PENGURUSAN MEL UNIVERSITI DENGAN SYSMEL registrar utm mybpo

PENGURUSAN MEL UNIVERSITI DENGAN SYSMEL registrar. utm. my/bpo

PROSES MEL UNIVERSITI

PERKHIDMATAN MEL Despatch • Penghantaran Surat/ Bungkusan Dalaman UTM Penghantaran Luar UTM RA I M S RA • Penghantaran Surat/ Bungkusan ke Luar UTM Penghantaran Cepat I SM • Penghantaran Surat/ Bungkusan ke Luar UTM dengan Pos Laju atau Kurier

Despatch • Masukan surat dalam sampul surat besar (satukan mengikut fakulti/ jabatan – tulis tarikh dan nama fak. /jbtn) • Letakan surat dalam peti mel jabatan/ fakulti yang disediakan atau pigeon hole di BPO • Surat yang tidak dibenarkan : • SULIT/ TERHAD/ RAHSIA BESAR SEGERA DENGAN TANGAN • SEGERA • Dihantar ke luar UTM

Borang yang perlu ditandatangan setelah mengambil surat dalam peti mel Tandatangan Pembantu Operasi Jabatan/ fakulti TIADA LAGI TANDATANGAN DARIPADA BPO -BPO telah menggunakan kaedah touch & record. Rekod penghantaran akan disimpan di BPO untuk rujukan.

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN DESPATCHPERLU : Penghantaran 1. Semua surat yang hendak dihantar dimasukkan dalam satu sampul surat mengikut tempat/ PTJ yang hendak dihantar. 2. Cetak slip SYSMEL (no. sysmel) dan kepil bersama sampul surat. Penerimaan 1. Membuat Akuan Penerimaan pada sistem SYSMEL

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN DESPATCHTIDAK PERLU : Penghantaran 1. Mengisi slip Rekod Penghantaran Surat Dalaman

Penghantaran Luar UTM • Masukkan surat dalam sampul surat. • Tulis nama penuh dan alamat penerima pada sampul surat • Letakkan surat dalam peti pos harian di BPO *Surat yang dihantar selepas jam 2. 30 petang akan diproses pada hari berikutnya

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN POS HARIANPERLU : Penghantaran 1. Surat hendaklah dimasukan dalam sampul surat. 2. Cetak slip SYSMEL (no. sysmel) dan kepil bersama sampul surat tersebut. Penerimaan 1. Membuat Akuan Penerimaan pada sistem SYSMEL

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN POS HARIANTIDAK PERLU : Penghantaran 1. Mengisi slip Rekod Pos Harian

Penghantaran Cepat (POS LAJU/ Kurier) • Tulis nama penuh dan alamat penerima pada sampul surat/ bungkusan • Letakkan surat dalam tray pos laju/ kurier/ AR Register di BPO Surat diproses pada hari berikutnya jika Isnin – Rabu : dihantar selepas 2. 30 ptg Khamis : dihantar selepas jam 12 tgh/hari Ahad : Syarikat kurier cuti

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN PENGHANTARAN CEPATPERLU : Penghantaran 1. Surat hendaklah dimasukan dalam sampul surat dan sekiranya bungkusan hendaklah dibalut dengan kemas. 2. Cetak slip SYSMEL (no. sysmel) dan kepil bersama sampul surat/ bungkusan tersebut. Penerimaan 1. Pastikan Unit Mel telah mengesahkan penerimaan surat/ bungkusan dalam sistem semasa penghantaran dibuat di Bahagian Pengurusan Organisasi (BPO)

TINDAKAN PTJ SETELAH MENGGUNAKAN SISTEM PENGURUSAN MEL ONLINE (SYSMEL) -PERKHIDMATAN PENGHANTARAN CEPAT & SURAT BERDAFTARTIDAK PERLU : Penghantaran 1. Mengisi borang/ Mengemukakan Surat Permohonan Perkhidmatan Pos Laju/ Kurier/ Surat Berdaftar

PER TAN YAA N Pengurusan Mel Universiti 07 -5530440/ 31213

• BAHAGIAN PENGURUSAN ORGANISASI • • PEJABAT PENDAFTAR •