Pengurusan Fail Panitia Oleh En Ahmad b Md

Pengurusan Fail Panitia Oleh: En. Ahmad b. Md Isa STAR 2012

Fail = Dokumen • Dokumen ialah sesuatu catatan bertulis mengenai sesuatu perkara & bernilai dalam sesuatu masa atau ketika • Bahan rujukan dari masa ke masa • Penanggungjawaban – responsibility • Nilai perundangan • Nilai arkib

Ciri-ciri Sistem Fail • • Bersistematik Mudah dirujuk Mudah diperolehi Selamat

Jenis Dan Pengelasan Fail • i) Fail Rahsia - Warna merah • ii) Fail Sulit - Warna Hijau • iii) Fail Peribadi – a) Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu – b) Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning • iv) Fail Am (terhad) - Warna putih • v) Sampul Kecil - Warna putih

Kod Fail Sistem Mengenal Kod Fail Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut ; - i) Nama Kod Pendek Organisasi ii) Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada iii) Tajuk Indek Perkara Utama. iv) Perjenisan Perkara kedua. v) Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya • • • Contoh XXX/2. 04/i -1 XXX = Nama Kod Organisasi /2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat 04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama 1 = Jilid Fail = Jilid Satu Fail dimaksudkan xxx/2. 04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama

Sistem Pengurusan Fail Panitia 1. Fail Pengurusan Am Panitia 2. Fail Mesyuarat Panitia 3. Fail Maklumat Ahli Panitia 4. Fail Surat Menyurat Panitia 5. Fail Dokumentasi Panitia 6. Fail Penilaian & Peperiksaan Panitia 7. Fail Bank Soalan 8. Fail Penyeliaan dan Pencerapan Guru 9. Fail Penyemakan Buku Latihan/Nota 10. Fail Ko-Akademik Bahasa • Jemaah Nazir

FAIL 1: PENGURUSAN AM • Buku Pengurusan Panitia • Visi, Misi dan Matlamat • Struktur dan Carta Organisasi • Takwim & Carta Gantt Tahunan • Manual Prosedur Kerja & Fail Meja

FAIL 2: MESYUARAT PANITIA • • • 1. Takwim Mesyuarat Panitia 2. Surat Panggilan Mesyuarat 3. Borang Kehadiran Ahli Mesyuarat 4. Buku Catatan Minit 5. Laporan Minit Mesyuarat

FAIL 3: MAKLUMAT AHLI PANITIA • 1. Senarai nama ahli panitia • 2. Biodata Ahli panitia: - butiran peribadi- kelulusan- pengalaman mengajar - kursus/latihan dihadiri (3 tahun)- tugas-tugas khas (KPM/JPN/PPD/Sek)- pencapaian kendiri • 3. Agihan guru mengikut Tingkatan • 4. Jadual Waktu Peribadi Guru

FAIL 4: SURAT MENYURAT • 1. Surat Masuk (Sek/PPD/JPN/KPM) • 2. Surat Keluar (Sek/PPD/JPN/KPM)

FAIL 5: DOKUMENTASI PANITIA • 1. Pengurusan Strategik (5 tahun) • 2. Senarai Buku Rujukan/Teks • 3. Surat-surat Pekeliling Ikhtisas (berkaitan kurikulum& panitia sahaja) • 4. Senarai program khas/inovasi guru/kajian tindakan • 5. Borang-borang pengurusan (cth: minit curai) • 6. Laporan program/aktiviti panitia/kecemerlangan • 7. Sukatan Pelajaran/HSP/Rancangan Mengajar Tahunan/Harian (contoh)

FAIL 6: PENILAIAN & PEPERIKSAAN • • 1. Pengurusan Headcount (HC 1 -HC 6) 2. Post Mortem (PM 1 -PM 2) 3. Jadual Spesifikasi Soalan Ujian (JSU) 4. Laporan Analisa Peperiksaan dalaman & awam

FAIL 7: BANK SOALAN • 1. Koleksi Soalan Peperiksaan Dalaman • 2. Koleksi Soalan Peperiksaan Awam • 3. Koleksi Soalan Peperiksaan sekolah luar

• Fail 7 : Penyeliaan dan Pencerapan Guru • Fail 8: Penyemakan Buku Latihan/Nota • Fail 9: Ko-Akademik Bahasa

FAIL 10 : Pengurusan Headcount Panitia • Headcount (HC 1 – HC 6) • Post- Mortem (PM 1 & PM 2 )

Sistem Pengurusan Fail Panitia STAR 1. Fail Mesyuarat Panitia 2. Fail Surat Menyurat Panitia 3. Fail Maklumat Ahli Panitia 4. Fail Dokumentasi Panitia 5. Fail Bank Soalan 6. Fail Analisis Peperiksaan Panitia (PM 1 – PM 3) 7. Fail Pengurusan Headcount 8. Kerja Kursus – Panitia yang berkenaan sahaja +++++ Tambahan : 9. Fail MBMMBI 10. Fail PLBS / ULBS/ PBS

ISU Fail tidak dikemaskini Fail tidak terdapat di tempatnya Maklumat dalam fail tidak lengkap Pengurusan fail yang tidak teratur – berada di merata tempat • Fail hanya akan dibuka bila ada pemantauan ? ? ? • •

Cerita Duit Syiling 1 sen Setiap kita boleh diumpamakan seperti syiling 1 SEN. Bawalah ke mana-mana, apa pun tidak dapat dibeli. Tetapi, kalau 1 SEN itu adalah syiling yang ke 100, ia dapat mengubah 99 Sen yang lain menjadi RM 1 “Sendirian tidak penting, berkumpulan atau berpasukan mampu mengubah segala. ” Kita mempunyai pilihan sama ada menjadi: 1 sen sekeping @ 1 sen pelengkap? ”

PENUTUP PENGURUSAN REKOD YANG BERKESAN AKAN DIIKTIRAFKAN KERJA-KERJA KITA SEPANJANG PERKHIDMATAN TERIMA KASIH