PENYUSUNAN NASKAH DINAS CARA DAN CONTOH PENULISAN oleh

PENYUSUNAN NASKAH DINAS CARA DAN CONTOH PENULISAN oleh: WAWAN HARIAWAN, S. IP. , M. Si. Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sleman 1

Regulasi Berkaitan l Peraturan Daerah Kabupaten Sleman Nomor 9 Tahun 2009 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2011 tentang Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kabupaten Sleman l Peraturan Bupati Sleman Nomor 67 Tahun 2009 tentang Pembentukan Sanggar Kegiatan Belajar Peraturan Bupati Sleman Nomor 68 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Pelaksana Teknis Pelayanan Pendidikan Keputusan Bupati Sleman Nomor 47/Kep. KDH/A/2010 tentang Nama Kelembagaan Sekolah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman l l 2

Bentuk Naskah Dinas 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 3 surat edaran; surat biasa; surat keterangan; surat izin; surat perjanjian; surat perintah tugas; surat perintah perjalanan dinas; 8) surat kuasa; 9) surat undangan; 10) surat panggilan; 11) nota dinas; 12) nota pengajuan konsep naskah dinas; 13) 14) 15) 16) 17) 18) 19) 20) 21) 22) 23) 24) 25) 26) lembar disposisi; telaahan staf; pengumuman; laporan; rekomendasi; surat pengantar; telegram; berita acara; notulen; memo; daftar hadir; piagam; sertifikat; dan STTPP.

Penulisan Nomenklatur OPD/UPT 2. Tidak disingkat Sesuai regulasi pembentukan ü Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ü UPT Pelayanan Pendidikan Kecamatan Cangkringan ü Sanggar Kegiatan Belajar 1. 4

Penulisan Nomenklatur Sekolah l Sesuai ketentuan dalam Keputusan Bupati Sleman Nomor 47/Kep. KDH/A/2010 tentang Nama Kelembagaan Sekolah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Sleman ü ü ü 5 ü TK Negeri 2 Sleman TK dan SD Model Sleman SD Negeri Keceme 1 SMP Negeri 1 Moyudan SMA Negeri 1 Gamping SMK Negeri 2 Depok

Penulisan Nomenklatur Jabatan 6 ü Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ü Sekretaris Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ü Kepala Bidang Pemuda dan Olahraga ü Kepala Subbagian Umum ü Kepala Seksi Pendidik dan Tenaga Kependidikan SMP ü Kepala UPT Pelayanan Pendidikan Kecamatan Berbah ü Kepala UPT Sanggar Kegiatan Belajar

Penulisan Nomenklatur Jabatan Kepala Sekolah ü ü ü 7 Kepala TK Negeri 2 Sleman Pakem Kepala TK dan SD Model Kepala SD Negeri Keceme 1 Kepala SMP Negeri 1 Moyudan Kepala SMA Negeri 1 Gamping Kepala SMK Negeri 2 Depok

lanjutan l Contoh penggunaan atas nama (a. n. ) a. n. Bupati Sleman Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ARIF HARYONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006 8

lanjutan l Contoh penggunaan atas nama (a. n. ) a. n. Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Sekretaris HALIM SUTONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19630623 199102 1 004 9

lanjutan l Contoh penggunaan atas nama (a. n. ) a. n. Kepala UPT Pelayanan Pendidikan Kecamatan Godean Kepala Subbagian Tata Usaha BENI PRAWATA Penata, III/c NIP 19630519 198503 1 008 10

lanjutan l Contoh penggunaan atas nama (a. n. ) a. n. Kepala SMA Negeri 1 Gamping Kepala Tata Usaha ANASTASIA ARI IRIANTI Penata Muda Tingkat I, III/b NIP 19611218 198203 2 003 11

lanjutan l Contoh penggunaan untuk beliau (u. b. ) a. n. Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Sekretaris u. b. Kepala Bidang Pembinaan Kurikulum dan Kesiswaan Dra. SRI WANTINI Pembina, IV/a NIP 19640213 199007 2 001 12

lanjutan l Contoh penggunaan untuk beliau (u. b. ) a. n. Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Sekretaris u. b. Kepala Subbagian Umum 13 BAWA KRISNANDITA, S. IP. Penata Tingkat I, III/d NIP 19601205 198903 1 004

Contoh Pembubuhan Paraf Hierarki l Penandatanganan oleh Bupati (c) (b) Bupati Sleman (d) (a) SRI PURNOMO Keterangan: (a) letak paraf Sekretaris Dinas/Badan; (b) letak paraf Kepala Dinas/Badan; (c) letak paraf Asisten Sekretaris Daerah; dan (d) letak paraf Sekretaris Daerah; 14

lanjutan l Penandatanganan oleh Sekretaris Daerah (untuk naskah dinas yang dinaikkan dari sekretariat pada Dinas/Badan) 15 (b) Sekretaris Daerah (c) (d) (a) dr. SUNARTONO, M. Kes. Pembina Utama Madya, IV/d NIP 19551015 198203 1 008 Keterangan: (a) letak paraf Kepala Subbagian; (b) letak paraf Sekretaris Dinas/Badan; (c) letak paraf Kepala Dinas/Badan; dan (d) letak paraf Asisten Sekretaris Daerah;

lanjutan l Penandatanganan oleh Sekretaris Daerah (untuk naskah dinas yang dinaikkan dari bidang pada Dinas/Badan) 16 (b) Sekretaris Daerah (c) (d) (a) dr. SUNARTONO, M. Kes. Pembina Utama Madya, IV/d NIP 19551015 198203 1 008 Keterangan: (a) letak paraf Kepala Bidang; (b) letak paraf Sekretaris Dinas/Badan; (c) letak paraf Kepala Dinas/Badan; dan (d) letak paraf Asisten Sekretaris Daerah;

lanjutan l Penandatanganan oleh Kepala Dinas (a) Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga (b) ARIF HARYONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006 17 Keterangan: (a) letak paraf Kepala Subbagian; (b) letak paraf Sekretaris Dinas.

lanjutan l Penandatanganan oleh Kepala Dinas (b) Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga (c) (a) ARIF HARYONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006 18 Keterangan: (a) letak paraf Kepala Seksi; (b) letak paraf Kepala Bidang; dan (c) letak paraf Sekretaris Dinas.

lanjutan l Penandatanganan oleh Kepala UPT Pelayanan Pendidikan Kecamatan Gamping (a) Dra. RETNO WULANINGSIH Penata Tingkat I, III/d NIP 19660301 199203 2 009 Keterangan: (a) letak paraf Kepala Subbagian Tata Usaha; 19

Contoh Pembubuhan Paraf Koordinasi Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga (x)(y)(z) ARIF HARYONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006 20 Keterangan: (x) (y) (z) paraf pejabat satuan kerja lain yang terkait

TATA CARA PENULISAN NASKAH DINAS Kepala/Kop naskah dinas l l 21 Kop naskah dinas jabatan bupati menggunakan lambang negara warna kuning emas. Kop naskah dinas pemerintah daerah, OPD, dan UPT menggunakan lambang daerah warna hitam. Nama OPD/UPT tidak disingkat dan dapat ditulis hingga paling banyak 3 baris, serta ditulis dengan huruf kapital. Alamat OPD/UPT tidak disingkat dan ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata.

lanjutan 22 l Alamat ditulis secara berurutan terdiri dari: – baris pertama: nama jalan dan nomor/nama padukuhan, nama desa, nama kecamatan, nama kabupaten, nama provinsi dan kode pos; – baris kedua: nomor telepon, nomor faksimile; dan – baris ketiga: alamat website dan e-mail. l OPD/UPT yang mempunyai kotak pos, agar mencantumkan tulisan “kotak pos”. l Ukuran huruf pada kop naskah dinas disesuaikan dengan gradasinya, yaitu 2 : 3 : 1 untuk Kop OPD dan 2 : 3 : 4 : 1 untuk Kop UPT.

KOP NASKAH DINAS l l 23 Kop naskah dinas adalah bagian atas naskah dinas yang berisi keterangan tentang lambang, nama, dan alamat yang menunjukan jabatan, OPD, UPT, atau lembaga. Kop naskah dinas terdiri dari 4 macam yaitu – kop naskah dinas jabatan Bupati; – kop naskah dinas Pemerintah Daerah; – kop naskah dinas OPD; – kop naskah dinas UPT; dan – kop naskah dinas lembaga.

Contoh Kop Naskah Dinas BUPATI SLEMAN PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www. slemankab. go. id, E-mail: pemdasleman@slemankab. go. id 24

lanjutan PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www. slemankab. go. id, E-mail: dikpora@slemankab. go. id PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA UPT PELAYANAN PENDIDIKAN KECAMATAN PAKEM Jalan Kaliurang Km. 17, 5, Tegalsari, Pakembinangun, Pakem, Sleman, Yogyakarta, 55582 Telepon (0274) 897394, 9164075 25

lanjutan PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA SANGGAR KEGIATAN BELAJAR Jalan Kalitirto, Berbah, Sleman, Yogyakarta, 55573 Telepon (0274) 496428 PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA SD NEGERI SLEMAN 1 Jalan Kapten Hariyadi Nomor 5, Irapaten, Triharjo, Sleman, Yogyakarta, 55514 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www. slemankab. go. id, E-mail: sdnslemansatu@slemankab. go. id 26

Tempat dan waktu penyusunan naskah dinas l l l nama tempat ditulis di depan pencantuman tanggal; tanggal ditulis dengan angka; nama bulan ditulis dengan huruf ; tahun ditulis dengan angka secara lengkap; dan pada akhir baris tidak dibubuhi tanda titik Contoh: Sleman, 15 Oktober 2012 27

Nomor naskah dinas l l l nomor, minimal berisi tentang kode klasifikasi dan nomor urut register; kata yang digunakan adalah nomor, bukan nomer, ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti tanda titik dua; serta pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Nomor : 005/170 28

Sifat naskah dinas l l sifat naskah dinas ditulis amat segera/kilat, segera, penting, atau biasa; kata sifat dan setiap kata pada isiannya, diawali dengan huruf kapital; kata sifat diikuti tanda titik dua; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Sifat : Segera 29

Lampiran naskah dinas l l l kata lampiran ditulis lengkap (tidak disingkat Lamp. ) dan diikuti tanda titik dua; kata lampiran dan setiap kata pada isiannya diawali dengan huruf kapital; jumlah lampiran ditulis dengan angka dan huruf; jika naskah dinas tidak disertai lampiran, kata lampiran tidak ditulis; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Lampiran : 5 (Lima) Lembar 30

Hal naskah dinas l l kata hal diikuti tanda titik dua; hal naskah dinas ditulis singkat dan jelas dengan panjang kalimat tidak melebihi separo lembar kertas, apabila melebihi ditulis di bawahnya; kata hal dan setiap kata pada isiannya, diawali dengan huruf kapital; dan pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik. Contoh: Hal : Koordinasi Pelaksanaan Ujian Nasional 31

lanjutan Nomor, sifat, lampiran, dan hal naskah dinas ditulis pada baris yang berurutan secara vertikal dan diikuti dengan tanda titik dua. Contoh: Nomor Sifat Lampiran Hal 32 : 005/170 : Segera : 3 (Tiga) Lembar : Undangan Rapat

Contoh Kepada Yth. Bupati Sleman u. p. Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman di Sleman 33 Kepada Yth. Kepala Bidang Pembinaan Kurikulum dan Kesiswaan melalui Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga Kabupaten Sleman di Sleman

Materi naskah dinas 1. pembuka memuat pendahuluan terhadap materi yang ingin dikemukakan oleh pengirim naskah dinas. Kalimat pembuka tidak diawali dengan kata hubung (“dengan”, “dalam”, “yang”, “untuk”, dan sebagainya). Kalimat pembuka dapat diawali dengan kata “memperhatikan”, “menindaklanjuti”, “mengapresiasi”, “melaksanakan”, “berdasarkan”, dan sebagainya. 2. inti materi memuat substansi yang akan diinformasikan. 3. penutup 34 penutup memuat harapan tindak lanjut materi sekaligus mengakhiri informasi yang disampaikan. Kalimat penutup disesuaikan dengan substansi materi naskah dinas dan memperhatikan kedudukan pihak yang dituju.

Stempel l l 35 Stempel adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau gambar pengenal suatu jabatan, OPD, atau UPT. Stempel menggunakan tinta berwarna ungu, Stempel dibubuhkan pada bagian kiri menimpa sebagian tanda tangan. Jenis stempel terdiri atas: – stempel jabatan Bupati; – stempel Pemerintah Daerah; – stempel OPD; – stempel UPT; – stempel lembaga; dan – stempel OPD untuk keperluan kartu tanda penduduk, kartu pegawai, tanda pengenal, asuransi kesehatan dan sejenisnya.

Contoh Kepala Dinas Pendidikan, Pemuda, dan Olahraga ARIF HARYONO, S. H. Pembina Tingkat I, IV/b NIP 19600928 198803 1 006 36

Penggandaan naskah dinas l l 37 Penggandaan naskah dinas hanya diberikan kepada yang berhak dan memerlukan, dinyatakan dengan memberikan alamat yang dimaksud dalam tembusan. Penggandaan naskah dinas dibuat terbatas hanya untuk kebutuhan sebagai berikut: – tembusan, untuk disampaikan kepada pejabat yang secara fungsional terkait; – laporan, untuk disampaikan kepada pejabat yang berwenang; dan – arsip, untuk kepentingan dokumentasi unit kerja.

Ralat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan 38 l Ralat adalah merubah kekeliruan kecil pada naskah dinas misalnya salah ketik. l Perubahan adalah merubah sebagian dari suatu naskah dinas. l Pencabutan adalah suatu pernyataan tidak berlakunya lagi suatu naskah dinas. l Pembatalan adalah suatu pernyataan yang menyatakan bahwa suatu naskah dinas dianggap tidak pernah dikeluarkan.

Lanjutan Ralat, perubahan, pencabutan, dan pembatalan materi dalam naskah dinas dapat dilakukan dengan bentuk dan susunan naskah dinas yang sejenis. l Pejabat yang menandatangani naskah dinas dilakukan oleh pejabat yang menetapkan dan menerbitkan atau pejabat di atasnya. l 39

Tata cara pembuatan sampul l Sampul naskah dinas berbentuk empat persegi panjang. Sampul naskah dinas menggunakan jenis kertas casing berwarna coklat muda. Ukuran sampul naskah dinas, meliputi: No 40 Ukuran Panjang Lebar a. kantong 41 cm 30 cm b. folio/map 35 cm 25 cm c. ½ folio 28 cm 18 cm d. ¼ folio 28 cm 12 cm

Contoh Sampul Naskah Dinas PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www. slemankab. go. id, E-mail: dikpora@slemankab. go. id Nomor : Kepada Yth. . . . . di …………. . 41

Papan nama l l Ukuran papan 100 x 200 Cm Gradasi ukuran huruf – – 42 Ukuran huruf “ 2 “ untuk tulisan nama Pemerintah Daerah. Ukuran huruf “ 3 “ untuk tulisan nama organisasi perangkat daerah Ukuran huruf “ 4 “ untuk tulisan nama unit pelaksana teknis Ukuran huruf “ 1 “ untuk alamat.

Contoh papan nama PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA Jalan Parasamya, Beran, Tridadi, Sleman, Yogyakarta, 55511 Telepon (0274) 868405, Faksimile (0274) 868945 Website: www. slemankab. go. id, E-mail: dikpora@slemankab. go. id 43

lanjutan PEMERINTAH KABUPATEN SLEMAN DINAS PENDIDIKAN, PEMUDA, DAN OLAHRAGA UPT PELAYANAN PENDIDIKAN KECAMATAN PAKEM Jalan Kaliurang Km. 17, 5, Tegalsari, Pakembinangun, Pakem, Sleman, Yogyakarta, 55582 Telepon (0274) 897394, 9164075 44

TERIMAKASIH 45