PENGURUSAN PERBELANJAAN BAYARAN Disediakan Oleh UNIT BAYARAN BAHAGIAN

PENGURUSAN PERBELANJAAN & BAYARAN Disediakan Oleh: UNIT BAYARAN BAHAGIAN AKAUN KEMENTERIAN KEWANGAN (BA MOF) JANM

KANDUNGAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Pengenalan Dasar Perakaunan Kerajaan Kawalan Perbelanjaan & Bayaran Peraturan & Penguatkuasaan Pegawai Pengawal Pegawai Pembayar Pegawai Perakaunan Jenis-jenis Bayaran Kaedah-kaedah Bayaran Akaun Kena Bayar Proses Bayaran

1 PENGENALAN PERBELANJAAN Kebenaran atau kuasa diberikan yang parlimen bagi perbelanjaan boleh dilakukan semasa tahun kewangan. PEMBAYARAN Bayaran yang dibuat untuk bekalan barang, perkhidmatan yang dibeli atau kerja yang dijalankan.

2 DASAR PERAKAUNAN KERAJAAN Semua urusniaga kerajaan diakaunkan mengikut Asas Tunai Ubahsuai Hasil direkodkan pada masa tunai diterima dan perbelanjaan direkodkan pada waktu bayaran dibuat. Membenarkan pembayaran tahun semasa dibuat dalam bulan Januari tahun berikutnya (AKB – Akaun Kena Bayar)

KUMPULAN WANG DISATUKAN Perbelanjaan Perlu Kelulusan Parlimen Konsep tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Disatukan melainkan jika wang-wang diperuntukan atau diluluskan oleh Parlimen. (Perkara 104 Perlembagaan Persekutuan)

PERBELANJAAN MENGURUS Perbelanjaan bagi aktiviti berulangan dan berterusan. A. Tanggungan (T) Perbelanjaan yang dipertanggungkan terus kepada KWDS B. Bekalan (B) Perbelanjaan bagi membiayai aktiviti harian Kem/Jab PEMBANGUNAN • Perbelanjaan modal, tidak berulangan dan bukan perbelanjaan penggunaan • Cth: Projek pembinaan jalan, sekolah dan hospital

3 KAWALAN PERBELANJAAN & BAYARAN Dua (2) Pihak Yang Bertanggungjawab Di dalam Melaksanakan Kawalan: 1. Perbendaharaan 2. Kementerian/Jabatan/PTJ (Pegawai Pengawal)

4 PERATURAN & PENGUATKUASAAN Berlandaskan sumber-sumber berikut: - Perlembagaan Malaysia - Akta Tatacara Kewangan 1957 - Arahan Perbendaharaan - Pekeliling / Surat Pekeliling JANM - Pekeliling / Surat Pekeliling Perkhidmatan JPA - Surat Kelulusan Perbendaharaan

PP PP SPP AP PPK

5 PEGAWAI PENGAWAL ADALAH PEGAWAI YANG DILANTIK OLEH MENTERI KEWANGAN ATAU PEGAWAI KEWANGAN NEGERI YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN BAGI MENGAWAL DIPERUNTUKAN BELANJAWAN. DI PADA AMNYA BAWAH WANG SUATU YANG ANGGARAN

TANGGUNGJAWAB PEG. PENGAWAL AP 11 AP 54 AP 57 AP 92 (a) AP 92 (b) Perwakilan Kuasa Mengawal Perbelanjaan Dibawah Kawalannya Tidak Melampaui Peruntukan Pengawasan Atas Perbelanjaan Mempastikan Perbelanjaan Dibuat Dengan Betul Menyediakan Laporan Perbelanjaan Kepada Perbendaharaan

6 PEGAWAI PEMBAYAR PEGAWAI YANG SEBENARNYA MEMBELANJAKAN WANG AWAM

TANGGUNGJAWAB PEG. PEMBAYAR Pegawai yang sebenarnya membelanjakan wang awam dan hendaklah berpuashati: • Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan peruntukan bagi maksud perbelanjaan • Kebenaran diperolehi bagi melakukan perbelanjaan telah • Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan ‘Prima Facie’ pertanggungan adalah betul. • Potongan sempurna yang sepatutnya telah dibuat dengan

TANGGUNGJAWAB PEG. PEMBAYAR Seseorang Pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawab sendiri bagi amaun yang dibelanjakan itu. (AP 92 b)

7 PEGAWAI PERAKAUNAN PEGAWAI YANG SEBENARNYA MENGAKAUNKAN WANG AWAM

TANGGUNGJAWAB PEG. PERAKAUNAN • Memungut, menerima atau mengakaun, atau yang sebenarnya memungut, menerima atau mengakaun wang awam • Membayar/Mengeluarkan atau sebenarnya membayar/mengeluarkan apa-apa wang awam atau barang awam. • Menerima, menyimpan atau melupus atau mengakaun barang-barang awam

8 JENIS-JENIS BAYARAN Emolumen termasuk gaji, elaun dan elaun lebih masa Tuntutan perjalanan pegawai/kakitangan kerajaan Bayaran wang bantuan kepada individu (bukan kakitangan kerajaan ), pertubuan dan syarikat Pendahuluan diri , pendahuluan pelbagai, pinjaman kenderaan/komputer Bayaran perolehan bekalan, perkhidmatan & kerja Bayaran balik deposit Bayaran rekupan panjar wang runcit, mesin franking

9 KAEDAH-KAEDAH BAYARAN 1. Bayaran Tunai (Panjar Wang Runcit) 2. Bayaran melalui cek 3. Sistem Bayaran Pukal 4. Baucar Jurnal (bagi urusniaga antara 2 Kem/Jab) 5. Bayaran secara EFT 6. Bayaran di bawah AP 96(a)

BAYARAN TUNAI Ô Bayaran dibuat melalui Panjar Wang Runcit setiap Ô Amaun melebihi RM 500 satu bil/resit tidak Ô Bayaran tunai boleh juga dibuat dalam keadaan yang betul-betul perlu.

BAYARAN MELALUI CEK Bayaran perolehan selain daripada pembelian runcit Dibayar atas nama individu atau nama syarikat Cek berpalang untuk akaun penerima sahaja

BAYARAN PUKAL BAYARAN DITUNTUT OLEH AGENSI PEMBEKAL TERUS KEPADA PEJABAT PEMBAYAR: UTILITI AIR ELETRIK TELEFON MAS TIKET PENERBANGAN SPANCO PETRONAS SEWA KENDERAAN & PENYELENGGARAAN BAHAN BAKAR

BAUCAR JURNAL Melibat bayaran antara agensi Pelarasan akaun Bayaran tidak melibatkan tunai/cek BAYARAN EFT Menggantikan bayaran melalui cek Mempercepatkan peroses bayaran Terus dimasukkan ke dalam akaun penerima

BAYARAN SECARA AP 96(a) : MENGELUARKAN WANG DARIPADA PERBENDAHARAAN UNTUK DIBAHAGIKAN. - dibayar atas permintaan (borang Kew. 44) ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa memperakui baucar, atas nama dua orang pegawai bawahan yang dilantik untuk menerima wang tersebut. - tiap-tiap permintaan mesti disertakan dengan senarai penerima wang dan mengandungi tandatangan hendaklah ringkas pegawai yang memperakui baucar AP 99(h)

10 AKAUN KENA BAYAR Tuntutan/bil yang dikemukakan lewat daripada suatu tarikh yang ditetapkan oleh Pejabat pembayar atau pada 31 Disember tahun semasa. Dibayar dari peruntukan tahun semasa sekiranya barang/perkhidmatan/kerja telah disempurnakan sebelum atau pada 31 Disember tahun berkenaan.

AKAUN KENA BAYAR • Perbelanjaan itu hendaklah diperakaunkan dipertanggungkan kepada peruntukan tahun lalu. supaya • Pastikan 3 syarat dipenuhi: i) Kerja disempurnakan, perkhidmatan telah diberikan atau barang-barang telah diterima pada atau sebelum 31 hb Disember ii) Baki peruntukan mencukupi iii) Pembayaran dibuat pada/sebelum 31 hb Januari tahun berikutnya.

PERAKAUNAN UBAH SUAI (AKB) • Pembayaran bagi segala pembekalan yang diserahkan dan perkhidmatan yang diberikan kepada Kerajaan sehingga 31 hb Disember tahun semasa boleh dibuat dalam bulan Januari tahun baru berikutnya. • Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1974 dan Surat Pekeliling ANM Bil 5 Tahun 1987.

AKAUN KENA BAYAR (AKB) 1 Jan 2011 AKB Perbelanjaan tahun 2011 dibayar pada Januari 2012 menggunakan peruntukan tahun 2011 AP 58(a) Perbelanjaan tahun 2011 dibayar pada tahun 2012 menggunakan peruntukan tahun 2012 31 Dec 2011 31 Jan 2012 Tempoh AKB 30 Disember 2011 Membeli peralatan pejabat dari syarikat ABC

KAWALAN DALAMAN • Penurunan Kuasa • Pembahagian Tugas • Penyelenggaraan Rekod Perakaunan * Daftar Pembayaran * Daftar Bil * Buku Vot * Buku Tunai Panjar • Pengesahan dan Penyesuaian • Pemeriksaan

DAFTAR PEMBAYARAN – AP 98 (a) A. Merekod wang tunai dan cek terbuka yang dibayar. Daftar hendaklah mengandungi perkara berikut: i. Nombor Baucar ii. Perihal Ringkas iii. Butir-Butir Cek atau Wang Tunai iv. Tarikh diterima untuk dibahagi-bahagikan v. Amaun vi. Tarikh diperakui sah dan tandatangan ringkas pegawai vii. Tandatangan bayaran disempurnakan dan tandatangan ringkas pegawai B. Daftar diperiksa oleh Ketua Jabatan - 1 kali dalam sebulan dan tandatangan ringkas. Jika terdapat perbezaan, laporkan kepada JANM/Perbendaharaan negeri.

TANGGUNGJAWAB PEG. PENGAWAL • AP 101 Memperakui/Menandatangani Baucar. • Nama pegawai yang diwakilkan kuasa beserta contoh tandatangannya hendaklah dihantar ke pejabat pembayar. • Katalaluan kad pintar pegawai yang diwakilkan kuasa beserta tahap capaian pegawai hendaklah dihantar kepada pejabat pembayar.

BAUCAR BAYARAN ESPKB Had kuasa memperakukan baucar bagi perakuan I dan II. Surat Pekeliling ANM Bil 1/2008 : Baucar bernilai kurang RM 20, 000. 00 o Perakuan 1 (Pegawai Pengesah) o Perakuan 2 (Pegawai Peraku) Gred 22 keatas Gred 27 keatas Baucar bernilai lebih RM 20, 000. 00 o Perakuan 1 (Pegawai Pengesah) Gred 32 keatas o Perakuan 2 (Pegawai Peraku) Gred 41 keatas

BUTIR-BUTIR BAYARAN – AP 99 1. Baucar Disokong Butir Yang Lengkap 2. Nama Pegawai Kerajaan Tidak Boleh Dicatat Sebagai Penerima 3. Bayaran Kecuali Gaji & Tuntutan Peribadi 4. Perakuan Pegawai Jika Tuntutan Ganti Balik Bayaran 5. Kontrak Bekalan/Kerja Mengikut Harga Kontrak 6. Perakuan Kerja /Bekalan Disempurnakan 7. Baucar Satu Penama Kecuali Ada Dalam Kontrak 8. Bayaran Kepada Orang Lain Daripada Yang Dinamakan 9. Dalam Baucar - Surat Kuasa Wakil/Surat Tadbir Pusaka 10. Tandatangan Ringkas Setiap Lembaran Baucar Yang Lebih Dari Satu Lembaran 11. Penerima Bayaran Yang Buta Huruf – Disaksi Dan Diperakui Oleh Dua Orang Pegawai.

PEGAWAI YANG MEMPERAKUI BAUCAR 1. Memperakui tentangnya betulnya butiran dalam baucar 2. Perkhidmatan yang dinyatakan telah sempurna dilaksanakan 3. Harga dikenakan mengikut yang harga sepatutnya 4. Nama penerima pada baucar adalah orang yang berhak menerima 5. ‘Prima Facie’ Pertanggungan betul dan tidak dipertanggungkan pada maksud lain 6. Jika berlaku kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuan yang tidak betul.

DAFTAR BIL – AP 103 • AP 103(a) - Bil Dibayar Segera Tidak Lewat Drpd 14 Hari Dari Tarikh Ianya Diterima (SPP BIL. 7/2006) • AP 103(b) - Menyelenggara Daftar Terima Bil/Invois • AP 58(a) - Pembayaran Yang Dikehendaki Kebenaran Khas - Kebenaran Akauntan Negara adalah dikehendaki bg membayar baucar selepas Akaun Kena Bayar dengan pertanggungan tahun kewangan yang lama. - Huraian penuh mengenai sebab - sebab berlaku kelewatan dan menunjukkan pegawai yang bertanggungjawab - Kelewatan pembayaran yang melebihi setahun perlu kelulusan Perbendaharaan.

DAFTAR BIL – AP 103 • Diselenggarakan untuk mencatat maklumat berikut: - Tarikh bil diterima - Amaun bil - Tarikh bil diperakui oleh pegawai atas kesempurnaan bekalan - Tarikh bil dikemukakan ke bahagian kewangan - Tandatangan pegawai yang menerima - Tarikh baucar disediakan disampaikan kepada pejabat pembayar.

BUKU VOT Pekeliling Perbendaharaan 8/1987 Bagi memastikan buku-buku vot diselenggara dengan sempurna, sistematik dan kemaskini oleh kakitangan kewangan di setiap pejabat, pegawai penyelia kewangan hendaklah menentukan bahawa: (a) Pegawai atau Kerani-kerani kewangan yang ditugaskan menyimpan buku vot mempunyai pengetahuan yang mencukupi untuk menyelenggarakan buku vot; (b) Pemeriksaan dijalankan dari semasa ke atas buku-buku untuk memastikan bahawa buku-buku vot adalah kemaskini pada setiap masa;

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 8 THN 1987 Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Penyelia Kewangan (c) Baucar hanya boleh ditandatangani oleh pegawai yang diberikuasa selepas disemak baki peruntukan yang ada dalam buku vot. Pegawai yang menandatangani baucar hendaklah memastikan bahawa baki peruntukan adalah mencukupi untuk melakukan pembayaran tersebut dan butir-butir mengenai pembayaran direkod ke dalam buku vot. Pegawai penyelia sendiri atau mana-mana pegawai yang ditugaskan oleh beliau, menurut mana yang berkenaan hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkas setiap kali catatan dibuat di dalam buku vot;

BUKU TUNAI PANJAR AP 309 (a) Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan pemeriksaan mengejut secara berkala dan tidak kurang dari sekali dalam tempoh 6 bulan ke atas tiap peti besi, bilik kebal , peti wang tunai laci atau bekas-bekas lain untuk menyimpan wang dalam jagaan seorang pegawai di jabatannya.

PERATURAN MEMBAYAR BIL BAYARAN TIDAK BOLEH DITAHAN AP 59(i) Pembayaran bil yang sempurna dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggungan telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai yang bertanggungjawab.

PERATURAN MEMBAYAR BIL BAYARAN PERLU DISEGERAKAN AP 59(ii) Jika Perbendaharaan berpendapat seseorang pegawai mungkin tersalah melakukan perbelanjaan, bil/invois dibayar segera dengan dipertanggungkan kepada Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri atas nama pegawai berkenaan sementara menanti keputusan bagaimana perkara itu diselesaikan.

PEMBAYARAN GAJI TARIKH PEMBAYARAN GAJI (AP 104) 1. Gaji tidak boleh dibayar sebelum 25 hari bulan dalam bulan gaji/elaun kena dibayar kecuali dibenarkan oleh Ketua Setiausaha. 2. Bayaran awal jika perayaan jatuh selepas 11 hari bulan tidak lebih dari 7 hari sebelum hari perayaan. SIJIL GAJI AKHIR Tiada bayaran gaji, elaun dan pencen boleh dibayar kecuali secara pendahuluan sehingga sijil gaji akhir dikemukakan.

PEMBAYARAN DISOKONG DOKUMEN LENGKAP Dokumen lengkap perlu dikemukakan jika tidak bayaran tidak boleh dibuat kecuali sistem bayaran pukal. Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai Perbelanjaan Tidak Diakui jika tidak ada keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan diselesaikan dengan sepenuhnya.

BAYARAN PERTANGGUNGAN TAHUN LEPAS AP 58(a) Pembayaran yang dibuat dalam tahun semasa mengenai bekalan, perkhidmatan dan kerja pada tahun lepas. JANM boleh meluluskan bayaran dengan syarat: 1. Tempoh kelewatan hanya 1 tahun 2. Peruntukan tahun semasa mencukupi 3. Perakuan mengenai sebab kelewatan Kelulusan khas Perbendaharaan diperolehi jika syarat-syarat di atas tidak dipatuhi.

BAUCAR ASAL HILANG AP 108 Jika baucar asal hilang, maka pegawai mesti mengemukakan salinan baucar pejabat dan diakui sah oleh pegawai dan memperakui bahawa bayaran tidak dua kali.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI YANG MEMPERAKUI BAUCAR AP 102 • Tandatangan baucar secara manual tidak diperlukan bagi baucar e. SPKB • Bertanggungjawab ke atas kehilangan wang awam jika perakuan tidak betul pada sesuatu baucar/dokumen • Pastikan syarat pelarasan, pulang balik

Q & A

TERIMA KASIH