PENYUSUNAN KEBUTUHAN APARATUR SIPIL NEGARA Pusat Perencanaan Kepegawaian

PENYUSUNAN KEBUTUHAN APARATUR SIPIL NEGARA Pusat Perencanaan Kepegawaian dan Formasi Badan Kepegawaian Negara 2016

9 PROGRAM PERCEPATAN REFORMASI BIROKRASI 1. Penataan Struktur Organisasi Pemerintah 2. Penataan Jumlah dan Distribusi PNS 3. Pengembangan Sistem Seleksi dan Promosi Secara Terbuka 4. Peningkatan Profesionalisasi PNS 5. Pengembangan Sistem Pemerintahan Elektronik yang terintegrasi 6. Peningkatan Pelayanan Publik 7. Peningkatan Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Aparatur 8. Peningkatan Kesejahteraan Pegawai Negeri 9. Peningkatan Efisiensi Belanja Aparatur

PENYUSUNAN KEBUTUHAN PEGAWAI Undang-Undang No. 5 Tahun 2014 Tentang Aparatur Sipil Negara Pasal 56 1. Setiap Instansi Pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja. 2. Penyusunan kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PNS dilakukan untuk jangka waktu 5 (lima) tahun yang diperinci per 1 (satu) tahun berdasarkan prioritas kebutuhan.

Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi PNS Hasil Kerja Tugas Per Tugas Pendekatan Penghitungan Kebutuhan Peralatan Kerja Objek Kerja

Analisis Beban Kerja PENDEKATAN Perhitungan Kebutuhan Pegawai dengan Metode Umum, ANTARA LAIN: a. Pendekatan Hasil Kerja Kerj Dalam menggunakan metode ini, informasi yang diperlukan adalah: ü wujud hasil kerja dan satuannya; ü jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai; ü standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: å Beban kerja X 1 orang Standar kemampuan Rata-rata Contoh: Jabatan : Pengentri Data Hasil Kerja : Data Entrian Beban Kerja/Target Hasil : 200 data entrian setiap hari Standar Kemampuan Pengentrian: 30 data per hari Perhitungannya adalah: 200 data entrian 30 data entrian X 1 orang = 6, 67 orang Dibulatkan menjadi 7 orang

Analisis Beban Kerja b. Pendekatan Objek Kerja Metoda ini memerlukan informasi: wujud objek kerja dan satuannya; jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani; standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: å Objek kerja X 1 orang Standar kemampuan Rata-rata Contoh: Jabatan : Dokter Objek Kerja : Pasien Beban Kerja : 80 pasien per hari Standar Kemampuan Pemeriksaan : 25 pasien per hari 80 pasien 25 pasien X 1 Dokter = 3, 2 orang Dokter dibulatkan menjadi 3 orang

Analisis Beban Kerja c. Pendekatan Peralatan Kerja Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah: o satuan alat kerja; o jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja; o jumlah alat kerja yang dioperasikan; o rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). Rumus penghitungannya adalah: å Peralatan kerja Rasio Penggunaan Alat Kerja X 1 orang Contoh: Bis angkutan pegawai Satuan alat kerja : Bis Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja : • Pengemudi Bis • Kernet Bis • Montir Bis Jumlah alat kerja yang dioperasikan : 20 bis Rasio Pengoperasian Alat Kerja : • 1 Pengemudi 1 Bis • 1 Kernet 1 Bis • 1 Montir 5 Bis

Analisis Beban Kerja Jumlah pegawai yang diperlukan: • Pengemudi Bis: 20 bis X 1 Pengemudi = 20 Pengemudi 1 bis • Kernet Bis: 20 bis 1 bis X 1 Kernet = 20 Kernet Bis • Montir Bis: 20 bis X 1 Montir = 4 Montir Bis 5 bis

Analisis Beban Kerja d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah ü uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas; ü waktu penyelesaian tugas; ü jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata. JUMLAH KEBUTUHAN Waktu Penyelesaian Rata 2 x Beban Kerja = PER JABATAN Waktu Kerja Efektif

LANJUTAN…. ABKPendakatan Tugas Per Tugas WAKTU PENYELESAIAN RATA - RATA Waktu rata-rata yang di ukur dari satuan waktu yang digunakan menyelesaikan suatu tugas jabatan yang di pengaruhi beberapa faktor, antara lain : Perangkat kerja Kondisi lingkungan kerja Prosedur kerja Kompetensi pemegang jabatan

ABKPendakatan Tugas Per LANJUTAN…. WAKTU KERJA EFEKTIF Tugas • JAM KERJA FORMAL adalah jam kerja yang ditentukan oleh Pemerintah berdasarkan Kepres No. 58 Tahun 1964 jo Kepres No. 24 Tahun 1972 jo Kepres Nomor 68 Tahun 1995 tentang Jam Kerja Kantor Pemerintah Jam minggu 37, 5 jam kerja 1

ABKPendakatan Tugas Per LANJUTAN…. q Tugas Waktu Kerja Efektif Ä Waktu Kerja Efektif didapat dari waktu kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja/waktu luang (kurang lebih 30%). q Keppres No. 68 Tahun 1995 Ä Ä Waktu Kerja Formal per Minggu = 37, 5 jam Waktu Kerja Efektif per Minggu = 37, 5 x 70% Ä Ä 5 hari kerja = 26 jam : 5 hr = 5, 2 jam /hari = 312 menit/hari (300 menit/hari) 6 hari kerja = 26 jam : 6 hr = 4, 3 jam/hari = 258 menit/hari (250 menit/hari) Pola 5 Hari Kerja : Ä Ä Per Hari : 1 x 300 menit = 300 menit Per Minggu : 5 x 300 menit = 1. 500 menit Per Bulan : 20 x 300 jam = 6. 000 menit Per Tahun : 240 x 300 menit = 72. 000 menit = 26 jam

analisis beban kerja CONTOH Nama Jabatan : Analis Perencanaan SDM Unit Kerja : Subbid. Perencanaan Kebutuhan PNS Ikhtisar Jabatan : Menginventarisasi, merekapitulasi, menyusun perencanaan konsep dan kebutuhan PNS sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai bahan pemberian Pertimbangan Teknis Kepala BKN tentang Alokasi Tambahan Formasi PNS. No 1 Uraian Tugas Memeriksa berkas usul penyusunan formasi sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan penyusunan pertimbangan teknis penetapan formasi. Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Waktu Kerja Efektif Laporan 15 menit 72. 000 menit Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan 619 0, 129 Ket.

analisis beban kerja (contoh) Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan No Uraian Tugas 2 Menginventarisasi data usul formasi dengan cara mengelompokkan sesuai dengan instansi dan jabatannya agar memudahkan dalam pencarian data. Data 30 menit 72. 000 menit 619 0, 258 3 Mengolah data usulan formasi berdasarkan jenis jabatan untuk membuat bahan pertimbangan alokasi tambahan formasi. Data 60 menit 72. 000 menit 619 0, 516 4 Menyajikan data lain yang dibutuhkan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan penyusunan pertimbangan alokasi tambahan formasi. Doku-men 30 menit 72. 000 menit 619 0, 258 Ket.

analisis beban kerja (contoh) Satuan Hasil Waktu Penyelesaian Waktu Kerja Efektif Beban Kerja Pegawai Yg Dibutuhkan No Uraian Tugas 5 Membuat konsep perencanaan kebutuhan PNS berdasarkan data usul formasi sebagai bahan pertimbangan teknis Kepala BKN. Doku-men 3. 000 menit 72. 000 menit 2 0, 083 6 Membuat konsep statistik kebutuhan PNS berdasarkan data usul formasi untuk diserahkan kepada atasan langsung. Doku-men 6. 000 menit 72. 000 menit 2 0, 167 7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis untuk kelancaran pelaksanaan tugas. Laporan 30 menit 300 menit 2 0, 200 Jumlah Pegawai yang Dibutuhkan 1, 611 Ket.

Nilai Standar Tingkat Efisiensi Jabatan (TEJ) a. b. c. d. e. A = sangat baik apabila TEJ_> 1 B = baik apabila TEJ = 0, 90 – 0, 99 C = cukup apabila TEJ = 0, 70 – 0, 89 D = sedang apabila TEJ = 0, 50 - 0, 69 E = kurang apabila TEJ < 0, 50

CONTOH : STANDAR TINGKAT EFESIENSI JABATAN JML PEMEGANG JABATAN TEJ Jumlah 4 3, 72 1 Kabag. Kepegawaian 1 1, 27 Baik 2 Kasi mutasi Pegawai 1 1, 20 Baik 3 Analis Kepegawaian 1 1, 0 Baik 4 Pengadministrasi Umum 1 0, 73 Cukup 5 Pemroses BUP PNS 1 0. 25 Kurang NO JABATAN KETERANGAN

TERIMA KASIH Selamat Bekerja……