PENGURUSAN PENTADBIRAN KONTRAK BEKALANPERKHIDMATAN PENGURUSAN PEROLEHAN PLAN OPERATE

PENGURUSAN & PENTADBIRAN KONTRAK (BEKALAN/PERKHIDMATAN)

PENGURUSAN PEROLEHAN

PLAN OPERATE MONITOR 3 KAWAL PANTAU LAKSANA RANCANG Pengurusan Perolehan CONTROL

SKOP Surat Niat Bayaran Pendahuluan Surat Setuju Terima Bayaran Kemajuan Kontrak Formal Perubahan dan Perlanjutan Tempoh Kontrak Bon Pelaksanaan Denda Tolakan (Set Off) Tanggungan Kecacatan Penamatan Kontrak Isu-isu Pentadbiran Kontrak Berkesan

SURAT NIAT SURAT SETUJU TERIMA (SST) KONTRAK FORMAL

SURAT NIAT (1 PP – PK 4, Perenggan 1) 01 Maksud Surat yang dihantar kepada petender yang meliputi kenyataan hasrat atau niat untuk menerima tawaran petender. 02 Sifat Tidak mengikat kedua-dua pihak kepada satu kontrak. 6

SURAT SETUJU TERIMA (1 PP – PK 4/2013, Perenggan 1) Maksud 01 Mengesahkan penerimaan sesuatu tawaran berasaskan kepada syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen tender, syarat dipersetujui dalam Surat Niat atau syarat-syarat lain yang dipersetujui. Sifat 02 Syarat 03 Kontraktor tidak berjaya bolehlah dimaklumkan setelah kontraktor berjaya menandatangani, menerima & mengembalikan LOA. • Ikatan kontrak wujud apabila SST telah ditandatangani dan dikembalikan oleh petender. • Dokumen perundangan sah dan merupakan sebahagian daripada perjanjian kontrak. 04 Satu salinan SST dan maklumat Kontraktor/Perunding yang telah mendapat Kontrak Kerajaan diedarkan kepada Setiausaha Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dan LHDN 7

KONTRAK FORMAL (AP. 176. 1, 1 PP – PK 4/2013, Perenggan 1) 8 Kandungan i. ii. • Syarat-syarat am kontrak; dan Syarat-syarat khas yang dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan. Punca Kuasa • Kontrak ditandatangani oleh Menteri atau pegawai yang diberi kuasa oleh Menteri yang berkenaan selaras Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973). Syarat • Dalam tempoh sebulan selepas kontrak ditandatangani, satu salinan kontrak hendaklah diedarkan kepada Akauntan Negara atau Akauntan atau Bendahari Negeri mana berkenaan. • Setiap kontrak hendaklah menjaga kepentingan dasar-dasar Kerajaan. Format perjanjian yang telah disemak dan diluluskan oleh Peguam Cara atau Penasihat Undang-undang hendaklah digunakan. • Agensi Kerajaan hendaklah sentiasa mengawasi prestasi kontrak. Tindakan sewajarnya hendaklah diambil jika kontraktor gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak.

KONTRAK FORMAL (AP. 176. 1, 1 PP – PK 4/2013, Perenggan 1) Klausa-klausa yang perlu diberikan perhatian: i. ii. • Syarat-syarat am kontrak; dan Bon pelaksanaan; • Syarat-syarat khas yang Waranti atau kualiti barangan; dipersetujui oleh kedua-dua pihak • jika berkaitan. Jadual penghantaran atau tempoh siap; • Tempoh tanggungan kecacatan; • Bayaran pendahuluan; • Bayaran kemajuan; • Perlanjutan atau perubahan kontrak; • Syarat perubahan harga; • Ganti rugi kelewatan (LAD); • Set-off; • Penamatan kontrak; dan • Klausa-klausa lain. 9

KONTRAK FORMAL (AP. 176. 1, 1 PP – PK 4/2013, Perenggan 1) Sebutharga i. ii. • Syarat-syarat am kontrak; dan Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan secara Syarat-syarat khas yang sebut harga di mana kontrak formal tidak sesuai, dipersetujui oleh kedua-dua pihak jika berkaitan. memadai pesanan Kerajaan/inden kerja dikeluarkan. Walau bagaimanapun, syarat-syarat dan terma-terma hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam dokumen pelawaan sebut harga bagi memastikan kepentingan Kerajaan terjamin/terpelihara dan disertakan bersama Pesanan Kerajaan/inden kerja supaya kontraktor jelas mengenai obligasinya. • Bagi semua perolehan bekalan dan perkhidmatan bermasa kontrak formal hendaklah diadakan dan AP. 204 hendaklah dipatuhi. 10

BON PELAKSANAAN

BON PELAKSANAAN (1 PP – PK 4/2013, Perenggan 1) a. Maksud Suatu sandaran yang dipegang oleh Kerajaan sebagai jaminan bagi memastikan kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang ditandatanganinya. b. Tempoh Sah Laku Dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana yang terkemudian. c. Pengesahan ØMembuat semakan dengan bank/syarikat kewangan/insurans mengenai kesahihan Bon Pelaksanaan ØSekiranya ada kes pemalsuan – membuat laporan polis kerana ini merupakan kes jenayah. Ketua Agensi juga perlu lapor segera kepada Perbendaharaan d. Pelepasan Ø setelah obligasi kontrak selesai Ø keluarkan surat pelepasan (letter of discharge) Øboleh dilepaskan lebih awal sekiranya Agensi berpuas hati segala obligasi kontrak telah selesai 12

BENTUK BON PELAKSANAAN Jaminan Bank Islam Jaminan Insurans Jaminan Bank 13 Jaminan Syarikat Kewangan Jaminan Takaful Wang Jaminan Pelaksanaan – Hanya Untuk Kontrak Perolehan Kerja! Jaminan Bank Pembangunan Malaysia Berhad & SME Bank

KADAR BON PELAKSANAAN RM 200, 000 – RM 500, 000 2. 5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai RM 200, 000 hingga RM 500, 000 5% daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak yang bernilai melebihi RM 500, 000 Syarat- syarat lain Bagi kontrak bermasa yang berkuat kuasa 2 tahun atau lebih peratusan perkiraan bon dikira mengikut nilai kontrak satu (1) tahun sahaja. Walau bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa. 14

CONTOH PENGIRAAN KADAR BON PELAKSANAAN 15 Contoh 1 (Bekalan/ Perkhidmatan) Contoh 2 (Bekalan/ Perkhidmatan) (i) Tempoh Kontrak : (ii) Nilai Kontrak : (iii) Kadar Bon : (i) Nilai Kontrak (ii) Tempoh Kontrak (iii) Kadar Bon 3 tahun RM 4. 5 juta 5% : : : RM 800, 000. 00 2 tahun 2. 5% (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM 1. 5 juta) (berdasarkan anggaran nilai satu tahun RM 400, 000. 00) (iv)Jumlah (RM 1. 5 juta X 5%) = RM 75, 000. 00 (iv) Jumlah (RM 400, 000. 00 X 2. 5%) = RM 10, 000. 00 (bukan RM 800, 000 X 5%=RM 40, 000 atau RM 400, 000 X 5% =RM 20, 000)

DENDA/ GANTIRUGI TOLAKAN (SET-OFF) TANGGUNGAN KECATATAN

DENDA/ GANTIRUGI YANG DITENTUKAN DITETAPKAN 17 Syarat 3 Syarat 2 Syarat 1 Jika kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak, denda hendaklah dituntut dari kontraktor. Jika kontraktor gagal membayarnya, denda hendaklah dituntut dari bayaran kemajuan/sebarang baki bayaran yang kontraktor berhak menerima. Sekiranya ini tidak dapat dilakukan tuntutan hendaklah dibuat daripada bon pelaksanaan. Syarat 4 Jika berlaku kelewatan dan kontraktor tidak layak diberikan lanjutan masa, sejumlah ganti rugi tertentu hendaklah dikenakan seperti dinyatakan di dalam dokumen kontrak.

TOLAKAN (SET-OFF) 18 Jika denda dan bayaran-bayaran lain yang dikenakan itu melebihi nilai bon pelaksanaan dan kontraktor gagal membayarnya, denda boleh juga ditolak daripada apa-apa bayaran yang kontraktor berhak menerima daripada kontrak lain dengan Kerajaan. Tuntutan sivil dan tindakan selanjutnya hendaklah diambil jika semua tindakan di atas tidak berhasil. . Klausa mengenai denda dan cara Kerajaan boleh memperolehnya hendaklah dimasukkan dalam kontrak. Agensi Kerajaan hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) mengenai apaapa denda yang dituntut dan diterima daripada pembekal atau kontraktor.

TANGGUNGAN KECACATAN Jika kontraktor tidak berbuat demikian, perbelanjaan untuk memperbaiki apaapa kerosakan hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan. Kontraktor hendaklah memperbaiki apa-apa kerosakan atau mengganti barang yang dibekalkan. Jika kontraktor gagal mengganti barang yang ditolak penerimaannya, kos barang hendaklah dituntut daripada bon pelaksanaan. 19 Jangka masa tempoh tanggungan kecacatan atau waranti adalah bergantung kepada jenis, kerumitan barang dan tempoh waranti pembuat.

BAYARAN PENDAHULUAN PERUBAHAN & PELANJUTAN PENAMATAN KONTRAK

BAYARAN PENDAHULUAN 1 PP – PK 4 : Perenggan 1 dan 2 TENDER SEBUTHARGA Siapa Dibayar kepada kontraktor bekalan dan perkhidmatan serta kontraktor bertaraf pembuat tempatan sahaja. Nilai – Pembuat/Pembekal Tempatan Jumlah pembayaran sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM 10 juta mengikut mana yang lebih rendah. Nilai pembekal perkhidmatan tempatan Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM 5 juta mengikut mana yang lebih rendah. 01 01 02 02 03 03 Siapa Bagi pembuat atau pembekal tempatan sahaja Nilai Kontrak Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM 200 ribu hingga RM 500 ribu Jumlah Pembayaran Jumlah pembayaran sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM 50 ribu mengikut mana yang lebih rendah 21

BAYARAN PENDAHULUAN 1 PP – PK 4 : Perenggan 1 dan 2 TENDER Tanggungjawab Kontraktor dikehendaki mengemukakan satu jaminan bank bagi jumlah yang sama nilai jaminannya dengan bayaran pendahuluan. SEBUTHARGA 04 Tanggungjawab Jabatan/Agensi hendaklah mendapatkan balik bayaran pendahuluan melalui potongan ke atas bayaran kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah disempurnakan. Tempoh pembayaran balik ini tidak boleh melebihi keseluruhan tempoh kontrak. 05 04 05 06 Syarat Pesanan Kerajaan telah ditandatangani dan dikeluarkan >RM 20, 000. 00 – RM 200, 000. 00 Tidak dibenarkan bagi perolehan yang tidak melebihi tiga (3) bulan Tanggungjawab Kontraktor dikehendaki mengemukakan satu jaminan bank bagi jumlah yang sama nilai jaminannya dengan bayaran pendahuluan 22

PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK (AP 201) 23 TENDER SEBUTHARGA • Perubahan dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perolehan Persekutuan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan TENDER asal dengan syarat-syarat berikut: • Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan kontrak dipertimbangkan; • Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain dalam kontrak; • Perlanjutan tempoh - diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan • Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak >50% daripada dalam kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM 7. 5 juta dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM 25 juta; atau • Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM 7. 5 juta dengan syarat jumlah tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM 25 juta. • Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di atas, hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan. • Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan bagi perubahan lain bagi perolehan Negeri perlu dirujuk dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan Negeri • Perubahan dan pelanjutan tempoh kontrak dibenarkan bagi perolehan yang diuruskan secara SEBUT HARGA seperti berikut: • Bagi kontrak yang bernilai melebihi RM 200, 000 hingga RM 500, 000; • Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan; • Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat lain dalam kontrak; • Pelanjutan tempoh kontrak - diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; • Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM 250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM 750 ribu; atau • Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak >50% daripada kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM 250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM 750 ribu. • Walau bagaimanapun, perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi sebut harga dan tender oleh pentadbir kontrak tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen kontrak.

PENAMATAN KONTRAK 24 Apakah yang dilakukan? Agensi Kerajaan hendaklah memastikan klausa mengenai Hak Kerajaan untuk menamatkan kontrak pada bila-bila masa apabila kontraktor gagal memenuhi obligasi kontrak dimasukkan ke dalam perjanjian dikuatkuasakan apabila perlu. Sebelum menamatkan kontrak, peluang yang munasabah hendaklah diberikan kepada kontraktor. Ini termasuk memberi peringatan, amaran yang cukup dan mengeluarkan surat tunjuk sebab.

ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

ISU-ISU PENTADBIRAN KONTRAK ASPEK PENGURUSAN YANG LEMAH Perancangan ISU Tidak mengadakan kontrak. Kontrak lewat ditandatangani. Tiada atau kurang ujian kualiti Pelaksanaan Tidak mentadbir atau menguatkuasakan kontrak. Tindakan memberi amaran tidak dibuat Tindakan tidak diambil atas kelewatan membekal/gagalbekal. Pemantauan Tiada/kurang pemantauan Projek lewat siap. Tiada pegawai dilantik memantau kontrak Kontrak lewat diperbaharui/dilanjutkan. Kawalan Tindakan denda/LAD tidak/lewat diambil Pegawai tidak tahu syarat dan terma kontrak 26

PENTADBIRAN KONTRAK YANG BERKESAN Cadangan Tindakan Penambahbaikan Selenggara Daftar Kontrak √ Lantik pegawai tertentu untuk mentadbir kontrak (boleh masuk dalam senarai tugas jika sesuai) √ Dapatkan salinan kontrak (proaktif) √ Baca kontrak dan ketahui obligasi kontrak dan hak Kerajaan √ Adakan checklist pemantauan kontrak √ Dapatkan maklum balas daripada pengguna √ Adakan perbincangan atau perjumpaan untuk menjayakan kontrak √ Kuatkuasakan kontrak dari awal lagi √ Minta laporan berkala mengenai semua kontrak √ Ambil tindakan ke atas kontraktor yang sub kontrak √ 27

SEKIAN, TERIMA KASIH Dayang Arfahiza Bt Abang Junaidi Penolong Pegawai Kewangan Seksyen Perolehan Kerajaan Perbendaharaan Malaysia Sarawak 082 – 421333 ext 500 arfahiza. junaidi@treasury. gov. my