PENGURUSAN KEWANGAN PRASEKOLAH JABATAN PELAJARAN PAHANG BANDAR INDERA

PENGURUSAN KEWANGAN PRASEKOLAH JABATAN PELAJARAN PAHANG BANDAR INDERA MAHKOTA KUANTAN PAHANG 1

OBJEKTIF supaya PPM memahami dan mahir dalam pengurusan kewangan prasekolah 2

KEWANGAN PENGENALAN : Ø Prasekolah mempunyai peruntukan kewangannya sendiri Ø Ia perlu diurus dengan sempurna mengikut prosedur yang betul Ø Sebagai penolon pengurus sekolah, GPK perlu mengetahui peranan dan tanggungjawab dalam menguruskan kewangan tersebut 3

PRINSIP-PRINSIP PENGURUSAN KEWANGAN • Konsep Pengurusan Kewangan • Legaliti mematuhi semua peraturan dan pekeliling kewangan • Perwakilan Kuasa menentukan had kuasa dan tugas yang boleh dilaksanakan diwakilkan • Akauntabiliti obligasi memberi jawapan dan penjelasan mengenai tindakan. (menanggung segala akibat) 4

PERUNTUKAN DI BAWAH AKTIVITI PENDIDIKAN PRASEKOLAH 5

PERUNTUKAN KEWANGAN PRASEKOLAH • • • Emolumen : Gaji, Elaun & KWSP Elaun Pengasuh Sambilan Bantuan PCG Bantuan Makan Prasekolah Aktiviti kokurikulum Gaji Pekerja Harian Sambilan 6

PEMBAYARAN EMOLUMEN ( 10000 / 20000 ) q Guru (10000) q Pembantu Pengurusan Murid ( tetap & kontrak ) q Pengasuh Prasekolah Sambilan (20000) 7

EMOLUMEN Gaji Elaun KWSP : Gaji Pokok : Imbuhan Tetap Khidmat Awam ( ITKA ) : Imbuhan Tetap Perumahan ( ITP ) : Bantuan Sara Hidup (COLA) : Majikan : 13% Individu : 11% 8

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/AG GURU / PPM BARU ØSurat Lantikan ØKew 8 ØBorang / Nombor KWSP ØSalinan Buku Akaun 9

DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KE PPD/AG GURU / PPM BERTUKAR MASUK ØSijil Gaji Akhir (dari sekolah lama) ØSG 20 10

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID DAN ELAUN PENGASUH PRASEKOLAH SAMBILAN 11

GAJI PEMBANTU PENGURUSAN MURID Gaji RM 820. 38 ITKA RM 115. 00 ITP RM 180. 00 Cola : Kat. A RM 300. 00 : Kat. B RM 200. 00 : Kat. C RM 100. 00 KWSP ( Rujuk Jadual KWSP ) 12

ELAUN PENGASUH SAMBILAN Ø Jawatan secara sambilan Ø Bayaran harian ( Pada hari-hari persekolahan sahaja ) Ø Kadar : Elaun RM 30. 90 sehari ITKA RM 4. 10 sehari Cola : Kat. A RM 13. 00 sehari : Kat. B RM 8. 70 sehari : Kat. C RM 4. 20 sehari KWSP ( Majikan ) RM 107. 00 sebulan 13

PERKIRAAN ELAUN SEBULAN GAJI ( RM 30. 90 X 20 Hari ) ITKA ( RM 4. 10 X 20 Hari ) COLA ( Contoh Luar Bandar ) KWSP = = RM 618. 00 RM 82. 00 RM 100. 00 RM 99. 00 JUMLAH KESELURUHAN = RM 899. 00 14

DOKUMEN YANG PERLU DISERTAKAN Ø Kew 304 A Ø Penyata Perkiraan Gaji Ø Jadual kedatangan Ø Laporan Perubahan Gaji Ø Salinan Buku Akaun Ø KWSP ( Borang A ) 3 salinan 15

EMOLUMEN ü Dibayar di bawah peruntukan prasekolah ü Kod tuntutan adalah seperti berikut : B 41 211 570201 030207 29301 - Elaun B 41 211 570201 030207 29302 - ITKA 29302 - Cola B 41 211 570201 030207 29303 - KWSP * Berdasarkan kod PTJ PPD masing-masing 16

PERINGATAN PENTING v Tuntutan mestilah dihantar ke PPD pada atau sebelum 10 haribulan berikutnya setiap bulan v Tuntutan mestilah dibuat setiap bulan 17

PENTING Pastikan Gaji Guru Prasekolah di caj di bawah aktiviti prasekolah KOD PROG/AKT : 030201 18

BANTUAN PERKAPITA ( PCG ) 19

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah ) menggantikan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 7 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah ) 20

BANTUAN PCG Bantuan Per Kapita ( PCG ) merupakan satu bantuan kewangan untuk pembelajaran yang diperuntukkan kepada setiap murid sekolah sama ada Sekolah Bertaraf Kerajaan atau Bantuan Kerajaan. Kadar-kadar tertentu ditetapkan bagi memudahkan tuntutan dibuat oleh pihak sekolah 21

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG • Pembelian peralatan dan bahan habis guna untuk tujuan pengajaran dan pembelajaran • Penyelenggaraan peralatan permainan dalam dan luar bilik darjah dan lain-lain peralatan bagi tujuan pengajaran dan pembelajaran. • Pembelian buku rujukan, ensiklopedia, perisian, video tape dan lain-lain yang bersesuaian untuk tujuan P&P (Rujuk Pekeliling Kewangan Bil 5/2002 – Pemberian Bantuan Perkapita Untuk Sekolah rujukan KP. 1573/17/Jld 14(4)Bertarikh 16 Okt 2002 jadual 1 C (1 ) 22

KEGUNAAN PERUNTUKAN PCG ( sambungan … ) • Program & lawatan berunsurkan pendidikan yang boleh memberi pengukuhan kepada proses P&P sama ada semasa cuti persekolahan atau hari persekolahan • Perolehan harta modal adalah tidak dibenarkan. 23

KADAR PERUNTUKAN PCG Ø KADAR RM 100. 00 SEORANG MURID SETAHUN JUMLAH : Tertakluk kepada keramaian murid 24

BAKI PERBELANJAAN v. Peruntukan PCG tidak melebihi 5 % daripada jumlah asal dibenarkan dibawa ke tahun hadapan 25

ASAS TUNTUTAN • Tuntutan ditetapkan sekali setahun • Tuntutan berdasarkan bilangan enrolmen murid • Dikemukakan kepada PTJ selewatnya pada 31 Januari setiap tahun • Tuntutan penyelarasan aktiviti prasekolah tidak dibenarkan 26

BANTUAN MAKANAN 27

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 2002 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar ) menggantikan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 8 Tahun 2000 ( Pemberian Bantuan Makanan Untuk Pelajar ) 28

BANTUAN MAKANAN Ø Ø Ø KADAR LAMA: RM 1. 50 seorang murid sehari KADAR BARU : RM 1. 80 seorang murid sehari BILANGAN HARI : 200 Hari (Rujuk Surat Siaran 8/2010) 29

BANTUAN MAKANAN Ø Borang PS (BM ) hendaklah dilengkapkan dikemukakan ke JPN seperti tarikh yang ditetapkan ( rujuk surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 - Lampiran D Borang PS ) 30

Dibelanjakan hanya untuk penyediaan makanan sahaja 31

PROSEDUR TUNTUTAN MAKAN/MINUM MURID Guru berbincang dengan PPM keperluan - Bahan keperluan spt. beras, gula, lada, bawang - Nota Minta disediakan oleh PPM - Nota Minta disahkan oleh Guru Besar - Proses L. O dibuat oleh Pembantu Tadbir 32

Aktiviti Kokurikulum • Kadar Peruntukan RM 25. 00 seorang setahun. • Kegunaan ; • 1. sukan • 2. karnival • 3. pertandingan • 4. lawatan 12/7/2020 TOT IAB 2008 33

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( MAKAN ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM 1. 80 x 25 x 200 hari = RM 9, 000. 00 Perkara Jumlah ( RM ) 1. Beras 2. Gas memasak 3. Gula 4. Tepung 5. Minyak Masak 6. Ayam 7. Bawang 8. Mee hon 9. Mee Kuning 10. Bahan Kering 11. Bahan Basah Jumlah 12/7/2020 9, 000. 00 TOT IAB 2008 34

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( PCG ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM 100. 00 x 25 x = RM 2, 500. 00 Perkara 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jumlah ( RM ) Alat Tulis, pensel, warna. Bahan P & P Penyelenggaraan kerosakan kecil Penyelenggaraan alatan permainan luar Bahan- bahan rujukan Kertas Lukisan, kertas A 4 Jumlah 12/7/2020 2, 500. 00 TOT IAB 2008 35

ANGGARAN BELANJAWAN TAHUHAN ( KOKURIKULUM ) , TAHUN 2012 Pendapatan : RM 25. 00 X 25 = RM 625. 00 Perkara 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jumlah ( RM ) Sukan Karnival Pertandingan Lawatan Sambutan Perayaan Graduasi Jumlah 12/7/2020 625. 00 TOT IAB 2008 36

Dasar-dasar Perolehan • Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan. • Penglibatan usahawan Bumiputera. • Menggalakkan pertumbuhan ekonomi. 37

Prinsip-Prinsip Perolehan • Akauntabiliti awam (public accountability) • Diuruskan secara telus (transparent) • Nilai faedah terbaik (best value for money) • Saingan terbuka (open and fair competition) • Adil dan saksama 38

Kaedah-kaedah Perolehan • • • Kontrak Pusat Pembelian Terus Sebutharga Tender Rundingan Terus 39

Amalan-amalan Baik Dalam Perolehan • • • Rancang perolehan Kajian Pasaran (sebut harga informal) Beli daripada pelbagai syarikat Rujuk peraturan kewangan Tanya kalau tidak tahu Elakkan kepentingan individu 40

• Dapatkan/selenggara senarai kontraktor/pembekal berdaftar • Adakan senarai semakan untuk perolehan terus, sebutharga dan tender • Adakan pemeriksaan mengejut • Selenggara semua Pekeliling, Surat Pekeliling Perbendaharaan 41

KELEMAHAN PENGURUSAN DAN AKAUNTABILITI KEWANGAN • Kutipan lewat direkodkan dalam buku tunai • Tidak melakukan pemeriksaan mengejut terhadap wang tunai dan barangan berharga setiap 6 bulan • Daftar bil dan buku vot tidak diselenggarakan. 42

sambungan • Borang Pesanan Sekolah tidak diisi dengan lengkap • Penyata penyesuaian hasil dan perbelanjaan tidak disediakan • Daftar harta modal dan daftar inventori tidak diselenggara • Verifikasi stok tidak dijalankan 43

• Kajian Kementerian Pendidikan ke atas 29 sekolah Berasrama Penuh didapati tidak mematuhi Arahan Perbendaharaan mengenai kutipan hasil. Pegawai yang sama menerima kutipan, menulis dan menandatangani resit, mencatat dalam buku tunai. Penyesuaian Hasil antara Jabatan dan Pusat Perakaunan tidak teratur. Punca: – Kurang penyeliaan pihak pengurusan – Kurang latihan – Kurang kakitangan berbanding beban tugas – Perlu ada Pembantu Akauntan 44

l. Daftar Modal, Inventori dan Stok Bekalan Pejabat tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemaskini 45

TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA) Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (Berkuatkuasa 2 Mac 2007) 46

1. 2. 3. 4. PENDAHULUAN PENERIMAAN PENDAFTARAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN 5. PENYELENGGARAAN 6. PELUPUSAN 7. KEHILANGAN & HAPUS KIRA 47

1. PENDAHULUAN/TUJUAN Tujuan: Mengurus aset kerajaan dengan sistematik Mudah mengetahui kedudukan aset Mudah semasa membuat penyelenggaraan, pelupusan & penggantian aset 48

2. PENERIMAAN Pastikan mengikut spesifikasi dan diuji Berserta Surat Jaminan, Buku Manual Jika terdapat kerosakan @ perselisihan maka isi borang KEW. PA-1 49

ASET ALIH TERBAHAGI KEPADA DUA 1. HARTA MODAL (KEW. PA-2) n i- Harga lebih dari RM 1, 000. 00 setiap satu n ii- Perlu penyelenggaran berjadual tanpa mengira harga perolehan asal 2. INVENTORI (KEW. PA-3) n i- Harga kurang dari RM 1, 000. 00 dan tidak n memerlukan penyelenggaraan berjadual n ii- Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan n mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal 50

KAEDAH MEREKODKAN PERALATAN DALAM KAD DAFTAR HARTA MODAL DAN INVENTORI Lengkapkan item-item yang dibekalkan ke dalam DAFTAR HARTA MODAL (KEW. PA-2) atau DAFTAR INVENTORI (KEW. PA-3) Jadual 1 : Peralatan Kelas Dan Pejabat Bil Item Tahun Bekalan Kuantiti No. Pesanan Kerajaan Kos Seunit 1. Kerusi murid 12/5/2007 100 T 0121251 RM 25. 00 2. Meja Guru 20/6/2007 1 Z 2151253 RM 600. 00 3. Kerusi sofa 21/7/2007 1 set Z 213456 RM 1500. 00 4. Almari 26/8/2007 10 Z 211980 RM 400. 00 5. White Board 2/8/2007 3 Z 276548 RM 100. 00 DAFTAR HARTA MODAL/DAFTAR INVENTORI 51

3. PENDAFTARAN Didaftarkan dalam tempoh dua minggu Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) Pelabelan Aset Pergerakan Aset (Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW. PA-6) Senarai Aset di lokasi (KEW. PA-7) dalam dua salinan Laporan Tahunan Harta Modal & Inventori (KEW. PA-8) dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya 52

* PERINGATAN Semua maklumat berkaitan Harta Modal & Inventori bagi tahun 2007 dari borang lama KEW. 312 & KEW. 313 hendaklah dipindahkan kepada borang baru KEW. PA-2, KEW. PA-3, KEW. PA-4 & KEW. PA-5 secepat mungkin tidak melebihi enam bulan mulai tarikh Pekeliling Manakala sebelum tahun 2006, hendaklah disenaraikan di dalam KEW. PA-4 & KEW. PA-5 53

CONTOH PELABELAN KPM/JPNTRG 153/H/10/01 Kementerian/tempat aset/nama aset/tahun/nombor siri berturutan KPM/SMKKB 153/I/10/1 -50 54

CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN/PTJ 1 Terima aset bersama punca maklumat 2 Tentukan kumpulan aset 3 5 Sediakan Daftar Harta Modal (KEW. PA-2) dan Daftar Inventori (KEW. PA-3) Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW. PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW. PA-5) Cop pengesahan pendaftaran pada punca maklumat 6 Lebalkan nombor siri pendaftaran pada aset 7 Tempatkan aset di lokasi 8 Kemaskini Senarai Aset (KEW. PA-7) 9 Simpan daftar aset 4 55

4. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN & PEMERIKSAAN Penggunaan: Aset Kerajaan hendaklah dikendalikan dengan cekap, mahir & teratur bagi tujuan - mengelakkan pembaziran - menjimatkan kos - mencapai jangka hayat - mencegah penyalahgunaan - mengelakkan kehilangan - bagi tujuan rasmi sahaja - jika rosak, lapor kerosakan dgn mengisi borang (KEW. PA 9) 56

sambungan Penyimpanan : - disimpan di tempat yang selamat - aset yang menarik atau bernilai tinggi hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksimum ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ 57

sambungan Pemeriksaan : - ke atas fizikal, pendaftaran & lokasi - diperiksa oleh Pegawai Pemeriksa(2 org) sekurang 2 nya setahun sekali(KEW. PA 10/KEW. PA-11) kepada Ketua Jabatan - Ketua Jabatan hantar Sijil Tahunan Pemeriksaan(KEW. PA-12) ke Pegawai Pengawal (PENGARAH) - Pegawai Pengawal kemukakan(KEW. PA-12) kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya ***Kehilangan disebabkan kecuaian akan dikenakan SURCAJ 58

5. PENYELENGGARAAN Objektif: - memelihara & memanjangkan jangka hayat - mengurangkan kerosakan - menjamin keselamatan pengguna Menyediakan Senarai Aset yang Perlu Penyelenggaraan (KEW. PA-13) Setiap penyelenggaraan direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14) 59

6. PELUPUSAN Tujuan: - tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau diperlukan lagi - menjimatkan ruang simpanan/bengkel Justifikasi Pelupusan: - tidak ekonomik untuk dibaiki - usang - rosak & tidak boleh digunakan - luput tempoh penggunaan 60

sambungan - keupayaan aset tidak lagi pada peringkat optimum tiada alat ganti pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan tidak lagi diperlukan perubahan teknologi melebihi keperluan Buat surat pelupusan Isi borang Laporan Lembaga Aset Alih Kerajaan (KEW. PA-17) 61

7. KEHILANGAN & HAPUS KIRA Laporkan kepada Pentadbir Laporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam Buat Laporan Awal (KEW. PA-28) & lampirkan bersama: - Salinan Daftar Harta Modal/ Inventori - Salinan Daftar Pergerakan Harta Modal/ Inventori - Gambar lokasi kejadian 62

PEMATUHAN Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957 63

SOALAN BENGKEL 1. Nyatakan langkah-langkah yang perlu sebelum sesuatu pembayaran dilakukan 2. Bagaimana Menyelenggara Buku Tunai dan PWR dengan berkesan ? 3. Nyatakan perkara yang selalu menjadi teguran audit dan langkah mengatasinya 4. Apakah prosedur yang perlu dilakukan untuk membuat pembelian ? 64

TERIMA KASIH 65