Penyempurnaan Sistem Pemasaran dan Produksi Sasaran Penyempurnaan Menjamin

Penyempurnaan Sistem Pemasaran dan Produksi

Sasaran Penyempurnaan Menjamin Ketelusuran Produk Meningkatkan Mutu Perencanaan Meningkatkan Mutu Informasi Membangun Database Menunjang terciptanya IT terpadu dan paperless Meningkatkan Profesionalisme Karyawan Memastikan adanya Peningkatan Berkesinambungan (Continuous Improvement) 2

Referensi ISO 9000 : 2000 Manual Perusahaan Juklak Sistem Operasional Pemasaran & Produksi (yang berlaku saat ini) PMBOK 2000 - PMI 3

ISO 9000 : 2000 4. Sistim Manajemen Mutu 5. Tanggungjawab Manajemen 6. Manajemen Sumber Daya 7. Perwujudan Produk 8. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 4

Proses Bisnis Proyek AK VENDOR EXTERNAL ANALYSIS MANPOWER MARKET DIVISION / BRANCH Contract Award Regulation, Competitor, Market size Relationship & Reliability, Customer Need & Expectation Service Management Product, Service, Manpower, Resources Management Human Resources Management Financial Resources Management Equipment Resources Procurement Management Material Management Method Resources Health, Safety & Environment Resources Plan Infrastructure Service Management • Market Information • Service Resources Plan Experience Reference Management Responsibility Standardization Continual Improvement Performance (financial, non financial) Development System Product Performance Activity plan to achieve Objective Establish SKI Project Ensure to Communicate Vision, mission, policy, Objective, SKK, SKI Ensure effectivity Quality Management System Establish Project Org. Structure Project planning and control Operation & System Review performance Management (MRM), Continual Improvement Performance Data processes for Management Performance Review Resources Management Performance CUSTOMER Satisfaction Measurement, Analysis & Improvement Project Operation Project Management Design & Engineering Fabrication Erection & Installation Construction Inspection & Test Commissioning Project Performance Reporting Analysis Internal Audit External Audit Product / Services Performance 5

Proses Kegiatan Proyek AK Ø Pra Lelang Ø Proses Lelang Ø Pasca Lelang Ø Pra Pelaksanaan Ø Pengendalian Ø Pendataan 6

Proses Project Management (PMBOK) Definisi Project Management Ilmu Pengetahuan dalam Project Management (Project Management Body of Knowledge – PMBOK) Proses Project Management 7

Definisi Project Proyek adalah suatu kelompok kegiatan (endeavor) yang dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa (product or services) yang unik (unique) dalam kurun waktu tertentu (temporary) 8

Definisi Project Management adalah penerapan ilmu pengetahuan (knowledge), ketrampilan (skills) dan teknik-teknik (techniques) / cara (tools) pada kegiatan proyek dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan (need) dan harapan (expectation) pelanggan (stakeholder) 9

Ilmu Pengetahuan dalam Project Management Manajemen Lingkup Pekerjaan Manajemen Mutu (Quality) Manajemen Waktu (Schedule) Manajemen Biaya (Cost) Project Integration Management Manajement SDM (human resources) Manajemen Komunikasi (Communication) Manajemen Resiko (Risk) Manajemen Pengadaan (Procurement) 10

Proses Project Management Initiating (Permulaan) Processes Controlling (Pengendalian) Processes Arah Panah Menunjukkan Arah Arus Informasi atau Dokumen Planning (Perencanaan) Processes Executing (Pelaksanaan) Processes Closing (Penutupan) Processes 11

Process Groups Initiating Planning Executing Controlling Closing Knowledge Area Project Integration Management Project Scope Management Project Plan Development Initiation Project Plan Execution Integrated Change Control Scope Planning Scope Definition Scope Verification Scope Change Control Project Time Management Activity Duration Activity Sequencing Activity Duration Est Schedule Development Schedule Control Project Time Management Resources Planning Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control Project Quality Mgt Quality Planning Q Assurance Project Human Resources Mgt Organization Planning Staff Acquisition Team Development Project Comm Management Communication Planning Information Distribution Project Risk Management Risk Mgt Planning Risk Identification Qualitative Risk Analysis Quantitative R Analysis Risk Response Planning Project Procurement Management Procurement Planning Solicitation Planning Q Control Performance Reporting Adm Closure Risk Monitoring and Control Solicitation Source Selection Contract Adm Contract Closeout 12

Proses Kegiatan Proyek AK Yang Ada ØPra Lelang ØProses Lelang ØPasca Lelang ØPra Pelaksanaan ØPengendalian ØPendataan Improve ØPra Lelang ØProses Lelang ØPasca Lelang ØPerencanaan ØPelaksanaan ØPengendalian 13

URAIAN SISTIM PEMASARAN DAN PRODUKSI 14

Sistem Pemasaran Pra Lelang (Lulus PQ) – Perkenalan Perusahaan – Pengelolaan Info Pasar – Proses Praqualifikasi Proses Lelang (Dokumen Penawaran) – Pengambilan / Penerimaan Undangan Lelang – Pengambilan Dokumen Lelang – Pembuatan Dokumen Penawaran Pasca Lelang (Keputusan Pemenang Lelang) – Klarifikasi (Teknikal) – Negosiasi (Komersial) – Pembuatan Dokumen Kontrak 15

Sistem Produksi Perencanaan – Penetapan Kapro & Personil Inti – Penyerahan Buku Merah & Manual Pelaksanaan Proyek ke Kapro – Pembuatan Buku Biru Managemen Managemen Lingkup Proyek Waktu Proyek Mutu Proyek SDM Proyek Komunikasi Proyek Resiko Proyek Pengadaan Proyek Integrasi Proyek 16

Sistem Produksi Pelaksanaan : – – Pelaksanaan Pekerjaan Membangun Teamwork Distribusi Informasi Administrasi Kontrak Pengendalian : – Pengendalian Perubahan Terpadu – Pengukuran Kinerja – Evaluasi Kinerja & Pelaporannya – Penutupan Kontrak – Pembuatan Buku Kuning 17

Sistim Produksi Penutupan : 1. Penyerahan Pekerjaan 2. Pemeliharaan 3. Penutupan Kontrak 4. Pembuatan Buku Kuning 18

Penjelasan Rincian Sistim 19

Sistim Pemasaran 20

Pengelolaan Info Pasar Prosesnya : Mencari & Mengumpulkan Info Pasar Menganalisa Prospektif Pasar Menganalisa Probabilitas Pasar Membuat Action Plan Produknya : Daftar Info Pasar SKK, RKAD/RKAC, RKAP Action Plan 21

Analisa Porspektif Pasar Analisa Prospektif Pasar adalah serangkaian analisa atas Informasi Pasar tersebut, sehingga didapatkan proyek yang prospektif dan dapat ditingkatkan menjadi target pasar: Analisa Ekonomis, Tehnis, Finansial & Sosial Budaya Owner Ekspektasi Analisa Kapabilitas Intern : Keuangan SDM Teknologi Analisa Probabilitas 22

Sistim Produksi 23

Perencanaan

Pembuatan Buku Biru Perencanaan Perencanaan Resiko Perencanaan Lingkup Pekerjaan Waktu Mutu Biaya SDM Komunikasi Penanganan Pengadaan 25

PROSES PERENCANAAN PROSES UTAMA Lingkup DOKUMEN KONTRAK Waktu DAFTAR AKTIFITAS URUTAN AKTIFITAS Waktu Lingkup METODE KERJA Biaya ANALISA PEKERJAAN ESTIMASI DURASI AKTIFITAS Waktu PEMBUATAN SKEDUL Biaya CASH FLOW BU & LABA Biaya ESTIMASI BIAYA From the Initiating Processes (Figure 3 -4) From the Controlling Processes (Figure 3 -4) Resiko PERENCANAAN PENGELOLAAN RESIKO PROSES PENDUKUNG Integration BUKU BIRU To the Executing Processes (Figure 3 -4

PROSES PENDUKUNG Quality Human Resources Procurement PERENCANAAN MUTU PERENCANAN ORGANISASI PENEMPATAN STAF PERENCANAAN PENGADAAN PERENCANAAN PELELANGAN Communication Risk PERENCANAAN KOMUNIKASI IDENTIFIKASI RESIKO ANALISA RESIKO SECARA KUALITATIF ANALISA RESIKO SECARA KUANTITATIF Risk PERENCANAAN PENGELOLAAN RESIKO

Tabel Ketelusuran No. Kode Item dlm Bo. Q Uraian Pekerjaan Item Pekerjaan Sesuai Bo. Q Atau WBS Spek. Teknis Gambar Nomor Bab, Pasal, Ayat Nomor Gambar Spek Umum/ Kontrak Nomor Bab, Pasal, Ayat Amandemen atau Addendum Nomor Bab, Pasal, Ayat Ket Penjelasan Ketidak Sesuaian Dokumen 28

Review Dokumen Kontrak Tabel Ketelusuran. Daftar Ketidaksesuaian antar dokumen kontrak. Daftar Stakeholder. Daftar Submittals. Daftar Gambar Detail / Shop dwg. yang diperlukan atau yang diminta Daftar Batasan : 1. 2. 3. 4. 5. Batasan Lingkup Pek. Batasan Waktu/Milestone Batasan SDM Batasan Komunikasi Batasan Pengadaan Daftar UU, Peraturan, Standar yang berlaku Daftar Asumsi 29

Planning Process 30

Fungsi-Fungsi dalam Organisasi Proyek Site manager Site Engineer Superintendant Admin/Keuangan PENGADAAN SUPERVISOR KEUANGAN QTY SURVEYOR SUPERVISOR PERSONALIA PERENC & PENGEND SUPERVISOR HUMAS. SUPERVISOR RUMAH TANGGA KOORDINATOR GAMBAR

Site Engineer Pengadaan Administrasi Kontrak Sub Contractor/ Supplier/Mandor Approved List , RFP/RFQ/ITB, Evaluasi/Klarifikasi &/Negosiasi /Penentuan Pemenang, Kontrak, Amendemen & Addendum, Klaim & Penyelesaian Perselisihan, Submittals Kordinasi dalam rangka Integrasi Fungsi-Fungsi dan Audit Sistim Mutu Quantity Surveyor Penghit. Qty Surveyor Rincian Pekerjaan (WBS); Metoda Penghitungan & Pembayaran; Metode Kerja , Prosedur & ITP; Pengukuran, Evaluasi & Pelaporan Kinerja Engineering / Perencanaan & Pengendalian Perencanaan / Pengendalian Petugas Skedul, Cost Control Daftar. Activitas, Ketergantungan, Network, Skedul, Analisa Satuan Pekerjaan, Estimasi Biaya, Cash Flow, BU, RAP Koordinator Gambar Juru Gambar (Drafter) Pembuatan Shop Drawings, & Sketsa, Skedul Gambar, Sistim Distribution dan Penyimpanan Gambar. 32

Pelaksanaan General Superintendent (GSI) Supervisi Superintendant Kordinasi dan Penyelesaiaan Perselisihan dan Masalah Superintendant Supervisi Supervisor Sub Kontraktor & Supervisor, Pengelolaan Lapangan Menyetujui Laporan Harian & Mingguan Sub Contractor, Inspeksi & menyetujui Testing, Persetujuan Opname & Progress Supervisor Supervisi Mandor, Supplier dan Pengelolaan Material & Alat Incoming Test, Penyimpanan (Storage) & Pemindahan (Handling), Laporan Harian, Laporan Mingguan. 33

Pengendalian

PENGENDALIAN PERUBAHAN TERPADU PERMINTAAN PERUBAHAN LINGKUP REVIEW LINGKUP ITEM PEK. BARU AMANDEMEN ADDENDUM CLAIM NO MUTU REVIEW MUTU PROSEDUR &WI, ITP BARU NO REVIEW KONTRAK WAKTU REVIEW SKEDUL BARU NO REVIEW BIAYA RAP & RAB BARU 35 35

RENCANA KERJA TEAM Merevisi Juklak Pemasaran & Produksi Merevisi Prosedur-prosedur terkait Memberikan presentasi & pelatihan kepada tim lelang, buku biru dan proyek (pilot project) Memonitor dan Mengaudit Pelaksanaan Juklak yang baru Membuat ukuran kinerja tim melalui survey, mengukur, mengevaluasi dan melaporkan kinerja tim kepada koordinator tim 36

Mekanisme Kerja Tim dikelola secara Project dengan Project Management Mulai berkerja sejak dikeluarkannya SK tim tgl 29 Januari 2003 dan berakhir pada Raker AK tahun 2004 Ikut serta dalam perencanaan pelaksanaan lelang, perencanaan buku biru dan audit dalam rangka memberikan pelatihan dan monitoring Unit Kerja menetapkan proyek yang akan menerapkan juklak baru dan menetapkan seseorang sebagai wakil dari tim 37

Terima kasih Bahwa perusahaan yang mampu bersaing di pasar global adalah perusahaan yang memiliki keunggulan bersaing (competitive advantage) dan senantiasa meningkatkan kemampuannya dengan melakukan peningkatan berkelanjutan (continually improvement) 38