PENGURUSAN PENGENDALIAN BEKALAN UBAT DI KLINIK Disediakan oleh

PENGURUSAN & PENGENDALIAN BEKALAN UBAT DI KLINIK Disediakan oleh CLINIC PHARMA UNIT http: //www. penawargroup. com/inventory

Apakah perkara pertama yang perlu anda lakukan ketika mula masuk bertugas?

• TUJUAN • Mempelajari cara pengurusan berkenaan ubat-ubatan secara efektif supaya tidak berlaku sebarang lambakan, kekurangan & kecurian stok. • Keseluruhan jenis ubat di klinik merupakan Aset mutlak syarikat. Anda bertanggungjawab sepenuhnya terhadap aset tersebut.

Kehilangan Stock Mencuri ! Pecah Amanah ! Tindakan üPerundangan Negara üPenggantian Stock üTindakan Disiplin

• TATACARA Didalam stor, dispensari & peti sejuk 1. Kebersihan 2. Susunatur & tag nama ubat 3. Kuantiti (stok)

PENGURUSAN STOK PEMESANAN PENERIMAAN PENGELUARAN

PENGURUSAN STOCK Pemesanan

TUGASAN ASA S • Bertanggungjawab kepada ketiadaan stok ubat. • Bertanggungjawab memastikan semua ubat-ubatan mencukupi untuk kegunaan semasa. • Membuat anggaran ubat-ubatan yang diperlukan oleh klinik pada satu-satu masa. • Menokok tambah stok ubat-ubatan bila diperlukan. • Membuat pesanan ubat daripada ibupejabat http: //www. penawargroup. com/inventory

STOR BILIK DOKTOR Pemeriksaan stok (ubat-ubatan dll) BILIK RAWATAN DISPENSARI

Muka depan inventory online

Penerimaan PENGURUSAN STOCK

Penerimaan ubat 1. 2. 3. 4. 5. P/O yang telah dihantar tadi akan diproses oleh HQ. Proses pembukusan akan dibuat, dan sekurangnya ubat akan sampai pada hari khamis atau jumaat. Penghantaran ubat akan disertakan bersama D/O. Anda dikehendaki untuk COP D/O tersebut dengan cop rasmi klinik ketiga-tiga helai D/O. Ceraikan 1 copy daripada D/O tersebut untuk tujuan rujukan dan penfailan. D/O yang telah diceraikan tadi hendaklah dikepilkan bersama P/O yang telah anda cetak tadi. Kemudian failkan. Periksa dengan segera ubat yang sampai tadi dengan D/O. Jika tedapat sebarang kesalahan sila hubungu HQ dengan segera.

• Semak dengan teliti setiap bekalan ubat yang diterima daripada ibupejabat. • Memastikan kebersihan stor dan stok ubat tersusun.

Dispensary

• • Memastikan stok ubat-ubatan dan bahan-bahan klinikal (disposable items) sentiasa mencukupi dan tiada pembaziran. Memastikan semua ubat-ubatan disimpan mengikut keperluan penstoran tertentu.

• Menyelenggara rekod-rekod mengikut undang-undang dan peraturan-peraturan semasa (DDA, OCP & OTC). REKOD DDA Date Nama penuh Alamat 01/01/10 MOHAMAD BIN MOHAMAD NO. 9 JLN. Sendiri 81750 masai, johor 02/01/10 Sn 254789 - in 10 out BAKI Cop & T/T 3 5 15

Pemulangan PENGURUSAN STOCK

• Pemulangan 1. Ubat lebih/banyak. • Kes ini berlaku sekiranya pemeriksaan semasa proses semakan tidak dibuat dengan teliti. 1. Isi borang yang telah disediakan dan pulang ke HQ dengan segera. 2. Ubat hampir kepada tarikh luput. 1. Kes ini terjadi sekiranya terdapat lambakkan ubat di klinik yang tidak dipulang ke HQ. semua staff diklinik akan didenda kuantiti ubat tersebut pada harga jual 2 kali ganda.

• PEMERIKSAAN TARIKH LUPUT Tarikh Jika luput terdapat ubat baru, periksa tarikh luput. Letakkan dihadapan mana-mana ubat yang mempunyai tarikh yang paling awal.

• PEMERIKSAAN DARI PENGUATKUASA FARMASI KEMENTERIAN KESIHATAN Pihak kementerian kesihatan akan menghantar wakil untuk membuat pemeriksaan di klnik. Pemeriksaan yang dibuat ialah : • • • Buku Psychrotrophic sama baki dengan pengiraan stok. Buku DDA sama baki dengan pengiraan stok. Kotak DDA & Psychrotrophic dalam keadaan baik dan berkunci. Kebersihan stor ubat. Suhu peti sejuk.

SISTEM PEMBUANGAN KLINIK Kumpulan Perubatan Penawar telah melantik PANTAI MEDIVEST untuk tujuan pembuangan sisa klinik. Tong Kuning telah disediakan untuk membuang semua peralatan klinik yang tidak diperlukan dan setiap bulan akan dikutip oleh PANTAI MEDIVEST dan dihantar tong kuning yang baru. Tidak dibenarkan membuang jarum di tong sampah biasa @ dalam plastik. Jika tiada tong kuning boleh gunakan botol ubat syrup yang kosong dan di patahkan jarumnya terlebih dahulu.

COLD CHAIN Rangkaian sejuk

Definisi • Sistem untuk mengangkut, mengedar, dan menyimpan vaksin dalam keadaan potent bermula dari tempat pembuatnya hingga ketempat penggunaanya pada suhu yang ditetapkan.

KEPENTINGAN 1. 2. 3. 4. Memelihara potensi dan efikasi vaksin Memastikan individu mendapat vaksin yang potent Dapat mengawal penyakit Masyarakat yakin dengan perkhidmatan kesihatan yang disediakan

PROSEDUR *Penyimpanan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Suhu 2 o. C-8 o. C Peti sejuk dua pintu Posisi belakang 30 cm & tepi 40 cm Cold box Ice pack (6 setiap klinik) Thermometer/mini max Buku rekod suhu (2 kali setiap hari)

KEROSAKKAN VAKSIN 1. 2. 3. 4. Terdedah kepada panas (matahari, dll) Terlalu sejuk Suhu tidak mengikut standard yang telah ditetapkan Melepasi tarikh luput dan disimpan terlalu lama

Jadual pelupusan vial vaksin • MMR – baki dibuang dalam tempoh 8 jam. • DPT/DT/TT/Hib – simpan ditempat simpanan yang betul sehingga vial habis. • HEPATITIS B – baki disimpan untuk satu minggu.

• Peti sejuk MMR Letak didalam bekas serta dilabelkan PENTAXIM, DPT HIB LAIN-LAIN **JANGAN LETAK VAKSIN DI BAHAGIAN PINTU!!!

40 cm 30 cm *Letakkan peti sejuk dibilik “Dressing” mengikut jarak standard.

Cold box & ice pack

Buku rekod suhu • 2 kali setiap hari (8 pg & 4 ptg) Suhu/tarikh 1/11/08 8°c 7°c 6°c 5°c 4°c 3°c pagi 2°c 1°c 0°c T/T petang 2/11/08 3/11/08 4/11/08 5/11/08 6/11/08 7/11/08

KEADAAN PETI SEJUK 1. 2. 3. Pastikan keadaan peti sejuk bersih Bersihkan sebulan sekali Buka jika perlu sahaja & tidak melebihi 2 kali dalam sehari

KEROSAKAN 1. 2. Jangan buka peti sejuk Sekiranya lebih 48 jam, masukkan vaksin ke dalam cold box bersama ice pack. Jika suhu dibawah paras yang ditetapkan, dapatkan ais (air batu biasa) dengan segera.

PERINGATAN • Jangan menyimpan makanan • Pastikan suhu telah betul ketika hendak menyimpan semula vaksin (semasa urusan pembersihan). • Beritahu dengan penyelia dengan segera jika berlalu kerosokan.

Contoh KOTAK SEJUK “Cool box” yang akan digunakan di semua klinik dan akan diagihkan secara berperingkat. JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam “Cool box” JANGKA SUHU khusus untuk diletakkan ke dalam PETI SEJUK

Masukkan “Ice pack” yang telah dibekukan. Sekurang 2 nya gunakan 4 set “Ice pack”. Masukkan jangka suhu & tutup cool box tersebut. Masukkan ubat sejuk setelah suhu pada tahap yang betul iaitu 2 -8 o. C. Setelah itu tutup segera.

Stock Audit

PENGIRAAN STOK AUDIT Pengiraan stok hendaklah dibuat pada hari terakhir setiap bulan ( 30 hb @ 31 hb ) Jika hari tersebut ialah hari kelepasan am (Public Holiday ) pengiraan stok akan dibuat pada hari sebelumnya. Ketua Cawangan yang terlibat cuti tahunannya akan dibekukan. Ketua cawangan yang terlibat di kecualikan dari tugas harian klinik bagi memastikan kiraan stok dibuat dengan sempurna. Waktu pengiraan stok dan hal – hal lain yang berkenaan ( key in dalam komputer) adalah dari 8. 00 pagi hingga 4. 00 ptg. Maklumat perlu di email ke penawarpharm@penawargroup. com @ hantar disket ke ibu pejabat dan tidak digalakkan fax.

Persediaan asas pengiraan stok : • Borang pengiraan stok. • Borang tarikh luput stok. • Alat sukat & pengira Kesalahan pengiraan stok. • Menipu dalam pengiraan dengan memberi butir yang tidak tepat. • Memalsukan data. • Lewat menghantar senarai pengiraan stok. • Mengubahsuai borang yang disediakan. • Membuat pengiraan lain dari unit yang telah ditetapkan.