Tugas 27. 09. 2018 4. Semak status Arahan Pembayaran di Laporan Terperinci Arahan Pembayaran PTJ Serah Tugas 28. 09. 2018 5. Cetak laporan PTJ Serah Tugas 28. 09. 2018
8. TERIMAAN Bil. Aktiviti Tindakan 1. Selesaikan pemungut 2. Semak Laporan Buku Tunai Cerakinan. PTJ Serah Tugas Pastikan serahan wang dan penyata pemungut telah berstatus 80 dan nombor Resit Perbendaharaan telah dijana. 30. 09. 2018 3. Memproses terimaan menggunakan kod PTJ Terima Tugas penjenisan terimaan sedia ada. Kod penjenisan di PTJ Serah Tugas akan dipindahkan ke PTJ Terima Tugas yang dibuat melalui proses conversion oleh JANM. Sila semak adakah kod penjenisan yang telah dipindahkan. Sekiranya terdapat kesilapan, sila kemaskini kod penjenisan tersebut. 01. 10. 2018 serahan wang dan penyata PTJ Serah Tugas Tarikh Akhir 30. 09. 2018
8. TERIMAAN Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh Cek Tak Laku Yang Belum Selesai 4. Subsidiari cek tak laku di PTJ Serah Tugas Makluman akan dipindahkan secara auto. 5. Proses cek gantian PTJ Terima Tugas 15. 10. 2018
9(A) PENGURUSAN AKAUN PANJAR PWR Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir Penutupan Akaun Panjar Wang Runcit 1. Edar senarai pemegang panjar. BPOPA 04. 09. 2018 2. Mohon penutupan panjar kepada BPOPA. Kem. Serah Tugas 12. 09. 2018 3. Kemukakan surat kelulusan & Tatacara Penutupan Panjar kepada Kem. Serah Tugas. BPOPA 18. 09. 2018 4. Selesaikan rekupmen terakhir dan pastikan tiada baucar kecil (Kew. 50 e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan. Tempoh blackout (22 – 30 September 2018) Pemegang Panjar/ Pejabat Perakaunan (PP) 21. 09. 2018 5. Proses penerimaan rekupmen terakhir di Modul Panjar. Pastikan baki Buku Wang Runcit sama dengan apungan yang diluluskan Pemegang Panjar/PP 25. 09. 2018
Bil. 9(A) PENGURUSAN AKAUN PANJAR PWR Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 6. Proses penutupan panjar di Modul Panjar. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 7. Sediakan Resit Panjar dan penyata pemungut di Modul Terimaan. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 8. Masukkan wang panjar ke Akaun Bank Terimaan PP di mana rekupmen dibuat. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 9. Kemukakan sesalinan penyata pemungut kepada BPOPA. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 10. Semak laporan Buku Wang Runcit dan pastikan berbaki sifar. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 BPOPA 27. 09. 2018 12. Pastikan Akaun Penyelesaian Panjar berbaki sifar. PP 27. 09. 2018 13. Edar Senarai Pemegang Panjar Yang Ditutup. BPOPA 28. 09. 2018 11. Kemaskini Data Induk Panjar
Bil. 9(A) PENGURUSAN AKAUN PANJAR PWR Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir Kem. Terima Tugas Mulai 12. 09. 2018 Wujudkan Akaun Panjar Wang Runcit 1. Mohon wujud panjar daripada BPOPA. 2. Semak permohonan dan sediakan surat kelulusan. BPOPA 3. Wujudkan ID Panjar dan Vendor. Maklumkan kepada BPTM untuk wujudkan no. rujukan dokumen dan capaian ID panjar. BPOPA/BPTM 4. Kemukakan surat kelulusan & Tatacara Pengambilan Apungan Panjar. BPOPA 5. Membuat tindakan pengambilan apungan panjar di bawah kod ID Panjar baharu. Pemegang Panjar/PP
Bil. 9(A) PENGURUSAN AKAUN PANJAR PWR Aktiviti Tindakan 6. Pastikan Akaun Penyelesaian Panjar berbaki sifar. PP 7. Pantau tindakan pemegang panjar. Kem. Terima Tugas/PP Tempoh / Tarikh Akhir
9(B) PENGURUSAN AKAUN PANJAR KHAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir BPOPA 04. 09. 2018 Penutupan Akaun Panjar Khas (APMM sahaja) 1. Edar senarai pemegang panjar. 2. Selesaikan rekupmen terakhir dan pastikan tiada baucar kecil (Kew. 50 e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan. Tempoh blackout (22 – 30 September 2018) Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas/PP 21. 09. 2018 3. Proses penerimaan rekupmen terakhir di Modul Panjar. Pastikan baki Buku Tunai-Akaun Panjar sama dengan apungan yang diluluskan Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas/PP 24. 09. 2018 4. Pastikan item penyesuaian bank telah diselesaikan. Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas 24. 09. 2018
9(B) PENGURUSAN AKAUN PANJAR KHAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 5. Mohon penutupan panjar dan bank panjar kepada BPOPA. APMM/Kem. Serah Tugas 24. 09. 2018 6. Kemukakan surat kelulusan penutupan panjar kepada Kem. dan surat penutupan akaun bank panjar kepada bank terlibat. BPOPA 25. 09. 2018 7. Proses penutupan panjar di Modul Panjar setelah terima surat pengesahan daripada bank. Pemegang Panjar 27. 09. 2018 8. Sediakan Resit Panjar dan penyata pemungut di Modul Terimaan. Pemegang Panjar 27. 09. 2018 9. Kemukakan sesalinan penyata pemungut kepada BPOPA/PP. Pemegang Panjar 27. 09. 2018 10. Semak laporan Buku Tunai-Akaun Panjar dan pastikan berbaki sifar. Pemegang Panjar 27. 09. 2018 BPOPA 28. 09. 2018 11. Kemaskini Data Induk Panjar.
9(B) PENGURUSAN AKAUN PANJAR KHAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 12. Pastikan Akaun Penyelesaian Panjar berbaki sifar. PP 28. 09. 2018 13. Edar Senarai Pemegang Panjar yang ditutup. BPOPA 28. 09. 2018 Mulai 12. 09. 2018 Wujudkan Akaun Panjar Khas (APMM sahaja) 1. Mohon wujud panjar dan akaun bank panjar daripada BPOPA. Kem. Terima Tugas 2. Semak permohonan, sediakan surat kelulusan panjar kepada Kem. dan surat pembukaan akaun bank kepada bank. BPOPA 3. Wujudkan ID Panjar dan Vendor. Maklumkan BPTM untuk wujudkan no. rujukan dokumen dan capaian. BPOPA/BPTM 4. Kemukakan surat kelulusan & Tatacara Pengambilan Apungan Panjar. BPOPA
9 (B). PENGURUSAN AKAUN PANJAR KHAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 5. Membuat tindakan pengambilan apungan panjar di bawah kod ID Panjar baharu. Pemegang Panjar/Kem. Terima Tugas 6. Pastikan Akaun Penyelesaian Panjar berbaki sifar. PP 7. Pantau tindakan pemegang panjar. Kem. Terima Tugas/PP
9(C) PENGURUSAN AKAUN PANJAR SEPERDUABELAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir Penutupan Akaun Panjar Seperduabelas (KPT sahaja) 1. Edar senarai pemegang panjar. BPOPA 04. 09. 2018 2. Selesaikan rekupmen terakhir dan pastikan tiada baucar kecil (Kew. 50 e) dikeluarkan selepas rekupmen terakhir disediakan. Tempoh blackout (13 – 30 September 2018) Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas/PP 12. 09. 2018 3. Proses penerimaan rekupmen terakhir di Modul Panjar. Pastikan baki Buku Tunai. Akaun Panjar sama dengan apungan yang diluluskan Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas/PP 14. 09. 2018 4. Pastikan item penyesuaian bank telah diselesaikan. Pemegang Panjar/Kem. Serah Tugas 14. 09. 2018 5. Mohon penutupan panjar dan akaun bank panjar kepada BPOPA. Kem. Serah Tugas 19. 09. 2018
9(C) PENGURUSAN AKAUN PANJAR SEPERDUABELAS Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 6. Kemukakan surat kelulusan penutupan panjar dan surat penutupan bank panjar. BPOPA 20. 09. 2018 7. Proses penutupan panjar di Modul Panjar setelah terima surat pengesahan daripada bank. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 8. Sediakan Resit Panjar dan penyata pemungut di Modul Terimaan. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 9. Kemukakan sesalinan penyata pemungut kepada BPOPA. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 10. Semak laporan Buku Tunai-Akaun Panjar dan pastikan berbaki sifar. Pemegang Panjar 26. 09. 2018 BPOPA 27. 09. 2018 12. Pastikan Akaun Penyelesaian Panjar berbaki sifar. PP 27. 09. 2018 13. Edar Senarai Pemegang Panjar Yang Ditutup kepada Kementerian. BPOPA 28. 9. 2018 11. Kemaskini Data Induk Panjar.
10. PELARASAN PERBELANJAAN • Transaksi yang terlibat bagi tempoh 2 Julai 2018 hingga 30 September 2018 akan diekstrak oleh sistem. • Kementerian Penyerah Tugas dan Kementerian Penerima Tugas perlu membuat pengesahan sebelum dan selepas pelarasan dimuat naik. Proses semakan dan pengesahan akan dibuat di peringkat BA Kementerian. • Waran Sekatan (F 3 dan F 6) bagi PTJ Penyerah Tugas akan diproses selepas pelarasan perbelanjaan selesai. – Kementerian Penyerah Tugas perlu membuat pengesahan sebelum Waran Sekatan dimuat naik.
11. PENGURUSAN AKAUN BANK Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir 1. MEA (Kem. baharu) – guna Akaun Bank Utama sedia ada BA JPM sehingga BA MEA diwujudkan. - - 2. KPT – Akaun Bank Utama PP akan ditutup. Bayaran dan terimaan diproses di KPM ambil tindakan penutupan Bank Utama PP** - 3. KETTHA – Akaun Bank Utama PP akan ditutup. MED ambil tindakan penutupan Bank Utama PP** - 4. MED (Kem. baharu) : a) Buka akaun bank baharu di Bank Muamalat b) Wujudkan house bank & maklumat terperinci bank c) Wujudkan konfigurasi mapping bank key, no. akaun bank baru, konfigurasi webmethod BPOPA 07. 09. 2018 BPOPA 20. 09. 2018 BPTM 20. 09. 2018 MED & KPM 19. 09. 2018 5. a) Kemukakan Kuasa Tetap (AK 52) kepada BPOPA
11. PENGURUSAN AKAUN BANK Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir **Tindakan Penutupan Bank Utama PP (Kementerian Serah Tugas – KETTHA & KPT) 1. Tidak dibenarkan menggunakan Akaun Bank Utama PP lama. PP Mulai 01. 10. 2018 2. Maklumkan status Akaun Bank Utama PP lama kepada bank: a) Akaun Bank Bayaran ditutup setelah tiada item penyesuaian tertunggak b) Akaun Bank Terimaan disekat c) Akaun Bank EFT disekat d) Akaun Transit PP disekat e) Penutupan akaun bank hanya boleh dilaksanakan setelah mendapat surat arahan daripada BPOPA/Bank 25. 09. 2018 31. 12. 2018 02. 10. 2018 01. 10. 2018
11. PENGURUSAN AKAUN BANK Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir PP BPOPP Sehingga selesai (tiada item penyesuaian tertunggak) 30. 09. 2018 Penyesuaian Bank Harian 1. Melaksanakan penyesuaian bank secara harian. 2. Pantau PP. Cek Tak Laku 1. Selesaikan jurnal pelarasan Cek Tak Laku. PP 2. Gantian Cek Tak Laku hendaklah dibuat di Kem. Terima Tugas. PTJ EFT Batal/Cek Batal 1. Selesaikan jurnal pelarasan EFT/Cek Batal. PP 2. Gantian EFT/Cek Batal hendaklah dibuat di Kem. Terima Tugas. PTJ 30. 09. 2018
11. PENGURUSAN AKAUN BANK Bil. Aktiviti Tindakan Tempoh / Tarikh Akhir PP 30. 09. 2018 PP 2. 10. 2018 PP 30. 09. 2018 Terimaan Tidak Dikenal Pasti 1. Perakaunkan Terimaan Tidak Dikenal pasti ke Akaun Hasil Pelbagai. Pindahan Dana 1. Pindahan dana dari PP ke BPOPA hendaklah dilakukan setelah mengambil kira angggaran keperluan unpresented cheque dan cek tak laku. Akaun Penyelesaian 1. Kosongkan Akaun Penyelesaian.
12. PERAKAUNAN ASET Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh A. Tindakan Sebelum 1. Kemaskini Data Induk Aset Yang Belum Selesai Mengedarkan senarai Data Induk Aset Pej. Perakaunan PTJ yang belum selesai dan memberi arahan Serah Tugas kepada PTJ Serah Tugas. Menyelesaikan proses pengemaskinian PTJ Serah Tugas data induk aset sehingga proses kelulusan atau dihapuskan sekiranya berkaitan. 2. Mulai 24. 09. 2018 Tarikh akhir 26. 09. 2018 Transaksi Perolehan Aset Melalui e. P & MM Yang Belum Selesai Mendapatkan invois pembekal dengan segera bagi perolehan aset yang telah diterima, menyelesaikan proses padanan bayaran dan menyelesaikan Arahan Pembayaran sehingga Perakuan 2. PTJ Serah Tugas / Kumpulan PTJ & PTJ Membayar bagi pihak PTJ Penyerah Tugas (jika berkaitan) Tarikh akhir 26. 09. 2018
12. PERAKAUNAN ASET Bil. Aktiviti Tindakan 3. Proses ABUMN (asset transfer value upon GRN) 4. Transaksi Perakaunan Aset Yang Belum Selesai Memastikan kesemua proses transaksi perakaunan aset di Modul Perakaunan Aset diselesaikan sehingga Perakuan II atau Akuan Terima. 5. PTJ Serah Tugas / Kumpulan PTJ & PTJ Membayar bagi pihak PTJ Penyerah Tugas (jika berkaitan) Tarikh akhir 26. 09. 2018 Kesilapan Transaksi Aset Yang Belum Selesai Dilaraskan Menyelesaikan semua kesilapan transaksi PTJ Serah Tugas / aset yang belum dilaraskan. Kumpulan PTJ & PTJ Membayar bagi pihak PTJ Penyerah Tugas (jika berkaitan) Tarikh akhir 26. 09. 2018
12. PERAKAUNAN ASET Bil. Aktiviti Tindakan Menyemak dan memastikan kod akaun penyelesaian Pej. Perakaunan berikut berbaki sifar bagi PTJ Penyerah Tugas di Serah Tugas bawah seliaan Pejabat Perakaunan i. L 1312942 (Akaun Penyelesaian Transit Bayaran) ii. L 1312943 (Akaun Penyelesaian Pelarasan Aset) iii. L 1312960 (Akaun Penyelesaian Pelupusan Aset) 6. Mulai 27. 09. 2018 - 30. 09. 2018 Larian Susut Nilai Bulanan Membuat semakan ketepatan caj susut nilai bulan September bagi PTJ Serah Tugas. 7. Tarikh Pej. Perakaunan Serah Tugas Mulai 02. 10. 2018 - 04. 10. 2018 Semakan Ketepatan Bilangan Dan Amaun Aset Yang Akan Terlibat Dalam Proses Pindahan Menyemak dan mengesahkan ketepatan bilangan dan amaun aset yang akan terlibat dalam proses perpindahan. PTJ Serah Tugas Mulai 01. 10. 2018 - 05. 10. 2018
12. PERAKAUNAN ASET Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh B. Tindakan Semasa 8. Pindahan Aset dari Kumpulan PTJ & PTJ Dipertanggung selaku PTJ Serah Tugas kepada PTJ Terima Tugas (Melibatkan aset yang diperolehi dalam tahun kewangan semasa sahaja Tahun 2018). Melengkap serta mengesahkan butiran upload template bagi proses perpindahan aset yang akan dilaksanakan melalui program muat naik secara auto. PTJ Serah Tugas & PTJ Terima Tugas Mulai 08. 10. 2018 Melaksanakan proses pindahan melalui program muat naik secara auto Pej. Perakaunan Serah Tugas Mulai 22. 10. 2018
12. PERAKAUNAN ASET Bil. Aktiviti Tindakan Tarikh C. Tindakan Selepas 9. Jana Laporan Aset Menjana dan menyemak Laporan Baki Aset PTJ Serah Tugas & setelah proses pindahan melalui program muat PTJ Terima Tugas naik secara auto berjaya dilakukan oleh Pejabat Perakaunan. Mulai 22. 10. 2018 Nota: Pej. Perakaunan Serah Tugas bertanggungjawab memastikan kesempurnaan pelaksanaan tugasan di peringkat PTJ Serah Tugas & PTJ Terima Tugas bagi PTJ di bawah seliaannya.
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS 1. Kementerian yang terlibat dengan pelantikan Pegawai Pengawal baharu dan perubahan perjawatan, Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan di Bawah Kawalannya (AP 11) hendaklah dikemas kini seperti format di Lampiran A SPANM 5/2018. TANGGUNGJAWAB Kementerian Serah/ Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN Selewat-lewatnya 30. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 2. AKTIVITI/TUGAS Mengemukakan dokumen berikut kepada Pejabat Perakaunan Penerima Tugas: a) Borang AK 52 - Kuasa Tetap b) Kebenaran khusus secara bertulis bagi melaksanakan Perwakilan Kewajipan Pegawai Pengawal/Pemungut selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 69, AP 65(iii), AP 65(iv), AP 70(b), AP 70(a), AP 73, AP 80(b), AP 62(b), AP 78, AP 79, AP 71, AP 125. TANGGUNGJAWAB PTJ Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN Tarikh Akhir 21. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS 3. Mengemukakan Borang Permohonan Capaian Pengguna Dan Had Kuasa Pusat Tanggungjawab (JANM/AUTH-01) dan/atau Borang Permohonan Capaian Pengguna Dan Had Kuasa Pejabat Perakaunan (JANM/AUTH 02) iaitu : a) Pejabat Perakaunan Serah Tugas bagi pertukaran keluar untuk membatalkan capaian i. GFMAS. b) Pejabat Perakaunan Terima Tugas bagi pertukaran masuk untuk mengemaskini capaian i. GFMAS. TANGGUNGJAWAB Pejabat Perakaunan / PTJ Serah Tugas Pejabat Perakaunan / PTJ Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN Tarikh Akhir 21. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS 4. Mengenal pasti pengguna yang bertukar keluar dan memohon capai Modul di Portal , Gaji dan Business Warehouse (BW) i. GFMAS daripada borang capaian yang diterima. TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas / Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 21 -24. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 5. AKTIVITI/TUGAS Mendapatkan senarai pengguna mengikut peranan (role) kod kumpulan PTJ & PTJ di server ECP 400 , Gaji (HCP 400) dan BW (BP 1/BWP 400) dengan menggunakan kod transaksi SUIM. • Muat turun senarai dari sistem. • Asingkan ID pengguna mengikut sistem. • Membuat semakan ID pengguna dengan permohonan capaian yang telah dikenal pasti. TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas/ Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 21 -24. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 6. AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB Menyediakan, masukkan data yang telah Local Administrator dimuat turun, disemak dan dikenal pasti ke Pejabat Perakaunan Terima dalam templat mass user creation/update Tugas untuk Central User Administration (CUA) bagi pengguna portal i. GFMAS, ECP 400, Gaji dan BW dalam format excel mengikut ruangan berikut : TEMPOH TINDAKAN 24 -29. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 7. AKTIVITI/TUGAS a) b) c) d) e) f) g) User ID Business Area - AO Description Department - PTJ Description Telephone E-mail Address User group Valid From – 20181001 (jika pengguna baharu) h) Valid through – 99991231 (jika pengguna baharu) i) Bus. Area Code / AO j) Functional Area / PTJ Nota : Menyediakan fail data pengguna gaji secara berasingan. TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 24 -29. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS 8. Menyediakan, masukkan data yang telah dimuat turun, disemak dan dikenal pasti ke dalam templat mass user creation/update untuk sistem gaji (HCP 400) dalam format. txt mengikut ruangan berikut : a) User ID b) Business Area - AO Description c) Functional Area / PTJ TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 21 -24. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 9. AKTIVITI/TUGAS Pengguna Serah tugas dibenarkan untuk paparan semua laporan di AO/PTJ serah tugas ketika telah berada di AO/PTJ terima tugas. Peranan AO/PTJ yang terlibat iaitu : a) b) c) d) e) ZQ-DISP-AOXXXX ZQ-DISP-PTJXXXX ZQ-KEMENTERIAN-XXX(BW) ZQ-AO-XXXX(BW) ZQ-PEGAWAIPENGAWAL-XX (BW) TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas TEMPOH TINDAKAN Makluman dan Local Administrator Pastikan pengguna ada peranan papar kod kumpulan PTJ & PTJ 24 -30. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 10. AKTIVITI/TUGAS Meletakkan tetapan tarikh akhir (end date) pada 30. 09. 2018 bagi capaian peranan pengguna AO/PTJ gaji serah tugas yang terlibat menggunakan kod transaksi SU 10 iaitu : a) ZQ-HCM-MAINT-PTJXXXXXXX b) ZQ-HCM-DISP-PTJXXXXXXX TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas TEMPOH TINDAKAN 24 -29. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 11. AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB Menggunakan kod transaksi SU 10 untuk Local Administrator mengemaskini pengguna gaji terlibat dengan Pejabat Perakaunan Terima tetapan peranan kod kumpulan PTJ & PTJ Tugas terima tugas (ZQ-HCM-MAINTPTJXXXXXXX) pada tarikh mula (start date) 25. 09. 2018. TEMPOH TINDAKAN 21 -24. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL 12. AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB Memuatnaik templat excel dan. txt format Local Administrator secara mass user creation/update guna Pejabat Perakaunan Terima program ZSEC 002 A bagi user master data Tugas yang telah disediakan di langkah No. 7 dan 8 untuk pengguna gaji (HCP 400). a) Muatnaik fail excel format di sistem CUA (ECP 450). b) Muatnaik fail. txt format di sistem (HCP 400) untuk kemaskini BA & FA Code. TEMPOH TINDAKAN 24. 09. 2018 Antara Pukul 9 Malam hingga 25. 09. 2018 pukul 12. 01 pagi Untuk kuat kuasa pada 25. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB TEMPOH TINDAKAN 13. Mengemaskini peranan pengguna bagi kod agensi terimaan bagi resit dan serahan wang (ZR-AR-KODAGENSI-KEM-147) tarikh akhir (end date) pada 30. 09. 2018. Local Administrator Pej. Perakaunan KETTHA Serah Tugas / LABUAN 24 -29. 09. 2018 14. Menetapkan peranan Agensi Terimaan - Air Labuan Sabah (UBIS) (ZR-AR-KODAGENSIKEM-XXX) pada pengguna terimaan resit dan serahan wang yang terlibat pada tarikh mula (start date) 01. 10. 2018. Local Administrator Pej. Perakaunan NRE Terima Tugas / LABUAN 24 -30. 09. 2018
13. PENURUNAN KUASA BIL AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB 15. Menggunakan kod transaksi SU 10 untuk mengemaskini pengguna dengan tetapan pada peranan kod kumpulan PTJ & PTJ terima tugas bermula tarikh (start date) 01. 10. 2018 pada pengguna yang terlibat iaitu. Pengguna di portal i. GFMAS a) ZQ-MAINT-AOXXXX b) ZQ-MAINT-KEM-XXX (Pengguna yang berkaitan sahaja) b) ZQ-MAINT-PTJXXXXXXX Pengguna BW a) ZQ-KEMENTERIAN-XXX b) ZQ-AO-XXXX c) ZQ-PEGAWAIPENGAWAL-XX Local Administrator Pejabat Perakaunan Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 24 -30. 09. 2018
AUTHORIZATION BIL AKTIVITI/TUGAS 16. Melakukan penukaran senarai ID pengguna dari User Group serah tugas ke Z_TEMP menggunakan kod transaksi SU 10. TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas TEMPOH TINDAKAN 30. 09. 2018 Antara Pukul 9. 00 – 11 Malam Untuk Local Administrator Terima Tugas Menukar ke User group Terima tugas pada 30. 09. 2018 Antara Pukul 9. 00 Malam hingga 01. 10. 2018 pukul 12. 01 pagi Untuk kuatkuasa pada 01. 10. 2018
AUTHORIZATION BIL AKTIVITI/TUGAS 17. Memuatnaik templat mass user creation/update guna program ZSEC 002 A bagi user master data yang telah disediakan untuk pengguna portal i. GFMAS, sistem ECP 400 dan BW. a) Muatnaik di sistem ECP 450 b) Muatnaik di sistem ECP 400 – Waran Peruntukan (User ID, Business Area dan Functional Area Code) TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 30. 09. 2018 Antara Pukul 9. 00 Malam hingga 01. 10. 2018 pukul 12. 01 pagi Untuk kuatkuasa pada 01. 10. 2018
AUTHORIZATION BIL 18. AKTIVITI/TUGAS TANGGUNGJAWAB Mengemaskini menggunakan kod transaksi Local Administrator SU 10 iaitu : Pejabat Perakaunan Terima a) Parameter sistem (ECP 400 & HCP 400) Tugas • SAU – XXXX mengikut kod AO terima tugas. b) User group AO Terima tugas di sistem ECP 450. c) Kemaskini lesen pengguna sekiranya ada pertukaran pengguna dari PTJ ke AO atau sebaliknya di sistem ECP 450. • Pengguna AO – SAP Application Professional • Pengguna PTJ – SAP App Limited Professional TEMPOH TINDAKAN 30. 09. 2018 Antara Pukul 9 Malam hingga 01. 10. 2018 pukul 12. 01 pagi Untuk kuatkuasa pada 01. 10. 2018
AUTHORIZATION BIL 19. AKTIVITI/TUGAS Mendapatkan peranan ID panjar (ZR-GENPANJAR-XXXX) di kod transaski SUIM dan menggunakan kod transaksi SU 10 untuk mengemaskini role bagi menutup ID panjar serah tugas pada tarikh akhir (end date) 30. 9. 2018. Peranan ID panjar yang terlibat iaitu: a) Panjar khas b) Panjar Wang runcit c) Panjar Seperduabelas TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Serah Tugas TEMPOH TINDAKAN 24 -29. 09. 2018
AUTHORIZATION BIL 20. AKTIVITI/TUGAS Menetapkan peranan ID panjar (ZR-GENPANJAR-XXXX) baharu AO terima tugas mengikut arahan operasi dari masa ke semasa bagi Panjar Khas, Panjar Wang runcit dan Panjar seperduabelas selepas makluman dari Authorization, BPTM, JANM. TANGGUNGJAWAB Local Administrator Pejabat Perakaunan Terima Tugas TEMPOH TINDAKAN 01. 10. 2018