PENGURUSAN KEWANGAN AKTIVITI PELAJAR JENISKAEDAH BAYARAN BERKAITAN AKTIVITI

PENGURUSAN KEWANGAN AKTIVITI PELAJAR

JENIS/KAEDAH BAYARAN BERKAITAN AKTIVITI PELAJAR 1. PEROLEHAN 2. INBOIS 3. TUNTUTAN BAYARAN BALIK 4. PENDAHULUAN 5. BAYARAN PENCERAMAH 6. TAJAAN * Berikut merupakan perihal kewangan yang lazim dibuat oleh penganjur program di bawah Badan Pelajar UMP

PEROLEHAN 1) Pesanan Tempatan ( Local Order/ LO ) - RM 1, 000. 00 dan ke atas - pembelian aset/inventori/bekalan/perkhidmatan - yuran kursus/pertandingan, kapal terbang dan penginapan - Permohonan pengeluaran LO mestilah sekurang-kurang 7 hari bekerja sebelum tarikh program (Lengkap ke Jabatan Bendahari). PROSES ? 1. Kemukakan 3 sebutharga daripada syarikat yang berbeza ( berdaftar di bawah UMP ) 2. Surat pengesahan dan persetujuan sebutharga (Undertaking Letter) 3. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 4. Hantar ke JHEPA. Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

PEROLEHAN 1. 1)Pesanan Tempatan ( Local Order/ LO ) - MAKAN DAN MINUM - RM 1, 000. 00 dan ke atas - Permohonan pengeluaran LO mestilah sekurang-kurang 7 hari bekerja sebelum tarikh program (Lengkap ke Jabatan Bendahari). PROSES ? 1. Kemukakan 3 sebutharga daripada cafe yang berbeza ( berdaftar di bawah UMP ) 2. Borang Tempahan Keraian ( Bahagian bawah borang Di Diluluskan Oleh : Penasihat) 3. Surat pengesahan dan persetujuan sebutharga (Undertaking Letter) 4. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 5. Hantar ke JHEPA. Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

PEROLEHAN 1. 2)Pesanan Tempatan ( Local Order/ LO ) - SEWAAN KENDERAAN LUAR - RM 1, 000. 00 dan ke atas - Permohonan pengeluaran LO mestilah sekurang-kurang 7 hari bekerja sebelum tarikh program (Lengkap ke Jabatan Bendahari). PROSES ? 1. Lampirkan bukti pengesahan dan kebenaran sewaan luar yang telah diluluskan oleh Peg. Aktiviti JHEPA 2. Lampirkan 3 sebutharga daripada syarikat yang berbeza ( berdaftar di bawah UMP ) 3. Lampirkan bukti Permohonan ditolak daripada JPPH. ( Print melalui ecomm) 4. Lampirkan senarai nama penumpang. 5. Surat pengesahan dan persetujuan sebutharga (Undertaking Letter) 6. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 7. Hantar ke JHEPA. Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

CONTOH

INBOIS 2) - kurang dari RM 1, 000. 00 - bayaran terus kepada syarikat ( syarikat mesti berdaftar dengan UMP) PROSES ? - Serahkan INBOIS dan NOTA PENGHANTARAN (Delivery Order/ DO) ke pihak JHEPA - Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) - Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

INBOIS 2. 1) - MAKAN DAN MINUM - kurang dari RM 1, 000. 00 - bayaran terus kepada syarikat PROSES ? 1. Serahkan INBOIS ke pihak JHEPA 2. Borang Tempahan Keraian ( Bahagian bawah borang Di Mohon Oleh : Penasihat) 3. Senarai nama 4. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 5. Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

INBOIS 2. 2) - SEWAAN KENDERAAN LUAR - kurang dari RM 1, 000. 00 - bayaran terus kepada akaun syarikat PROSES ? 1. Serahkan INBOIS ke pihak JHEPA ( mesti ada tertera cop syarikat original/ hidup pada inbois tersebut) 2. Lampirkan bukti pengesahan dan kebenaran sewaan luar yang telah diluluskan oleh Peg. Aktiviti JHEPA 3. Lampirkan bukti Permohonan ditolak daripada JPPH. ( Print melalui ecomm ) 4. Lampirkan senarai nama penumpang 5. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 5. Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

PENDAHULUAN 3) - RM 1, 000. 00 dan ke atas - Dimohon oleh penasihat melalui ; ONLINE e-com : Financial management> e-services> e-Advance Claim (isi dan lengkapkan. sign dan cop diruangan pemohon) - Permohonan 14 hari bekerja sebelum tarikh program - Bagi pembayaran atau pembelian yang HANYA boleh dibuat melalui TUNAI SAHAJA 3) PROSES 1. Hantar Borang Permohonan Pendahuluan Online 2. Perincian jumlah permohonan 3. Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 4. Perincian jumlah permohonan 5. Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

PENDAHULUAN 3. 1) - RM 1, 000. 00 ke bawah - Dimohon oleh penasihat melalui ; MANUAL Borang Permohonan Pendahuluan (isi dan lengkapkan. sign dan cop diruangan pemohon) - Permohonan 14 hari bekerja sebelum tarikh program - Bagi pembayaran atau pembelian yang HANYA boleh dibuat melalui TUNAI SAHAJA PROSES 1. Hantar Borang Permohonan Pendahuluan Manual 2. Perincian jumlah permohonan 3. Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 4. Perincian jumlah permohonan 5. Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

PELARASAN PENDAHULUAN Pelarasan kewangan dalam tempoh tidak lewat daripada (14 HARI SELEPAS PROGRAM) PROSES 1. Isi dan hantar Borang Pelarasan Pendahuluan 2. Lampirkan BUKTI VOUCHER wang pendahuluan yang diperolehi e-com : Financial management> e-financial> e-Claim> print 3. Menyertakan resit-resit asal yang disahkan oleh Penasihat dan ditampal di kertas A 4 4. Lampirkan bersama Surat Kelulusan 5. Hantar ke JHEPA 6. Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

TUNTUTAN BAYARAN BALIK 4) - Tuntutan ini hanya boleh dibuat melalui penasihat/staf sahaja - Tuntutan bayaran aktiviti yang telah didahulukan - Jumlah tuntutan adalah bergantung jumlah maksimum kelulusan @ jenis bayaran yang dibuat PROSES INDUK - HAL BERKAITAN RESIT 1. Hantar Borang Tuntutan Bayaran Balik yang LENGKAP. 2. Surat kelulusan/ Set penuh ( surat kelulusan + kertas kerja ) 3. Tampal semua RESIT di kertas A 4 beserta catatan tujuan pembelian (Setiap muka surat perlu disahkan oleh Penasihat) 4. Hantar ke JHEPA Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA Jabatan Bendahari

TUNTUTAN BAYARAN BALIK PROSES – PEMBERIAN ELAUN MAKAN DAN MINUM 1. Lampirkan Borang Akuan Penerimaan Tunai Elaun ( di isi oleh penerima sendiri dan tidak boleh di taip ) 2. Borang ; ( Bahagian bawah borang Di sediakan oleh : di sign oleh Pengarah Program Di sahkan oleh : di sign oleh Penasihat 3. Lampirkan dalam dokumen tuntutan di PROSES INDUK

TUNTUTAN BAYARAN BALIK PROSES – PEMBERIAN WANG TUNAI ( PERTANDINGAN) 1. Lampirkan Borang Akuan Penerimaan Tunai ( di isi oleh penerima sendiri - 1 borang 1 pemenang ) 2. Borang ; ( Bahagian borang Di saksikan oleh : di sign oleh Pengarah Program/ Penasihat Di sahkan oleh : di sign oleh Penasihat 3. Lampirkan dalam dokumen tuntutan di PROSES INDUK

TUNTUTAN BAYARAN BALIK PROSES – PEMBERIAN WANG TUNAI ( PENCERAMAH ) 1. Lampirkan Borang Akuan Penerimaan Tunai ( di isi oleh penceramah sendiri ) 2. Borang ; ( Bahagian borang Di saksikan oleh : di sign oleh Pengarah Program/ Penasihat Di sahkan oleh : di sign oleh Penasihat 3. Surat Jemputan/ Lantikan Penceramah ( sertakan jumlah bayaran ) 4. Salinan Kad Pengenalan 5. Biodata Diri ( pendidikan : kepakaran : pengalaman ) 6. Lampirkan dalam dokumen tuntutan di PROSES INDUK

RESIT YANG DITERIMA a) Resit hendaklah mempunyai salah satu ciri berikut; - RESIT RASMI tertera nama syarikat/ kedai - resit tiada tertera nama syarikat/ kedai tetapi ada COP HIDUP b) Resit mempunyai maklumat dan butiran yang jelas serta Bahasa Melayu/ Bahasa Inggeris c) Tiada sebarang penambahan/petindihan/ pindaan jumlah pada resit. Sekiranya ada, mohon pengeluaran resit baharu daripada syarikat/kedai. d) Tarikh pada resit mestilah tarikh selepas surat kelulusan lulus sehingga tarikh akhir program yang dijalankan e) Resit bukan pembelian aset/inventori f) Resit bayaran adalah berkaitan dengan program SAHAJA dan berkaitan.

BAYARAN PENCERAMAH - Bayaran terus ke akaun bank penceramah - Bayaran boleh dibayar secara ; Saguhati : ( tidak mengikut kadar Gred/Jawatan ) yang mana bayaran dipersetujui di antara dua pihak) Kelayakan Perkhidmatan : mengikut Gred/Jawatan Kelayakan Akademik : mengikut pencapaian Akademik PROSES 1. Borang Tuntutan Bayaran Penceramah ( di isi oleh penceramah sendiri dengan butiran yang lengkap ) 2. Surat Jemputan/ Lantikan Penceramah ( sertakan jumlah bayaran ) 3. Salinan Kad Pengenalan 4. Salinan penyata akaun/ bukti nombor akaun adalah di atas penama tersebut 5. Biodata Diri ( pendidikan : kepakaran : pengalaman ) 6. Tentatif 6. Hantar ke JHEPA.

KADAR BAYARAN PENCERAMAH PERKHIDMATAN KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI RM 300/JAM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL GRED 53 & 54 RM 200/JAM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL 45 - 52 RM 150/JAM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL GRED 41 - 44 RM 120/JAM KUMPULAN SOKONGAN RM 80/JAM

KADAR BAYARAN PENCERAMAH AKADEMIK PHD RM 400/JAM SARJANA RM 300/JAM SARJANA MUDA RM 200/JAM DIPLOMA RM 100/JAM

WANG TAJAAN 1) 2) 3) 4) 5) Serahkan bukti tajaan ( TRANSAKSI ) kepada pihak JHEPA Surat Kelulusan Kebenaran Mendapatkan Tajaan Surat Kelulusan program Hantar ke JHEPA. Penyediaan dokumen di buat oleh JHEPA ke Jabatan Bendahari akan mengeluarkan resit rasmi tajaan UNTUK TUNTUTAN ; sila ikuti proses Tuntutan Bayaran Balik dan sertakan bersama salinan resit tajaan TAJAAN BOLEH DISALURKAN MELALUI ; ATAS NAMA : BENDAHARI UNIVERSITI MALAYSIA PAHANG NO. AKAUN : 556235304236 MAYBANK

CONTOH RESIT RASMI

SEBARANG MASALAH & PERTANYAAN BERKAITAN ; MOHON JUMPA KAMI DI UNIT AKTIVITI & BADAN PELAJAR JABATAN HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI

MAKLUMAT STAF UNIT EN ABDUL RAHMAN BIN AHMAD 09 - 549 2543 PN SUFIA BINTI JUPERI 09 - 549 2568 (MERIT) PN SITI SOFFIAH BINTI MOHAMAD YUSOF (FIFI) 09 - 549 2573 (KEWANGAN) PN SITI NURLIANA BINTI KAMARULZAMAN 09 - 549 1119 (KELULUSAN) EN HARITH SOFIAN BIN HISHAM-MUDDIN 09 - 549 1140 (LOGISTIK) CIK HUSNI HIDAYU BINTI HUSIN 09 - 424 5718 (PEKAN)

TERIMA KASIH DISEDIAKAN OLEH: FIFI 01 JAN 2019