PENGURUSAN PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA Bahagian Ukur Bahan Kontrak

PENGURUSAN PEROLEHAN MELALUI SEBUTHARGA Bahagian Ukur Bahan & Kontrak JPS Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur – Mei 2016 1

KANDUNGAN 2 1. 0 PENDAHULUAN 2. 0 PROSEDUR PELAWAAN SEBUTHARGA 3. 0 PROSEDUR PENILAIAN DAN PERLANTIKAN KONTRAKTOR 4. 0 PENTADBIRAN KONTRAK 4. 1 4. 2 4. 3 4. 4 4. 5 4. 6 4. 7 BON PELAKSANAAN / WANG JAMINAN PELAKSANAAN INSURAN BAYARAN PENDAHULUAN BAYARAN PERUBAHAN KERJA LANJUTAN MASA/PENAMATAN KONTRAK PENYERAHAN SIAP KERJA/TEMPOH TANGGUNGAN KECACATAN

1. 0 PENDAHULUAN 3 Rujukan : 1. Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (PK 2/2013 – Kaedah Perolehan Kerajaan & PK 4/2013 – Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan). 2. Arahan Perbendaharan berkenaan (AP 170 – AP 202) 3. Surat Pekeliling JPS dan Surat Arahan KP JPS yang masih berkuatkuasa – Surat Pekeliling JPS 12/2010 Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebutharga JPS Oktober 2010

JENIS-JENIS PEROLEHAN 4 KERJA BEKALAN Merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan, jalanraya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan termasuk kerja mekanikal dan elektrikal. Bermaksud barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. PERKHIDMATAN Perkhidmatan bukan perunding meliputi perkhidmatan seperti pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pencucian dan pembersihan, penyewaan dan menguruskan bangunan.

2. 0 PROSEDUR PELAWAAN SEBUTHARGA BEKALAN/PERKHIDMATAN < RM 20, 000 a. Dilaksanakan secara PEMBELIAN TERUS daripada pembekal tempatan s/a berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kem. Kewangan dan s/a bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. b. Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurangnya tiga (3) tawaran harga dari pembekal tempatan c. PBM - Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa 5 > RM 20, 000 – RM 50, 000 a. Pelawaan sekurang-kurangnya di kalangan tiga (3) pembekal tempatan berdaftar dengan Kem. Kewangan s/a bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera; b. Tempoh notis hanya tiga (3) hari; c. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga tidak diperlukan. d. Penyebut harga boleh mengemukakan dokumen sebut harga terus kepada urusetia melalui surat, faks atau emel seperti ditetapkan oleh agensi; dan e. Penilaian sebut harga oleh satu (1) J/kuasa Penilaian dianggotai tiga (3) orang ahli termasuk pengerusi yang dilantik oleh Ketua Jabatan. f. PBM - JKSH ‘B’ Surat Arahan KP JPS ruj (102) PPS 10/5/9 BUB JLD 2 bertarikh 26 Jun 2014

2. 0 PROSEDUR PELAWAAN SEBUTHARGA BEKALAN/PERKHIDMATAN 6 > RM 100, 000 – RM 500, 000 > RM 50, 000 – RM 100, 000 Pelawaan di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan. Pelawaan di kalangan sekurangnya lima (5) pembuat/ pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka kepada pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan bukan Bumiputera. Syarikat pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera hendaklah diberi keutamaan harga. Pembuat/pembekal Tempatan = Berdaftar dengan Kementerian Kewangan dan beralamat di negeri berkaitan. Sekiranya bilangan pembuat/pembekal di negeri berkenaan tidak mencukupi, pembuat/pembekal di negeri berhampiran/ sempadan boleh dipelawa.

2. 0 PROSEDUR PELAWAAN SEBUTHARGA KERJA < RM 20, 000 § Kaedah LANTIKAN TERUS di kalangan kontraktor Gred G 1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) dan Sijil Taraf Bumiputera (STB). § Kajian pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga dari kontraktor tempatan • PBM – Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai Yang Diturunkan Kuasa 7 > RM 20, 000 – RM 200, 000 Dipelawa di kalangan sekurangnya lima (5) Kontraktor tempatan/daerah Gred G 1 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan; > RM 200, 000 – RM 500, 000 Dipelawa di kalangan sekurangnya lima (5) kontraktor tempatan Gred G 2 yang berdaftar dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori dan pengkhususan yang berkenaan.

2. 0 PROSEDUR PELAWAAN SEBUTHARGA Anggaran Jabatan 8 1. Anggaran disediakan dan perlu dapat pengesahan serta ditandatangani oleh Pegawai Inden (Timbalan Pengarah JPSKL) 2. Anggaran harga Jabatan perlu dimasukkan di dalam sampul surat berlakri dan ditandakan sebagai “Anggaran Jabatan” dan nyatakan “Tajuk Sebutharga” sebelum dimasukkan ke dalam peti tawaran Pembukaan Sebutharga Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas sebut harga ditutup. Tempoh pembukaan peti tawaran yang munasabah adalah dalam masa tiga (3) hari bekerja dari tarikh tutup sebutharga

TEMPOH SAH LAKU SEBUTHARGA Tutup: Jam 12. 00 tgh Peti Sebut Harga 9 TIDAK DIBENARKAN LANJUT TEMPOH Penilaian dalam tempoh 14 hari drp penerimaan Sah Laku Sebut Harga Panggil Sebut Harga Maksimum 90 hari Semula Jika J/kuasa Sebut Harga masih belum buat keputusan atau inden kerja tidak dikeluarkan dalam tempoh sah laku (> 90 hari) Panggil semula

3. 0 PROSEDUR PENILAIAN SEBUT HARGA BEKALAN / PERKHIDMATAN 10 Jawatankuasa Penilaian (Bekalan / Perkhidmatan) a) q q Jawatankuasa Penilaian Teknikal Ahli tidak kurang dari 3 orang (Pengerusi & 2 ahli) Ahli-ahli § Pegawai yang mahir, berpengalaman & berkelayakan tentang barang/perkhidmatan Penilaian berasaskan § Spesifikasi § Dokumen yang dikemukakan § Penyataan pematuhan (statement of complience) § Penilaian teknikal hendaklah secara mesyuarat § Secara edaran tidak dibenarkan

3. 0 PROSEDUR PENILAIAN SEBUT HARGA BEKALAN / PERKHIDMATAN Jawatankuasa Penilaian (Perkhidmatan / Bekalan) b) q q q Jawatankuasa Penilaian Harga Ahli tidak kurang dari 2 orang (Pengerusi & 1 ahli) Penilaian hendaklah mengambilkira : § Syarat & kadar pembayaran § Tempoh § Diskaun § Harga di pasaran terbuka § Keupayaan penyebut harga Penilaian membeli harta modal (jentera berat, sistem maklumat dll. ) § Berdasarkan prinsip tawaran menyeluruh § Mengambilkira harga alat, alat ganti, latihan, penyelenggaraan pentauliahan, jaminan & penyelenggaraan)

3. 0 PROSEDUR PENILAIAN SEBUT HARGA BEKALAN / PERKHIDMATAN 12 Jawatankuasa Penilaian (Sebutharga Kerja) q q q Penilaian oleh 1 Jawatankuasa sahaja Ahli tidak kurang dari 3 orang § Pengerusi & 2 ahli § Salah seorang pegawai Pegawai Teknikal dalam bidang berkenaan Laporan ditandatangani oleh semua ahli

3. 0 PROSEDUR PENILAIAN SEBUT HARGA Asas Penilaian Sebut Harga q q q Memenuhi atau tidak kesemua syarat-syarat yang ditetapkan Keupayaan/kemampuan § Pengalaman kerja lepas § Prestasi kerja semasa Analisa harga - mengambil kira tempoh siap/ penghantaran Kemampuan kewangan (Sebut harga >RM 200 ribu – RM 500 ribu) Modal Minimum - 1. 5% daripada Anggaran Jabatan § Baki 3 bulan terakhir wang dalam bank § Deposit tetap § Baki kemudahan kredit & kemudahan kredit tambahan 13

3. 0 PROSEDUR PENILAIAN SEBUT HARGA Laporan Penilaian Sebut Harga 14 q Rujuk Surat Pekeliling JPS Bil 4/2009 – Pengemaskinian dan Penyeragaman Perakuan Sebutharga Kepada Jawatankuasa Sebut Harga JPS q Perlu diselesaikan dalam masa 14 hari dari tarikh menerima dokumen dari urusetia pembuka sebutharga q Laporan Penilaian hendaklah mengandungi maklumat berikut : § Salinan borang/notis sebut harga § Salinan spesifikasi § Jadual sebut harga § Salinan sijil pendaftaran Kementerian Kewangan/PKK/CIDB § Laporan Penilaian § Kertas Perakuan § Maklumat lain yang disyarat/dikehendaki Jawatankuasa Sebut Harga

3. 0 KEPUTUSAN JAWATANKUASA SEBUTHARGA 15 Pertimbangan & Keputusan Jawatankuasa Sebutharga q q Memilih tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan Keputusan adalah secara mesyuarat § Secara edaran tidak dibenarkan Perbincangan, keputusan & asas dicatatkan dengan jelas dalam minit mesyuarat Keputusan hendaklah sebulat suara § Tidak sebulat suara atau lebih had nilai sebut harga hendaklah dibawa ke Lembaga Perolehan Tender

3. 0 PELANTIKAN KONTRAKTOR SEBUTHARGA 16 Keluarkan segera (dalam masa 3 hari bekerja selepas Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga) : § Pesanan kerajaan – bekalan/perkhidmatan § Inden kerja – kerja JKR 58 – Pin 1/2015 § Surat Pemberitahuan Penerimaan Sebutharga § Pelarasan Ringkasan Sebutharga – Pegawai Inden perlu menyemak Harga tentang kemunasabahannya. Semua harga yang tidak munasabah perlu dibuat pelarasan dengan syarat jumlah harga tidak berubah. § Pengesahan Peruntukan Dokumen Perjanjian § satu kontrak formal bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan kerja, yang mana berkenaan perlu dibuat perjanjian selaras dengan AP 176. 1 (c). § Bagi terma perjanjian yang belum pernah di luluskan oleh PUU perlu mendapatkan kelulusan PUU terlebih dahulu.

4. 0 PENTADBIRAN KONTRAK 4. 1 4. 2 4. 3 4. 4 4. 5 4. 6 4. 7 Bon Pelaksanaan Insuran Bayaran Pendahuluan Bayaran Perubahan Kerja Lanjutan Masa/Penamatan Kontrak Penyerahan Siap Kerja/Tempoh Tanggungan Kecacatan 17

4. 1 Bon Pelaksanaan 18 • Bon Pelaksanaan dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM 200, 000 mengikut peraturan yang berkuat kuasa. • Bekalan & Perkhidmatan – 2. 5% dari nilai sebutharga. • Kerja – 5% dari nilai sebutharga • Jabatan perlu mendapatkan PENGESAHAN Bon Pelaksanaan yang dikemukakan

4. 2 Insuran 19 • Untuk semua sebutharga > RM 50, 000. 00 hingga RM 500, 000. 00 • Insuran kerja (perolehan kerja sahaja) atas nama kerajaan dan kontraktor, nilai berdasarkan nilai sebut harga dan tempoh meliputi tempoh pelaksanaan kerja • Insurans Tanggungan Awam atas nama kerajaan dan kontraktor. Tempoh Kerja + DLP • Bagi sebutharga yang bernilai kurang RM 50, 000. 00 kontraktor hanya perlu mengemukakan Nombor Pendaftaran PERKESO sahaja. Walaubagaimanapun Kontraktor hendaklah menanggung rugi kerajaan sekiranya terdapat sebarang tuntutan atas sebab kemalangan oleh mana-mana pihak.

4. 3 Bayaran Pendahuluan 20 • Kontrak Bekalan • 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM 100, 000. 00 mengikut mana yang terendah • Kontrak Perkhidmatan • 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM 50, 000. 00 mengikut mana yang terendah • Kontrak Kerja • 25% daripada nilai kerja pembina atau maksimum RM 100, 000. 00 mengikut mana yang terendah • Syarat untuk mendapatkan Bayaran Pendahuluan 1. Kontrak bernilai lebih RM 200, 000. 00 2. Inden/ Pesanan Kerajaan telah ditandatangani oleh Pegawai Inden 3. Polisi Insurans telah dikemukakan

4. 3 Bayaran Pendahuluan (samb. ) 21 • Syarat untuk mendapatkan Bayaran Pendahuluan (samb. ) 4. Tempoh siap tidak kurang dari 3 bulan 5. Permohonan daripada kontraktor diterima dalam tempoh sebulan dari tarikh inden / pesanan kerajaan 6. Perlu kemukakan Jaminan Bank @ Jaminan Syarikat Kewangan @ Jaminan Insuran @ Jaminan Takaful untuk Bayaran Pendahuluan. Nilai jaminan mesti sama dengan nilai bayaran pendahuluan yang dipohon. Jabatan perlu mendapatkan PENGESAHAN bagi jaminan yang dikemukakan. • Potongan untuk bayaran balik wang pendahuluan dibuat bermula setelah kemajuan kerja mencapai 25% dan potongan hendaklah selesai dibuat selewat-Iewatnya semasa projek siap pada tahap 75%.

4. 4 Bayaran 22 • Dilaksanakan secara : 1. Bayaran penuh – “one-off payment” 2. Bayaran berperingkat tertakluk kepada maksima 2 kali bayaran bagi sebutharga yang tempoh siap lebih 1 bulan tapi tak lebih 2 bulan. Bayaran pertama dibuat apabila kemajuan capai 50% dari nilai sebutharga atau 1 bulan yang mana lebih awal. Bayaran kedua pada bayaran akhir 3. Bagi tempoh penyiapannya melebihi 2 bulan, bayaran kemajuan secara Interim boleh dibuat. Bayaran terakhir kepada kontraktor dianggap sebagai perakuan bayaran muktamad.

4. 5 Perubahan Kerja 23 Kontrak Bekalan / Perkhidmatan Dibenarkan tertakluk kepada : q Peruntukan mencukupi q Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat dalam kontrak q Kontrak bernilai RM 200, 000. 00 hingga RM 500, 000. 00 q Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperolehi terlebih dahulu q Nilai perubahan terkumpul tidak melebihi 50% nilai kontrak @ RM 250, 000 (mana yang rendah) dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tak melebihi RM 750, 000. 00 q Jika lebih - Kelulusan Kementerian Kewangan

4. 6 Perubahan Kerja 24 Kontrak Kerja Perubahan kerja perolehan secara sebut harga dibenarkan tertakluk kepada : q Peruntukan mencukupi q Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperolehi terlebih dahulu q Nilai perubahan terkumpul tidak melebihi 20% nilai kontrak @ RM 100, 000 (yg mana lebih rendah) Jika lebih - Kelulusan Kementerian Kewangan • Definasi dan kriteria Perubahan. Kerja adalah seperti AP 202 • Permohonan kepada Jawatankuasa Sebutharga menggunakan Borang JPS-KPK

4. 6 Wang Peruntukan Sementara – (kontrak kerja sahaja) 1. 2. 3. 25 Pengurusan dan perbelanjaan WPS hendaklah mengikut tatacara yang berkuatkuasa bagi kerja – kerja yang dilaksanakan secara tender kecuali perkara berikut : Kelulusan melaksanakan WPS yang dijangka melebihi 30% daripada peruntukan dalam kontrak (borang E) hendaklah diperolehi daripada Ketua Pejabat yang memanggil sebutharga. Kelulusan WPS (Borang F) hendaklah diperolehi daripada jawatankuasa sebutharga Had nilai pertambahan kepada nilai kontrak asal hendaklah tidak melebihi 20% daripada nilai kontrak asal atau RM 100, 000. 00 mengikut mana yang lebih rendah.

4. 7 Lanjutan Masa/Penamatan Kontrak 26 Lanjutan Masa q Lanjutan masa kontrak > RM 200, 000 hingga RM 500, 000 q Hanya boleh mohon sekali sahaja q Tempoh maksimum sehingga 2 tahun sahaja q Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga Penamatan Kontrak • Sekiranya kontraktor gagal menyiapkan kerja tanpa sebab dan surat amaran juga telah dikeluarkan maka Inden kontraktor boleh ditarikbalik dan dibatalkan • Surat pengesyoran dikemukakan kepada CIDB atau Kementerian Kewangan untuk mengambil tindakan tatatertib ke atas kontraktor yang terlibat

4. 4 q q Penyerahan Siap Kerja/Tempoh Tanggungan Kecacatan 27 Tempoh Tanggungan Kecacatan sekurang-kurangnya 6 bulan. Tempoh boleh dilanjutkan berdasarkan kepada budi bicara Pegawai Inden. Setelah kerja diperakui siap, maka Sijil Perakuan Siap Kerja boleh dikeluarkan. Maka dengan itu tempoh tanggungan kecacatan bermula. Setelah semua kecacatan dibaiki Pegawai Inden boleh mengeluarkan Perakuan Siap Membaiki Kecacatan dan melepaskan Bon Pelaksanaan atau memulangkan WJP Bagi kontrak yang tidak mensyaratkan Bon Pelaksanaan / WJP (kontrak kurang RM 200, 00. 00 ), sekiranya kontraktor gagal memperbaiki kecacatan, tindakan undang-undang dan pengsyoran untuk tindakan tatatertib oleh CIDB & Kem. Kewangan boleh diambil.

PENAMBAHBAIKAN / TEGURAN q q q q 28 Nombor sebutharga TANPA MENGIRA NILAI akan diseragamkan dikeluarkan oleh Bahagian Ukur Bahan & Kontrak JPSKL Permohonan nombor sebutharga perlu disertakan dengan tajuk sebutharga. Penyemakan dokumen sebutharga juga melibatkan penyemakan TAJUK SEBUTHARGA – samada Kerja atau perkhidmatan Anggaran Jabatan perlu disemak dan disahkan oleh TIMBALAN PENGARAH JPSKL Iklan sebutharga perlu diserahkan kepada Bahagian Ukur Bahan & Kontrak JPSKL 3 HARI BEKERJA SEBELUM notis diiklankan untuk semakan Penyemakan Dokumen Sebutharga akan mengambil masa 3 HARI BEKERJA untuk semakan Spesifikasi (A. P 174. 1) – Hendaklah jelas supaya penyebutharga mendapat gambaran sebenar kehendak kerajaan

29 SEKIAN TERIMA KASIH